仕事がわからないときの原因や対処法を紹介!周囲への質問の仕方も覚えよう

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【このページのまとめ】

  • ・仕事がわからないときは指示が頭に入っていない、メモを取らないことなどが原因
  • ・仕事がわからないときは周囲に相談しよう
  • ・メモや確認作業を習慣化して、わからないことを減らすのも大切
  • ・仕事がわからないとき、自分を恥ずかしく思ったり責めたりする必要はない

真面目に取り組んでいるにも関わらず仕事がわからなくなってしまい、悩んでいる人もいるでしょう。しかし、仕事がわからないまま手探りで業務を進めていては、やがて大きなトラブルに発展しかねません。仕事がわからなくなってしまう原因を突き止めれば、解決策も見えてきます。このコラムでは、仕事がわからないときの原因や対処法について解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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仕事がわからないときの原因

まずは、仕事がわからないときの原因について見ていきましょう。仕事がわからなくなってしまう原因は、主に以下の4つに分けられます。

指示や説明を受けても頭に入っていない

仕事の指示や説明を受けても、内容が頭に入っていなければやることがわからなくなってしまうでしょう。指示をしっかり聞いているつもりでも、情報量が多かったり説明の中に分からない用語が出てきたりするのが原因で、理解が追い付かなくなっていることもあります。理解できなかった点を放置してしまうことで、後々仕事がわからないということに発展してしまうのです。

仕事の表面的な部分しか理解していない

仕事の目的を表面的にしか理解していないと、後からわからないことが出てきやすいです。指示された仕事をただこなすだけであれば、表面的な理解だけでも問題ない場合もあります。しかし、与えられた仕事を何のために行うのか、最終目標は何かまで把握していないと、業務に応用がきかずわからないことが出てきやすいでしょう。まだ大きな仕事を任されない新人や、複雑な工程のない単調な業務であればともかく、キャリアアップを目指す時期にレベルの高い仕事のやり方がわからず困ってしまう可能性があります。

メモを取っていない

仕事の説明を受けるとき、メモを取らず話だけ聞くタイプの方は、後から業務に関してわからないことが出てくる場合が多いです。「これくらい聞けば覚えられるだろう」と思ってメモをしないでいると、後でやり方を見直すことができません。そのため、仕事がわからないときどうすれば良いか悩むことになってしまいます。

上司や先輩の指示がずれている

上司や先輩に仕事の指示をもらっても、曖昧な表現であったり、こちらが問題なく業務を進められることが前提であったりなど、指示自体のずれや不明確さが原因で仕事がわからなくなってしまうケースもあります。指示の内容自体がよくわからなければ、聞きたいことを明確にして「先ほど指示を受けた◯◯ですが、着手の前に確認したいことがありまして」といったように質問してみましょう。

仕事がわからない原因についての詳しい解説は「仕事がわからない!原因と対処法について考えよう」にも掲載しているので、こちらも参考にしてみてください。

仕事がわからないときの対処法

ここでは、仕事がわからないときの対処法を紹介します。「仕事がわからなくて業務が進められない!」と慌てず、落ち着いて対処しましょう。

まずは自分で調べる

仕事がわからないときは、まず自分でどうすれば良いかを調べてみましょう。マニュアルや資料などを再確認してわかることもあるはずです。業務のやり方や進め方に対する理解が不十分で仕事がわからなくなってしまっていた場合は、基本の見直しだけで解決する場合もあります。

同僚や先輩に相談する

自分で調べても解決できなかったときは、同僚や先輩などに相談してみましょう。
仕事がわからないとき、人に疑問点を聞くのは悪いことではありません。何もわからないまま1人で立ち止まり続けてしまうよりも、周りの人に頼って解決する方が仕事も早く進みます。

仕事がわからないときの対処法については「仕事がわからない不安でいっぱいになる前に行うべき対処法」でも紹介しているので、こちらもあわせてご覧ください。

仕事の何がわからないのかも不明瞭なとき

仕事がわからない方の中でも、そもそも何がわからないのかが不明瞭であるという状態の対処法を紹介します。わからないことを明らかにするためには、以下の方法が効果的です。

仕事に対する違和感の原因を考えてみる

「わからないことがわからない」という状態のときは、仕事に対する違和感の原因を考えてみましょう。本当に何もわからない状態でも、業務に何か違和感を覚える点があるはずです。違和感を覚えた箇所をリストアップし視覚化することで、自分は何がわかっていないのかが見えやすくなります。

気持ちが晴れない理由を書き出す

わからないことが不明瞭である状態は、仕事の進め方に自信が持てず気持ちが晴れないはず。「◯◯の全体的なやり方に不安を感じる」「◯◯の手順通り進めたはずなのに△△のことを怒られた」など、些細なことでもリストアップしてみましょう。1ヶ月ほど続ければやがてミスの原因も見えてきますし、「これが理解できてなかったから失敗したんだ」と今までわからなかったことの根本が明らかになります。原因がわかれば解決策も見えてくるので、「仕事がわからないときの対処法」の項目で紹介した自分で調べる、周りの人に相談するといった方法で解決しましょう。

仕事がわからないときの質問の仕方

同僚や先輩にわからないことを聞くとき、質問の仕方でいくつか注意点があります。質問されると「頼られて嬉しい」と思い優しく教えてくれる方が多い中、反対に「それくらい自分で考えて」「仕事の邪魔だから後にして」と冷たくあしらう方もいるでしょう。冷たい反応をされても、自力で調べた結果わからないときは周囲に聞くしかありません。なるべく相手の仕事の妨げにならないよう、以下のポイントに注意しながら質問してみましょう。

質問内容はわかりやすく具体的にする

抽象的な質問には曖昧な答えしか返ってこないことが多いため、質問はなるべく具体的な内容を心掛けてください。たとえば、「◯◯はどうすれば良いでしょうか」という聞き方よりも、「データを打ち込むのに◯◯の資料が必要なのですが、これはどのように読み取れば良いでしょうか」という聞き方の方がおすすめ。質問の仕方を具体的に変えるだけで、相手からの答えにも変化があるでしょう。そのほか、具体的な質問をするためのポイントとして、相手が「はい」か「いいえ」の2択で答えられる内容にすることなどが挙げられます。

自分なりの見解や仮説を用意する

相手に答えのすべてを委ねるような「◯◯はどうしたら良いでしょうか?」といった聞き方ではなく、「私は◯◯しようと考えているのですが、先輩はどうされていますか?」と、自分の仮説や意見を話したうえで質問するのも重要なポイントです。大切なのはその仮説が合っているかどうかではなく、人に聞く前に自分で調べること。仕事や日常において自分で考えるクセがついていき、自力で問題を解決できる力も身につくでしょう。

休憩前や退勤前に質問することは避ける

周囲の人に質問する場合、相手の休憩前や退勤前は避けるようにしましょう。
急を要する質問であれば、「休憩(退勤)前に申し訳ありません。緊急の用件がありお伺いしたいことがあるのですが、今お時間よろしいでしょうか?」と断りを入れるようにしてください。また、「◯◯の件で質問があるのですが、10分ほどお時間いただけないでしょうか?」など、質問と回答を合わせてどの程度の時間がかかるかを事前に知らせておくのもおすすめです。

仕事がわからないときの状況を減らすために

仕事がわからなくて困る状況を減らすために、普段から以下の3つの行動を心掛けるようにしましょう。

仕事の指示や説明を受けるときはメモを取る

仕事の指示や説明を受けるときは、メモを取るクセをつけましょう。
特に、初めて着手する業務ではメモは必須です。メモを取っていれば、あとでわからないことが出てきても見直すことができ、仕事がわからないとき困ってしまうという状況を減らすことに繋がります。

わからないと思ったことはすぐに質問する

指示を受けたり説明を聞いているときにわからないと思ったことがあれば、その場で質問しましょう。「あとで聞けばいい」と考えていると質問する機会を逃してしまったり、聞きづらくなって仕事が進まないままになってしまったりすることもあります。わからないことを1人で抱え続けてモヤモヤするよりも、早めに解消してしまった方が気持ちも楽になるはずです。

確認作業を怠らない

一つひとつの仕事において、確認作業は怠らないようにしましょう。「簡単な仕事だし、確認はいらないだろう」と自己判断をしてしまうと、トラブルの元になります。自分ではわかっていたつもりの仕事が、実はやり方が間違っていたということも珍しい話ではありません。業務の確認は疑問点を解消することにも繋がるので、自信をもって仕事を行えるようになるでしょう。

仕事がわからないときに落ち込んでしまう方へ

ここでは、仕事がわからない自分を責めたり落ち込んだりしてしまう方へのアドバイスを紹介します。仕事でわからないことが出てくるのは誰にでも起こりえるため、決して悪いことではありません。わからないことは新たに学び、わかることへと改善すれば良いのです。あまり思いつめないようにしましょう。

わからないことは恥ではない

わからないことは恥ずかしいことではありません。教えてもらわなければわからないという状況は誰にでもあり、難しいことや新しいことに挑戦するときは何かしら疑問が生まれるものです。わからないことを恥だと考えてしまうと、周りに相談しづらくなり1人で抱え込みやすくなってしまいます。初めから仕事のすべてをわかっている人はいません。仕事がわからないときは今までわからなかったことを知れるチャンスと思い、前向きに捉えてみましょう。

自分を責める必要はない

仕事がわからなくても、自分を責める必要はありません。責任感の強い人や自分に自信のない人は「周りはみんなできているのに、こんな簡単なことも理解できてないなんて」と思ってしまいがちですが、誰にでもわからないことはあります。問題なのは仕事がわからないことではなく、疑問を解消せずに放置することです。必要以上に自分を責めず、仕事がわからないときに対応できる方法を身につけていきましょう。

仕事でわからないことがあり落ち込んでしまったときは「仕事で落ち込んだときに試したい!効果的な対処法とは?」のコラムもあわせてご覧ください。

仕事がわからないときが頻繁にあるなら転職も考える

改善策を講じても、仕事がわからないときがあまりに頻繁にあるようなら、転職も考えた方が良いでしょう。真面目に取り組んでいるにも関わらずわからないことが出てくるのは、現在の仕事に適性がないか、会社の教育制度が整っていない可能性があります。社内教育や指導の方針は、定期的に勉強会を開く、日々の業務の中で学んでいくなど、会社によってさまざまです。また、社内の雰囲気も相談しやすいフラットな環境や個々で仕事を進める個別主義など多数あるため、自分に合った社風の企業を見つけることが大切といえるでしょう。

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