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仕事が多すぎるのでこなせない！原因と対処法などを解説
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この記事のまとめ
- 仕事が多すぎることが原因でこなせない状態は、長時間残業やミスなどにつながる
- 仕事が多すぎるときは、業務に優先順位をつけるなどの工夫で業務を効率化する
- 仕事が多すぎてこなせないときは、上司や同僚に相談するといった行動も必要である
- 仕事が多すぎる状況を会社が改善せずこなせないなら、転職を検討する方法もある
「仕事が多すぎるのでこなせない」と悩んでいる方もいるでしょう。このような状況が続くと、残業やミスが増えるなど業務にさまざまな支障をきたします。それだけではなく、心身の疲労も増えてしまうため、注意が必要です。このコラムでは、仕事が多くてこなせない原因や、効率的に仕事を進める方法などを紹介しています。仕事量が多くてお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
仕事が多すぎてこなせないときに起こること
どのような仕事においても、繁忙期や複数のプロジェクトが重なるなど、一時的に業務量が増える可能性があります。しかし、「仕事が多くてこなせない」状況が日常的になるのは望ましくありません。仕事がこなせない状況が日常的になると、以下のような事態が想定されます。
- ・勤務時間内で仕事が終わらず残業が続く
・残業時間が長くなり疲れが取れない
・疲労からミスが多くなる
・ミスを正すための業務が入り仕事が増える
業務量が多いと残業をする必要が生じ、長時間化しやすくなります。長時間の残業を続ければ自宅で休む時間が減り、疲労を残したまま働き続けなければならないでしょう。
疲れが残った状態で業務を行うと、集中力や注意力が散漫になってミスが増え、さらに仕事が増えるという悪循環を招きかねません。仕事が多くてこなせない状況は、言葉を換えると「キャパオーバー」の状態です。仕事がこなせない状況への対処を考えているのなら、「キャパオーバーとはどんな状態？起こる原因と５つの対処法」のコラムも読んでみてください。
仕事が多くてこなせない原因
仕事が多くてこなせない原因には、次のようなものがあります。
仕事が多くてこなせない原因
- 上司による割り振りが適切に行われていない
- 人手不足である
- 自身のスキルが足りていない
- 自分のタスクを把握できていない
4つの原因について、それぞれチェックしてみましょう。
上司による割り振りが適切に行われていない
仕事が多くてこなせないと感じる原因の一つが、上司による業務の割り振りが適切に行われていないことです。上司によっては、部下の状況や適性、スキルを正しく把握していない場合もあるでしょう。割り振りが適切に行われないと仕事がこなせない状況に陥ります。上司は部下の経験やスキルを正しく把握しなくてはなりません。
また、上司が業務詳細を理解しないまま部下に指示を出し、予定よりも時間がかかった…というケースも考えられます。無茶な依頼をする上司は、マネジメントスキルやアセスメント能力が不足している可能性があるでしょう。上司・部下のコミュニケーション不足も考えられます。
仕事が多い原因は「仕事が終わらないのは能力不足？原因や改善方法を紹介！」のコラムでも取り上げています。ぜひお読みください。
人手不足である
人手不足も、仕事が多すぎてこなせない原因の一つです。部署や企業全体で人手が不足しているケースでは、一人あたりの業務量がどうしても増えます。周囲も仕事量が多い状態になるため、「助けてもらえない」「サポートをお願いしづらい」といった状況から、仕事が多すぎてこなせなくなるでしょう。
人手不足は企業側の責任です。退職者がいるにもかかわらず採用活動を行っていなかったり、採用活動は行っていても採用する気がなかったりする場合は、より業務が増える可能性があります。
自身のスキルが足りていない
割り振られたタスクや業務に関して本人のスキルが足りていないことも、仕事をこなせない原因の一つです。ほかの業務にも影響が出てしまうため、結果的に「仕事が多すぎる」という状態になるケースもあるでしょう。
新人でまだ知識や技術が不足していて、仕事量が多すぎてこなせないというケースも考えられます。ただし、勤務経歴や業務経験から考えて不足はないにも関わらず難しいと感じるようなら、本人のスキル不足でしょう。
自分のタスクを把握できていない
「仕事が多すぎる」「業務をこなせない」と感じる場合、自分のタスクを把握できていないことが原因となっている可能性もあります。担当しているタスクに優先度をつけず、目の前のものから取り組んでいるようなら注意が必要です。
一口に仕事・業務といっても、改めて考えてみると「最も重要かつ期日が近いタスク」「重要でも期日には余裕があるタスク」「期日は近いが優先度は低いタスク」など優先度や重要度で分類できます。また、「終わらないと次の業務に進めない」「放置しているとチームの業務に影響が出る」といったタスクもあるはずです。
こういった優先度や重要度を把握したうえで仕事のスケジュールを組まないと、「重要ではないけど時間がかかるタスク」から始めてしまう場合があります。優先度や重要度を把握するには自分のタスクについて理解しなくてはなりません。
個人の性格も仕事が多くなる要因になる
上司の割り振りミスや人手不足、スキル不足など以外にも、個人の性格が仕事量を増やす原因になる場合があります。たとえば、完璧主義だと満足いくまで取り組みたくなるでしょう。しかし、時間をかけすぎてしまうと別の業務に支障が出て、結果的に業務が滞る可能性が考えられます。また、「頼まれると断れない」という性格も、キャパオーバーになりがちです。仕事ができる・早い人も、上司や部下など周囲から頼られやすいため、結果的に「仕事が多すぎてこなせない」といった状況に陥る可能性があります。「仕事が多すぎてこなせない」状況を改善する方法
仕事が多すぎてこなせないようなら、状況の改善が必要です。業務を効率的に進められないか、考えてみましょう。代表的な方法には次のようなものがあります。
業務を効率的に進めるには
- 業務の優先度を明確にする
- 完璧を求めない
- 短時間で終わるものはその場で対処する
- リフレッシュの時間を設ける
仕事量の多さは問題ですが、取り組み方を変えると業務効率が改善するでしょう。自分で実践できる方法を紹介しますので、参考にしてみてください。
業務の優先度を明確にする
仕事が多すぎると感じた場合は、担当している仕事内容をあらためて確認しましょう。そのうえで、前項で紹介した優先度を明確にしてみてください。優先度・重要度の高い仕事から着手できるようになると、効率的に仕事を進められるでしょう。
優先度を明確にするための方法は、「仕事の優先順位のつけ方とは？効率的に業務を進めるコツを紹介」のコラムでも紹介していますので、参考にしてください。
完璧を求めない
完璧主義でこだわりすぎ、仕事が進まないケースも多いでしょう。そのような場合は、完璧を求めないことが大切です。
業務内容によっては、「完璧さ」ではなく「速さ」を求められます。スピードを重視されているにもかかわらず完成度にこだわってしまうと、質の高い仕事を行ってもマイナス評価になるかもしれません。仕事を依頼されたときは、納期と内容のどちらを優先させるか上司に確認しましょう。
短時間で終わる仕事はその場で対処する
短時間で終わる仕事は、なるべくその場で対処しましょう。後回しにしてしまうと、仕事が溜まる原因になります。次から次へと舞い込む仕事の中には短時間で終わるものもあるでしょう。「30分以下で終わりそうなものは後回しにしない」など、ルールを決めてその場で対処してみてください。また、「すぐに終わる仕事は朝の1時間に集中して終わらせる」などのルールもおすすめです。仕事を溜め込まない仕組みを作ってみましょう。
仕事が多すぎて疲れたらリフレッシュの時間を設ける
業務の間に席を立ってストレッチをする、外に出て気持ちを切り替える、コーヒータイムを設けるなどリフレッシュの時間を作ってみるのが効果的。なぜなら、ずっと仕事をしていると考えに詰まったりミスをしたりと、非効率的になりやすいためです。リフレッシュによって仕事がスムーズに進むケースも多いでしょう。
仕事が多すぎてこなせないときは周りの力を借りよう
効率化の方法を実践しても今ひとつ効果を感じられない場合は、周囲の力を借りてみましょう。
まずは上司に相談してみてください。上司が部下の仕事量や内容をしっかりと把握していないと、状況が改善されない可能性があります。会社全体が忙しかったり、社員一人ひとりに仕事を任せる社風だったりする場合、上司が部下の仕事を把握するのは難しいでしょう。部下からの報告がないため、上司が「問題なく進んでいる」と考えているのかもしれません。部下のマネジメントは上司の仕事です。上司に現状を話してみると解決する場合があります。
上司以外に、同僚にも相談して協力を得るのも1つの方法です。仕事は基本的にチームプレーのため、1人の業務が滞ると周囲に影響を及ぼします。全体の遅れを防ぐためにも、仕事量が多いときは1人で抱え込まず、同僚・先輩・部下など周囲の人に協力を依頼して進めましょう。
忙しすぎるときの対処法は「仕事が忙しすぎるときはどうしたら良い？原因や対処法を解説」でも紹介しています。こちらのコラムも参考にしてみて下さい。
「仕事が多すぎてこなせない」は退職理由になる？
効率的に進める方法を知って実践したり、上司に相談したりしても仕事が多すぎてこなせない状況が変わらなければ、会社そのものに問題があると考えられます。会社そのものに問題があるケースでは、対処が難しいでしょう。
業務量に対して人員が不足しているにも関わらず採用活動を行わないのは会社の責任です。また、特定の従業員に業務が偏っていたり残業や休日出勤が慣例化していたりするのも、会社に問題があるといえるでしょう。仕事量が多すぎるものの、家庭の事情で残業できない人もいます。
「上司に相談しても仕事が多すぎる状況が改善されず、こなせない状況で自分自身が潰れる」「努力してもキャリアアップにつながらない」「業務量に見合った給与や待遇が得られない」といったケースであれば、退職を考えるタイミングかもしれません。「仕事が多すぎる」は立派な退職理由になります。さらに、業務量の多さを会社や上司が把握しているにも関わらず対策が講じられないケースも、退職を選んでも仕方ないといえるでしょう。
退職理由の伝え方は「退職理由は正直に言うべき？上司や面接官への上手な伝え方を紹介」でも紹介しています。
仕事量が多すぎてつらい、業務に見合った報酬が欲しいといった理由で転職を考えている人は、ハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは、専任アドバイザーによる就職サポートを行っている転職エージェントです。あなたのご希望と適性をヒアリングし、最適な条件の求人を紹介しています。ハタラクティブでは、納得できる条件で転職したい、実際の職場の雰囲気や環境を知りたいなど、ご希望に合わせてサポートを実施。転職を検討されている方は、ぜひ一度ご相談ください。
仕事が多すぎてこなせないときのFAQ
仕事量が多すぎると精神的・肉体的な疲労が蓄積してミスが増え、また業務が増えるといった悪循環を引き起こしてしまいます。以下のFAQを参考に、仕事量が多いときの仕事の進め方やリフレッシュ方法に関するお悩みを解消しましょう。
仕事量が多くても要領良く進める方法はありますか
「緊急性」と「重要性」を把握し、優先順位をメモして頭の中を整理する習慣をつけてください。
周囲の人を頼ってみるのもおすすめの方法です。また集中したあとは、こまめに休憩をとりながら仕事をしましょう。
仕事を効率的に進める方法は「要領が悪い人と良い人の違いは？仕事を効率的に進めるための対処法を紹介！」で解説していますので、ぜひご覧ください。
どんなに注意してもミスをしてしまいます
自分が起こすミスの傾向を把握して対策しましょう。なぜなら、人によってミスしやすい点や内容が違うためです。自分で「起こりやすいミス」を認識できていると対策しやすくなります。
「仕事でミスをしたときの対応方法は？防止策や気持ちの切り替え方などを解説」でも具体的な対処法をまとめていますので、ご一読ください。
仕事量が多いと上司に相談したら能力を否定されました.
上司が理解してくれるまで相談したうえで能力を否定された場合、転職を考えるのも1つの手段です。あなたには職場を変える選択肢があり、思い切って転職することで新しい価値観に気がつける可能性もあります。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
