仕事の断り方のコツって？印象を良くする4つのポイント

仕事の断り方のコツを知りたい方は多いでしょう。仕事を断る際は、「理由を明確にする」「代案を提示する」などが大切です。また、仕事を断ることで自分のスキル・キャリアアップのチャンスを逃してしまわないよう注意しましょう。このコラムでは、印象を良くする仕事の断り方や、断る際に気をつけるポイントなどを紹介します。仕事の断り方で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

仕事を断るのは良くないこと？

「仕事を断るのは、良くないのでは…」と心配に思う方もいるかもしれませんが、状況によっては断る必要も出てきます。仕事を断ると印象が悪くなって人間関係が壊れてしまう、周りからの評価や自分の価値が下がってしまう、次の仕事を任せてもらえないといった不安から、忙しくても引き受けてしまう人もいるでしょう。しかし、無理して仕事を引き受けた結果クオリティが下がったり、納期に間に合わなくなったりするケースでは、断る選択肢が賢明であることも考えられます。そのような状況では、引き受けたときの印象は良くなっても、結果的に周りの人に迷惑がかかり、相手の信頼を失うことにもつながりかねません。自分の能力以上の仕事を引き受けるのは避けた方が良いということを理解しておきましょう。

キャパオーバーの状態について詳しくは、「キャパオーバーとはどんな状態？仕事が忙しくストレスが大きいときの対処法」のコラムで紹介しているので、参考にしてみてください。

仕事の断り方のコツ

仕事を断る際は、「感謝を伝える」「理由を明確にする」「明言する」「代案を提示する」の4つのステップを踏むことが大切です。単純に「できない」と伝えるだけでは印象が悪くなることがあるので気をつけましょう。以下で詳しく解説します。

感謝を伝える

まずは、仕事を依頼してもらったことに対して感謝の意を伝えて誠意を見せましょう。そもそも、信頼度が低ければ簡単な業務しか任せてもらえないこともあります。「この業務を任せても大丈夫」「あなたにぜひやってもらいたい」という信頼があるからこそ、仕事を依頼されると考えることができます。自分の気持ちを伝えることは信頼関係を維持するためのコツでもあるので、「やってみたかった」という意思や興味も示すと良いでしょう。

理由を明確にする

仕事を断るときに理由は不要とする人も見受けられますが、ビジネスシーンにおいては「なぜ仕事を引き受けられないのか」具体的な理由を添えた方が無難です。このとき、自分の都合だけでなく依頼主に及ぼす影響（損害）についても伝える方が親切といえます。たとえば、仕事を引き受けてもクオリティを維持できなければ、結果的に依頼主に迷惑をかけるケースも考えられるでしょう。依頼主に納得してもらうためにも、断る際は理由を明確にするのがおすすめです。

明言する

断るときは「できない」と明言しましょう。曖昧な断り方は、相手に期待させてしまう要因です。こちらは断っているつもりでも分かってもらえず、頼み込まれてしまうこともあるでしょう。曖昧なまま話が進み、トラブルが発生する場合もあります。

認識の食い違いを生まないためのコミュニケーション方法については、「コミュニケーション能力とは？スキルを鍛える具体的な方法をご紹介！」のコラムを参考にしてみてください。

代案を提示する

「この部分の業務ならできる」「○日までの納期であればできる」「○日からなら参加できる」など、代案を提示するのも誠意を示せる行動といえます。スケジュールや自分の能力を顧みたうえで、代案を検討しましょう。

仕事を断る際に気を付けたいこと

忙しさや力不足を理由に断り続けていると、自分のスキルアップに繋がらない可能性があります。忙しい中でもクオリティを下げることなく複数のタスクをこなすことや、自分の実力以上の業務にチャレンジすることは、大きなステップアップに繋がります。スキル・キャリアアップのチャンスを見逃さないよう、断るか断らないかの判断基準を身につけることが大切といえるでしょう。ただし、クオリティの維持は、業務において最優先事項の1つです。挑戦するかしないかの判断に迷う場合は上司に相談することをおすすめします。

一方で、「仕事を断っても押し付けられてしまう」「雑用ばかりを回されるのがストレス」といった場合は、転職するのも1つの手。転職するかどうか迷っている方は、「転職するべきかどうか分からない…職場を変えるメリットとデメリットとは」のコラムを参考にしてみてください。

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