仕事がわからない!相談の仕方と「何がわからないか」の対処法

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【このページのまとめ】

  • ・仕事の「わからない」を放置するのは、自分にも周囲にもよくないこと
    ・わからない状態を打破するには、なにがわらないのか原因を探る
    ・わからないことが不明確の場合は、仕事に対するモヤモヤや違和感を考えよう
    ・メモや確認作業、事前準備を習慣化してミスを防ぐことも大切

仕事がわからない!相談の仕方と「何がわからないか」の対処法の画像

仕事の進め方や問題の解決方法がわからないなら、先輩や上司に質問しましょう。不明確なまま仕事を進めれば、大きな問題に発展しかねません。
そもそも「仕事の何がわからないのか」がわからない場合は、まずは順序立てて物事を考えることが大切。原因を突き止めれば解決策も見えてきます。いずれにせよ、「仕事がわからない」状態はストレスも大きくネガティブになりがち。コラムの内容を参考にして、問題解決を目指しましょう。

仕事が「わからない」状態は自分も相手も辛い

仕事が「わからない」こともあるでしょう。しかし、わからない状態をそのままにするのは、自分はもちろん、仕事相手や周囲にとっても良くありません。

自分を責めてしまい、内向的になってしまう

仕事がわからない原因は自分にあると考えていませんか。自分の能力が劣っている、理解が足りないなど、自分を責めてしまうと、実行力に欠けた内向的な思考になってしまいます。

周囲の態度が気になって質問しづらい

「仕事がわからない原因は自分」と決めつけてしまうと、周囲の態度や反応が気になって質問や相談がしづらくなります。
仕事の基本は報連相。質問や相談をせずに疑問を放置しても、なにも解決しません。

結果的に、会社全体で悪い雰囲気になる

わからないのに質問や相談をしない人に対して、イライラしたり厳しい対応を取ったりする人もいるでしょう。このような状態が続けば、結果として部署やフロア、会社全体が悪い雰囲気になってしまいます。

信頼を失う可能性もある

わからないことがあっても、自ら解決しようとせずに放置すれば、「仕事を軽視している」「責任のない人」といった印象を持たれることも。
仕事への取り組み方は、その人自体の評価につながります。疑問を解決せず適当にあしらえば、職場での信頼を失ってしまうでしょう。

 

わからない原因を考えよう

まずは、なぜ仕事が分からない状況になっているのか、原因を分析してみましょう。
基本的に、以下のような状態になっていることが多いようです。

【仕事が分からなくなる原因】

・メモを取っていない
・整理整頓ができていない
・スケジュール管理ができていない
・段取りがうまくできていない
・質問できていない

全てのものごとを頭の中だけで理解しようとするには無理があるため、こまめにメモを取ったりスケジュールを管理することを意識しましょう。
小さな疑問が出てきた段階で、上司や先輩に聞いていくのが理想的です。

上司や先輩の指示がずれていることもある

上司や先輩に仕事の指示をもらっても、曖昧な表現や「できる」前提の内容など、その指示自体がずれていたり不明確だったりする可能性もあります。
指示自体が分からなければ、聞きたいことを明確にして、「◯◯を終えたのですが、次は△△を進めてよろしいでしょうか」など、報告も兼ねて質問してみましょう。

 

「何がわからないのか」が分からないときの対処法

「仕事がわからない」の中でも、「何がわからないのかが明らかになっていない」という方もいるでしょう。「分からないことを明らかにする」には、以下の方法が効果的です。

仕事に対する違和感を考えてみる

まずは、何に対して疑問を感じているのかを明らかにする必要があります。本当になにも分からない状態でも、仕事に対してなにかしらの違和感を感じることはあるはず。少し立ち止まって考えてみてください。

違和感や気持ちが晴れない理由を書き出す

「指示通り進めたのに怒られた」など、些細なこともリストアップしてみましょう。1ヶ月ほど続ければ、ミスの原因=わからないことが明らかになりますし、原因がわかれば、解決策も見えてきます。

仕事がわからないときの対処法

業務中、どうしても分からない問題に当たってしまったときは、以下のような対処法が効果的です。

【仕事がわからないときの対処法】

・何がわからないのかを把握しメモに残して調べる
・わからないままにせず上司や同僚に聞く(後回しにしない)
・仕事ができる先輩の行動をよく見て学ぶ
・事前にしっかり準備をしておく
・常に確認作業を怠らない

これらは決して難しいことではありません。これを機に習慣づけて、「わからない」やミスを減らしましょう。

こんな行動は控えよう

仕事がわからないとき、以下の行動は控えるのが無難です。

・わかっているふりをする
・わからないまま進める
・後回しにする
・調べる前に質問する

後回しにしたり、わからないまま仕事を進めたりしている人は要注意。今は大丈夫でも、いずれ職場全体の大きな問題になる可能性があります。
わからないことはすぐに質問するのが基本ですが、出来る限り自分で調べて自己解決を目指すのが理想。調べればわかることは多くありますし、「調べた」という経験が覚えることにつながります。

ミスや疑問を起こさない仕組みづくり

ミスや疑問を発生させない仕組みを構築するのもおすすめです。
指示の内容を忘れたり間違えたりするミスが多ければ、メモを取ったり上司に指示をメールで送ってもらう。チーム作業のスケジュール確認を怠ってしまうなら、共有カレンダーやリマインドメール機能を活用するなど、「ミスを発生させる可能性を出来る限り減らす」仕組みを作ってみましょう。

 

仕事に関する質問の注意点

疑問を確実に解決するには、やはり上司や先輩に相談するのが一番。頼られると嬉しいという上司や先輩も多いので、あまり気を使いすぎず、シンプルに聞いてみるといいでしょう。
しかし、中には「自分で考えて」「何度も質問しないで」というようなタイプの方も。できる限り自力で調べてもわからないときは、以下のポイントに注意したうえで質問してみましょう。

質問のタイミング

上司などに質問したい場合、お昼休憩前や退社時間前にならないよう気をつけます。どうしても優先度が高い業務の質問などであれば、先に断りを入れておくといいでしょう。
また、「〇〇の件で質問があるのですが、10分ほどお時間いただけないでしょうか」など、どの程度時間がかかるか事前に知らせておくのもおすすめです。

自分なりの見解や仮説を用意する

「どうしたらいいですか?」といった質問より、「私は〇〇しようと考えているのですが、先輩はどうされていますか?」というように、先に自分の仮説や意見を話したうえで質問したほうがいいでしょう。その仮説が合っているかどうかではなく、しっかり自分なりに調べて仮説や意見を持っておくことが大切。そして同じ質問を繰り返さないでいいように、しっかりメモを取るようにしましょう。
そうすることで、何ごとにも自分で考えるクセがつき、いずれは自力で問題を解決できるようになるでしょう。

内容はわかりやすく具体的に

質問の仕方や聞き方を変えるだけで、相手からの答えも変化があります。抽象的な質問だと抽象的な答えしか返ってこないことが多いので、質問はなるべく具体的に。
コツとしては、相手が「YES/NO」などの2択で答えられる質問の仕方などが挙げられます。

周囲に相談しやすい環境が理想

誰でも仕事でわからないことがあったり、疑問が生じたりするものです。そして、わからないことがあれば周囲に質問したり相談したりするのも当たり前。あなたの職場は質問しやすい環境でしょうか。

そもそも相談できる相手はいるか

従業員が少なかったり上の立場の人材が不足していたりする職場は、相談できる相手が枯渇しているといえます。中には、退職した前任者から仕事を引き継いだものの、担当するのが自分だけで周囲が業務内容を理解していない、という事例もあるようです。

相談しづらい雰囲気

相談相手はいるものの、「自分で考えて解決する」社風だったり、忙しすぎる職場では相談しづらい雰囲気になることも。
質問しても答えてくれない、いつも怒っていて話しかけづらい、普段から会話をしないなど、人間関係が原因で相談しづらいこともあるでしょう。

会社の雰囲気が合わないと感じるなら転職も視野に入れる

社内教育や指導の方針は、コンスタントに勉強会を開いたりOJTで指導する会社から、日々の業務の中で学んでいくという姿勢の企業まで、さまざま。
また、社内の雰囲気も、相談しやすいフラットな環境や個々で仕事を進める個別主義など多数あるので、自分に合う企業を見つけることが大切です。
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