事務員は未経験から目指せる？業務内容と求められるスキルをチェックしよう

事務員の仕事は未経験から目指せるのか疑問に思う方もいるでしょう。事務職の種類によっては、未経験者も挑戦しやすい場合があります。このコラムでは、未経験者が目指しやすい事務職についてご紹介。また、未経験から事務員に就くメリットやデメリット、評価されやすい資格なども解説しています。就活をスムーズに進めて希望する仕事に就くためにも、ぜひ内容をご一読ください。

「事務員は未経験から目指せる」は本当？

一般的に、事務職は未経験からチャレンジしやすい職種といわれています。理由として考えられるのは、事務職求人の多くが未経験者を歓迎する傾向があるからです。
ただし、すべての事務職求人が未経験から挑戦できるわけではありません。配属先によっては一定レベルの能力が求められる場合もあるため、募集内容をよく確認してから応募することが重要です。

未経験から目指しやすいのは「一般事務」

未経験から挑戦しやすい事務員の仕事は、「一般事務」です。一般事務は、ほかの事務職に比べ複雑な業務が少ない傾向にあり、専門的なスキルを問われないことが理由として挙げられます。正社員求人だけでなく、派遣社員やアルバイト向けの求人も展開されているため、雇用形態を問わず活躍することが可能です。

目指しやすいとはいえ応募倍率は高い

一般事務は未経験から目指しやすいといっても、誰でも簡単に採用されるという意味ではありません。若い世代、特に女性に人気の職種なので、競争率も高い傾向にあります。採用の場で「職場と合わない」「求めているスキルが足りない」と判断されれば、不採用になる可能性も考えられるでしょう。

未経験者には、ニートやフリーターで正社員経験がない「社会人未経験者」だけでなく、異職種の経験はあるが事務職経験のない「職種未経験者」も含まれます。そのため、ビジネスマナーやPCスキルなどの基本的な能力を備えた社会人経験者の方が、就職の場で有利になることもあるでしょう。社会人未経験なら、自分のどのような能力が仕事に役立つか、アピールするのが効果的です。

企業によっては、入社後の研修で必要な能力を身につければ問題ないとして、年齢の若い応募者を人間性やポテンシャル重視で採用するところもあります。ポテンシャル採用で重視されるポイントは「ポテンシャル採用とは？何歳まで適用される？新卒・中途との違いも解説」で紹介しているので、ご一読ください。

未経験から挑戦できる？事務員の仕事内容

事務職の仕事内容には、大きく分けて「データ入力」「電話・メール・来客対応」「書類の作成」「資料のファイリング」の4つが挙げられます。以下で詳しい仕事内容について紹介するので、見てみましょう。

データ入力

データ入力では、パソコンを使用して会社の売上や顧客情報などを打ち込みます。数値や情報にミスがあると大きなトラブルにつながりかねないため、正確にデータを入力することが大切です。事務員がデータ入力をする際は、ブラインドタッチができることや集中力が求められます。

電話・メール・来客対応

事務員は、電話やメール対応、会社に来訪されたお客さま対応なども行います。来客対応では、会社の顔として見られるため、身だしなみや立ち振る舞いに気を配ることが必要です。
電話やメールの対応では、担当者がいなかった場合や急ぎの場合に、相手の連絡先を伺ったうえで折り返しの旨を伝えるなど、臨機応変な対応が求められます。対面の有無を問わず、そのときの状況に適した判断が重要です。

書類の作成

会議で使用する書類や取引先で使用する契約書、請求書などの作成も、事務員が行います。社内外で使用する書類は、簡単なフォーマットから複雑化されたものまでさまざまです。必要に応じて内容を調整したり、誰にとっても見やすい形式に整えたりと、細かな変更が求められます。

資料のファイリング

社内外で使用した書類や資料のファイリングを行うのも、事務員の仕事です。必要なときに書類を確認したり、スムーズに取り出したりするため、丁寧な保管が求められます。各資料は、自分だけでなくほかの社員も使用するので、誰が見ても分かりやすいようにファイリングすることが重要です。

事務員の仕事にはいくつかの種類がある

事務職は、先にご紹介した「一般事務」だけではありません。ここでは、代表的な事務の仕事を6つを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

1.一般事務

一般事務は、事務職のなかでも基本的なオフィス業務を担い、会社のサポートを行う仕事です。具体的な仕事内容は以下のとおりです。

• ・パソコンでの書類作成
  ・会社の顔としての来客対応
  ・電話、メール対応
  ・備品の管理
  ・書類や資料のファイリング

一般事務は他部署での対応も担当するので、縁の下の力持ちとしてコツコツ作業できる人に向いています。時間外労働が少なく、カレンダー通りの出勤になるため、身体的な負担が少ないのがポイントです。

2.経理事務

経理事務は、会社のお金に関すること全般を管理するのが仕事です。具体的には以下のような業務を行います。

• ・帳簿の管理
  ・経費の精算
  ・税理士との連絡業務
  ・請求書の作成
  ・社員の給与管理
  ・集金、支払業務

月末や決算期は忙しい傾向がありますが、それ以外は比較的ゆとりをもって働ける仕事です。日商簿記検定の資格を取得しておけば、採用で役立つことも。正社員の事務職のなかでも給与の平均額は高めですが、経験者優遇の求人が多い傾向があります。

3.総務事務

総務事務は、社員の快適な職場環境を整えるのが仕事です。業務内容としては、以下のような例が挙げられます。

• ・書類の作成、管理
  ・備品管理、発注
  ・来客時の対応、お茶出し
  ・会議室の予約
  ・社内イベントの企画
  ・冠婚葬祭への対応
  ・トラブルへの対応

会社の体制によっては、総務事務が人事や法務に関する業務を任されることがあります。社内外や部署の枠を超えて人と接することもあるので、コミュニケーションスキルは必須といえるでしょう。
総務事務の仕事内容や必要なスキルは、「総務の仕事内容は？やりがいや向いている人の特徴なども解説！」のコラムでも紹介しています。

4.営業事務

営業事務の主な業務は、営業職のサポートをすることです。営業職が取引先にスムーズな提案をするためにも、以下のような仕事を行ないます。

• ・資料の作成
  ・受発注の管理
  ・請求書の発行
  ・取引先との電話、メールのやり取り
  ・営業職と取引先へ同行

営業事務に求められるのは、ビジネスマナーやPCスキル、コミュニケーションスキルなど。営業職が不在の際は、営業事務の判断に委ねられることもあります。。営業事務の仕事内容を詳しく知りたい方は、「営業事務の仕事」をご一読ください。

5.人事事務

人事事務は、採用対応や人材管理に携わります。人事事務に任される仕事内容は、以下のとおりです。

• ・人材の採用
  ・人材の教育
  ・人事評価
  ・労務管理

人事事務の仕事は、良い人材を見極めるための洞察力が必要です。入退社に必要な手続きに対応したり、社員情報を更新したりと、人材を管理するうえで迅速な対応が求められます。詳しくは、「人事の仕事」のコラムも参考にしてください。

6.医療事務

医療事務とは、医療機関で行う事務の仕事を指します。医療業界を支える存在である「医療事務」の主な仕事内容は、以下のとおりです。

• ・病院や薬局における受付対応
  ・会計業務
  ・カルテ管理
  ・診療報酬請求

医療事務には、患者さんの要望や質問を聞く傾聴力や、医師・看護師に正しい情報を伝える力などが求められるでしょう。医療事務は無資格でも働けますが、特定の資格を取得すると高待遇になる可能性があります。

事務職の種類は、「事務職への転職は未経験だと難しい？仕事内容や必要なスキルなどを解説！」でも触れているので、あわせてご覧ください。

未経験から事務員に就くメリットやデメリットはある？

ここでは、未経験から事務員に就く際のメリット・デメリットを解説します。それぞれの内容を参考に、自分の希望と合うかどうか見極めてみましょう。

未経験から事務員になるメリット

未経験から事務員を目指すメリットには、以下のようなものがあります。

• ・「未経験可」の求人が多い
  ・雇用携帯の選択肢が多い（正社員、派遣社員など）
  ・PCスキルを身につけられる
  ・幅広い経験からキャリアアップにつなげやすい
  ・ワークライフバランスを保った働き方ができる

事務員は必須スキルや資格などは特にないため、未経験から始めやすい職業といえるでしょう。日々決まった業務をこなしていくので、勤務時間内で対応しやすく定時退勤が可能です。場合によっては繁忙期もありますが、それ以外は基本的に自分のペースで仕事ができるので、家庭と仕事の両立も図りやすいといえます。
また、経理事務や貿易事務など専門性のある職種の場合、特定のスキルが身につくことから、キャリアアップにつながりやすいようです。

未経験から事務員になるデメリット

未経験から事務員を目指すデメリットには、以下のようなものがあります。

• ・競争率が高い
  ・定型業務が多く新しいスキルが積めない
  ・業務内容の許容範囲が広い
  ・裏方の仕事が中心のためやりがいを感じられない

応募のハードルが低い事務員の仕事は、競争率が高くなる傾向にあるようです。会社の規模によっては、任される業務の内容や量が異なる場合もあります。事務員として幅広い業務を経験したい方は、一人あたりが担当する業務の幅が広い、小規模の企業を選ぶのがおすすめです。

未経験から目指そう！事務員に向いている人

未経験から事務員に就くなら、企業側がどのような人材を求めているのかを知っておくことが重要です。以下では、事務員に向いている人について解説します。自分のアピールポイントをしっかりと企業側へ伝えられるようにしましょう。

柔軟性があり幅広い業務に対応できる人

その場の状況に応じて行動し、幅広い業務対応ができる人は、事務員に向いているでしょう。
事務員の仕事は一人で黙々と作業を進めるより、周囲の状況を把握しながら臨機応変に動く姿勢が求められます。また、自分が経験のない未知の領域に取り組んだり、変化に対応して何でも吸収できたりするような柔軟性も必要です。

周囲を支え他人を気遣いながら行動できる人

周囲に配慮しながら行動できる人も、事務員の仕事に向いています。事務員は、電話対応や書類作成などを通じて、ほかの従業員をサポートする存在です。「仕事を依頼しやすい」「人当たりが良い」など、周囲の気持ちを汲み取って行動し、職場の雰囲気を良くするような役割を担える人は、会社からも重宝されるでしょう。

単調な作業やルーティンワークを苦に思わない人

決められた仕事が多く、大きな変化が生まれにくい事務員の仕事に苦痛を感じない人は、事務員に向いているでしょう。事務員はルールに沿って淡々とこなしていく業務が多いため、細かい作業が苦手な人にとっては辛く感じることも。また、ルーティンワークは刺激が少なく、物足りないと思う人もいるでしょう。目立つような業務は少ないものの、縁の下の力持ちとして仕事を丁寧にこなすことが好きな方におすすめの仕事です。

計画的に仕事が進められる人

仕事の納期を意識しながら、計画的に仕事が進められる人も事務員の仕事に向いているでしょう。経理や労務の業務では、契約書作成や手続きの処理を期日までにこなすことが必要です。期日までに対応ができないと、ほかの従業員だけでなく取引先にも迷惑がかかる恐れも。ルーティンワークのなかでも、しっかりとスケジュール管理をしながら進めることが重要です。

未経験から事務員にチャレンジしやすい業界

未経験から事務員を目指すなら、チャレンジしやすい業界を知っておくと便利です。ここでは、「金融・保険業界」「IT・通信業界」「広告・マスコミ業界」の3つをご紹介します。

1.金融・保険業界

金融・保険業界は、「未経験者歓迎求人」が多い傾向にあります。人間性や意欲に加えて、ポテンシャルが評価されるでしょう。未経験者を歓迎している求人であれば、入社後の教育や研修制度も手厚い傾向にあるため、働きながら必要な知識を身につけることが可能です。

金融・保険業界の事務員の勤務先は、銀行や証券会社、保険会社などが挙げられます。他業界の事務職よりも専門用語が多い傾向があり、大変さを感じるかもしれませんが、その分着実に成長できるでしょう。

2.IT・通信業界

IT・通信業界も「未経験OK」の事務員の求人が豊富です。昨今、めまぐるしく進歩するIT業界では、深刻な人手不足が原因で若い人材を求める傾向があります。
IT業界の事務職は「ITサポート」と呼ばれ、クライアントのシステム開発現場に赴いて業務を行うこともあるようです。事務員とエンジニアを兼任する可能性もあるのが、他業界の事務職との違いといえます。事務能力と同時にIT技術スキルが身につく、やりがいのある業界です。

3.広告・マスコミ業界

広告・マスコミ業界も、未経験者向け求人が多い業界だといわれています。広告業界の事務員の仕事は、マニュアルに従い業務を進めていく形が基本です。ただし、営業をサポートする役割を担っていると、一般的な事務職と異なる点も少なからずあります。
Web広告のデザインや文章のチェック、営業のスケジュール管理など、業務が多岐にわたっているため、柔軟な対応力や専門的な知識が求められるでしょう。

未経験で事務員を目指すなら持っておきたい能力

未経験で事務員を目指すなら、以下のようなスキルを身につけておくと役立ちます。以下で事務員が重視される4つの能力を解説しているので、参考にしてみてください。

1.円滑に意思疎通するためのコミュニケーションスキル

社内外を問わず人とのやり取りが多い事務員には、コミュニケーションスキルが求められます。各部署の社員や取引先とスムーズに連携するために、物事を正確に捉え、伝達する能力が必要です。
顔が直接見えない電話やメールでも、相手が求めているものは何か、確実に聞き出せるようなコミュニケーション能力のある人が重宝されるでしょう。

2.基本的なPCスキル

事務員の仕事に就くときは、基本的なPCスキルを身につけておくと良いでしょう。タイピングスキルやメールの送受信、ファイルの操作などをできるようにしておくと、スムーズに業務を進められます。会社によっては、社内で利用するチャットツールやクラウドなどを導入している可能性があるので、入社時に戸惑わないよう認識しておきましょう。

また、事務員の仕事で使用頻度の高いExcelやWord、PowerPointなどのソフトは、一定のレベルまで操作できるようにしておくのがおすすめです。

3.社会人の基本であるビジネスマナー

事務員は、来客対応や電話・メール対応などを行うため、ビジネスマナーの習得が必須といえます。話し方や言葉遣いはもちろん、お礼やお詫びの伝え方、名刺の渡し方など、さまざまなマナーを身につけておきましょう。
日々の業務で覚えていくこともできますが、身だしなみや話を聞く姿勢は、就活中にも役立ちます。今のうちからビジネスマナーを意識しておくと、入社後には自然と振る舞えるでしょう。

4.柔軟な対応力と確実な処理能力

事務職には、正確に仕事をこなす能力も求められます。事務職の業務は幅広く、重要な書類やデータを扱うことも。仕事上のミスが多いと信頼を失くしてしまう恐れがあります。そのため、事務職には柔軟な対応力とミスのない処理能力が必要です。
日ごろから身の回りの整理整頓を心がけ、大事なことはメモを取るといった行動を習慣づけておくと良いでしょう。

「事務職の志望動機はどう書く？未経験のアピールポイントや例文を紹介」では、事務員の選考で自分の能力をアピールする方法を解説しているので、お役立てください。

未経験者が事務員を目指す際に評価されやすい資格

求人に「未経験者歓迎」と記載されていても、より能力が高く、会社が求める人物像に合っている人を採用したいというのが企業の本音です。この項では、取得しておくと選考で評価されやすい資格をまとめました。

簿記（日商簿記検定）

簿記は、決算書や収支明細書などを作成するために必要な知識を証明するもの。特に、経理事務に従事する人には必須ともいえる資格です。一見、経理事務以外の事務職には関係ないように思われますが、小規模な企業などでは事務職が経理の役割を担っていることもあり、持っていると役立つ場合があります。
簿記には、簿記初級、3級、2級、1級などがあり、選考でアピールするなら2級以上を取得するのが望ましいでしょう。

秘書検定

秘書検定は、社会人に求められる能力や知識、マナーなどが身についているかを証明できる資格です。事務員に必要な来客対応や電話の応対に自信をつけられます。人と関わるすべての職業で活かせるため、秘書を目指す人だけでなく、事務員やほかの職種に就きたい人にとっても重宝するでしょう。
秘書検定には3級、2級、準1級、1級の4段階があり、準1級から面接があるのが特徴。面接では、立ち振る舞いや言葉遣いなどもみられるようです。履歴書には3級から記載できるので、はじめは3級の合格を目指し、準1級や1級へステップアップできると良いでしょう。

MOS（マイクロソフト・オフィススペシャリスト）

MOSを取得すると、Wordや ExcelといったMicrosoft Office製品に関するスキルがどの程度なのか分かります。MOSを取得することで、未経験者であっても自分のPCスキルを客観的に証明することが可能です。MOSは各種ソフト毎に、スペシャリストレベル（一般）とエキスパートレベル（上級）があるので、自分に合った試験を選択しましょう。

未経験で事務員を目指す人向けの志望動機の書き方と例文

ここでは、未経験から事務員を目指す人に向けて、志望動機の書き方や例文をご紹介します。志望動機のポイントをおさえ、実際に書く際の参考にしてみてください。

冒頭で志望理由を明確に述べる

未経験で事務員を目指すときは、志望動機のはじめに「なぜ事務員になりたいのか」という理由を伝えましょう。採用担当者は多数の応募者の志望動機を見るため、応募書類の全文を読むとは限りません。そのため、冒頭に明確な志望理由を記載しておけば、応募者が何を理由に志望しているかがすぐに分かります。

事務員を目指すきっかけとなるエピソードを取り入れる

志望動機では、志望理由につながるエピソードを記載することも重要です。具体的なエピソードがあれば、より説得力のある志望理由になります。きっかけとなるエピソードを話すときは、時系列で簡潔に話すと、聞く側も理解しやすくなるためおすすめです。

事務員として働く熱意を込めて内容を締める

志望理由とエピソードを話したら、最後に事務員として働く熱意を込めて内容を締めくくりましょう。「学んだことをどう仕事に活かしていきたいのか」や「入社後どのように活躍していきたいか」を明確に伝えられると、入社に対する強い意志や熱意を示しやすくなります。

【例文】未経験で一般事務を目指す場合

未経験から一般事務を目指す場合の志望動機は以下のとおりです。

「私は、会社の土台となり、社員を支える役割を担いたいと思い、一般事務を志望しました。前職では販売職として活躍し、資料の作成や商品の手配などを事務員の方にサポートしていただきました。自分一人ではできない作業をサポートしていただくうちに、事務という仕事の偉大さに気づきました。

そこから、私も会社や社員を支える側の人になり、スムーズに仕事を進められるようサポートしたいと思うようになったのが、事務職を目指したきっかけです。事務員に支えられる側としての経験から、相手が求めるサポートをできる事務員として貴社に貢献していきたいと思っています」

志望動機の書き方は、「志望理由・動機の例文を解説！書き方の流れや作成時のポイントも紹介」のコラムもご一読ください。

未経験から事務員を目指すなら転職エージェントに相談しよう

未経験から事務員に挑戦するときは、転職エージェントへの相談もおすすめです。転職エージェントでは、一人ひとりの求職者に合った求人を紹介してくれたり、応募書類の添削を行ってくれたりします。また、未経験者向けの求人の紹介や詳しい企業情報も教えてもらえるため、一人での就活が不安な方も安心できるでしょう。

未経験からの転職が不安な方は、ハタラクティブへご相談ください。ハタラクティブは、フリーターや第二新卒をはじめとした若年層向けの就職・転職エージェントです。専任のキャリアアドバイザーがマンツーマンで、求人の紹介や書類の添削、面接練習まで幅広くサポートいたします。
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未経験者も就職できる？事務員に関する疑問Q＆A

ここでは、未経験から事務員に就職できるのか不安な方のお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

高卒・未経験者も事務員になれる？

高卒かつ事務未経験であっても、事務員になることは可能です。ただし、同じ求人でも給与は大卒と比べて低いこともあります。「高卒で事務職に就くには？種類ごとの仕事内容やおすすめの資格を紹介」では、高卒の事務員の目指し方をまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

未経験かつ仕事にブランクがある人も事務員になれる？

事務経験がない方はもちろんニートやフリーターの方も、事務員になるチャンスはあります。「育成しやすい」「長期的に働いてもらえる」などの理由から、若い人材が歓迎される傾向にあるため、事務員になりたい方は早めに行動すると良いでしょう。「ニートから事務職の正社員になれる？押さえておきたいポイントを紹介」では、ブランク期間のある人が事務員を目指す際のポイントに触れているので、ご一読ください。

学校事務職員は一般的な事務員と何が違う？

学校事務職員とは、教育機関に配置される事務員を指します。主な業務は備品の発注、各種書類の作成・管理、経理、人事、窓口対応などです。一般事務員と似ているものの、業務に「生徒・保護者への対応」が含まれるのが大きな違いといえます。

やりがいや向いている人の特徴も異なるため、求職活動の際はどちらが自分に合っているかを検討することが大事です。「学校事務とは？仕事内容や働くメリット、向いている人の特徴などを解説」でも詳細をまとめています。

未経験から事務員になるメリットは？

事務員の仕事はルーティンワークが多く、残業や休日出勤が発生することが少ないため、プライベートとの両立をしやすいのがメリット。また、デスクワークであることから体力面の負担も少なめです。事務員のメリットについては、「事務の仕事内容とは？求められるスキルや働くメリット・デメリットを解説！」のコラムでも紹介しているので、ぜひご一読ください。

未経験者が事務員になるために必要なことは？

事務員は人気の高い職種のため、未経験者歓迎の求人であっても念入りに対策を行う必要があります。自己分析や企業研究をよく行い、明確な志望動機を作成したり、面接対策を行うことが必要です。
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