履歴書を印刷する時に気をつけたいこと

最近では履歴書を手書ではなく、パソコンで作成する人も増えてきました。 

当コラムでは、履歴書をパソコンで作成し、印刷する時の注意点を説明しています。履歴書のパソコン作成を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

◆履歴書は手書き？PC作成？

これまで履歴書の作成は手書きが一般的でしたが、現在ではパソコンで作成して印刷したものを提出することも増えています。
企業側としてはどちらでもOKというところがほとんどですが、作成方法が指定されている場合はそれに従いましょう。
迷う場合は、あくまで一例ですが以下のような基準も参考にしてみてはいかがでしょうか。

〈手書き〉

・老舗企業や伝統を重んじるタイプの企業では「履歴書は手書き」という印象が根強い
・やり直しが聞かず、文字のキレイさに印象が左右されることも
・手間は掛かるものの、文字から人柄や丁寧さが伝わりやすい

〈PC作成〉

・IT企業や新しい企業では見やすさや効率の良さを評価されることもある
・何度でもやり直しできるので、下書きや清書の手間がない
・仕上がりが綺麗だが、画一的な印象になる可能性もある
・複数の企業に応募する際、基本情報の作成時間が短縮できる

上記の基準を参考にしても判断に迷う場合は、手書きを選ぶのが無難です。

パソコンでの作成も一般的になってきたとはいえ、手書き文化の根強さはあり、同じ内容であれば手書きのほうを評価する…という採用担当者も少なくないようです。
人柄や意欲を手書きの文字から見ているという企業もありますから、手書きの場合はできるだけ丁寧に書くようにしましょう。
パソコンで作成する場合には、次の項目以降の内容を参考にしてください。

◆PCで履歴書を作成する際のポイント

履歴書をPCで作成する場合、手書きの時とは違ったポイントがありますので、作成前にチェックしておきましょう。

・フォーマットを利用するのが一般的
・フォント、文字サイズは統一する
・箇条書き、改行、行間など、見やすさに配慮する
・企業別にファイル保存をしておく

一から作成する場合、サイズ指定や罫線の設定などに注意を払う必要がありますが、履歴書フォーマットを利用すれば、効率的に作成ができるだけでなく仕上がりもきれいに。インターネット上に用途別のものがあるので、自分の経歴やスキルをアピールしやすい形式のものを探してダウンロードしましょう。

また、手書きと比べて見やすさに配慮できるのがパソコン作成のメリットです。
その良さを最大限に活かすためにも、文字サイズやフォントは統一し、改行や箇条書きを使用して伝わりやすくなるような工夫をしましょう。
最後に注意したいのがファイルの管理。複数の企業に応募することがほとんどですから、間違って上書きしてしまった、ということのないようにきちんと管理しましょう。
企業ごとにフォルダを分け、履歴書のファイル名は企業名・応募日などに設定して分かりやすくしておくと、後で見返した時に役立ちます。

◆印刷時の注意

履歴書ができたら次は印刷。

印刷する際にも様々な注意点がありますので確認しておきましょう。

・文字のかすれに注意

文字のかすれや色の濃さは問題ありませんか？ 
かすれがひどい場合や色が薄くなってしまっていると印象がよくありません。そのまま提出してしまうと、確認をしない大雑把な人だと思われてしまう可能性があります。 
手間がかかったとしても、かすれや不備を見つけた場合は新しく刷り直しましょう。 自分が納得できないものを提出してしまうと、しなくてよい不安を抱くことになります。
就職や転職活動では、一つひとつの段階で自分のできる精一杯の努力を心掛けましょう。

・印刷する紙はどんなものがいい？

市販されている履歴書は、どれも適度に厚みがありしっかりした用紙を使用しています。印刷する際は、市販の履歴書を参考にするとよいでしょう。 
市販の履歴書と比べても見劣りしない、適度な厚さの上質紙がおすすめです。
良いものを使っている人は、きちんとした印象を与えるもの。用紙に気を遣うことでその効果を期待できます。
履歴書は、あなたという人間を応募企業に初めて知ってもらうツールです。
できるだけ、好感度を上げる工夫をしましょう。職務経歴書も同じ用紙で印刷し、統一感を出すと良いでしょう。

・プリンターを持っていない場合

自宅にプリンターがない場合、コンビニでプリントすることも可能です。その際、気をつけたいのが印刷する用紙。 
普通に印刷してしまうと一般的なコピー用紙になってしまうので、店舗に確認し、持参した用紙でも対応してもらえるか確認してから行きましょう。 

・顔写真は印刷NG

履歴書の写真も印刷で良いと思っていませんか？きれいに印刷できたとしても、やはり写真に比べると差がついてしまいます。
顔写真は、あなたの印象を左右する大切なもの。手書きの場合と同様に、コストや手間を惜しまずきちんと写真を貼付し提出しましょう。

◆履歴書をデータで送る場合

企業の中には、パソコンで作成した履歴書をデータとして提出するよう指定しているところもあります。

そういった企業では印刷せずメール等で送ることになりますが、その時の注意点を押さえておきましょう。

 

・ファイル名はわかりやすいものにする

ファイル名が「履歴書」だけだと、誰のものなのか、いつのものなのかが開かないとわからない状態になってしまいます。

そのため「履歴書（名前）20XX0123」のような、履歴書であることと名前と日付がわかる名称にしておきましょう。

 

・ファイルの形式に注意

ファイルの形式は、作成したソフトによっても異なるので注意が必要です。
基本的にはPDF形式に変換して送信するのが基本ですが、PDF形式は重くなりやすいという面も。

気になる方は、ワードファイルの場合「.doc」、エクセルファイルの場合は「.xls」を使用しましょう。

ワードやエクセルの新しいソフトを使用している場合「.docx」「.xlsx」といった形式でも保存できますが、これらのファイルはバージョンによっては開けないこともあるので注意が必要です。

 

・高画質の写真を添付する

データで送信する場合、履歴書に写真のファイルを添付します。
その際には、できるだけ高画質の写真データを使用するようにしましょう。

写真をスキャンしたものより、写真館などで撮影してもらい、データとして受け取ったものを使用するとよいでしょう。

 

以上が、履歴書をパソコンで作成する場合の注意点です。
履歴書をPC作成しようと考えている方にとっては、参考になったのではないでしょうか。

 

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