折り返し電話のやり方を解説！ビジネスシーンにおける正しいマナーを解説折り返し電話のやり方を解説！ビジネスシーンにおける正しいマナーを解説
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企業からの連絡に出られなかった場合は、自分から折り返し電話をするのがマナー
就活をしていると、企業からの電話に出られず折り返し電話を掛ける機会もあるでしょう。不在着信に気づいたら、できるだけ早く折り返し電話をするのがマナーです。ただし、時間帯によっては電話を掛けるタイミングを見計らったほうが良い場合もあります。
このコラムでは、就活に役立つ折り返し電話のマナーや担当者に好印象を与える敬語の使い方を解説。折り返し電話の注意点もまとめているので、ぜひ参考にしてください。
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
【そのまま使える】状況別・折り返し電話のトークスクリプト（例文）
不在着信に気づいたら、まずは落ち着いて状況を整理しましょう。いざ電話を掛けるとなると緊張してしまうものですが、事前に話す内容を決めておけば安心です。
ここでは、担当者本人が出た場合や別の人が出た場合など、状況別にそのまま使えるトークスクリプト（例文）をご紹介します。メモを手元に置いてご活用ください。
担当者が直接電話に出た場合
相手が採用担当者本人だった場合は、挨拶と名乗りの後に、電話に出られなかったことへのお詫びを伝えます。留守番電話を聞いている場合は、その旨も添えましょう。
【例文】
「お世話になっております。わたくし、先ほどお電話をいただきました〇〇と申します。先ほどは電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。お忙しいところ恐れ入りますが、今お時間よろしいでしょうか？」
用件に入ったら、「いただいたお電話のご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？」と切り出し、大切な内容は必ずメモを取りながら復唱しましょう。
別の人が電話に出て担当者への取り次ぎをお願いする場合
代表番号に掛けた場合など、担当者以外が電話に出た際は、要件を手短に伝えて取り次ぎをお願いします。
【例文】
「お世話になっております。わたくし、〇〇と申します。先ほど、採用ご担当の△△様よりお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。恐れ入りますが、△△様はいらっしゃいますでしょうか？」
もし担当者の名前が分からない場合は、「先ほど採用ご担当者様よりお電話をいただきまして、折り返しご連絡いたしました。恐れ入りますが、ご担当者様にお取り次ぎいただけますでしょうか？」と伝えましょう。
担当者が不在だった場合（伝言をお願いする）
取り次ぎをお願いした結果、担当者が席を外していたり会議中だったりした場合は、電話口の相手に伝言をお願いするか、掛け直すタイミングを確認します。
【例文】
「さようでございますか。それでは、〇〇から折り返し電話があった旨をお伝えいただけますでしょうか？わたくしから改めてご連絡したいのですが、△△様は何時ごろお戻りのご予定でしょうか？」
相手から「こちらから掛け直させます」と言われた場合は、「ありがとうございます。よろしくお願いいたします」とお礼を伝えて電話を切り、相手からの連絡を待ちましょう。
留守番電話につながった場合
折り返した電話が留守番電話に繋がった場合は、無言で切らずに必ず伝言を残すのがマナーです。長々と話さず、自分の名前と折り返した旨、再度こちらから掛け直すことを簡潔に伝えましょう。
【例文】
「お世話になっております。先ほどお電話をいただきました〇〇と申します。折り返しご連絡いたしましたが、ご不在のようですので、改めてこちらからご連絡いたします。失礼いたします。」
伝言を残した後は、相手の迷惑にならない時間帯を見計らって、自分からもう一度電話を掛けるのが基本です。
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折り返し電話を掛ける「時間帯」の正解は？
折り返し電話は「気づいたらなるべく早く」が基本ですが、相手の状況を考えずに掛けてしまうのはマナー違反です。特にビジネスシーンにおいては、電話を避けるべき時間帯が存在します。相手に「配慮がない」と思われないよう、適切なタイミングを見極めてから掛け直すようにしましょう。
掛けるのを避けるべき時間帯
以下の3つの時間帯は、相手が忙しかったり席を外していたりする可能性が高いため、折り返しの電話は避けましょう。
【始業直後（午前8時〜10時頃）】
朝礼やミーティング、メールチェックなどでバタバタしている時間帯です。
【お昼休み（正午〜午後2時頃）】
休憩中で席を外していることが多く、担当者が電話に出られない可能性が高いです。
【終業間際（午後5時〜6時頃）】
その日の業務のまとめや退勤準備で忙しいため、急ぎの要件以外は控えるのが無難です。
これらを避けた、午前10時〜11時台、午後2時〜4時台に掛けるのが最適です。
気づいたのが夜や休日の場合は？
不在着信に気づいたのが夜間（営業時間外）だった場合は、すぐに折り返さず、翌営業日の午前中に掛け直すのがマナーです。夜遅くの連絡は非常識と捉えられる恐れがあります。土日休みの企業から金曜日の夜に着信があった場合は、翌週の月曜日に連絡します。
翌日に折り返す際は、「昨日は営業時間外だったため、本日のご連絡となり申し訳ございません」と、連絡が遅くなったことへのお詫びを必ず添えましょう。もしメールなど別の連絡手段がある場合は、「夜分のためメールにて失礼いたします」と一報を入れておくのも丁寧です。
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電話を折り返すときに注意するポイント
折り返し電話を掛ける場合は、マナーとして時間や場所など相手への配慮が必要です。以下で紹介するポイントに注意して、先方の企業に失礼にならない対応を心掛けましょう。
電話を折り返すときに注意するポイント
- 相手が忙しい時間の折り返し電話は避ける
- 周りの環境の電波や騒音に注意する
- 電話に出られなかったことをお詫びする
- 相手の伝言や留守電を確認していることを伝える
- 電話で聞いた内容はメモを取る
- 要件が分かっている場合は必要書類を手元に用意する
1.折り返し電話を掛ける際は相手が忙しい時間を避ける
折り返し電話を掛けるときは、相手の都合を考慮することが大切です。具体的には以下の時間帯に折り返し電話を掛けるのは避けましょう。
- ・始業時間直後
- ・昼休みの時間（休憩前後を含む）
- ・終業時間間近
- ・勤務時間外
午前8時〜10時ごろは多くの企業が始業直後の時間帯です。朝礼やミーティングで採用担当者が対応できない可能性が高いので、電話をするのは控えましょう。また、昼休憩に入ることが多い正午～午後2時の時間帯や終業間際も、折り返し電話をするのは避けるのがマナーです。
電話に気づいたら早めに折り返すのがベター
電話がきていることに気づいたら、相手が忙しい時間を除き、折り返しの電話はできるだけ早めに連絡を入れましょう。折り返しの電話を早めに行うことで連絡がスムーズになり、相手の手が止まってしまう時間を減らせます。また、折り返しの電話が遅いと、相手に不信感を与えてしまうことも少なくありません。
2.周りの環境の電波や騒音に注意する
企業に折り返し電話を掛ける際は、電波が通じる静かな場所を選びましょう。屋外や騒音が激しい場所は、電話の声が聞き取りにくく何度も聞き返すことになってしまいます。電波が通じにくい場所からの電話も、同様の理由でおすすめしません。相手に不快な思いをさせないマナーとして、電話対応する場所は慎重に選びましょう。
相手の言葉が聞き取れなかったら丁寧に聞き返す
相手の話がよく聞き取れなかったときは、そのまま流さず必ず聞き返しましょう。聞き返すのが申し訳ないからと話を進めてしまうと、重要な内容を聞き逃してしまうことも。相手の言葉が聞き取れなかったときは「大変申し訳ございません、電波の調子が悪いようでもう一度お話しいただけますでしょうか。」と、相手を責める言い方はせず、丁寧に聞き返すとお互いに不快な思いをせずに済みます。
3.電話に出られなかったことをお詫びする
折り返し電話を掛けるときは、最初に電話に出られなかったことに対してお詫びします。冒頭で述べたように、電話を取れなかったことで相手の業務が滞っている場合もあるので、「先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした」と伝えてから本題に入りましょう。お詫びがあるのとないのとでは、先方に与える印象が異なります。
4.相手の伝言や留守電を確認していることを伝える
折り返し電話を掛けた際に、担当者からの留守電で内容を把握していることを伝えると、相手も説明の手間が省けるため親切です。すぐに本題の話ができるため、やり取りがスムーズに進むでしょう。お互いに時間を無駄にせず済むので、折り返し電話を掛ける際は伝言や留守電を聞いていることを必ず伝えましょう。
「掛け直します」と伝言があっても折り返し電話をする
留守電に「また掛け直します」と伝言が残っていることもありますが、基本的には掛け直すのがおすすめです。採用担当者はほかの業務があるため、再度の連絡を失念する可能性があります。また、社交辞令で留守電に伝言を残していることもあるでしょう。主体性や行動力を示すためにも、可能な限り自分から掛け直すことを心掛けてください。
5.電話で聞いた内容はメモを取る
応募先の企業と電話するときは、あとで見返せるようにメモを取りながら話を聞きましょう。企業からの電話は、今後の選考に関する大切な内容の場合があるためです。また、話し終えてからメモを取ろうとしても忘れてしまうことも。
確認のために再度電話を掛けるのは、相手に良い印象を与えません。マナーとしても好ましくないので、聞き逃しを防ぐためにもすぐにメモを取ることをおすすめします。
6.要件が分かっている場合は必要書類を用意する
電話の要件が分かっている場合は、必要な情報や書類を先に用意しておきましょう。電話をしているとき、採用担当者は忙しいなかで時間を割いてくれています。そのため、できるだけスムーズに要件を伝えられるように必要な書類や情報を事前に準備し、円滑にやりとりを行いましょう。
そもそも折り返し電話が「不要」なケースとは？
不在着信があれば必ず折り返すべきかというと、そうではありません。状況によっては折り返し電話が「不要」なケースも存在します。
代表的なのは、留守番電話に「〇〇の件でご連絡しました。折り返しは不要です」と明確なメッセージが残されている場合です。また、着信の直後に担当者から「お電話いたしましたがご不在でしたので、メールにてご用件をお伝えします」と、必要な情報がすべて記載されたメールが届いている場合も、電話での折り返しは原則不要となります。
ただし、確認しただけで何も反応しないのはマナー違反になる恐れがあります。このような場合は電話を掛ける代わりに、「お電話に出られず申し訳ございません。メール（またはご伝言）の件、確かに承知いたしました」と、確認した旨をメールで返信しておくと、やり取りがスムーズになり相手にも丁寧な印象を与えられます。
まとめ
ビジネスシーンや就活での折り返し電話は、相手への配慮とタイミングが重要となります。不在着信に気づいたら、慌てずに時間帯を確認し、メモを用意してから落ち着いて連絡することが大切です。正しい言葉遣いやマナーを身につけておけば、相手に「しっかりとした社会人だ」という好印象を与えられるでしょう。
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就活・ビジネスシーンの折り返し電話に関するQ＆A
ここでは、「折り返し電話でなんて言うべきか分からなくて不安」といった、就活やビジネスシーンにおける折り返し電話に関する疑問や不安をQ＆A形式でまとめました。
電話を折り返したいけど担当者が分かりません...
担当者の名前が分からない場合は、電話に出た相手に確認してOKです。その際、「△△時ごろに電話をもらった」「このような用件だと思われる」などを伝えると、誰が電話を掛けたか見つけてもらいやすくなるでしょう。
詳しい言い方は、このコラムの「【そのまま使える】状況別・折り返し電話のトークスクリプト（例文）」でご紹介しています。
電話を折り返してほしいときの言い方はありますか？
「お手数をお掛けして申し訳ありませんが、折り返しお電話をいただけますでしょうか」と控えめに伝えるのがポイントです。ビジネスシーンでこちらから折り返し電話をお願いするのはマナー違反ですが、緊急の場合は自分の電話番号を伝えておきましょう。就活中の電話対応マナーは、以下のコラムをご参照ください。
電話を折り返した相手が不在だったときの対処法は何ですか？
相手が不在だった場合は、再度こちらから掛け直す旨を留守電に残しておきましょう。また、メールなどで連絡が取れる場合は、そちらでも連絡を入れておくとやりとりがスムーズになります。
ビジネスメールのマナーに関しては以下のコラムで詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
折り返し電話が1時間以上来ないときは自分から掛けるべきですか？
自分から折り返し電話を掛けるのが基本的なマナーです。企業から「また掛け直します」と伝言があった場合でも、着信に気づいたらすぐに折り返し電話を掛けます。
問い合わせの方法に不安を感じる方は、以下のコラムを参考に、企業に問い合わせてみてください。
電話のマナーがどうしても不安です...
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