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退職時に必要な書類・手続きまとめ

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【このページのまとめ】

  • ・退職前にするのは「上司への相談」→「退職願(退職届)の提出」→「引き継ぎ」→「あいさつ」
  • ・会社から受け取るのは雇用保険や健康保険などの書類のほか、退職証明書、年金手帳、離職票など
  • ・退職後に必要な手続きは転職先が決まっているかどうかや、再就職の時期によって異なる
     【すぐに再就職する場合】…転職先の企業が手続きをしてくれる
     【再就職まで期間が開く場合】…保険・年金・税金の手続きを行う
     【失業給付を受ける場合】…保険・年金・税金の手続きに加え、失業給付(雇用保険)の手続きを行う

退職時には提出するものや受け取るものなど、様々な書類を処理する必要があり複雑だと思っていませんか?
このコラムでは、退職前から退職後まで、そのタイミングごとに必要な書類や手続きなどを解説しています。

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退職前にやることって?

退職したいと思ったら、まずは必要な手続きや行うべきことを確認しておきましょう。
業界や企業ごとの慣習によって多少異なる部分もありますが、下記のようなステップで進めるのが一般的です。

上司に退職したいと相談する

 時期の目安:退職の1ヶ月前~2ヶ月前
いきなり退職願や退職届を提出した場合、スムーズに受け入れてもらえないことも。
まずは上司に退職したいという旨を相談し、繁忙期や業務の進捗具合なども考慮して退職日を決定しましょう。
もしも何度相談しても取り合ってもらえなかった場合などは、次のステップに進みます。

退職願を提出する

 時期の目安:退職の1ヶ月前
退職日が決定した場合は、退職願を提出することになります。会社にテンプレートがある場合はそれに従い、ない場合は自作します。手書きかパソコンかは指定がない場合はどちらでも問題ありませんが、より丁寧な印象を与えるには手書きが無難なようです。
前ステップで退職の交渉がうまく行かなかった場合、退職を願い出る「退職願」ではなく、はっきりと辞意を表明する「退職届」を提出しましょう。労働基準法では、退職届を提出すれば会社の合意がなくとも2週間で退職することができます。ただしその場合は円満退職にするのが難しくなるため、できれば上司へ相談する時点で余裕を持った退職日にしましょう。

業務の引き継ぎ

 時期の目安:退職日の3日前あたりに終わらせる
退職することが決まったら、次は引き継ぎのスケジュールを立てます。退職前は仕事や用事が立て込む可能性があるので、余裕を持って離職日の3日前には終わるようなスケジュールにしましょう。
引き継ぎは口頭の指示だけではなく、メモやデータなど後から見返すことができる形で行うのがポイント。そうすることで、後任者にどこまで伝えたのかを明確にすることができ、引き継ぎのトラブルを防止することができます。

取引先などへのあいさつ

 時期の目安:退職するまで
営業職など社外の人にお世話になっていた場合は、その方々にもあいさつをしておきましょう。
実際に足を運んで顔を合わせるのが一番ですが、スケジュールが合わない場合や時間が足りない場合はメールや手紙などであいさつをすることもあるようです。

会社内でのあいさつ

 時期の目安:会社の慣例にもよるが、概ね退職日
社内でのあいさつは会社ごとにタイミングややり方が異なりますが、部内など複数人の前であいさつする場合と、直接お世話になった人のところへお礼を言いに行く場合があります。もちろん、どちらも行ってるという会社もあるようです。
特にお世話になった人にはプチギフトを贈る、お菓子などを置いていく…など、会社ごとの慣習がある場合はそれに従うようにしましょう。

退職手続きに必要な書類をリストアップする

 時期の目安:退職するまで
上記のチャートと並行して、退職手続きの準備もしておきましょう。
退職手続きに必要な書類は、次の項目で紹介します。                 

退職時に会社からもらうもの、返却するもの

退職時には、会社から受け取るものと会社へ返却するものがあります。
転職するときや失業保険の給付を受けるときに必要なものもあるので、しっかり理解しておきましょう。

会社からもらうもの

・雇用保険被保険者証
・健康保険被保険者資格喪失証明書
・退職証明書
・年金手帳
・厚生年金基金加入員証
・離職票※
・源泉徴収票※
…など
※離職日当日にはもらえず、郵送されるのが一般的です

会社へ返却するもの

・健康保険証
・会社の備品(会社で使用していた名札や制服、名刺など)
・社員証
・通勤定期券
…など

その他にも指定されたものがあった場合や、会社の経費で購入したものなどは確認して返却するようにしましょう。
自分が使用していたロッカーやデスクの掃除も退職までに行っておくのがマナーです。        

退職後の手続きと必要な書類

退職後の手続きは、転職先が決まっているかどうかや再就職の時期によって異なるもの。
状況別の手続きと必要なものをまとめました。

離職時に転職先が決まっており、すぐに再就職する場合

・必要な書類や持ち物…雇用保険被保険者証、年金手帳、源泉徴収票など

自分で手続きをする必要はありません。転職先の企業が行ってくれるので、求められた書類を提出しましょう。
年度をまたいで転職する場合は年末調整が必要となるので、その際には源泉徴収票を提出します。

再就職まで時間がある場合・失業給付を受けない場合

再就職まで時間がある場合、健康保険・年金・税金の手続きが必要となります。
再就職後は【離職時に転職先が決まっており、すぐに再就職する場合】と同じ手続きを行います。

健康保険

《任意継続の場合》
・必要な書類や持ち物…健康保険任意継続被保険者資格取得申出書、住民票、保険料、印鑑など

《国民健康保険に加入する場合》
・必要な書類や持ち物…健康保険被保険者資格喪失証明書・退職証明書など健康保険の資格取得がわかる証明書、各市町村が定める届出書、印鑑など

離職して会社で加入していた健康保険から外れる場合、「任意継続」「健康保険への切り替え」「家族の扶養に入る」のいずれかを選択する必要があります。
任意継続の場合は退職日から20日以内、市区町村の健康保険に加入する場合は14日以内に手続きをしなくてはいけません。
それぞれ加入条件や手続きする場所が異なっているので、自分に合ったものを選択し、手続きを行うようにしましょう。

年金

・必要な書類や持ち物…年金手帳、離職票、退職証明書など退職日を確認できる書類

離職後は会社で加入していた厚生年金から外れることになるので、国民年金に切り替えましょう。
年金の手続きはお住いの市町村役場の年金担当窓口で行います。手続きの期限は退職後14日以内です。
失業後に年金を支払うのが難しい場合、免除や納付猶予制度を利用できることも。支払えないかもと思ったときには未納にせず、窓口で相談してみましょう。

税金

在職中は給与からの天引きが行われているため意識していない方も多いですが、離職後には住民税と所得税の支払いを自分でする必要があります。
住民税は納税通知書が送られてくるので、書面に従って手続きを行いましょう。
所得税は年内に再就職をしなかった場合確定申告が必要になります。年内に再就職が決まった場合は、就職先の会社が手続きを行うので、控除証明書と源泉徴収票を提出しましょう。

再就職先が決まっておらず失業給付を受ける場合

就職先が決まっておらず、失業給付を受けながら就職活動を行う人は【再就職まで時間がある場合・失業給付を受けない場合】と同じ手続きに加え、雇用保険の手続きを行う必要があります。

失業給付(雇用保険)の手続方法

・必要な書類や持ち物…雇用保険被保険者離職票、雇用保険被保険者証、印鑑、証明写真、普通預金通帳、マイナンバー確認証明書、本人確認証明書

一般的に失業給付と呼ばれているのは雇用保険の基本手当のこと。離職後、ハローワークで手続きを行います。
以下の条件を満たしていれば受給することができます。

(1)雇用保険の加入期間が退職日から遡って通算12ヶ月以上あること(※例外あり)
(2)退職後の段階で働く能力があること
(3)求職活動を行っていること

※「特定受給資格者」「特定理由離職者」の場合は6ヶ月

失業給付は、手続き→受給説明会に参加→求職活動→失業認定という過程を経て、ハローワークに認められた場合受給することができます。手続きの詳細はハローワークの担当窓口にご確認ください。

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