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折り返しの電話は自分から?求職活動に必須のマナー

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【このページのまとめ】

  • ・電話をする前に、応募先の資料や伝えるべき用件を書いたメモを用意すると安心
    ・始業、退勤時間の前後と昼休みを避け、電波状況の良い場所で電話をかけよう
    ・「お忙しいところ失礼いたします」と挨拶した後、自分の名前を名乗る
    ・取り次いでもらう時は、相手の所属と名前を伝え、「お取り次ぎいただけますでしょうか」
    ・相手が不在の場合は戻りの時間を尋ね、再び連絡する
    ・相手からの電話に出られなかった時は、必ず自分から折り返そう

就活や転職活動での電話でのやり取りは、その人の印象を決める大切な要素。電話に苦手意識を持つ人は多いですが、しっかりと礼儀を守って連絡すれば好印象を与えられます。
今回のコラムでは電話のかけ方の基本や、折り返し電話の会話例を紹介。失礼のない電話のマナーを知りましょう。

◆電話をする前の準備

電話中の急なトラブルで慌てないためには、電話をかける前に準備しておくことが大切です。連絡事項を伝えられた時のためのメモ用紙、面接日程などの調整に使うスケジュール帳は、必ず用意しておきましょう。
また、応募先の情報がわかる資料があれば、手元に置いておくといざという時役に立つかもしれません。電話で伝えるべき用件や質問事項が複数ある場合、あらかじめメモにリスト化しておくと伝え忘れや聞き漏らしが防げます。

電話は周りに騒音がなく、電波状態が良い場所でかけましょう。それから電話をかけるタイミングにも気配りが必要。相手から特に指定がないのであれば、始業時間直後や退勤時間間近、昼休みは避けてください。


◆電話のかけ方

電話をかける時の基本の手順をご紹介します。

【自分の名前を伝える】

「お忙しいところ失礼いたします」などの挨拶をした後、「求人を見て応募いたしました〇〇(名前)と申します」とフルネームを名乗りましょう。
新卒であれば「〇〇大学の〇〇(名前)」というように大学名をつけるのが一般的です。

【相手を呼び出す】

名乗りが終わったら、「面接日程の調整の件でお電話したのですが、〇〇部〇〇課の〇〇様にお取り次ぎいただけますでしょうか」というように、電話の用件と取り次いで欲しい相手の所属や名前を伝えます。
担当者が電話に出たら、自分の氏名を名乗った後に、「今お時間よろしいでしょうか?」と確認するのがマナー。その後は用件を簡潔に伝えましょう。

【相手がいなかった場合】

相手がいなかった場合は、担当者が戻ってくる時間を確認し、もう一度電話をする旨を伝えましょう。
会話例:「何時頃お戻りになられますか?こちらから改めてお電話させていただきます」
不在中に何度も電話をすると相手の迷惑になるので、必ず戻りの時間を確認するようにしてください。

【電話を切るとき】

「ありがとうございました」とお礼を言ってから電話を切りましょう。電話はかけた方から切るのがマナーです。


◆折り返し電話のかけ方

就活や転職活動をしていると、企業側からの電話に出られないこともあるでしょう。そんな時は相手が留守電で「再度連絡します」と言っていたとしても、自分から折り返し電話をするのが丁寧です。
相手は用件があって電話をしてきているので、なるべく早く折り返しの連絡をしましょう。折り返し電話の会話例は、以下をご参考にしてください。

「お世話になっております。先ほど〇〇部の〇〇様から連絡をいただきました〇〇(名前)です。〇〇様はいらっしゃいますか?」

相手が電話に出たら、最初に電話に出られなかったことを謝罪します。

「〇〇職に応募している〇〇(名前)です。先ほどはお電話に出ることができず申し訳ございませんでした」

もし折り返した時に相手が不在だった場合は、前項でご紹介したように戻りの時間を確認した上で再度自分から連絡するようにしてください。

企業との電話は慣れないと戸惑うことが多く、苦手意識を持つ人も少なくありません。就活中の電話対応やその他のマナーに不安がある方は、若年層の就職・転職支援に特化したハタラクティブにご相談ください。
ハタラクティブではその方の適性や希望に合った求人を提案するとともに、書類の添削や面接対策を実施。不安な面接マナーについてはアドバイザーの指導で解消できます。
また、面接の日程調整などの企業とのやり取りはアドバイザーが代行するので、現職やアルバイトが忙しい方、電話やメールに自信がない方もご安心ください。
内定後、就職後も定期的にヒアリングを行い、仕事に慣れるまでを手厚くサポートいたします。

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