退職手続きに必要な書類とは?用意する方法や提出のタイミングを解説

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この記事のまとめ

  • 退職手続きで必ず受け取るべき書類は「雇用保険被保険者証」と「源泉徴収票」
  • 退職手続き後に書類が届かないときは、まず前職の担当者に確認しよう
  • 退職後の公的手続きの種類によって用意するべき書類は異なる
  • 健康保険と年金の変更手続きは退職日の翌日から14日以内に行おう

退職手続きを始める前に、必要な書類を確認しておきたいという人は多いでしょう。退職するときは会社とやり取りするものだけでなく、転職や公的手続きのための書類も事前に準備しておく必要があります。このコラムでは、退職手続きや転職する際に用意するべき書類を紹介。退職手続き後に手元に届かないときの対応や書類を提出するタイミングなどについてもまとめました。退職手続きの準備をするための参考にしてみてください。

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退職手続きの際に会社から受け取る5つの書類

退職手続きの際には、以下の5つの書類を会社から受け取ります。

・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票
・年金手帳
・離職票
・厚生年金基金加入員証

上記の内、「雇用保険被保険者証」「源泉徴収票」は必ず受け取りましょう。「年金手帳」や「離職票」、「厚生年金基金加入員証」などの書類は、状況によって必要になる場合があります。受け取り忘れがないように、以下を読んで自分がそろえるべき書類を確認してみてください。

1.雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることを証明するための書類です。会社で保管していることが多いため、退職手続きの際に必ず受け取ってください。転職先でも雇用保険に加入する場合は、受け取った雇用保険被保険者証を新たに入社する会社に提出します。
雇用保険被保険者証が会社で保管されておらず、自分も持っていない場合は、再発行手続きが可能です。現住所がある地域を管轄するハローワークで再発行申請手続きを行いましょう。

2.源泉徴収票

源泉徴収票とは、1年間のうち会社から支払われた給与や賞与、納めた所得税の金額が記載されている書類のこと。転職先の会社での年末調整や、再就職しなかった際の確定申告などの手続きで必要になるため、必ず受け取っておきましょう。源泉徴収票は最後の給与が支給されてからでないと発行できないため、後日郵送されます。

3.年金手帳

年金手帳は公的年金の被保険者である旨を証明する書類で、20歳になると交付されます。記載されている基礎年金番号を使用することで年金の手続きができるため、転職する際にも必要です。自身で管理する方法のほかに会社が保管している場合もあるので、自分はどちらに当てはまるのかを退職日前に確認し、確実に手元に揃えておきましょう。

4.離職票

離職票は、退職したことを証明するための書類で、後日送付されます。離職票は失業保険の申請手続きをする際に提出するため、退職の時点で転職先が決まっている人は受け取る必要がありません。そのため、会社によっては希望者のみに配布する場合も。転職の予定がない人は、確実に受け取れるように前もって会社へ発行申請をしておきましょう。

5.厚生年金基金加入員証

厚生年金基金加入員証は、厚生年金基金の加入歴を証明するための書類です。会社が厚生年金基金に加入していれば、退職手続きの際に返却されます。該当者は将来受け取れる年金に基金からの支給額が上乗せされるため、厚生年金基金加入員証を受け取ったら大切に保管しておきましょう。

会社へ返却するものも確認しておこう

退職手続きでは、会社へ返却するものも確認しておく必要があります。例として挙げられるのは健康保険証や社員証、経費で購入した備品などです。業務で使用したデータや資料なども、返却したり削除したりして忘れずに整理しましょう。「退職手続きのチェックリスト!やるべきことを確認してミスを防ごう」では返すべきもののチェックリストを紹介しているので、紛失やデータ流用といったトラブルを避けるための参考にしてみてください。

退職手続き後に書類が届かないときはどうする?

退職手続き後に書類が届かないときは、まず前職の担当者に問い合わせてみましょう。書類の準備に時間がかかって発送が遅れていたり、担当者が手配するのを忘れていたりする可能性があります。
前述したように、退職日以降に受け取る場合が多い書類は「源泉徴収票」と「離職票」の2つ。源泉徴収票は、所得税法によって退職日から1ヶ月以内に離職者に交付する義務が定められています。前職の会社に発行を依頼しても1ヶ月以上手元に届かない場合は、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出しましょう。
また、離職票がないと失業保険の申請手続きができないため、2週間経っても届かない場合は早急に退職した会社に連絡してください。連絡後も書類が届かなければハローワークに相談しましょう。退職後に離職票が届かない場合の対応は「離職票の期限は?ハローワークへの提出はいつまで有効?発行の流れも知ろう」でも紹介しているので、ご一読ください。

退職後の転職手続きで必要になる書類

ここでは、退職後に転職する場合に必要な書類について解説します。転職手続きをスムーズに進めるための参考にしてみてください。

転職先に提出する書類

転職先に提出する書類として挙げられるのは以下の3点です。

・扶養控除等(異動)申告書
・健康保険被保険者(異動)届
・給与振込先届

ここでは、それぞれの書類の詳細を載せているので、チェックしておきましょう。

1.扶養控除等(異動)申告書

扶養控除等(異動)申告書は、給与に関する扶養控除や配偶者控除などを受けるための書類です。所得税を算出するための基準になるため、退職後の転職手続きの際に提出する必要があります。扶養家族がいない場合も、「いない」旨を記入して提出してください。
会社から指定されたフォーマットがある場合は、必要項目をすべて埋めて提出します。特に指定がない場合は、国税庁のホームページからのダウンロードも可能です。

2.健康保険被扶養者(異動)届

健康保険被扶養者(異動)届とは、被扶養者の追加や削除、結婚による氏名変更などの手続きを行うための書類を指します。退職後の転職際において、切り替わった健康保険で被扶養者の認定を受けるために必要な書類です。必要事項は、配布される書類、もしくは日本年金機構のホームページからダウンロードしたフォーマットに記入します。ただし、扶養家族がいない場合は提出する必要はありません。

3.給与振込先届

給与振込先届は、給料の支払い先となる口座を転職先に申告するための書類です。会社から渡された書類に記入・押印して提出してください。銀行を指定している企業もあるので、新しい会社に入社するごとに手続きが必要です。退職前に使っていた銀行が使えないと、急遽口座開設をしなければならない恐れもあるため、事前に確認しておきましょう。

企業によって求められる可能性がある書類

以下の3つは企業によって求められる可能性がある書類です。事前に把握しておけば、突然手続きが必要になっても慌てずに済むでしょう。

1.健康診断書

転職先の企業によっては、前職の退職から入社までに受けた健康診断の診断書の提出を求められることも。入社後に健康診断の機会が設けられている場合もあるので、自身の転職先の状況を確認しておきましょう。また、バスやタクシーの運転手のように人命を預かる仕事では、面接段階で診断書の提出が必要になることもあるため、転職先の指示に従って必要な書類を用意し、手続きを行ってください。

2.内定承諾書

内定承諾書は、応募者が内定を承諾し入社を誓約するための書類です。提出すると入社の意思が固まったものとみなされ、受け入れに向けた手続きが進められます。内定承諾書に法的な拘束力はないものの、提出後に辞退すると企業に多大な迷惑や損害を与えるため、慎重に考えたうえで返信しましょう。

3.退職証明書

退職証明書は退職の事実を証明するための書類で、勤めていた会社に依頼すれば発行してもらえます。応募書類に記載されている情報に間違いがないか調べたり、退職理由を書面で確認したりするために提出を求められるようです。退職証明書の発行期限は退職から2年間。依頼から発行までは2週間程度を要するので、必要になるか分からない場合でも申請しておくのが無難でしょう。

退職後の公的手続きのために用意するべき書類

退職後の公的手続きの種類によって、用意するべき書類は異なります。以下では「年金」「健康保険」「失業保険」の3つの公的手続きで必要な書類を紹介しているので、参考にしてみてください。

年金の種別を変更するための書類

会社を退職すると、年金種別を厚生年金から国民年金もしくは家族の被扶養者に変更する必要があります。それぞれの手続きのために用意するべき書類を確認しておきましょう。

国民年金の場合

国民年金に変更する場合に必要な書類は以下のとおりです。

・年金手帳
・退職証明書や健康保険喪失証明書など退職日が確認できるもの
・印鑑
・身分証明書
・委任状(代理人が手続きを行う場合)

上記の書類を用意したうえで、居住地の市区町村役場で手続きを行いましょう。

厚生年金の被扶養者になる場合

退職後、厚生年金に加入している家族の扶養に入るための手続きでは、以下の書類を用意します。

・国民年金第3号被保険者関係届
・源泉徴収票
・戸籍謄本や住民票の写しなど続柄が確認できる書類
・退職証明書または雇用保険被保険者離職票の写し
・傷病手当や失業手当の受給額が分かる通知書(受給対象の場合)

上記の書類を揃え、扶養者である家族の勤務先に提出しましょう。雇用保険の被扶養者になるためには年収制限の条件をクリアする必要があり、該当しない場合は国民年金への変更手続きを行います。

健康保険を切り替えるための書類

退職後の健康保険の切り替え手続きとしては、「国民健康保険に切り替える」「前職の健康保険を継続する」「家族の被扶養者になる」の3つの方法が挙げられます。

国民健康保険の場合

国民健康保険への切り替え手続きを行うために必要な書類は以下のとおりです。

・健康保険資格喪失証明や扶養認定資格喪失証明書など資格喪失日が分かる書類
・本人確認書類
・世帯主と加入者のマイナンバーが確認できる書類
・印鑑

住民票がある地域の市区町村役場に上記の書類を持参して手続きしましょう。

前職の健康保険を継続する場合

前職の健康保険に引き続き加入する「任意継続」の手続きで必要な書類は以下のとおりです。

・任意継続被保険者資格取得申出書
・退職証明書や雇用保険被保険者資格喪失届の写しなど退職日が分かる書類

任意継続の手続きができる条件は、「退職日の前日までに継続して2ヶ月以上の被保険者期間があること」。該当する人は、健康保険組合か居住地にある社会保険事務所で手続きを行いましょう。

健康保険の被扶養者になる場合

退職後に家族が加入している健康保険被扶養者になる場合は、以下の書類を用意します。

・健康保険被扶養者異動届
・源泉徴収票
・続柄が記載された世帯全員分の住民票
・退職証明書または離職票の写し
・傷病手当や失業手当の受給額が分かる通知書(受給対象の場合)

退職後すぐに上記の書類を扶養者の勤務先に提出しましょう。厚生年金の扶養にも加入する場合は、同時に提出すると手続きの手間が省けます。

手続きを忘れると医療費の負担額が増える場合も

健康保険の切り替え手続きを忘れると、医療費の負担額が増える可能性があります。加入していた健康保険は退職と同時に脱退するため、手続きをしないままだと医療費を全額自己負担しなければなりません。健康保険の切り替え手続きをしなかった場合のリスクや対処法は「退職後の手続きを忘れたらどうなる?失敗を回避するための方法を紹介」で解説しているので、参考にしてみてください。

失業保険を申請するための書類

退職後に失業保険の申請手続きを行う場合、まず居住地域を管轄しているハローワークで求職の申込みを行ったあと、以下の書類を提出しましょう。

・雇用保険被保険者離職票(ー1、2)
・個人番号が確認できる書類
・運転免許証やマイナンバーカードなど身元確認書類
・最近の写真2枚(正面上半身を写したもの、縦3.0cm×横2.4cm)
・印鑑
・本人名義の普通預金通帳またはキャッシュカード(一部の金融機関を除く)

失業保険の手続きに必要なのは以上の6点です。失業保険の受給条件や手続きの流れは「退職する際の手続きを解説!流れを把握してスムーズに進めよう」で解説しているので、ご一読ください。

退職後の手続きや書類提出のタイミングは?

退職後の手続きや書類提出は、期限が定められている場合があります。以下では失業保険と公的手続きを行うタイミングを解説しているので、スケジュールを立てるための参考にしてみてください。

失業保険の申請は退職直後がベスト

失業保険の申請は、退職直後に行いましょう。失業保険は、給付申請をしたからといってすぐに支給されるわけではないからです。自己都合退職の場合、手続き後7日間の待期期間や説明会への参加などを経て、実際に支給が始まるのは申請から約2ヶ月後。手続きが遅れると、受給の開始時期も先延ばしになってしまいます。退職後すぐに申請を行えるように、事前に必要な書類を確認しておきましょう。

健康保険と年金の手続きは退職後14日以内に行う

健康保険と年金の切り替え手続きは、退職の翌日から14日以内に行う必要があります。14日を過ぎると未納分をさかのぼって支払わなければならないため、期限内の手続きが効率的です。また、先述のとおり、退職後に健康保険に未加入だと医療費が全額自己負担となることも。14日以内に必要な書類をそろえ、住んでいる自治体の窓口で手続きを行いましょう。

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