折り返し電話のやり方を解説！ビジネスシーンにおける正しいマナーを解説

就活をしていると、企業からの電話に出られず折り返し電話を掛ける機会もあるでしょう。不在着信に気づいたら、できるだけ早く折り返し電話をするのがマナーです。ただし、時間帯によっては電話を掛けるタイミングを見計らったほうが良い場合もあります。
このコラムでは、就活に役立つ折り返し電話のマナーや担当者に好印象を与える敬語の使い方を解説。折り返し電話の注意点もまとめているので、ぜひ参考にしてください。

ビジネスシーンにおいて折り返し電話は重要

ビジネスシーンにおいて、折り返し電話をすることやその際に必要なマナーを知っておくことは重要です。相手への気持ちやマナーが言葉遣いや声のトーンに表れるため、対応によっては好印象を与えることが可能でしょう。
連絡を受けたにも関わらず折り返しせずにそのままにしておいた場合、相手からの信頼を失ったり仕事を依頼してもらえるチャンスを逃してしまったりすることにもなりかねません。

職に就く前の就活中やアルバイトでも企業と電話をする機会はあるため、折り返し電話に関する知識やマナーを知っておくと良いでしょう。

電話を折り返すときの基本マナー

折り返し電話を掛ける場合は、マナーとして時間や場所など相手への配慮が必要です。以下で紹介するポイントに注意して、先方の企業に失礼にならない対応を心掛けましょう。

1.相手が忙しい時間の折り返し電話は避ける

折り返し電話を掛けるときは、相手の都合を考慮することが大切です。一般的に忙しいとされる以下の時間帯に折り返し電話を掛けるのは避けましょう。

• ・始業時間直後
• ・昼休みの時間（休憩前後を含む）
• ・終業時間間近
• ・勤務時間外

午前8時〜10時ごろは多くの企業が始業直後の時間帯です。朝礼やミーティングで採用担当者が対応できない可能性が高いので、電話をするのは控えましょう。また、昼休憩に入ることが多い正午～午後2時の時間帯や終業間際も、折り返し電話をするのは避けるのがマナーです。

折り返し電話を掛ける時間帯に関しては、「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムもぜひ参考にしてみてください。

2.周りの環境の電波や騒音に注意する

企業に折り返し電話を掛ける際は、電波が通じる静かな場所を選びましょう。屋外や騒音が激しい場所は、電話の声が聞き取りにくく何度も聞き返すことになってしまいます。電波が通じにくい場所からの電話も、同様の理由でおすすめしません。相手に不快な思いをさせないマナーとして、電話対応する場所は慎重に選びましょう。

相手の言葉が聞き取れなかったら丁寧に聞き返す

相手の話がよく聞き取れなかったときは、そのまま流さず必ず聞き返しましょう。聞き返すのが申し訳ないからと話を進めてしまうと、重要な内容を聞き逃してしまうことも。相手の言葉が聞き取れなかったときは「大変申し訳ございません、電波の調子が悪いようでもう一度お話しいただけますでしょうか。」と、相手を責める言い方はせず、丁寧に聞き返すとお互いに不快な思いをせずに済みます。

3.電話に出られなかったことをお詫びする

折り返し電話を掛けるときは、最初に電話に出られなかったことに対してお詫びします。冒頭で述べたように、電話を取れなかったことで相手の業務が滞っている場合もあるので、「先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした」と伝えてから本題に入りましょう。お詫びがあるのとないのとでは、先方に与える印象が異なります。

4.相手の伝言や留守電を確認していることを伝える

折り返し電話を掛けた際に、担当者からの留守電で内容を把握していることを伝えると、相手も説明の手間が省けるため親切です。すぐに本題の話ができるため、やり取りがスムーズに進むでしょう。お互いに時間を無駄にせず済むので、折り返し電話を掛ける際は伝言や留守電を聞いていることを必ず伝えましょう。

「また掛け直します」と伝言があった場合も折り返し電話をする

留守番電話に「また掛け直します」と伝言が残っていることもありますが、基本的には掛け直すのがおすすめです。採用担当者は多忙のため、再度の連絡を失念する可能性もあります。また、社交辞令で伝言を残していることもあるでしょう。主体性や行動力を示すためにも、可能な限り自分から掛け直すことを心掛けてください。

5.電話で聞いた内容はメモを取る

応募先の企業と電話するときは、あとで見返せるようにメモを取りながら話を聞きましょう。企業からの折り返し電話は、今後の選考に関する重要な内容である場合が多く、話し終えてからメモを取ろうとしても忘れてしまうことも。確認のために再度電話を掛けるのは、相手に良い印象を与えません。マナーとしても好ましくないので、聞き逃しを防ぐためにもすぐにメモを取ることをおすすめします。

6.要件が分かっている場合は必要書類を手元に用意する

電話の要件が分かっている場合は、必要な情報や書類を先に用意しておきましょう。電話をしているとき、採用担当者は忙しいなかで時間をこちらに割いてくれています。そのため、できるだけスムーズに要件を伝えられるようにし、円滑にやりとりを行いましょう。

ビジネスシーンで役立つ電話対応の基本的なマナー

折り返し連絡にかぎらず、ビジネスシーンで電話対応をするときは声のトーンや言葉遣いに気を配ることが大切です。電話は相手に姿が見えません。だからこそ、一層丁寧な対応が必要になります。難しいことではなく、就職後も活用できる基本なので身につけておきましょう。

声のトーンや話すスピードに気をつける

電話は相手の顔が見えないぶん、声の出し方や話し方に注意しましょう。ぼそぼそ話してしまうと相手に暗い印象を与えてしまうだけでなく、内容が聞き取りづらくなってしまいます。また、人は緊張すると早口になりやすいため、普段よりゆっくりと、高いトーンで話すことを意識してみましょう。

正しい敬語で対応する

就活で応募先の企業に電話を掛ける際は、正しい言葉遣いと敬語を意識してください。電話でのやり取りに慣れていないと、緊張から変な言葉遣いになったり敬語の使い方を間違えたりする可能性があります。企業に好印象を与えるためにも、敬語や電話対応に役立つクッション言葉を覚えておきましょう。

電話対応でよく使われる敬語

応募先の企業に電話を掛ける際によく使われる敬語は下記のとおりです。話し言葉と書き言葉で異なる敬語も存在するため、間違えないように確認しておきましょう。

• ・わたし、俺→わたくし
• ・あなたの会社→御社
• ・今日→本日
• ・昨日→さくじつ
• ・さっき→先ほど
• ・あとで、今度→のちほど
• ・ちょっと待って→少々お待ちください
• ・了解です→承知いたしました、かしこまりました
• ・すみません→申し訳ございません
• ・〜してもらえますか？→〜していただけますか？
• ・その日は無理です→その日は都合がつきません
• ・確認してください→ご確認のほどお願いいたします

電話対応で使えるクッション言葉

クッション言葉とは、相手に不快感を与えないために、伝える言葉の前に使う前置きです。特に、以下のクッション言葉はビジネスシーンでよく用いられています。

• ・恐れ入りますが
• ・お手数をお掛けいたしますが
• ・申し訳ございませんが
• ・あいにくですが
• ・せっかくですが
• ・差し支えなければ
• ・よろしければ

敬語は使い慣れていないと不自然な言い方になってしまう恐れがあります。就活中は特に敬語を話す機会が多いので、普段から正しく使えるよう練習しておきましょう。

気づいたのが夜なら翌日の午前中に掛け直す

不在着信にはすぐに折り返し連絡するのがマナーですが、気づいたのが夜だった場合は、翌日の午前中に電話を掛けてください。夜間に連絡してもつながらない可能性が高いうえ、就業後の連絡はかえって相手の迷惑になります。土日休みの会社からの不在着信に気づいたのが金曜日の夜だった場合は、折り返し電話をするのは、翌営業日である2日後の月曜日で構いません。翌日・翌営業日に折り返し電話を掛ける際は、挨拶とともに連絡が遅くなった旨をお詫びしましょう。なお、メールで後日折り返し電話する旨を伝えておくと、「ビジネスマナーが身についている」という印象を与えられます。

留守番電話につながったときは伝言を残す

電話を折り返したときに留守番電話につながった場合は、伝言を残しておくのがマナーです。「準備ができていないから」と伝言を残さずに電話を切ると、失礼な対応をする人だと思われてしまいます。折り返し電話をするときは、相手が出ない可能性を考慮してあらかじめ伝言を考えておきましょう。
留守番電話に伝言を残す場合は、挨拶を述べたあと自分の名前と掛け直す時間を手短に伝えます。別の社内関係者が電話に出た場合は、ひとこと断りを入れてつながりやすい時間帯を伺うようにしましょう。

転職・就活時の電話マナーについては、「電話対応の苦手を克服！応対のマナーや例文のほか言葉遣いの一覧表も紹介」もぜひご覧ください。

例文つき！就活で折り返し電話を掛ける際の流れ

ここでは、就活の際に役立つ折り返し電話の掛け方や会話の流れを例文つきで解説します。
基本的な手順を参考に会話のイメージを膨らませ、事前準備をしておきましょう。

留守番電話の架電者と伝言の内容を確認する

不在着信があったら、電話を掛けてきた相手の名前と留守番電話の伝言内容を確認しましょう。留守番電話の伝言に、先方が対応できる時間や電話を掛けてきた理由を残している場合があります。伝言の内容を確認せずに慌ててすぐに折り返すと、相手の都合が悪く電話に出られなかったり、「留守番電話の内容を確認していない」と印象を悪くしたりすることも。相手の迷惑にならないよう、伝言や企業名、担当者名をしっかり確認するのは社会人として基本的なマナーです。

就活スケジュールが分かる手帳やカレンダーを用意する

就活中の企業からの連絡は、面接の日程や入社日の調整の可能性が高いため、今後のスケジュールを確認できる手帳やカレンダーを手元に用意しておきましょう。なお、電話口で持ち物や注意事項を伝えられる場合もあるので、日程とあわせてメモしておくと安心です。

折り返し電話を掛ける際のマナーは「就活中に電話で折り返したいときはどうする？注意点を解説」のコラムでまとめています。このコラムとあわせて参考にしてみましょう。

相手が電話に出たら自分の名前を伝える

相手が折り返し電話に出たら、挨拶をして自分の氏名を名乗ります。普段使っている「もしもし」という言い方は、ビジネスではマナー違反になるので使用しないでください。また、直接会ったことのない相手だとしても、最初に「お世話になっております」と言うのが基本的なマナーです。

【例文】
「お世話になっております。わたくし、先ほど△△様にお電話をいただきました、△△（自分の名前）と申します。」

留守番電話を確認したことを伝えて挨拶する

採用担当者につながったら、もう一度挨拶をして、折り返しの電話である旨と自分の名前を伝えます。その際に、留守番電話の伝言で内容を把握していることを伝えると、相手が対応しやすいでしょう。また、前述したとおり、折り返し電話では、先方からの電話に対応できなかったことへのお詫びを一言添えるのが基本的なマナーです。

【例文】
「お世話になっております。わたくし、△△時ごろにお電話をいただきました、△△職に応募している△△と申します。先ほどはお電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。ただ今お時間よろしいでしょうか？」

必要に応じて担当者に取り次いでもらう

就活の折り返し電話に対応してくれた相手が採用担当者でなかったときは、担当者への取り次ぎをお願いしましょう。採用担当者の名前が分かる場合は、「△△部△△課の△△様にお取り次ぎいただけますでしょうか？」とお願いします。分からない場合は、「おそらく採用ご担当の方かと存じますが、△△時ごろにお電話くださった方はいらっしゃいますか？」と尋ねましょう。

採用担当者に用件を伺う

採用担当者の都合が確認できたら、もらった電話の用件を伺います。前述したように、留守番電話に要件が残っていることもあるので必ず確認しましょう。また、大事な内容はすぐに書き留められるよう、折り返し電話を掛ける前にペンやメモ帳の準備をしておきます。

【例文】
「先ほどは、お忙しいなかご連絡をありがとうございました。いただいたお電話のご用件（の詳細）をお伺いしてもよろしいでしょうか？」

重要な内容はメモを取って復唱する

前述したように、電話の内容をメモに取っておくのは基本的なマナーです。特に重要な内容は聞き間違い・聞き漏れがないかを確認するため、復唱しながらメモを取ることをおすすめします。電話の内容を復唱しながらメモすることで、採用担当者にリスクマネジメントに対する意識の高さを示せるうえ、真剣さや真面目さもアピールできるでしょう。

お礼を言ってから電話を切る

用件が済んで折り返し電話を切るときは、相手の時間を使って対応してもらったお礼を述べましょう。なお、話が終わってもすぐ電話を切らず、相手が切るのを待ってから切るのがビジネスマナー。少し時間をおいても相手が電話を切らなければ、自分から切るようにしてください。無愛想な印象を与えないよう、一呼吸おいてから静かに切りましょう。就活の折り返し電話の対応に不安がある方は、「電話対応のコツを解説！苦手克服のポイントも紹介」のコラムを参考にしてみてください。

【例文】
「本日はお忙しいなか、お電話でのご対応ありがとうございました。それでは失礼いたします。」

「電話での言葉遣いや敬語に自信がない…」「折り返し電話の基本的なマナーが分からない」とお悩みの方は、ぜひ就職・転職エージェントにご相談ください。
ハタラクティブの「若者しごと白書2023　3-10. 就職活動・転職活動における選考中の不安度（p.32）」によると、フリーターや正社員の多くの求職者が面接に関する不安をもっていることが分かります。就職・転職エージェントでは、キャリアアドバイザーが面接練習をはじめとした選考対策で正しい言葉遣いや話し方を指導してくれます。

参照元
ハタラクティブ
若者しごと白書2023

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就活・ビジネスシーンの折り返し電話に関するQ＆A

ここでは、就活やビジネスシーンにおける折り返し電話に関する疑問や不安をQ＆A形式でまとめました。

電話を折り返したいけど担当者が分かりません...

担当者の名前が分からない場合は、電話に出てくれた相手に確認して構いません。その際、「△△時ごろに電話をもらった」「このような用件だと思われる」といったことを伝えると、誰が電話を掛けたか見つけてもらいやすくなるでしょう。
詳しい言い方は、このコラムの「例文つき！就活で折り返し電話を掛ける際の流れ」でご紹介しています。

電話を折り返してほしいときの言い方はありますか？

「お手数をお掛けして申し訳ありませんが、折り返しお電話をいただけますでしょうか」と控えめに言いましょう。ビジネスシーンでこちらから折り返し電話をお願いするのはマナー違反ですが、緊急の場合は自分の電話番号を伝えておきましょう。就活中の電話対応マナーは、「就活中の電話対応で気をつけたい点やマナーを解説」のコラムをご参照ください。

電話を折り返した相手が不在だったときの対処法は何ですか？

相手が不在だった場合は、再度こちらから掛け直す旨を留守番電話や伝言に残しておきましょう。また、メールなどで連絡が取れる場合は、そちらでも連絡を入れておくとやりとりがスムーズになります。
ビジネスメールのマナーに関しては「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」のコラムにて、詳しく解説しています。ぜひ、参考にしてください。

電話の折り返しがないときは自分から掛けるべきですか？

自分から折り返し電話を掛けるのが基本的なマナーです。企業から「またかけ直します」と伝言があった場合でも、着信に気づいたらすぐに折り返し電話を掛けます。
「面接後に連絡が来ない場合は不採用？問い合わせの方法も紹介」のコラムを参考に、企業に問い合わせてみてください。

電話のマナーがどうしても不安です...

企業との電話は慣れていないと戸惑うことが多く、苦手意識をもつことも少なくありません。就活中の電話対応やそのほかの基本マナーに不安がある方は、若年層の就職・転職支援に特化したエージェントのハタラクティブにご相談ください。
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