就活で添え状はいる？いらない？書き方や郵送するときのマナーを解説

就活マナーを学ぶなかで、初めて「添え状」を知った方もいるでしょう。添え状は、書類を郵送する際に付ける用紙を指します。添付する目的は、送付先の相手に同封している書類の内容を説明することです。添え状をつけると丁寧さや誠実さをアピールできるので、就活時も用意するのが望ましいでしょう。
このコラムでは、添え状の役割や必要な場面を解説しています。また、添え状の書き方や郵送するときのマナーをご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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添え状とは？

添え状とは、封筒の中身を分かりやすく書き記した書類のことです。「送付状」「送り状」とも呼ばれ、「誰から、誰に宛てた、何の書類が入っているか」をひと目で分かるように説明します。

応募先企業に履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどの書類を送付するときは、添え状を同封するのが望ましいでしょう。なぜなら、丁寧さや誠実さのアピールにつながるからです。

添え状が必要になる場面

履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどの書類を郵送するときのほかに、添え状が必要になる場面には、以下が挙げられます。

• ・内定承諾書を郵送するとき
• ・入社必要書類を郵送するとき

企業に正式な書類を郵送する際は、添え状を同封するのがビジネスマナーの基本です。就活で応募先企業に書類を郵送する際は、忘れずに添え状も作成して同封しましょう。

ただし、「少しでもアピールになるように」と、基本を逸脱した送り状を付けるのは逆効果といえます。たとえば、装飾があったり、不要な情報が書いてあったりすると「マナーが守れない」「送り状を付ける意味を理解していない」と捉えられ、マイナスイメージにつながる可能性もあるので注意しましょう。

添え状が選考に影響する可能性は低い

添え状の有無が採用の合否に大きく影響するケースは少ないようです。しかし、採用担当者の印象を左右する可能性は考えられます。添え状をきちんと添えていれば、「就活マナーを理解している」「気配りができる」という印象を与えやすくなるでしょう。

就活で使う添え状の書き方

就活で添え状を添付しても、正しい書き方で作成できていないと「マナーが身についていない」と判断される可能性があります。添え状は、正しい書き方で作成しましょう。

以下で、添え状に書く項目や例文を解説するので、作成するときの参考にしてみてください。

添え状に書く項目

添え状に記載する項目は、以下のとおりです。

履歴書やエントリーシートと添え状に日付を記載するときは、西暦和暦のどちらかに統一しましょう。時候の挨拶は、時期に合った表現を選ぶことが大切です。季節ごとの時候の挨拶の例は、以下が挙げられます。

• 1月：新春の候、初春の候など
• 2月：立春の候、残雪の候など
• 3月：早春の候、春暖の候など
• 4月：桜花の候、春日の候など
• 5月：立夏の候、新緑の候など
• 6月：初夏の候、入梅の候など
• 7月：盛夏の候、猛暑の候など
• 8月：晩夏の候、残暑の候など
• 9月：初秋の候、秋晴の候など
• 10月：紅葉の候、中秋の候など
• 11月：晩秋の候、深秋の候など
• 12月：歳晩の候、初冬の候など

続いて、下記のような相手の繁栄を祝福する挨拶を記載します。

• ・貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
• ・貴社益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます
• ・貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。
• ・貴社益々御隆盛のこととお慶び申し上げます。

また、担当者名が分からないときは、「採用ご担当者様」と記載すれば問題ありません。「採用ご担当者様」を使用する場面や使い方は「『採用担当者様』とメールや封筒の宛名に書いても良い？返信する際のマナー」のコラムでも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

例文

送り状の書き方は、下記の例文を参考に作成してみてください。

添え状に使用する用紙は、応募書類のサイズに合わせた用紙を選びましょう。就職活動に使われる履歴書や職務経歴書を半分に折りたたんだ際のサイズはA4やB5です。

ただし、履歴書は状況や目的ごとに適した形式は異なります。履歴書を購入する際は、自分に合った形式を選びましょう。

「履歴書の種類の違いとは？転職・新卒・バイトで選び方は異なる？」のコラムでは、履歴書の種類や選ぶときのポイントを解説しているので、参考にしてみてください。　

就活で添え状を書く際の4つの注意点

添え状は、採用担当者に送付する書類の内容を伝えるための書類です。正しい書き方で送付することで、企業に丁寧な印象を与えやすくなります。
以下では、添え状を書くときの注意点を4つ解説しているので、参考にしてみてください。

1.自己PRや志望動機は記載しない

添え状には、自己PRや志望動機は記載しないようにしましょう。履歴書や職務経歴書などに記載すべき内容を添え状に書くと冗長になり、要点が伝わりにくくなります。

添え状には必要な情報だけを載せて、簡潔に分かりやすく伝えることが大切です。添え状本来の役割以外の内容を記載してしまうと、採用担当者に「就活マナーを知らないのでは」と判断される可能性もあるので注意しましょう。

2.希望条件を記載するのは避ける

自己PRや志望動機と同じく、添え状には希望条件も記載しないのがマナ－です。どうしても伝えたい労働条件がある場合は、履歴書の本人希望欄に書くか、面接で直接伝えるのが望ましいでしょう。

「履歴書の本人希望欄は「特になし」でも良い？好印象を与える書き方とは」のコラムでは、履歴書の本人希望欄の記載例や注意点を解説しているので、参考にしてみてください。

3.誤字脱字がないようにする

誤字脱字がないようにするのも、添え状を書くときの注意点の一つです。「添え状の内容はあまりじっくり見られないだろう」と軽視するのは避けましょう。添え状は選考結果に影響しない傾向があるものの、応募者の印象を左右する書類です。

誤字脱字や誤った日本語の使い方をしていると、採用担当者に「注意力が不足している」「志望度が低いのでは」といったマイナスな印象を与える恐れもあります。送り状を作成したら、応募書類と同様に、誤字脱字や内容に問題ないかをしっかり確認するようにしましょう。

4.添え状は1枚にする

添え状を作成する場合は、1枚に内容をまとめましょう。添え状には郵送した書類の内容を記すものなので、複数枚になるほど長々と書く必要はありません。

添え状は基本的に1枚に収めるのが基本ですが、送付書類が多かったり、企業から「添え状とは別に、書類の詳細説明を記載してください」といった指示があったりすることで、2枚必要になることがあります。2枚以上になる場合は、無駄な文章や改行がないか確認し、文字の大きさを調整して対応しましょう。

就活の添え状を作成する方法

就活の添え状を作成する方法はパソコンが基本ですが、手書きの場合もあります。以下でそれぞれ解説するので、状況に合った方法で作成してみましょう。

テンプレートを活用してパソコンで作成する

添え状をパソコンで作成する場合、テンプレートを活用するのがおすすめです。Web上でダウンロードしたテンプレートを活用すれば、記載漏れや誤字脱字などのミスを減らせるでしょう。

添え状のテンプレートは、「就活 添え状 テンプレート」で検索したり、Wordのテンプレート欄で探してみるのがおすすめです。なお、企業によって、「志望動機を含めて簡単に書いてください」といったような指示をされることがあります。

その場合はテンプレートをそのまま使うのは避けて、応募先企業の指示に合うように添え状をアレンジすることが大切です。

添え状をダウンロードして作成すれば、基本的なパソコンスキルが身についていることもアピールでき、採用担当者から評価される可能性もあります。「基本的なPCスキルとはどこまで？履歴書の記載方法とスキルの身につけ方」のコラムでは、基本的なPCスキルレベルの目安や身につけ方を解説しているので、チェックしてみてください。

企業からの指定がある場合は手書きにする

応募先の企業から指定がある場合は、添え状を手書きで作成することもあります。企業が丁寧さや誠実さ、個性を重視しているため、手書きを指定している可能性があるでしょう。

指示があるのにもかかわらず、パソコンで作成してしまうと、「求人条件をちゃんと読めていない」「注意力が低い」と判断される場合があります。応募先企業へ書類を送付する際は、企業からの指示がないかしっかり確認することが大切です。

就活で添え状を入れる封筒の書き方

就活で添え状を入れる封筒は、表面と裏面ごとに記載する内容は決まっています。就活で添え状を入れる封筒の表面と裏面それぞれの書き方は、以下のとおりです。

就活で履歴書や職務経歴書を送付するときは、書類のサイズに合わせた封筒を使用しましょう。基本的に、応募書類は折らずに提出するのがマナーです。

たとえば、A4サイズの書類を送るなら、角2サイズの封筒を用意しましょう。「履歴書の郵送にはどんな封筒を使う？知っておきたいマナーもご紹介！」のコラムでも、履歴書の郵送に使う封筒の色やサイズを解説しているので、チェックしてみてください。

就活の添え状をつけて応募書類を郵送するときのマナー

就活では、応募書類を郵送するときのマナーにも注意する必要があります。以下で解説するので、応募先企業に送るときの参考にしてみてください。

切手料金に不足がないようにする

企業へ応募書類を郵送するときは、切手料金に不足がないように注意しましょう。切手料金が不足していると、応募先企業に届かずに手元に戻ってくることがあります。再送すると、応募書類を企業へ提出するのに時間が掛かるので注意が必要です。

応募先企業に書類を送付する際は、企業によって「必着」か「消印有効」か異なるため確認しておきましょう。「必着」は期日までに郵便物が届くことを意味し、「消印有効」は期日までに消印が押されていれば問題ないことを意味します。

送付期日ギリギリになると、速達で送る必要が出てくるため普通郵便で送るよりも費用が掛かります。また、期日内に書類が届かず、応募が無効になることもあるので注意しましょう。

切手料金について不安があれば、自身で切手料金を計算するよりも、郵便局の窓口でしっかりと計測してもらったうえで送付するのがおすすめです。

添え状に記載した順番で書類をまとめる

応募先企業へ郵送する際は、添え状に記載した順番で書類をまとめましょう。添え状に沿った順番で書類を封筒に入れることで、採用担当者が確認したい書類を見つけやすくなります。

採用担当者が最初に書類が入っている順番が確認できるように、添え状は一番上に入れましょう。スムーズに必要な情報を確認できるようにしておけば、「気配りができる人」「丁寧な人」といった好印象を与えられる可能性があります。

提出書類はクリアファイルに入れる

書類を企業に提出する場合は、郵送・手渡しを問わず、クリアファイルに入れるのがマナーです。クリアファイルに入れておけば書類がバラバラにならず、整った状態で採用担当者に届けられます。

また、輸送時の水濡れや折れ、汚れといったアクシデントを防げるでしょう。使用するクリアファイルは基本的に無色透明で、新品のものを使用し、イラストや会社名、商品のロゴなどが入っていないものが望ましいです。

「添え状の書き方が分からない」「一人で就活を進められるか不安」という方は、就職・転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは、20代を中心とした若年層の就職・転職支援に特化しています。

専属のキャリアアドバイザーがヒアリングをし、学歴・職歴に応じた就職や転職のサポートを実施。効果的な履歴書・職務経歴書の書き方のアドバイスや添削も行っています。

履歴書や職務経歴書の作成以外に、添え状のコツもお伝えできるので、自信をもって就職・転職活動に取り組めるでしょう。すべてのサービスは無料で利用できるので、ぜひお気軽にご相談ください。

就活の添え状に関する疑問

ここでは、就活の添え状に関する疑問をQ＆A形式で解決します。

添え状はWeb上でダウンロードしたものを使用しても大丈夫？

Web上でダウンロードした添え状のテンプレートを使うこと自体は問題ありません。しかし、そのまま使用せずに、自分の状況に合わせて適切に修正することが重要です。企業名や日付、応募書類の内容に誤りがないか確認しましょう。
また、定型文だけではなく、自分の言葉を加えることで、より丁寧な印象を与えやすくなります。たとえば、頭語や本文のところを応募先や自分の状況に合わせてカスタマイズするのがおすすめです。

履歴書やエントリーシートを手渡しする際に添え状は必要ですか？

履歴書やエントリーシートを手渡しする際は、基本的に添え状は必要ありません。封筒から応募書類を取り出して、面接官へ渡しましょう。しかし、企業から指示があった場合は、従うことが大切です。
コラム内の「添え状が必要になる場面」でも、添え状をつけるのが望ましいときを解説しているので、参考にしてみてください。

返信用封筒にも添え状を入れるべきか教えてください

返信用封筒は基本的に添え状は不要ですが、入れたほうが丁寧な印象を与えられる可能性があります。特に、内定承諾書や契約書、給与振り込み先の届出書などの重要書類を送る場合は、「書類を確かに返送しました」という旨を記載した添え状をつけるのが望ましいでしょう。

添え状はどのような用紙を選ぶのが望ましいですか？

添え状は、無地で白色なものを選びましょう。サイズは、同封する応募書類に合わせるのがマナ－です。添え状の選び方や書き方に不安がある方は、プロに相談するのも手です。就職・転職エージェントのハタラクティブではサービスの一環として、入社に必要な書類の準備などもサポートしています。書類選考通過率UPを目指せるアドバイスもお伝えしているので、ぜひご相談ください。