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正社員は退職に時間がかかる?必要な手続きや準備を解説!

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最終更新日:

【このページのまとめ】

  • ・正社員が退職するには1~3ヶ月前に申し出る必要がある
  • ・正社員が退職するときは就業規則に従う
  • ・退職交渉はスケジュールを立てやすい閑散期に行うとスムーズ
  • ・正社員が退職した後の手続きは、転職先が決まっているかによって異なる

監修者:多田健二

キャリアコンサルタント

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仕事を退職したいと思っても、何から始めればいいの分からない…という正社員も多いのではないでしょうか。このコラムでは、正社員が退職するまでのスケジュールや必要な手続きをご紹介。「退職届」と「退職願」の違いや、意思表示するタイミングについても解説します。退職や転職を考えている正社員の方は、これからの参考にしてみてください。

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正社員はすぐに退職できる?

正社員が会社を辞めるなら、最低1ヶ月は見積もったほうが良いでしょう。
労働基準法では、労働者が意思表示すれば2週間で退職できると定められています。つまり、正社員も最短で退職の2週間前に申し出れば退職できることになりますが、ここで気をつけたいのが就業規則です。就業規則は労働者が働くうえで守らなくてはいけないルールであり、会社によって内容は異なります。多くの企業は「退職は◯ヶ月前までに申し出なければならない」と就業規則で決めているため、守らなかった場合トラブルに発展する可能性も。
引き止めに合わないように円満退職するには、以下のポイントを押さえて申し出を行いましょう。

1~3カ月前には意思表示をしよう

正社員を辞めることを決めたら、就業規則に則って退職の1~3カ月前に直属の上司に相談しましょう。
意思表示をする際に大切なのは、退職の意思を固めておくこと。退職する原因が直属の上司だと話しにくいかもしれませんが、ほかの人に伝えてしまうとトラブルになって円満退職が難しくなることもあります。退職理由を伝えるときは正社員としてマナーを守りつつ、謙虚な姿勢で申し出ると円満退職しやすくなるでしょう。
また、本当の理由だとしても会社や人間関係に対する不平不満をいうのは良くありません。場合によっては「改善するから残ってほしい」など引き止めにあったり、相手の気分を悪くしてしまったりする可能性があります。一方的な言い方は避けつつ「今後はこういった仕事がしたいので、◯月までに退職を考えています」といった、落ち着いた表現を心掛けてください。

退職交渉は「閑散期」に行うとスムーズ

正社員が退職しやすいのは、会社の区切り目で引継ぎをスムーズに行いやすい12月と3月。それに合わせて会社が閑散期のうちに退職交渉をしておきましょう。
反対に退職交渉を避けた方が良い時期には、繁忙期やプロジェクトの途中、人事異動の後が挙げられます。上司の都合がつきにくく引き継ぎも難しいため、閑散期に退職を切り出すのがおすすめです。
退職交渉を終えると気を抜いてしまいがちですが、早くから辞めることを伝えてしまうと気まずくなったり、良くない噂が立ったりする可能性があるので注意しましょう。

退職後まで考えてスケジュールを組む

退職するときは会社に迷惑をかけないように、辞めた後のことも考えてスケジュール調整を行いましょう。
転職活動や有給消化を行う場合は、引き継ぎとの兼ね合いを考えて余裕をもってスケジュールを組むことで、イレギュラーが発生しても対応できます。
担当業務のマニュアルを用意しておくとスムーズに引き継ぎが進められるうえ、退職後も後任者が滞りなく働けるでしょう。また、退職日が正式に決まったら、後任者の紹介を兼ねて取引先に挨拶しておくのもおすすめです。
退職間際にトラブルになってしまわないように、最後まで正社員として責任ある行動を心掛けましょう。

正社員の退職方法

前述したように、正社員が退職を申し出る相手は直属の上司が一般的です。先に同僚や先輩、後輩に話してしまうと思わぬところから話が広がり、気まずい思いをしてしまうことも。取引先や職場の人に話すのは、上司との交渉が終わって正式に退職日が決まってからにしましょう。
また、退職時には「退職願」を出す必要があります。同じような意味を持つ「退職届」は、一方的に退職を伝えるような印象を与えてしまうので、退職願を提出するのが望ましいです。

退職願の書き方

退職願の書き方が就業規則で決まっている場合は様式に従って書きます。
指定がない場合は、B5かA4の白い便箋に黒い油性のボールペンか万年筆で記入しましょう。
退職願は縦書きで作成するのが一般的ですが、横書きでも問題ありません。どちらの形式で作成する場合も、まず中央に「退職願」と記入。
縦書きの場合は退職願と書いた次の行の一番下に「私事」か「私議」と記入して、次の行から本文を始めます。
自己都合退職なら「一身上の都合により、◯年◯月◯日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」と記入しましょう。続けて次の行に提出日を書いたら、改行して下部に所属と氏名を書いて、印鑑を押印します。最後に会社名と代表者名を記入したら完成です。
横書きの場合も記載内容は変わりません。退職願と書いた後に右寄せで日付を記入し、次の段に左寄せで会社名と代表者名を書きます。その下の段に右寄せで自分の名前と印鑑を押印したら、一行開けて「私議」か「私事」と記入しましょう。改行したら縦書きの場合と同じように、退職したい旨の本文を書きます。横書きの場合は、本文のあとに右寄せで「以上」と記入したら完成です。
横書きも縦書きも、会社名は正式名称で記入し、代表者の敬称に「様」か「殿」をつけるのを忘れずに。
正社員として、ビジネスマナーをしっかり押さえた退職願を作成しましょう。

会社都合・契約満了時は提出しない

正社員が退職するのは会社都合の場合もありますが、その際は退職願や退職届は提出する必要はありません。
会社都合や契約満了で退職するときに退職願などを出してしまうと、自己都合都合扱いで失業保険を受けるときに不利益を被ることも。
会社都合で退職するときに退職届や退職願を求められた場合は、必ず「契約満了のため」や「退職勧奨を受けたため」など退職理由を記入してください。契約更新を望んでいたのに退職になった場合と、予定通り満了になったのとでは失業保険の条件が異なるので、後から確認できるように明記しましょう。

正社員が退職前に確認しておくこと

正社員が退職を決めたら、会社から受け取るものと自分が返すものを確認しておく必要があります。
辞めてから不備が見つかると手間がかかるうえ、退職後の手続きで困ってしまうことも。トラブルにならないように余裕をもって確認しましょう。

会社に返すもの

正社員が退職するときに会社に返すものは、健康保険被保険者証と名刺、制服や備品など貸与されていたものです。
健康保険被保険者証は自分の分はもちろん、扶養家族の分も一緒に返却します。有給消化などを理由に退職日に出勤できない場合は、郵送で返却できることもあるので会社に確認してみましょう。
名刺は自分のものに加えて、仕事で得た取引先の名刺も原則返却します。
制服やロッカーの鍵、仕事の書類もすべて返却するので紛失に注意しましょう。

会社から受け取るもの

退職時に会社から受け取るものは、源泉徴収票と離職票、退職証明書です。
会社に預けていた場合は、雇用保険被保険者証と年金手帳も受け取ります。
転職先が決まっていれば離職票や退職証明書は必要ないと思うかもしれませんが、失業保険を受けることになった場合や次の職場で提出を求められることも。いざというときに困らないように、必ず請求しましょう。
正社員は退職時に返すものも受け取るものも多いですが、その後の手続きを円滑に進めるためにもしかっりと確認しておくことをおすすめします。

正社員を途中で辞めても退職金は出る?

退職金がどれくらい支払われるかは、会社の方針や勤続年数によって異なります。
退職金の支給方法は、大きく分けて退職一時金制度と企業年金制度の2つです。一般的にイメージされるような、退職後にまとめて支給されるのが退職一時金で、多くの企業に導入されています。
一方で、企業年金制度は国民年金のように将来分割して支給される制度で、企業規模によって導入率はまちまちです。
退職金は自己都合退職か会社都合退職かで相場が異なり、勤続年数が3年未満だと支給されないこともあります。退職金が出る条件や支給額の算出方式は会社によって異なるので、就業規則を確認したり総務に聞くのが確実です。
また、退職金制度はすべての会社にあるわけではありません。この制度は法律で義務づけられていないため、退職金がなくても違法ではないといえます。
退職金は生活を支える大切な収入源、正社員は退職するときに退職金が出るのかどうか、万が一を考えて事前に確認しておきましょう。

正社員が退職後に必要な手続き

正社員が会社を退職したら、さまざまな手続きを行う必要があります。
転職先が決まっているかによって、それぞれどのような手続きを行うのか異なるため、具体的に内容を確認してみましょう。

転職先が決まっている場合

転職先が決まっていて退職後すぐ入社する場合、役所への手続きは会社が行ってくれるので、自分でやることはありません。
転職先で求められる書類は前の会社からもらうものなので、必ず請求するようにしてください。
一般的に提出を求められるのはマイナンバーと源泉徴収票、雇用保険被保険者証です。扶養家族を健康保険の被扶養者にいれたい場合は、健康保険被扶養者異動届も忘れずに出しましょう。

転職先が未定の場合

入社までに期間が空くか転職先が決まっていない場合は、自分で役所に行って手続きをしなければいけません。
転職先が決まっていても未定でも、健康保険と国民年金加入の手続きが必要です。転職先が決まっていないときは、離職票を持参してハローワークで失業保険の手続きも行います。就職するまでの間は失業保険を給付できますが、自分で申告する必要があるので忘れずに手続きしましょう。
国民年金は、原則自動的に切り替え手続きが行われますが、国民年金保険料の免除申請を行うなら役所や年金事務所での手続きが必要です。
国民健康保険の加入手続きは、2週間以内に役所で行いましょう。配偶者の被扶養配偶者になる場合は、相手の勤務先に手続きをお願いする必要があります。

転職活動はエージェントを活用しよう

勤続年数が短いと退職金がほとんど出ないため、収入や生活を考慮して正社員として働きながら、転職活動を行っている方も多いでしょう。
仕事と転職活動を並行して進めていると、求人の閲覧や面接対策に時間を割くのが難しいといえます。
一人での転職活動が難しいと感じたときは、転職エージェントの利用を視野に入れても良いでしょう。あなたの転職活動を徹底的にサポートしてくれるうえ、無料で利用できることが多いです。

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