「退職の挨拶をメールで送っても良い？」と疑問に思う方もいるでしょう。退職時の挨拶は、メールでもマナーを守れば問題ありません。ただし、相手に不快感を与えないためには、伝えるタイミングや内容に注意が必要です。このコラムでは、退職の挨拶メールに書くべき内容を社内・社外別の例文とあわせて紹介。電話やスピーチなど、メール以外で退職の挨拶を行う際のポイントについてもまとめているので参考にしてください。

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退職の挨拶はメールでもOK？

基本的に、退職の挨拶をメールで送ることは失礼にはあたらないといえるでしょう。もちろん、特にお世話になった方や、顔を合わせる機会のある相手には、直接会って口頭でお礼と挨拶を伝えるのが望ましいです。

しかし、タイミングや距離などの関係で、なかなか会いに行けない人もいるでしょう。そのような場合は、メールツールを活用して、これまでの感謝と別れの挨拶を伝えましょう。

メールを送るタイミングは直属の上司と相談しよう

メールを送るタイミングは直属の上司と相談し、退職を周囲に伝えても良い時期を見計らいましょう。取引先など社外への連絡は、ほかの担当者への引き継ぎを考慮し、早めに行います。

取引先や引き継ぐ担当者に迷惑がかからないよう、少なくとも退職の2～3週間前には連絡できる手はずを整えましょう。

社内への連絡は、最終出勤日にするのが一般的です。ただし、会社によって退職時の規定や慣習が異なる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

また、退職の挨拶メールを送るタイミングは、業務に支障が出ないよう定時を過ぎてから退社するまでの時間が無難です。

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退職の挨拶メールに書く内容

退職の挨拶メールの文章は長くなりすぎないように、シンプルな構成を心がけます。盛り込む内容は、以下のとおりです。

件名

件名はひと目で「退職の挨拶」だと分かるものにし、自分の名前も付けると明瞭です。

退職する日付

業務連絡の可否を知らせる意味合いからも、退職する日付を必ず伝えます。

退職する理由

退職理由や転職先を具体的に書く必要はありません。もし、退職の挨拶メールに辞める理由を盛り込むのであれば、「一身上の都合」で十分でしょう。

お礼と感謝

「職場や仕事での経験が自分にどのような影響を与えたか」ということを簡潔にまとめ、謝意を伝えます。

相手の活躍や繁栄を祈る言葉

最後に、お世話になった方や会社の今後の活躍、繁栄を願う一文を添えましょう。

退職後の連絡先

退職後も関係を維持していきたい場合は、社内向けのメールに自分の連絡先を書いても構いません。一方、取引先など社外に送るメールには、私用の連絡先や転職先の情報などは含めないのがマナーです。

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退職の挨拶メール（社内・社外別）のシンプルな書き方例文

退職の挨拶メールのシンプルな例文を、社内・社外向けに紹介します。「退職の挨拶をメールで送りたいけど、文章に自信がない…」という場合は参考にしてください。

退職の挨拶メール（社内向け）

退職の挨拶メール（社外向け）

上記のような例文をベースに、オリジナリティのある内容を添えると、よりいっそう気持ちがこもったメッセージとして伝わるでしょう。

退職の挨拶メールでの注意点

退職の挨拶メールは、「お世話になった方々へのお礼や感謝」を伝えるものにします。退職理由が「職場でなんらかのトラブルがあった」など円満退社でない場合も、愚痴や不満のような内容にならないように注意しましょう。

最後の挨拶でネガティブな発言をしてしまうと、周囲の人からマイナスな印象を持たれた状態で退職することになりかねません。

また、転職後に元の職場や取引先と仕事で関わる可能性もあります。いつかまた一緒に仕事をする機会があるかもしれない相手には、なるべく好印象を残して退職することが大切です。

メール以外の退職の挨拶方法

退職の挨拶には、メール以外に以下のような方法もあります。

電話

直接会って挨拶したくても何らかの事情で難しい場合は、声を通じてより気持ちを伝えやすい電話での挨拶がおすすめです。

退職の挨拶を電話で伝える際は、相手が多忙かもしれないことに配慮することが大切。必要以上に会話を長引かせず、お礼と挨拶を伝えたら数分程度で通話を終わらせるように心がけましょう。

また、メール同様、通話の最初に「直接会って挨拶したかった」旨を伝え、電話での連絡となってしまったことのお詫びも忘れないようにします。最後は「今後の活躍と繁栄を祈る言葉」で結びましょう。

書面

在職中にお世話になったものの、転勤や転職をしてしまって会えない方や、すでに第一線を退いた方など、すぐに会えない相手の場合は、挨拶状という形で退職の報告をすることもできます。

挨拶状や手紙は目上の方に向けて送るケースが一般的なため、「拝啓」「敬具」「時候の挨拶」など、フォーマルな手紙の形式で書きましょう。「私のことですが…」という意味合いの「私儀」を用いる場合は、へりくだって行末から書き始めます。「退職日」「感謝の言葉」「書面での報告となったことに対するお詫び」「相手の幸せを祈る言葉」を文章でつづります。

スピーチ

最終出勤日の朝礼や送別会など、職場の人たちの前で退職の挨拶をする場合は、口頭でしっかり感謝の気持ちを伝えます。「人前で話すのは緊張するから苦手」という人もいるかもしれませんが、なるべくはっきりと聞き取りやすい声量で、ゆっくり話すように心がけましょう。

また、退職の挨拶をする際は、姿勢を正して目線をまっすぐ上げ、にこやかな表情で話すことがポイント。メールと同様、ネガティブな内容は言わず、会社と職場の人たちへの感謝の気持ちや今後の抱負などを伝えましょう。

なお、感慨深くなり、長々と話し込んでしまわないように注意が必要です。退職の挨拶は、2～3分程度で簡潔に話すようにしましょう。

まとめ

退職の挨拶をメールで送る際は、内容が分かりやすいようシンプルにまとめるのがマナーです。伝えたいことが多くある場合は、対象となる個人にメールを送るなどして、全体への挨拶は完結にしましょう。

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