「履歴書を印刷するとき写真もコピーして良い？」とお悩みの方もいることでしょう。本コラムでは、手書き・PC作成それぞれの履歴書の特徴を解説。特に、履歴書をPC作成する際のポイントについて詳しくまとめました。また、履歴書を印刷する際の注意点や顔写真の対応方法、データで送る場合のコツも紹介しています。履歴書をPCで作成する際の参考にしてください。

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履歴書はPCで印刷したものを使っても良い？

これまで履歴書の作成は手書きが一般的でしたが、現在はPCで作成し印刷したものを提出しても問題ないといえます。ただし、企業側から作成方法が指定されている場合はそれに従いましょう。迷う場合は、以下に手書き・PC作成の履歴書の特徴をまとめたので、参考にしてください。

手書き

• ・老舗企業や伝統を重んじるタイプの企業では「履歴書は手書き」という印象が根強い
  ・やり直しが聞かず、文字のきれいさに印象が左右されることも
  ・手間は掛かるものの、文字から人柄や丁寧さが伝わりやすい

手書きの履歴書には、上記のような特徴や効果があります。

PC作成

一方で、PCで作成した履歴書の特徴や効果には以下のようなものがあります。

• ・IT系の企業やベンチャー企業では見やすさや効率の良さを評価されることもある
  ・何度でもやり直しできるので、下書きや清書の手間がない
  ・仕上がりがきれいだが、画一的な印象になる可能性もある
  ・複数の企業に応募する際、基本情報の作成時間が短縮できる

これらの基準を参考にしても判断に迷う場合は、手書きを選ぶのが無難です。PCでの作成も一般的になってきたとはいえ、手書き文化の根強さがあるのが実情。「同じ内容であれば手書きのほうを評価する」という採用担当者も少なくないようです。人柄や意欲を手書きの文字から見ているという企業もあるので、手書きの場合はできるだけ丁寧に書くようにしましょう。手書きの履歴書が評価される点については「履歴書は手書きが良いとされる理由とは？評価されやすいポイントをご紹介」のコラムでも紹介しているので、併せてご覧ください。

履歴書をPC作成する際のポイント

履歴書をPCで作成する場合、手書きのときとは違ったポイントがありますので、作成前にチェックしておきましょう。

• ・フォーマットを利用するのが一般的
  ・フォント、文字サイズは統一する
  ・箇条書き、改行、行間など、見やすさに配慮する
  ・企業別にファイル保存をしておく

一から履歴書を作成する場合、サイズ指定や罫線の設定などに注意を払う必要がありますが、専用のフォーマットを利用すれば、効率的に作成ができるだけでなく仕上がりもきれいになります。インターネット上に用途別のものがあるので、自分の経歴やスキルをアピールしやすい形式のものを探してダウンロードしましょう。

また、手書きと比べて見やすさに配慮できるのがPC作成のメリットです。その良さを最大限に活かすためにも、文字サイズやフォントは統一し、改行や箇条書きを使用して伝わりやすくなるような工夫をしましょう。

最後に注意したいのがファイルの管理。複数の企業に応募することがほとんどですから「間違って上書きしてしまった」ということのないようにきちんと管理しましょう。企業ごとにフォルダを分け、履歴書のファイル名は企業名・応募日などに設定して分かりやすくしておくと、あとで見返したときに役立ちます。

履歴書の印刷時の注意点！写真もコピーして良い？

履歴書をPCで作成し、印刷する場合には、さまざまな注意点があります。この項で確認しておきましょう。

文字のかすれに注意

文字のかすれがひどいときや色が薄くなってしまっている場合、印象が良くありません。そのまま提出してしまうと、確認をしない大雑把な人だと思われてしまう可能性があります。手間がかかったとしても、かすれや不備を見つけた場合は新しく印刷をやり直しましょう。自分が納得できないものを提出してしまうと、のちのち不安を抱くことになりかねません。就職・転職活動では、一つひとつの段階で自分のできる精一杯の努力を心掛けましょう。

印刷用紙は市販の履歴書を参考に

市販されている履歴書は、どれも適度に厚みがあり、しっかりした用紙を使用しています。印刷する際は、市販の履歴書を参考にすると良いでしょう。市販の履歴書と比べても見劣りしない、適度な厚さの上質紙がおすすめです。印刷用紙にも気を遣うことで、きちんとした印象を与えることができるでしょう。
履歴書は、あなたという人間を応募企業に初めて知ってもらうツール。できるだけ、好感度を上げる工夫をするのがコツです。また、職務経歴書の提出を求められた場合も同じ用紙で印刷し、統一感を出すと良いでしょう。

プリンターを持っていない場合

家にプリンターがない場合、コンビニでプリントすることも可能です。その際、気をつけたいのが印刷する用紙。そのままだと一般的なコピー用紙に履歴書を印刷してしまうことになります。店舗に確認し、持参した用紙でも対応してもらえるか確認してから行きましょう。

顔写真のコピーはNG

写真を貼ったまま、履歴書をコピーするのはNGです。また、PC上で履歴書に写真データを貼り付けし、印刷することもやめましょう。写真データはきちんと写真専用紙に印刷し、一枚ずつ丁寧に履歴書に貼り付けてください。
顔写真は、あなたの印象を左右する大切なもの。手書きの場合と同様に、コストや手間を惜しまずきちんと写真を貼付し提出しましょう。「履歴書の写真のサイズは？アプリで撮影できる？好印象を与える服装や髪型」のコラムでは、履歴書写真のルールや撮影する際の注意点について詳しく解説しています。ぜひ、こちらも履歴書を作成する際の参考にしてください。

履歴書をデータで送る場合

企業の中には、PCで作成した履歴書をデータとして提出するよう指定しているところもあります。このような企業の場合は、印刷せずメールで送ることになりますが、そのときの注意点を押さえておきましょう。

ファイル名は分かりやすいものにする

ファイル名が「履歴書」だけだと、誰のものなのか、いつのものなのかが開かないと分からない状態になってしまいます。そのため「履歴書（名前）20XX0123」のような、履歴書であることと名前と日付が分かる名称にしておきましょう。

ファイルの形式に注意

ファイルの形式は、作成したソフトによっても異なるので注意が必要です。基本的にはPDF形式に変換して送信するのが基本ですが、PDF形式は重くなりやすいという面も。気になる方は、Wordファイルの場合「.doc」、Excelファイルの場合は「.xls」を使用しましょう。WordやExcelの新しいソフトを使用している場合「.docx」「.xlsx」といった形式でも保存できますが、これらのファイルはバージョンによっては開けないこともあるので注意が必要です。

高画質の写真を添付する

データで送信する場合、履歴書に写真のファイルを添付します。その際には、できるだけ高画質の写真データを使用するのがポイント。写真をスキャンしたものより、写真館で撮影してもらい、データとして受け取ったものを使用すると良いでしょう。また、撮影に自信がある方はスマホで自撮りをするのも一つの手。詳細は「Web履歴書の写真はスマホで良い？自撮りはNG？貼り付け方も解説」のコラムで解説しているので、チェックしてみてください。

以上が、履歴書をPCで作成する場合の注意点です。しかし、「履歴書をどのように書いていいのか分からない」「PC作成か手書きで悩む…」とお困りの方もいることでしょう。そんなときは、転職エージェントに相談してみませんか？ハタラクティブは、フリーター・既卒・第二新卒の方を中心とした若年層に特化した就職・転職支援エージェントです。専任のキャリアアドバイザーが履歴書や職務経歴書など、就活や転職で必要な書類作成をサポート。採用担当者に伝わる書類の書き方やコツもアドバイスしています。また、面接対策や日程調整など、就活に関する幅広いサービスを提供。ご利用はすべて無料ですので、ぜひお気軽にご相談ください。