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不採用通知に返信すべき？メールを返す際のポイントを例文付きでご紹介
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この記事のまとめ
- 不採用通知への返信は、基本的には必要ない
- 面接の時間を割いてもらったことへの感謝や個人的にお礼を伝えたい場合は返信しよう
- 不採用の理由が気になる場合、問い合わせることは可能だが返事は来ないこともある
- 恨みつらみを書いたり、必要以上の長文になったりするのはNG
不採用の通知メールが届いた際、返信した方が良いのか悩む人もいるでしょう。こちらのコラムでは、返信の必要性について考察。返信する場合の例文をご紹介していきます。また、相手に不快感を与えないメールのマナーについても言及しているので、「返信メールを送りたいけれど、書き方がわからない」という人は、参考にしてみてください。
不採用の通知に返信は必要？
「〇〇様のより一層のご活躍をお祈り申し上げます」といった文言で締めくくられる不採用の連絡。就活生の間では、「お祈りメール」とも呼ばれています。選考結果の連絡手段は企業によって異なりますが、不採用の場合はメールで通知されるケースが多いです。テンプレートを使って多くの就活生に送られる文章ですが、不採用の通知メールに返信は必要でしょうか？
結論からいうと、基本的には不採用通知に返信は必要ありません。ただ、返信するのがNGというわけでないので、選考のために時間を割いてくれた企業にお礼を言いたいという人は返信しても問題はありません。「電車遅延で会場に遅れたが、時間をずらして面接してもらえた」といったように、面接当日にトラブルがあって担当者に手間をかけた場合や、「OBを紹介してもらった」など個人的にお世話になった場合は、返信メールで感謝を伝えると良いかもしれません。また、志望度が高い企業から不採用通知がきたとき、気持ちに区切りをつけるために返信メールを送るという人もいるようです。不採用通知についてさらに知りたいという人は、「お祈りメールって何？来ないこともある？返信が必要な場合や対処法を解説」にも目を通してみてください。
不採用通知に対する返信メールのマナー
返信するメールの件名は、届いたメールのタイトルをそのまま使うのがわかりやすくて良いでしょう。本文に書く基本的な内容は、面接の時間を割いてもらったことへのお礼。不採用になった理由が気になる人は、今後の参考のために「不採用の理由」を尋ねても構いません。ただし、企業の方針や採用担当者の判断によっては、必ずしも返信がくるとは限りません。採用担当者は多忙なので、あまり期待しすぎず「ひょっとしたら教えてもらえるかもしれない」という気持ちで尋ねてみると良いでしょう。場合によっては、丁寧な返事がもらえることもあるようです。不採用の原因を分析して次の選考につなげたいという人は、「不採用の理由は企業に聞いてもOK！選考で落ちやすい原因と対策」を一読することをおすすめします。やってはいけないのは、不採用という結果に対する恨みつらみを書くこと。「不採用通知に納得いかない」「諦められない」という気持ちはわかりますが、返信メールはあくまで企業への感謝を伝えるものと覚えておきましょう。
不採用通知に対する返信メールの例文
必要以上に長い文章やムダな文章も、相手の時間を奪うことになりかねないので避けたいものです。以下に例文を挙げているので、参考にしてみてください。
お世話になっております、〇〇大学の〇〇です。
この度はお忙しい中、面接の機会を設けていただきありがとうございました。また、選考結果のご連絡をいただきありがとうございます。
不採用の結果については残念に思っておりますが、選考を通して〇〇業界や〇〇の職種についてのお話が聞けたことは自分にとって貴重な勉強になりました。
今後も気を引き締めて就職活動を頑張っていこうと考えています。そこで大変恐縮なお願いなのですが、今後の参考のためにも今回不採用となった理由を教えていただくことはできないでしょうか。
お忙しいこととは思いますが、ご返信をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
なお、メールを送信する際は宛先の社名は略さず、メール本文の最後には忘れずに署名を入れるようにしましょう。返信の書き方に迷う人は上記の例を参考に、ご自身の状況に合わせて文章を変えて本文を作成してください。ちなみに、採用・不採用にかかわらず、結果をメールではなく電話で伝えてくる企業もあります。突然の電話に慌てないために、こちらの「採用結果は電話で連絡？受け答えや問い合わせのマナーもあわせて解説」も併せてチェックしておくと良いでしょう。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
