もう悩まない!退職手続き完全ガイド

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【このページのまとめ】

  • ・退職までの流れは上司に相談して退職日を決める→退職願(退職届)を提出する→引き継ぎ/退職準備→退職

    ・退職したいと思ったら、まずは直属の上司に相談して退職日を決定する

    ・円満退社なら退職願、退職を受け入れてもらえないときなどは退職届を提出するのが一般的

    ・引き継ぎはスケジュールを作成し、マニュアルなどの目に見える形で残すやり方がおすすめ

    ・退職時には返却するものや受け取る書類が多いので、事前に確認しておくことが必要となる

退職したいと考えた時、「いつ」「どんな」手続きをすればいいのかわからない!と悩んでいませんか?

このコラムでは退職までにやることをチャート化し、それぞれの段階ごとのマナーや手続きをまとめました。転職手続きで悩んでいる方は必読です。

◆退職までの流れ

退職するまでの主な流れは、大まかにいうと以下の通りです。

上司に相談して退職日を決める 

↓ 

退職願(退職届)を提出する 

↓ 

引き継ぎ/退職準備 (並行して行うことがほとんど) 

↓ 

退職

このコラムでは、上記のチャートに沿って転職までに必要な手続きを解説します。

◆退職日を決める

<時期>

退職したい時期の1.5~3か月前

退職の意思が固まったら、まずは直属の上司に相談しましょう。 

いきなり退職願を提出するのではなく、「辞める」という意思を伝え、退職時期や引き継ぎの期間などを調整する必要があるためです。 

この際、引き止めに合うことも考えられるので、しっかり理由を考えておく必要があります。 

「相談する」という形ではありますが、「退職を考えている」のような言い方では愚痴や悩みのように受け取られてしまう場合が。「○か月以内に退職したい」「○月中旬頃に辞めたい」など、具体的で誤解を与えない表現を心がけましょう。 

◆退職願(退職届)を提出する

<時期> 

退職日の1~3か月前(引き継ぎ期間にもよります)

退職予定日が決まったら、退職願を提出します。

退職願とは、改めて退職の意思を会社に伝えるもの。口頭での意思表明ではトラブルが起こる可能性もあるので、必ず書面にして提出しましょう。
他にも「退職届」「辞表」というものがありますが、これらの違いについては後記します。

企業によってはフォーマットが用意されている場合もあるので事前に確認し、ない場合は自分で作成しましょう。

原本は会社へ渡し、コピーは個人で保管します。

渡し方は郵送ではなく手渡しがベター。デリケートな問題なので、事情を知らない人には気づかれないように渡しましょう。

事情があって郵送する場合は、退職願を入れた封筒と添え状を一回り大きい封筒に入れて送ります。

◇「退職願」「退職届」「辞表」それぞれの違い

退職願……「退職したい」という意思を伝える書類。「○月○日をもって退職致したくお願い申し上げます」と願い出る形で書く。あくまで「願」なので、提出後に撤回が可能。


退職届……
「退職する」という意思を伝える書類。「○月○日をもって退職致します」と言い切る形で書く。提出後は基本的に撤回は不可能。


辞表……
公務員や会社役員などが提出する。一般企業の社員は使わない。内容は退職願とほぼ同じで、辞任する意思を申し出るもの。


会社の規定や慣例などで異なる場合もありますが、一般的には上記のような違いがあります。自身の状況に合わせて適切なものを選びましょう。
円満に退職するには、退職願という形で伺いを立てるのが無難です。また、退職理由の部分はどの場合も「一身上の都合」とします。

◇作成時の注意点

パソコンでの作成が認められる場合もありますが、手書きが好まれる場合が多いようです。会社の用意するフォーマットにもよりますが、どちらの場合も内容は同じになります。 


<手書き>

用紙はB5かA5サイズの白地の便箋。罫線の有無は問いません。文章は縦書きが一般的です。 

正式な書類なので、黒色のボールペンか万年筆で筆記します。摩擦で消えるインクや鉛筆など、文字の書き換えができる筆記具使用は不可です。 


<パソコン>

B5かA4サイズの白い用紙に印刷。コピー用紙でも問題はありませんが、より丁寧な印象を与えるために上質紙を使っても良いでしょう。文章はフォーマットの指定がない場合、縦書きが一般的。黒インクで印刷します。 


<封筒>

作成した退職願は、白い無地の封筒に三つ折りにして入れましょう。茶封筒や、郵便番号などの絵図が入ったものはNGです。中の文字が透けないよう、二重構造になったものを選びます。 

退職届の用紙サイズに合わせ、A4の場合は「長形3号」、B5の場合は「長形4号」の封筒を選びましょう。 

◆引き継ぎ

<時期> 

退職日の1ヶ月前からが目安。

退職前に一番大切なのが引き継ぎ。迷惑をかけずに退社するためにも、後任者への引き継ぎは下記のポイントを守ってしっかり行いましょう。

◇引き継ぎのスケジュールを作成する

まずはスケジュールを作成します。自分の業務を洗い出し、引き継ぎに必要な時間を計算しましょう。一般的には退職の1ヶ月ほど前から引き継ぎを始めることが多いようですが、業務量や後任者のスキルなどを鑑み、スケジュールを調整しましょう。退職日よりも数日前に終わるスケジュールにしておくことで、不測の事態が起きた場合にもリカバリーが可能です。

◇自分の業務の領域を明確にし、漏れなく後任者に伝える

おおまかな業務内容だけではなく、取引先の担当者やその連絡先、これまでのトラブルの履歴など業務に必要な情報はすべて後任者に伝えるようにしましょう。明文化されていないルールなどもきちんと引き継いでおけば、後任者がのちに困ることも少なくなります。

◇資料やマニュアルといった形で残す

退職直前や退職後に「引き継ぎができていない!」と言われるトラブルを防ぐためにも、マニュアル化するなど、形として引き継ぎ内容を残しておくようにしましょう。一見してわかりやすくまとめておくことが大切です。
口頭だけでの引き継ぎでは後任者にも不安が残りますが、形として残すことであとから確認することもできます。
後任者が途中で変更するなどの場合にも対応できるので、できるだけわかりやすいものを用意しておきましょう。

◆退職準備

<時期> 

離職前に確認。返却や書類の申請は退職日までに済ませる。

退職時には会社に返却するもの、申請して受け取るものなどが多くあります。やりとりが退職後まで長引いてしまうケースもあるので、事前に準備しておきましょう。転職先が決まっている場合、必要書類などを早めに確認しておくことが必要です。

<会社に返却するもの>

□ 健康保険証

退職後は使用できなくなるため、速やかに返却する。

□ 支給された身分証明書・社員証

名札やロッカーのカギなど、漏れがないよう確認して返却する。

□ 名刺

自分のものだけではなく、取引先と交換したものなども返却の対象となる場合が。確認して返却する。

□ 定期券

通勤用の定期券を現物支給されていた場合は返却。交通費のみ支給で私物を使っていた場合は不要。

□ 制服・備品類

制服はクリーニングして返却するのが一般的。文具などの細かい備品も忘れず返却する。

□ 資料などの作成物

自分で作成したものであっても、業務内での作成物はすべて返却。また、配布されたマニュアル類も返却対象となる場合があるので、確認する。

会社に支給されたものは基本的に返却の対象となります。名札やカギ類、細かい備品などは忘れがちですが、漏れなくチェックして退職前後のトラブルを回避しましょう。

<会社から受け取るもの>

□ 離職票

ハローワークでの失業給付金の手続きに使用する書類。転職先が決定している場合は不要。

□ 雇用保険被保険者証

雇用保険の受給手続きに必要。転職先の会社に提出する。

□ 源泉徴収票

年末調整に必要。転職先の会社に提出する。退職日までに発行することができないため、退職後送付してもらうのが一般的。

□ 年金手帳

会社によっては預けていない場合も。自宅に保管していない場合は確認する。

□ 厚生年金基金加入員証

加入していた場合は受け取る。転職先が同じ基金に加入している場合は提出、していない場合は個人で保管する。

□ 退職証明書・在職期間証明書

必要な場合のみ請求する。雇用期間や勤務形態などが書かれているのが一般的。再就職した会社に提出を求められた場合などに使用することがある。

失業保険の手続きや転職後の手続きに必要になる書類はしっかり受け取っておきましょう。

退職時に受け取れるものと、退職後に郵送されるものなど渡されるタイミングはそれぞれ違うので、必要な書類がいつ頃手元に届くのかも予め確認しておくことが必要です。

◆退職後はどうする?

転職先が決まっている場合は、転職先の会社の指示に従って手続きを完了させましょう。 

決まっていない場合は、市区町村の役所で「国民健康保険」「国民年金保険」の手続きを、ハローワークで失業保険の受給手続きをそれぞれ行う必要があります。
 

◇国民健康保険の手続方法

離職後は、「国民健康保険への加入」「健康保険を任意継続する」「家族の健康保険の扶養に入る」のいずれかを選択し、手続きをする必要があります。

(1) 国民健康保険へ加入する場合

お住いの市区町村の役場の保険担当窓口で手続きを行います。

手続きの期限は、退職日の翌日から14日以内です。

(2) 健康保険を任意継続する場合

手続きは郵送で完結するので、必要書類を揃えて協会けんぽに提出しましょう。

任意継続の場合は手続きの期限は絶対厳守で、退職日から20日を過ぎたら手続きができなくなってしまいます。

(3) 家族の健康保険の扶養に入る場合

扶養に入る家族が勤める会社で手続きを行います。手続きはできるだけ早く行いましょう。

◇国民年金保険の手続方法

離職後は年金の切り替えが必要です。

基本的には国民年金への切り替えになり、国民健康保険と同じく退職日から14日以内に市町村役場の担当窓口で手続きを行います。

支払いが難しい場合は、納付猶予制度や免除制度を活用しましょう。

配偶者が第2号被保険者である場合、扶養に入るという選択肢もあります。

◇失業保険(雇用保険)の手続方法

失業保険の給付は自動的には行われません。自分でハローワークまで受給手続きに行きましょう。

失業保険を受給するために必要な雇用保険の加入年数は、自己都合で退職した一般受給資格者の場合は過去2年間に12か月以上、特定理由離職者・特定受給資格者の場合は6か月以上です。

ハローワークに登録し求職申込み後、7日間の待期期間(自己都合で退職した場合はプラス3か月の給付制限)を経て、受給説明会に参加します。

その後、失業認定日に失業状態であること、求職活動を行っていることを報告し、認定後に銀行に手当が振り込まれます。



以上が、退職にともなう大まかな流れです。 

限られた時間にこれらの流れをこなさなければならないため、忙しくなるのが退職前の実情。転職活動を平行して行う場合、更にハードになります。 

そんなときに利用を検討して頂きたいのが、転職エージェントの活用。ややこしい退職手続きのアドバイスや、転職活動のスケジュール管理、非公開求人のご紹介など忙しい在職中の転職活動を徹底的にサポートします。 

若年層の正社員転職・就職に特化した転職エージェントである「ハタラクティブ」では、利用者の方ひとりひとりに丁寧に寄り添ったカウンセリングを行い、利用者の方にとってより良い就職先が見つかるようお手伝いしています。 

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