内定のお礼状は出すべき？本文・封筒の書き方やマナーをご紹介

「内定のお礼状にはどんなことを書いたら良い？」「そもそも出すべき？」「封筒の書き方が分からない…」などと悩む人は多いのではないでしょうか。内定のお礼状は必須ではないものの、出すと好印象を与えられる可能性があります。このコラムでは、内定のお礼状の書き方を例文付きで分かりやすく解説。また、内定のお礼状を出すタイミングや便箋の選び方など、マナーについて細やかに紹介します。

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内定に対するお礼状は出すべき？

内定をもらったら、お礼状をすぐに出すと良いでしょう。返事をすることは「内定通知書が無事に届いたこと」を知らせる役割も果たします。後述しますが、内定のお礼状は、なるべく早く出したほうが好ましいため、迅速に対応しましょう。

出せばポジティブな印象を与えられる

お礼状は必須ではありません。しかし、お礼状で感謝や心意気を伝えれば、今後一緒に働くことになる上司や先輩にポジティブな印象を与えられる可能性があります。また、文書を適切に作成できることは、ビジネスマナーを身に付けているというアピールにもなるでしょう。

内定のお礼状が好印象につながるポイントは？

お礼状を出すなら、好印象につながるポイントを把握しておきましょう。せっかくお礼状を出しても、マナーや基本が守れていなければ逆効果になる可能性があります。

手書きが基本

手書きのお礼状は、メールの文面よりもあたたかみや人柄が伝わりやすいといわれています。手紙を好む会社や担当者もいるため、悩んだらこれまでの選考で感じた印象を参考に、手書きとメールを使い分けましょう。なお、手書きの場合、ハガキで送るのはマナー違反です。宛先以外の人の目に触れないよう、封書で送りましょう。

内定連絡から1週間以内に出す

手紙のお礼状は、遅くとも内定通知を受け取ってから1週間以内に出します。通知から日が空いてしまうと「本命ではない」「形式的な挨拶」などとマイナスイメージを与えてしまう可能性も。投函から到着までの日数を考えて、できるだけ受け取った当日に送ります。
メールでお礼状を送る場合は、24時間以内に返信しましょう。企業にメールを送る際は早朝や深夜を避け、営業時間内に送るのがマナーです。企業にメールを送る際のマナーについては、「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」のコラムもあわせてチェックしてみてください。

誤字脱字に注意

内定のお礼状に限らず、特に企業に宛てた書類では誤字脱字に注意しましょう。重要な書類に誤字脱字があると、「仕事でもミスをするのでは」「最終確認が甘い」などネガティブな印象を与えかねません。社会人としてミスのない文書を作成するのは、最低限守るべきマナーといえるでしょう。

内定のお礼状に使用する便箋と封筒

内定のお礼状を手紙で送るなら、使用する便箋や封筒にも気を配る必要があります。お礼状はビジネス文書なので、白無地で罫線があるシンプルな便箋が好ましいです。キャラクターやイラストが描かれているものや、カラフルなものは避けましょう。便箋と同じく、封筒も白無地のタイプを選びます。茶封筒は事務的なやりとりで使われることが多く、ほかの郵便物に紛れてしまう可能性もあるので避けたほうが無難です。なお、封筒は、便箋が縦書きなら縦型の和封筒、横書きなら横型の洋封筒を用意します。筆記具は、履歴書などを作成するのと同様に黒のボールペンか万年筆がおすすめ。鉛筆や消せるボールペン、色付きインクはマナー違反とされています。筆記具を選ぶ際は、「履歴書を書くときはどんなボールペンを使ったら良い？選ぶポイントや注意点」のコラムも参考にしてください。

内定のお礼状には何を書く？

お礼状には、「内定に対する感謝」「今後の抱負」を書きましょう。ただし、そのほかにも時候の挨拶などビジネス文書のマナーを守る必要があります。以下に、内定のお礼状の記載項目についてまとめました。

頭語と時候の挨拶

お礼状の書き始めは、頭語の「拝啓」を使います。「拝啓」とは、「へりくだって申し上げます」という意味。敬語の一種であり、謙譲語に分類され、記載することで相手への敬意を示します。「前略」は、親しい相手に使用する頭語なので、ビジネスシーンでの使用は避けましょう。

なお、時候の挨拶は、手紙を送る時期によって文言が異なります。以下は時候の挨拶の一例です。内定のお礼状を書く時期に合わせて、適切な時候の挨拶を選ぶための参考にしてください。

時節の挨拶は、紹介したもの以外にも多く存在しており、状況によって使い分けることができます。社会人としての知識として、この機会に身につけておきましょう。

内定に対するお礼

本文で最初に書くのは、内定をいただいたことへのお礼です。ビジネスシーンにおいて手紙を書くとき、何かお礼をするべきことがあれば、必ず感謝の気持ちから書きましょう。

入社や仕事に対する抱負と決意

お礼と感謝を書いたら、続いて入社に対しての抱負と決意を伝えましょう。入社や仕事への抱負と決意を書くことで、内定承諾の意思表示に加えてモチベーションを高く持っていることがアピールできます。抱負と決意を書いたら、「まだまだ至らない点もあるかと存じますが、今後共ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」と締めましょう。

結語と署名

「敬具」は、前述した「拝啓」とセットで使う結語です。「謹んで申し上げます」という意味があり、手紙の末尾に記載して相手への敬意を表します。日付は、お礼状を作成した日を記載しましょう。署名はフルネームで、連絡先も合わせて記載すると丁寧です。学生の場合は所属校や学部も書きましょう。

宛先

最後に、宛先を記載します。宛名は採用担当者で、個人なら「人事部　◯◯様」、複数なら「人事部御中」としましょう。「様」と「御中」の使い分けについては「「御中」の意味とは？読み方やビジネスでの使い方を確認しよう」のコラムでご確認ください。

内定のお礼状の例文

内定のお礼状は、マナーを守った文章を心がけることが大切です。以下で、手書きとメールそれぞれで作成した場合の例文を紹介します。作成する際の参考にしてください。

手書きの例文

拝啓
　初夏の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

　この度は内定の通知を頂きまして、誠にありがとうございます。
　貴社の発展に貢献できますよう、一社員として一生懸命精進いたしますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
　まずは書中をもちまして、内定の御礼を申し上げます。

敬具

令和○年○月○日
○○大学○○学部○年　氏名　

○○株式会社
人事部　採用課　御中

メールの例文

件名：採用内定の御礼
本文：
株式会社○○
○○部　○○○○　様

時下、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。
貴社から内定通知をいただきました○○大学の○○○○と申します。

先日はお忙しい中、お時間をいただきまして誠にありがとうございました。また、ご採用のお知らせを受け取り、私自身はもちろん、家族も大変喜んでおります。
本当にありがとうございます。

1日でも早く貴社の戦力になれるよう、精一杯努力する所存です。まだまだ至らない点があるかと存じますが、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

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氏名
○○大学○○学部○年　
電話番号
メールアドレス
-----------------------------------------------

内定のお礼状を出す封筒の書き方

内定のお礼状を手紙で出す場合は、封筒の書き方にも注意が必要です。前述したように、使用する便箋によって封筒も変わります。横書きと縦書きで少しルールが異なるので、しっかりチェックしましょう。

横書きの場合

横書きの封筒では、切手は右上に貼ります。宛先は普通の郵便と変わらず「住所」「会社名」「部署名」「役職名」「相手の名前」の順に書きましょう。なお。「相手の名前」は少し大きめの文字で、中央に書くと目立ちます。宛先などに使用する数字は算用数字を使用してください。自分の「住所」「大学名」「学部・学科・学年」「名前」は、裏の下中央部または右下部に、「封かん日」は左上部に書きましょう。

縦書きの場合

縦書きの封筒では、切手は左上に貼るのがマナーです。「住所」「会社名」「部署名」「役職名」「相手の名前」の書き方は横書き封筒と変わりません。数字は漢数字を使用し、自分の「住所」「大学名」「学部・学科・学年」「名前」は、裏の下中央部または左下部に書きましょう。また、「封かん日」も左上部に書いてください。

就職・転職活動ではメールや手紙、履歴書など、文書を作成する機会が多くあります。しかし、どんな文章やマナーがふさわしいか分からず不安になることもあるでしょう。そういったとき頼りになるのが、就職・転職エージェントのハタラクティブです。ハタラクティブは、20代のフリーターや第二新卒、高卒などの若年層に特化したエージェント。履歴書の添削や面接対策だけでなく、適性や希望に沿った求人紹介も行います。専任アドバイザーがマンツーマンで、内定までのサポートや入社後のフォローを実施。すべてのサービスは無料で利用可能なため、まずはお気軽にご相談ください。