書類選考の時点で採用は決まってる？通過率や結果が来るまでの期間を解説

「書類選考の時点で採用って決まってる？」と悩む方もいるでしょう。履歴書や職務経歴書などの書類は、就職・転職活動において大事な要素の一つです。しかし、書類だけでは応募者の人柄は分からないため、書類選考の時点で合否が決まることはないといえるでしょう。

 

このコラムでは、企業が書類選考を行う理由や結果が遅いときの連絡方法をご紹介します。また、書類選考を突破するポイントなどもまとめました。

書類選考の時点で採用は決まってる？

企業が採用を行う際、書類選考は応募者を見極める大切な要素の一つです。しかし、書類だけでは、応募者の人柄や、自社とマッチした人材かどうかなどは分かりません。そのため、書類選考の時点で内定が決まることはないといえるでしょう。

書類選考は、応募者の「絞り込み」や「応募資格を満たしているかの確認」を目的に行われることが多い傾向にあります。なかには、書類選考に参加した応募者すべてを面接する企業もあるようですが、書類選考で人数を絞るのが一般的です。

採用活動は限られたコストとリソースで行われています。書類選考であらかじめ企業が定める採用水準を満たしている人だけを絞り込めば、効率良く採用活動を行えるのです。

書類選考で採用が決まっているケースはまれにある

なかなか少ないものの、企業や求人によっては書類選考の段階で採用がほぼ決まっているケースもあるようです。具体的には下記の場合が挙げられます。

• ・スキルや経験重視の場合
• ・求人内容と応募者が書類上で明らかにマッチした場合
• ・急ぎで人員補充が必要な場合
• ・専門性が高い職種の場合
• ・リファラル採用の場合

以下で詳しく見ていきましょう。

スキルや経験重視の場合

企業が、応募者の人柄よりもスキルや経験を重視する場合、書類選考時点である程度採用を決めていることもあるようです。面接はあくまで顔合わせの場として設けられるケースもあります。

職務経歴書に保有資格やこれまでの実績を詳細に記載すると、書類選考時にイメージを高めてもらえます。

求人内容と応募者が書類上で明らかにマッチした場合

書類選考の時点で企業が求める条件とマッチしている場合も、すでに採用が決まっている可能性があります。たとえば、「接客業の経験者希望」と記載がある求人に応募する際、職務経歴書にこれまでの接客業における経験を記載すると、企業側は「即戦力として活躍してもらえるのではないか」と考えます。

書類選考前に求人内容をよく読み込んで反映させると、書類選考で採用される可能性が高まったり面接時に良い印象でスタートできたりするでしょう。

急ぎで人員補充が必要な場合

求人に「急募」「即採用」などと記載がある場合は、書類選考で採用が決まることもあります。企業は人員不足に悩んでおり、すぐに働ける人材を求めているからです。

この場合は、履歴書に「△月△日から勤務可能です」と記載すると、企業側も採用に向けて動きやすいでしょう。

専門性が高い職種の場合

専門性が高く、なり手が少ない職種の場合も、書類選考である程度採用が決まっている可能性があります。国家資格や士業などが代表的です。

なお、「手に職をつける意味とは？専門職の仕事や必要な資格を徹底解説」では専門性が高い仕事について詳しく解説しています。

リファラル採用の場合

リファラル採用や縁故採用の場合も、書類選考である程度内定が決まっていることがあります。 友人や家族の紹介で応募するなら、人柄が応募先の社内で伝わっていることもあるでしょう。そのため、書類選考は通過する前提で進むことが多いと考えられます。

「縁故採用ってなに？メリット・デメリットとは」では縁故採用とリファラル採用の違いを解説しています。

書類選考の結果が来る期間

書類選考の結果通知は、企業にもよりますが1～2週間程度が目安といわれています。そのため、結果が遅いと「不合格なのでは」「応募書類が届いていないのでは」と不安になることもあるでしょう。 しかし、応募が予想より多かった、担当者がほかの業務で忙しいなどの理由で、結果の通知が遅れている可能性もあります。

企業によっては、「書類選考の結果は3週間後」のように通知してくれることもあります。10日程度は結果を待ちましょう。

書類選考で企業が見ているポイント

企業は、「経験やスキル」「自社とのマッチ度」「仕事に対する姿勢」などを応募書類から読み取っています。書類選考の通過率を上げるには、企業が注目するポイントを知り、「会ってみたい」と思ってもらえる内容にすることが大切です。

以下では、書類選考で企業が見ているポイントを具体的に解説していきます。

経験やスキル

特に転職者で重視されるのが、募集内容に合った経験やスキルがあるかどうかです。即戦力を求める企業は、これまでの経験やスキルから「採用してすぐ活躍できるか」を判断しています。経験やスキル以外にも、資格など募集内容の必須条件を満たしているか確認する企業は多いでしょう。

企業や条件とのマッチ度

経営理念やビジョン、社風とのマッチ度も書類から確認されます。どれだけ優秀な人材でも、会社の方針や考え方に合わなければ活躍は難しいと判断されるでしょう。同じように、勤務条件とマッチするかも企業が注目するポイントです。

仕事に対する姿勢や熱意

応募書類の自己PRや志望動機からは、仕事に対する姿勢をはかっています。特に、「入社後に活躍できるか」「定着するか」といった点に注目しているようです。アピールの際は「頑張ります」だけの抽象表現は避け、具体的かつ相手が納得する内容を意識しましょう。

書類選考で落ちやすい内容

何度も続けて書類選考に落ちてしまうなら、内容を改める必要があります。誤字脱字など、少しの注意で書類の印象は大きく変わるものです。

これから書類を作成する方も、以下に注意して好印象を与える書類を作成してみましょう。

誤字脱字が多い

誤字脱字は必ずチェックするようにしましょう。些細なことのように思えるかもしれませんが、応募書類で誤字脱字が多いと「社内の書類も誤字脱字が多いのでは」「書類の重要性を分かっていない」とマイナスイメージを与えてしまうこともあります。社会人として誤字脱字をしないのは基本のため、放置していると評価を大きく下げる要因となってしまいます。

見落としを避けるため、完成後に一度読む、3日後にもう一度読む、のようにダブルチェックを心掛けましょう。

字が雑で見にくい

手書きで書類を作成する場合は、字を丁寧に書きましょう。雑で見にくい字だと、それだけで印象を下げてしまう可能性があります。採用担当者は「字のきれいさ」を見ているわけではないものの、雑に書いた字は「急いで作成した」「適当に書いた」という印象を与えてしまいます。

字に自信がなくても丁寧に取り組み、相手が読みやすいかを意識しましょう。使うボールペンによっても字のきれいさは左右されるので、あわせて「履歴書を書くときはどんなボールペンを使ったら良い？選ぶポイントや注意点」も確認してみてください。

ネガティブな言葉

書類にネガティブな表現が並んでいると、選考に落ちる可能性が高まります。前職に対してマイナスなことや嫌なことを並べると、人事は「同じことがあればまた辞めるのではないか」と思い、書類選考の段階で落とされてしまうことも。

新たな目標ややりたいことを叶えたいなど、ポジティブな理由であれば人事の評価も上がり書類選考を突破できる確率が上がるでしょう。書類を提出する際はなるべくネガティブな言葉を控え、ポジティブな理由に置き換えるのがおすすめです。

空欄がある

応募書類に空欄があると、「記入漏れ」と見なされる恐れがあります。また、欄に対して空白が大きいと「意欲が低い」と捉えられてしまう恐れも。

欄の8割を目安に、埋められる項目はすべて記入しましょう。

本人希望記入欄は、特に書くことがなければ「貴社規定に従います」と表記しておけば問題ありません。本人希望欄については「履歴書の本人希望欄は『特になし』でも良い？好印象を与える書き方とは」のコラムも参考になるでしょう。ぜひご一読ください。

書類選考を突破して内定を獲得するポイント

繰り返しになりますが、書類選考を突破するには、企業側に「この人に会ってみたい」「話しを聞いてみたい」と思ってもらえる内容にすることが大切です。自分のスキルや強みに合った企業研究は、志望動機にも活かせるうえ入社熱意の裏付けとして活用できるので必ず行いましょう。

書類は丁寧に作成する

前項で述べたように、適当に書いた印象を与える字の書類は避けるべきです。採用担当者は、美しさではなく丁寧さを見ています。パソコンで作成する場合も「枠に文字が収まっているか」「フォントや大きさは統一されているか」などを意識することが大切です。

また、書類を扱う際は、インクが擦れていないか、折曲がりや汚れがないかも確認しましょう。

自分に適した求人を選ぶ

書類選考を突破するには、自分が不採用になりにくい求人を選択することも大切です。応募の必要条件を満たしているか、これまでの経験やスキルを活用できるか、社風やビジョンと合っているかなど、仕事内容に限らず勤務条件なども含めて「自分に合っているか」を考えてみましょう。

入社意欲をアピールする

入社意欲を効果的にアピールするには、企業研究が欠かせません。競合他社もあるなかで「なぜその企業なのか」を具体的かつ説得力をもって伝えるためにも、企業研究を行って「その企業ならではのポイント」「その企業でないと成し得ないもの」などを見つけましょう。

また、自分なりに将来のビジョンを持つことも大切です。ただ漠然と入社後に頑張りたいという考えよりも、この会社に入って将来どうなりたいのか具体的に考えたほうが入社意欲は伝わります。

企業によっては採用サイト上にキャリアパス紹介も掲載されているので、事前に確認し、将来この会社でどうなりたいのか具体的に考えてみましょう。人事にも「この企業での将来像」を伝えれば、入社意欲が高いと評価されやすくなります。

「企業研究は転職でも必ず行おう！情報の集め方と活用のポイント」のコラムでは、企業研究の基本や情報の集め方についてまとめています。企業研究をしたことがない方は、ぜひ参考にしてください。

選考に出す書類を誰に見てもらうか悩んだら、就職・転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブでは、採用担当者の目線を持ったキャリアアドバイザーによる求人紹介や書類添削を実施しています。もちろん、書類が完成していない状態での相談も可能です。担当のアドバイザーと、「何がアピールポイントになるのか」「どんな書き方だと企業に響くのか」などを相談しながら作成していきましょう。 また、あなたの強みを引き出す自己分析や面接練習など、就職・転職活動に関するすべてのサポートを行っています。希望する仕事や会社が決まっていなくてもご利用いただけるのが特徴です。若年層向けエージェントなので、「未経験OK」「学歴・経歴不問」の求人も多く扱っています。 就職だけでなく転職でのご利用もお待ちしておりますので、ぜひ一度お問い合わせください。

書類選考や面接など採用試験に関するFAQ

ここでは、転職時に気になる書類選考や面接のよくある質問に回答します。不安な点を解消して選考試験を突破しましょう。

採用が決まってるのに面接をすることはある？

あります。リファラル採用や専門性が高い仕事の場合、書類選考で採用が決まることもあるようです。その場合は、顔合わせや会社説明の場として面接を設けられます。

書類選考で採用の連絡が来ることはある？

ほとんどないでしょう。書類選考の結果は1〜2週間程度待って、それから面接に進むことがほとんどです。

書類に自信がなくそもそも受かる気がしません

応募書類に自信がない場合は、転職エージェントやハローワークへの相談がおすすめです。ハタラクティブをはじめとしたエージェントは、書類作成から面接対策まで幅広くサポートしてくれます。