退職の時に、会社からもらう書類と返却するもの

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【このページのまとめ】

  • ・退職はおよそ2ヶ月前に直属の上司に申し出る
    ・退職日が決まったら退職願を提出し、引き継ぎ業務を行おう
    ・退職日までに身分証や定期券、備品などを返却する
    ・会社からは離職票や源泉徴収票、年金手帳などを受け取ろう
    ・退職後は健康保険や年金、住民税の手続きを忘れずに

これから退職・転職を考えている方に向けて、退職当日までの流れと必要な手続きについてまとめました。
退職時に会社に返却すべきもの、会社から受け取るべきもの、退職後にどんな公的手続きが必要か、きちんと把握できていますか?

◆退職までの流れを知ろう

法律的には退職の意思表示は2週間前までにすれば良いことになっていますが、どうしてもという場合を除いて、1~2ヶ月前には申し出をしましょう。
会社は退職者を補う人員を確保しなければならないため、あまり直前に申し出ると現場が混乱して円満退職が難しくなる可能性があります。
詳しいタイミングは会社ごとの就業規則に記載があるので、退職を考えている方はまずはご確認ください。

退職を決めたら、直属の上司に話をするようにしてください。上司をとばしてさらに上の役職の人に話をすると、上司との信頼関係が壊れかねません。
メールなどで事前にアポをとり、できれば業務外の時間に人のいない会議室などで話を切り出します。退職が承諾されたら上司と相談して退職日を決め、会社のルールに従って退職願を作成・提出しましょう。退職願は退職を切り出す時に出すのではなく、退職日が決定してから改めて提出するのが一般的です。

退職日までには、業務の引継ぎや取引先への挨拶を済ませます。自分の担当業務について誰が見ても理解できるマニュアルをつくり、できれば後任者と一緒に確認していきましょう。
取引先への挨拶のタイミングは上司と相談した上で決定し、場合によっては後任者を連れて相手先を訪問します。
退職日は社内への挨拶のほかに、会社から借りていたものを返却し、必要なものを受け取るのを忘れずに。
どんなものを返却・受け取りすれば良いのかは、次項以降でご説明していきます。


◆退職時に会社に返却するもの

基本的に会社から支給されたものは全て返却するようにします。

【身分証明書(社員証、社章、名刺など)】

社員であることを証明するものは全て返却しましょう。会社によっては取引先の名刺も返却が求められます。

【通勤定期】

会社に通勤するためのものなので、現物を支給されていた場合、退職日までに返却しましょう。会社によっては自分で払い戻しを行うこともあります。

【健康保険証】

健康保険には会社を通して加入しているので、退職すれば保険証は無効になります。

【支給された備品(文具、書籍など)】

文具や書籍、携帯、パソコンなど、会社から支給されたものは全て返却します。制服はクリーニングもしくは洗濯してから返却しましょう。

【書類やデータ】

仕事で使った書類やデータは、自分で作った資料であっても返却しなければなりません。
私用のパソコンにデータが入っている場合、USBに移して返却するか、削除するなどの処置をとりましょう。


◆退職時に会社から受けとる書類

次は、会社から受け取る書類を確認していきます。

【離職票】

離職票は失業保険の受給手続きに必要な書類なので、すでに転職先が決まっている場合は必要ありません。
退職後に自宅に郵送されることが多いですが、あらかじめ「離職票が欲しい」と伝えておくと会社が忘れずに手続きしてくれるでしょう。

【源泉徴収票】

所得税の年末調整に使う書類で、転職先に提出を求められます。また、年内に再就職先が決まらなかった時は、税務署での確定申告にも使用するものです。
こちらも離職票と同じく退職後に郵送されることが多くなります。

【年金手帳】

会社で保管する場合と自分で保管する場合がありますが、会社が預かっている時は忘れず受け取るようにしてください。
年金手帳は転職先の企業に提出しますが、転職先が決まっていない場合は国民年金の種別変更手続きに必要になります。

【雇用保険被保険者証】

年金手帳と同じく会社が保管している場合は返却してもらいましょう。


◆退職後に必要な手続きって?

退職後すぐに転職先で働き始める場合、必要書類を提出すれば会社側が年金や健康保険などの手続きをすべて行ってくれます。
再就職までしばらく間があく時は、自身で以下の手続きを行わなくてはなりません。

【健康保険の変更】

退職後は以下のいずれかの手続きをとることになります。

・国民健康保険への加入
・家族の扶養に入る
・任意継続を利用する

国民健康保険に加入するのであれば、退職の翌日から14日以内に自宅のある市町村で手続きを済ませましょう。家族の扶養に入る場合は扶養の条件を満たしているか確認した上で、家族の会社を通して保険者に届出を行います。
任意継続は退職した会社で加入していた健康保険に引き続き加入し続けられる制度で、利用する場合は退職の翌日から20日以内の手続きが必要です。任意継続を利用できる期間は最長2年で、転職先が決まった時点でその会社の健康保険に加入します。

【国民年金の種別変更】

国民年金には「第1号被保険者」「第2号被保険者」「第3号被保険者」の3種類の種別があり、第2号被保険者である会社員は毎月の給与から年金保険料が天引きされるようになっています。
退職後は会社を通して支払いができないため、第1号または第3号被保険者に種別変更し、自分で保険料を納めるか、配偶者が加入する年金制度に保険料を負担してもらうことになります。
第1号被保険者に切り替える場合は退職の翌日から14日以内に市町村役場で手続きを行い、第3号被保険者に切り替える場合は配偶者の勤務先に申し出ましょう。

【住民税の支払い】

会社時代は「特別徴収」として給与から住民税が天引きされていましたが、退職後は「普通徴収」として自分で納入する必要があります。住民税は退職時期によって手続きが異なるのでご注意ください。

・1月~5月に退職した場合
1~5月に退職した場合、5月までの住民税は退職時の給与から一括で天引きされ、6月に新たな納付書が届きます。6月以降に転職先が決まっていなければ、納付書を使って普通徴収で支払いましょう。6月までに転職先が決まった場合は、会社に頼んで特別徴収に切り替えればOKです。

・6月~12月に退職した場合
この時期に退職すると退職月分の住民税のみが天引きされるので、退職日の翌月以降は自宅に郵送される納付書を使って自分で納税を行います。
普通徴収の納付方法は一括か分割かのどちからかですが、納める額に違いはないのでその時の経済状況に合わせて選ぶと良いでしょう。

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