面接の返信メールの基本マナーとは？日程調整する際の例文や注意点を紹介

就活で面接の日程をメールで返信しなければならず、どう連絡すれば良いか不安を抱く方もいるでしょう。就活ではメールのやり取りからビジネススキルを見られる可能性もあるため、迅速かつ丁寧にメールを返信することが大切です。このコラムでは、面接の日程調整メールを返信する際のマナーや作成ポイントなどをご紹介。状況別の例文も掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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面接の返信メールで押さえておきたい4つの基本マナー

面接に関する内容で企業にメールの返信をするときは「できるだけ早く対応する」「タイトルは変更しない」「署名を入れる」といった基本的なビジネスマナーを意識しましょう。

1.面接の日程調整メールはできるだけ早めに返信する

面接日程に関するメールは返信の早さが大切。企業から送られてきたメールへの返信は、24時間以内に返すのが基本的なマナーです。事情があって、すぐには面接の日程調整が行えない場合は、その旨をメールで返信しましょう。

2.返信するときは「Re：」を残したままにする

メールを返信する際は、企業からのメールに付いていた元の件名は消さずに残しておきましょう。「Re：元メールの件名」の状態で返信して問題ありません。元メールの本文もそのまま残しておきましょう。

3.最後に署名を入れる

面接の日程調整メールに限らず、企業へメールを送るときには、メール本文の最後に署名を入れるのがビジネスマナーの基本といえます。名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載したうえで、先方からのメールに返信してください。

署名については、「就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介」のコラムで紹介しています。学生向けの内容ですが、社会人やフリーターにも応用できるので確認しておきましょう。

4.ビジネスの場面にふさわしいメールアドレスにする

就職・転職活動で用いるメールアドレスは、ビジネスの場面に即したものにしましょう。たとえば、「自分の名前＋3～4桁の半角数字」のような、簡潔で記憶に残りやすいメールアドレスがおすすめです。在職中に転職活動をしている人は、今の会社で使用しているメールアドレスを使うのはNG。転職活動用に自分専用のメールアドレスを別で用意しましょう。

就職・転職活動で、企業と面接に関してメールでやりとりする際は、「面接日程確定メールに返信は必要？注意すべきマナーや例文を解説」のコラムもぜひ参考にしてみてください。

面接の日程確認・調整の返信メールを作成するポイント

面接日程の調整や確認に関する返信メールを作成する際のポイントは、「自分で面接日程を決められる場合」と「企業指定の面接日程に合わせられない場合」とで異なります。以下で、それぞれ確認していきましょう。

自分で面接日程を決められる場合：複数の候補日を出す

面接の候補日が企業から指定されていない場合は、自分から候補日をピックアップして伝えましょう。自分の都合がいい日付けや時間を提示しておくことで、「その日は調整できない」といったことが経るためメールをやり取りしている回数を減らせます。

なお、こちらから日程を提示するときは、できるだけ幅広い選択肢を用意するのがポイント。特定の日にちだけ、特定の時間だけでは企業側が調整しづらいこともあります。「1日の午前中、3日の11:00～15:00、4日は終日」など、選択肢を持たせることを意識しましょう。

企業指定の面接日程が難しい場合：謝罪し希望日を伝える

企業から面接日程に関してのメールを受けた段階で、すでに面接日程が指定されている場合もあるでしょう。指定された面接日程に出向くのが難しい場合は、自分から複数の面接候補日を提示したうえで、必ず謝罪の言葉を添えます。

また、採用担当者に納得してもらうためにも、面接日程の調整理由は「諸事情により」「私用のため」などと曖昧にしないことが大切。「アルバイトがあるため」「外せない会議があるため」「他社の面接があるため」など、説明は伝えられる範囲で具体性を持たせます。

4つの状況別！面接日程のメールを送る際の例文

面接日程のメールに対して「承諾・調整・日程変更・キャンセル」の旨を伝える例文を見てみましょう。それぞれで言葉遣いや表現方法が微妙に異なるため、ぜひ参考にしてください。

なお、面接日程調整メールに関しては、「面接の日程調整で送るメールの件名は？返信例文とビジネスマナーを解説」のコラムでも詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。

【例文1】面接日程を承諾する場合の返信メール

株式会社○○
人事部　採用担当　△△様
お世話になっております。転職花子と申します。
この度は、書類選考の通過報告と面接のご連絡ありがとうございます。
ぜひ、下記の日時の面接に参加させて頂きたいと思っております。

日時：○月○日（■）△時～△時
場所：□□本社ビル　3階

お忙しい中、面接日程をご調整頂き誠にありがとうございました。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
転職　花子
〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○
TEL：XXX-XXX-XXXX
E-mail：XXX@XXX
ーーーーーーーーーーーーーー

【例文2】面接日程を調整する場合の返信メール

○○株式会社
人事部　人事課　採用担当　△△様
お世話になっております。転職太郎と申します。
この度は書類選考通過と面接のご連絡、誠にありがとうございます。
ご提示頂いた日程の中から、希望の日時をお送りさせて頂きます。
下記のいずれかの日程であればお伺いすることができますので、ご調整いただけますと幸いです。

1）○月○日（■）△時以降
2）○月○日（■）△時～△時
3）○月○日（■）終日

もし、ご調整が困難な場合は、日程を再検討いたしますのでお申し付けください。
お忙しい中、面接日程をご調整頂き誠にありがとうございました。
何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
転職　太郎
〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○
TEL：XXX-XXX-XXXX
E-mail：XXX@XXX
ーーーーーーーーーーーーーー

【例文3】面接日程の変更願いをする場合の返信メール

株式会社○○
人事部　採用担当　△△様
お世話になっております。転職花子と申します。
○月○日（■）△時～△時にて面接の日程調整をしていただいた件ですが、現職での業務に際し、当日の都合をつけるのが難しくなりました。
大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いではありますが、もし可能であれば、下記の日程より面接の日程を再調整して頂くことは可能でしょうか。

○月○日（■）△時～△時
○月○日（■）△時以降
○月○日（■）△時以降

お忙しい中、お手数をおかけして大変申し訳ありません。
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
転職　花子
〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○
TEL：XXX-XXX-XXXX
E-mail：XXX@XXX
ーーーーーーーーーーーーーー

【例文4】面接自体をキャンセルする場合の返信メール

株式会社○○
人事部　採用担当　△△様
先日、面接のご連絡を頂きました転職太郎です。
○月○日に面接のお約束をしていましたが、選考を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒お許しを頂きたく、お願い申し上げます。
本来であれば、直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
転職　太郎
〒XXX-XXX
○○県○○市○○町○-○-○
TEL：XXX-XXX-XXXX
E-mail：XXX@XXX
ーーーーーーーーーーーーーー

面接の返信メールを作成するときの注意点

メールで注意したいのが、文面を正しくしないと意図しない伝わり方をしてしまう点です。表現方法や改行の頻度など細かい部分の配慮が足りないと、「ビジネスマナーを知らない」「読み手のことを考えていない」と思われてしまう可能性があります。

なお、企業からのメールに返信する際のポイントや例文については、「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」もぜひご参照ください。

丁寧で分かりやすい文面を心掛ける

話し言葉と違い、メールの文面は視覚を使うため、誤字脱字や不適切な表現が目立ちやすい特徴を持ちます。たとえば、「了解です」という言葉は企業相手に使う言葉として不適切です。この場合は「かしこまりました」が正しい使い方といえます。普段何気なく使用している言葉が適切かどうか、今一度確認しておきましょう。

適度な改行を入れて見やすい文章にする

メールのようなテキストを送信するうえでは、改行と段落分けのバランスが重要です。詰まった文章は読みづらく、重要なポイントを見逃す原因にもなります。適度な空白を活用して、読みやすくなる工夫を行いましょう。目安としては、25文字程度で改行し、話題が変わるごとに段落分けします。もちろんあくまで目安なため、多少前後する分には問題ありません。

また、メールをスマートフォンで送るときにも注意が必要です。採用担当者はパソコンを使ってメールチェックを行うことが多いため、スマートフォン基準で読みやすくても、パソコンだと読みづらい可能性があります。できるだけ、メール文章はパソコンを使いましょう。

文章内の表記は統一する

文章によって表記方法にバラつきがあると、相手に読みづらい印象を与えてしまいます。たとえば、同じ単語で漢字表記とひらがながバラバラ、似たニュアンスの言葉を何種類も使うといったものが代表的です。メールは簡潔かつ読みやすさを心がけないといけないため、送信前にチェックを行い表記ゆれを修正しましょう。

また、表現が正しいかどうか自身で分からない場合は、第三者にチェックしてもらうのもおすすめです。先輩や同僚など、相談しやすくメール返信の経験が豊富な人にお願いしましょう。

応募先企業の就業時間内に送る

面接の返信メールを送る時間には気をつけましょう。早朝や深夜など、失礼になる時間帯には送らないのがマナーです。朝は午前9時以降、夜は遅くても午後10時までには返信するのが無難といえます。

また、就業時間外にメールを送ると、ほかのメールに埋もれて見逃される可能性も。企業の採用担当者宛てにはほかの応募者や取引先とのメールも送られてくるため、相手が確認しやすい時間帯に送るのが望ましいです。

会社や趣味用のアドレスを使わない

応募先の企業へメールを送る際は、会社用のメールアドレスやキラキラアドレスの類は使わないようにしましょう。前述したように、会社のメールアドレスはその企業内における活動で用いるものであって、個人の用途で使うのは不適切です。「公私混同する人」「社会人としてのリテラシーが足りない人」と思われてしまうため、使用は避けましょう。

また、カジュアルな表現や装飾文字の多いキラキラアドレスは、企業へのエントリーというフォーマルさを求められる場においては不適切です。アドレス名を通して「幼稚」「不真面目」といった印象を与えてしまうかもしれません。

就職や転職活動では、専用のフリーアドレスを取得しましょう。相手の印象が悪くなる心配がありませんし、企業からのメールがほかのメールで埋もれて見逃す可能性も下がります。

マナーを守った返信メールを作成し印象アップを狙おう

就職・転職活動で企業にメールを送る際にはさまざまなポイントが挙げられますが、一つずつ意識することで不備を防ぐことが可能です。相手に失礼にならない返信メールを返すことで、採用のチャンスを高められる可能性も。

「面接の日程調整連絡のマナーが知りたい」「企業とメールでやりとりすることに不安がある…」という場合には、転職・就職支援サービスを利用してみてはいかがでしょうか。転職・就職エージェントのハタラクティブでは、企業紹介から就職後のアフターフォローまで、プロの就活アドバイザーがマンツーマンで対応しています。転職・就職活動に際して不安を抱えている方は、ぜひお気軽にご相談ください。

面接メールの返信に関するQ＆A

最後に、面接メールの返信に関して、よくある質問に回答をしていきます。

面接の日程が確定したメールの返信はしたほうが良い？

面接の日程が確定した場合には、必ず返信してください。
面接日程に合意したことを示す意味があるので、返信がないと企業側は納得しているのか不安や疑問を抱いてしまいます。「面接日程確定メールに返信は必要？注意すべきマナーや例文を解説」もぜひ参考にしてみてください。

面接日程の確定メールに「当日は何卒よろしくお願いいたします」と書くべき？

面接日程の確定メールには、「当日は何卒よろしくお願いいたします」と添えておいたほうがよいでしょう。就職・転職活動では、一つひとつの挨拶がしっかりと行えているかどうかが問われます。お礼や謝罪などの言葉も、必要に応じて伝えるように意識しましょう。

メールを誤送信したときはどうしたら良いですか？

メールは一度送信すると取り消しができないため、文章の途中で送信ボタンを押してしまったり、違う相手への文章を送信してしまったりしたときは、お詫びのメールを送りましょう。また、送信後に間違いが判明した場合も同様です。ここで重要なのは、気づいたら早急に送ること。時間を開けると誤送信の内容を相手が受け止めてしまうため、印象が悪くなります。