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入社時の必要書類とは?事前準備の注意点をご紹介

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【このページのまとめ】

  • ・退職時に会社から受け取る代表的な書類は、次の職場に提出することがあるため大切に保管する
    ・これらの書類は、受け取るまでに日数を要する可能性があるため転職先の提出期日に間に合うように迅速に手配をする
    ・入社時には提出する書類以外にも気を配りたい点が多く、通勤服の準備や企業研究も必要

転職の際は、退職手続きはもちろんのこと、業務の引き継ぎ作業なども加わり忙しくなることが予想されます。また、新しい職場に提出しなければならない書類の手配なども忘れないように注意が必要です。新しい職場の準備、退職の関連作業を効率よく行いたい方は、ぜひ当コラムをみて参考にしてください。

◆退職後に返却するもの、受け取るもの

退職する際には、現職の職場から受け取るものや返却しなければならないものが多数あります。
それぞれの代表的なものをチェックしましょう。

【退職時に企業に返却するもの】

・健康保険被保険者証
・社員証
・名刺
・制服

健康保険被保険者証については、扶養家族がある方であれば家族名義の健康保険被保険者証も忘れずに返却しましょう。
会社を退職することで、あなたは健康保険被保険から脱退することになります。
その後、あなたが勤めていた会社は日本年金機構へその健康保険被保険者証を提出する義務があります。
会社の事務の方など担当者に迷惑をかけないように、できるだけ早く返却したほうがよいでしょう。

返却する名刺には、自分の名刺ばかりでなく取引先などから受け取った名刺も含まれる場合があります。
会社に返却を求められた場合、すぐに渡せるように今までもらった名刺の整理もしておいたほうがよいかもしれません。

制服はクリーニングに出すなどして、できるだけきれいな状態で返すことが鉄則です。
今までお世話になった職場へ迷惑をかけないためにも、返却は期日を守り迅速に行いましょう。


【受け取るべき書類】

・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・源泉徴収票
・離職票(転職先が決まっていない人)

上記の書類は、転職先に提出を求められることが多いので入社する日まで大切に保管しておきましょう。
年金手帳については、会社が預かっている場合と各自で保管している場合があります。
源泉徴収票は、会社によって用紙の質や大きさが異なることが多いです。小さいサイズの場合は他の用紙に紛れて紛失する恐れがあります。そのため、クリップなどで他の関連書類と一緒にまとめておくとよいかもしれません。


◆入社時ほとんどの職場が提出を求める書類

提出する書類の種類は、企業によって異なります。
以下に、一般的な例を挙げているので確認してみましょう。

・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・源泉徴収票
・扶養控除等申告書
・健康保険被扶養者異動届
・給与振込先の届書

扶養控除等申告書は、年末調整の際に目にしたことがある方も多いのではないでしょうか。
社会保険や税金に関する手続きに必要とされる書類です。
用紙は、入職する会社から渡されることが一般的。そのため、自分で入手する必要はありません。
用紙を受け取ったら、氏名や生年月日など必要事項を丁寧に記入しましょう。

健康保険被扶養者異動届も社会保険に関わる書類の1つですが、扶養する家族がある人を対象としています。この書類もほとんど会社側が用意しています。

給与振込先の届書は、これから給与を受け取るための口座を申請するための書類です。
会社から指定された金融機関の通帳がない場合は、新しく口座を開設する必要が出てくるかもしれません。
また、書類に添えて振込先の通帳の口座番号や支店名が記載されたページのコピーを求められる場合があります。
すぐに対応できるように、事前に準備していてもよいかもしれません。


◆会社によって提出が求められる書類

以下には提出を求められることが多いものを記載しています。

・身元保証書
・卒業証明書
・健康診断書
・給与振込先届書
・免許や資格の証明書

健康診断書が必要な場合は、できるだけ早く受診するよう心がけるのがベター。
病院によっては、健康診断を受けるのに事前予約がいる場合があります。結果書類が送られてくるまでに日数を要することも少なくありません。
健康診断を予約する際には、できるだけ早急に診断書を必要としている状況を伝えておくことをオススメします。

また、卒業証明書についても同様に、迅速に手配をする必要があるでしょう。
特に地方出身の方など、卒業校が遠方にある方は学校の事務局などに早めに連絡し送付可能日を把握しておくと安心です。

以上、入社時に必要とされる書類についてをご紹介しました。しかし、入社時における準備で気をつけたいのは書類ばかりではありません。
スーツやバックなど通勤時の身に着けるものにも気を配りたいですし、引き続き入職先の企業研究も必要です。
あれもこれも自分ひとりで考えるのが不安という方は、転職・就活のプロに相談してみてはいかがでしょうか。

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