退職手続きのチェックリスト!やるべきことを確認してミスを防ごう

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この記事のまとめ

  • 退職日までの手続きはチェックリストで事前に確認しておこう
  • 退職手続きのチェックリストを確認すれば、書類の受け取り忘れが回避できる
  • 退職手続きに不安があるなら、チェックリストだけでなく転職エージェントも利用しよう

退職に関する手続きを確実に終わらせるために、チェックリストを見ながら確認をしたいと考える人は多いでしょう。退職日までの手続きや受け取るべき書類など、確認するべき項目は多くあります。このコラムでは、退職日までに行うべき手続きや、会社に返却したり受け取ったりするもののチェックリストを紹介。退職後の公的手続きも、チェックリストとしてまとめました。手続き忘れを防ぐための参考にしてみてください。

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退職日までに行うべき手続きのチェックリスト

ここでは、退職日までに行うべき手続きを、以下のチェックリストに沿って紹介します。

・1~3ヶ月前:退職したい旨を伝える
・1~2ヶ月前:上司に相談して退職日を決める
・1ヶ月前~:後任者への引き継ぎを行う
・2週間前~:取引先へ退職の挨拶を始める

退職日までのスケジュールと照らし合わせて、忘れている手続きがないかを確認してみてください。

1~3ヶ月前:退職したい旨を伝える

退職日の1~3ヶ月前までに、直属の上司に退職したい旨を伝えましょう。手続きをスムーズに進めるためにも、いきなり退職願を提出するのではなく、まずは直属の上司の了承を得ておく必要があります。
上司に引き止められる可能性もあるので、明確な理由を考えておきましょう。また、伝え方を工夫することも大切です。「退職を考えている」のような言い方では、愚痴や悩み相談のように受け取られてしまう可能性があります。「○○を理由に、△△ヶ月以内に退職したい」というように、具体的で誤解を与えない表現を心掛けましょう。

1~2ヶ月前:上司に相談して退職日を決める

退職に関して上司の了承が得られたら、相談のうえ退職日を決めます。退職日を決定する際は、自身の希望を押し通すことなく、会社側の都合や必要な手続きに配慮することが大切です。業務を後任者へ引き継ぐために必要な期間や残っている有給休暇の日数などを考慮し、退職日を決定しましょう。

1ヶ月前~:後任者への引き継ぎを行う

退職日が決まったら、1ヶ月前から後任者への引き継ぎを開始します。周囲に迷惑を掛けずに退職するためにも、以下のポイントを意識して手続きを進めましょう。

引き継ぎの計画を立てる

まずは退職日までの引き継ぎの計画を立てます。自分が担当していた業務を洗い出し、引き継ぎに必要な時間を計算しましょう。業務量や後任者のスキルに鑑みて臨機応変に計画を調整することが大切です。退職日の数日前には引き継ぎが完了するよう、余裕をもった計画を立てておくことで、途中で手続きが滞った場合にもリカバリーできます。

資料やマニュアルを作成して残す

退職日までの引き継ぎの手続きでは、資料やマニュアルなど、目に見える形で内容を残しておくことも大切です。口頭だけで確実に引き継ぎを完了させることは難しく、後任者にも不安が残ります。後任者が途中で交替する場合にも対応できるよう、できるだけ分かりやすい資料やマニュアルを用意しましょう。

2週間前~:取引先へ退職の挨拶を始める

退職日の2週間前からは、社内での手続きだけでなく取引先への挨拶も開始します。すでに後任者が決まっている場合は、同行を依頼すると良いでしょう。次の担当者を直接紹介することで取引先に安心感を与えられ、後任者も仕事をスムーズに進められるはずです。ただし、挨拶まわりの際に退職理由を聞かれても具体的に答えることは避け、「一身上の都合」のような簡潔な伝え方を心掛けましょう。

退職日までに行うべき手続きの流れは「退職する際の手続きを解説!流れを把握してスムーズに進めよう」でも解説しているので、ご一読ください。

不備のない退職届を作成するためのチェックリスト

ここでは、退職届を作成する際に気をつけるべきことを、チェックリストとしてまとめました。項目は以下の3つです。

・退職願との違いを理解する
・会社指定の方法で作成する
・封筒は白色で無地の物を選ぶ

退職願との違いや作成方法、使用する封筒の種類などを事前に確認し、手続きに不備がないように備えましょう。

1.退職願との違いを理解する

退職願は、会社に対して「退職したい」と願い出るための書類です。状況によっては却下される可能性があり、提出後の撤回もできます。
一方で、退職届は退職日が確定したあと、自身の意思を会社に通告するための書類です。「○月○日をもって退職いたします」と言い切る形で書きます。退職日の1ヶ月前には提出しなければなりませんが、提出後は基本的に撤回できません。退職届を提出したあと、本格的な退職手続きを開始します。

2.会社指定の方法で作成する

退職届は、会社指定の方法で作成しましょう。指定がない場合は、自分でフォーマットを用意して手続きを進める必要があります。以下で手書きとパソコンの2通りの作成方法を紹介しているので、参考にしてみてください。

手書きの場合

退職届を手書きする場合、B5かA4サイズの白地の便箋を用意しましょう。罫線の有無は問われません。黒色のボールペンか万年筆を使用し、縦書きで記入します。摩擦で消えるインクや鉛筆など、文字の書き換えができる筆記用具は使わないようにしましょう。

パソコンの場合

パソコンで退職届を作成する場合、B5かA4サイズの白い紙に黒インクで印刷します。コピー用紙でも問題はありませんが、より丁寧な印象を与えるために上質紙を使っても良いでしょう。会社からフォーマットの指定がない場合、文章は縦書きにするのが一般的です。

3.封筒は白色で無地の物を選ぶ

封筒は、退職届の用紙サイズがA4の場合は「長形3号」、B5の場合は「長形4号」の白い無地のものを選びます。茶封筒や、郵便番号などの図柄が入ったものは使用不可です。二重構造になった封筒を選ぶと、中の文字が透けるのを防げるでしょう。退職届の作成方法は「退職届の書き方は?手書きで書くべき?封筒の表記や横書きの場合も解説」でも解説しているので、不備なく手続きを進めるための参考にしてみてください。

退職手続きの際に会社へ返却するもののチェックリスト

退職手続きの際に会社へ返却するもののチェックリストは以下のとおりです。

・健康保険被保険者証
・社員証や社章
・名刺
・払い戻し可能な通勤定期券
・業務で使用していたデータ

それぞれの詳細は以下で解説します。

1.健康保険被保険者証

会社を通じて加入していた健康保険は退職と同時に脱退することになります。健康保険被保険者証は使用できなくなるので、退職手続きの際、速やかに返却しましょう。退職後、すぐに転職する人は新しい健康保険被保険者証を発行してもらえます。転職まで間が空く人は、種別の切り替えが必要です。

2.社員証や社章

社員証や社章など身分を証明するものも、退職手続きの際に必ず返却しましょう。退職した社員が社員証を持ったままだと、セキュリティ面での深刻な問題に発展する恐れがあるからです。取引先の入館証などが手元にある場合も、忘れずに返却する必要があります。

3.名刺

自身の名刺だけでなく、取引先の名刺も返却対象です。前職で得た取引先の情報を利用して、転職先で営業活動を行うことを防ぐ目的があります。円満に退職するためにも、得た情報はすべて退職手続きの際に手放しましょう。

4.払い戻し可能な通勤定期券

通勤用の定期券を現物支給されていた場合は退職する際に返却が必要です。ただし、有効期限まで残り1ヶ月を切っており、払い戻しが不可能な場合は返却しなくて良いことも。事前に手続き方法を確認しておきましょう。

5.業務で使用していたデータ

業務で使用していたデータは、種類によって手続き方法が異なります。業務で社内システムのパスワードを使用していた場合は、必ず後任者へ引き継いでおきましょう。また、会社から支給されていたUSBメモリは、社外へ持ち出さないように退職日までに確実に返却します。個人の判断でデータを削除すると、業務の遂行や引き継ぎが困難になってしまう恐れがあるため、事前に確認したうえで手続きを進めましょう。

退職手続きで会社から受け取るもののチェックリスト

退職手続きでは、会社から受け取るものも複数あります。チェックリストで確認しておきましょう。

退職日までに受け取れるもの

退職日までに受け取れるものは、「退職証明書」「年金手帳」「雇用保険被保険者証」の3つです。

退職証明書

退職証明書とは、「退職した事実」を証明するための書類のこと。退職者から申請があった場合に会社から発行されます。転職手続きの際に必要な場合や、離職票が届くまでの代わりとして使用したい場合は、退職日までに発行申請をしておきましょう。

年金手帳

年金手帳を会社に預けている場合も、退職日までに必ず受け取る必要があります。年金手帳は、転職する際や年金種別の切り替え手続きを行う際に必要です。もし手元にも会社にもない場合は、近くの年金事務所で再発行申請を行いましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、従業員が雇用保険に加入した際にハローワークから事業主へ発行される証明書です。発行後、従業員本人に配布する企業もありますが、会社で保管している場合は退職日までに受け取っておきましょう。転職先に入社する際、雇用保険再加入の手続きを行うために必要です。

退職後に送付されるもの

「離職票」や「源泉徴収票」は、退職日以降に送付されます。到着にかかる日数を考慮したうえで、手続きのスケジュールを立てておくと良いでしょう。

離職票

退職後、離職票が会社から届くまでには10日前後かかるようです。もし退職から2週間経っても届かない場合は、担当者に確認しましょう。ハローワークに連絡して発行を促してもらうことも可能です。離職票はハローワークで失業保険の申請手続きをする際に必要な書類なので、転職の予定がない人やブランクができる人は確実に受け取りましょう。

源泉徴収票

源泉徴収票は、退職日から1ヶ月以内に発行されます。源泉徴収票は、退職年の1月1日から退職月までの給与額と、所得税の支払額が明記された書類。転職先での年末調整や、同年内に再就職しない場合の確定申告などの手続きで使用します。

退職手続きの際に会社とやり取りする書類は「退職手続きに必要な書類とは?用意する方法や提出のタイミングを解説」でも紹介しているので、ご一読ください。

退職後の公的手続きチェックリスト

ここでは、退職後に転職の予定がない人が行うべき公的手続きのチェックリストを紹介します。チェックリストに沿って、退職後の手続きも確実に進めましょう。

1.健康保険に関する手続き

退職したら、健康保険に関する手続きを必ず行います。手続きの種類は以下の3つです。

・国民健康保険に加入する
・退職前の健康保険を任意継続する
・家族の健康保険の扶養に入る

国民健康保険は退職日の翌日から14日、任意継続は20日以内と手続き期限が決まっています。手続きをしないままだと、病院を利用した際に医療費を全額自己負担しなければならない可能性があるため、退職したらすぐに行動を起こしましょう。

2.年金の切り替え手続き

退職後、転職しない場合は以下の2通りの方法から年金の切り替え先を選びます。

・国民年金へ切り替える
・家族の厚生年金の扶養に入る

国民年金の手続き期限は、国民健康保険と同様に退職日の翌日から14日以内です。年金の支払いが困難な場合は、猶予制度や免除制度の利用を検討してみましょう。

3.失業保険の申請手続き

失業保険の申請手続きは、ハローワークで行いましょう。受給資格は、ハローワークで求職申し込みを行い、7日間の待期期間を経て受給説明会に参加したあとに決定します。自己都合で退職した場合は、さらに2ヶ月間の給付制限があるので注意が必要です。

退職後の公的手続きの進め方は、「退職後の手続きを忘れたらどうなる?失敗を回避するための方法を紹介」で詳しく紹介しているので、ご一読ください。

転職エージェントへの相談も検討してみよう

退職手続きを確実に終わらせるためには、チェックリストを使った確認だけでなく転職エージェントへの相談も検討してみましょう。転職エージェントは、民間企業が運営する就活支援サービス。求人の紹介をはじめ、複雑な退職手続きに関するアドバイスや転職活動のスケジュール管理などのサポートを受けられます。

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