退職時のマナーとは？理由の伝え方や提出書類も解説

「退職時のマナーには何があるの？」と悩む方も多いのではないでしょうか。退職時には、意思表示する時期を会社の就業規則にあわせたり、辞めるまでに引継ぎや挨拶を行ったりと、マナーがいくつか存在します。円満退社を目指すのであれば、退職日までマナーを守った行動を心掛けましょう。このコラムでは、退職時のマナーをご紹介。退職理由の伝え方や提出書類についても解説しています。

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退職を伝える際のマナーとは

円満退社を目指すなら、退職を伝えるタイミングや順番、場所などのマナーを守りましょう。今の仕事を辞めたとしても、同僚や上司とどこかで繋がる可能性はゼロではありません。また、一緒に働いてきた仲間や会社との間にわだかまりを残したまま退職することは、気持ちの良いものとは言えないでしょう。晴れやかな気持ちで新しい仕事を始められるよう、以下を参考に円満退職を目指してください。

退職を伝えるタイミングは就業規則に合わせよう

円満退社を目指すのであれば、それぞれの会社の就業規則に合わせたタイミングで退職を伝えるようにしましょう。退職するまでには、上司との話し合いや業務の引き継ぎ、社内外への挨拶も必要になります。法律では、退職の2週間前までに申し出れば問題がないとされていますが、会社の状況によっては「2週間前では遅い」とされる場合も。トラブルを未然に回避できるよう、就業規則に合わせて退職する旨を伝えると良いでしょう。

退職を伝える順番と場所に配慮しよう

退職を伝えるときは、まず最初に直属の上司に話しましょう。上司よりも先に、同僚などに退職の話をしないようにしてください。どんなに親しい同僚でも、噂はどこからか広がってしまうものです。直接伝える前に退職のことが耳に入ると、上司としては気分の良いものではありません。

また、退職を伝える場所は、落ち着いて話せる個室などを選ぶと良いでしょう。ほかの人がいる執務室や休憩室などは避けてください。2人で話せる環境で伝えることもマナーの一つです。

忙しい時期に退職の話をすることは避けよう

繁忙期や大きなプロジェクトの途中などの忙しい時期に退職の話をすることは避けてください。上司や社内がバタバタしている時期はきちんと話を聞いてもらえず、円満退社も叶わない可能性があります。可能な範囲で落ち着いた時期に伝えることが賢明です。

退職を伝える際のマナーについては、「会社を退職する際に気をつけたい！マナーや流れについて」のコラムでも解説しています。こちらもチェックしてみてください。

退職理由の伝え方

円満退社を目指すには、退職理由の伝え方もとても重要です。下記3つのことに注意して、退職理由を伝えるようにしてください。

1.会社への不満を理由にしない

実際に辞める理由になっていたとしても、会社への不満を退職理由として上司に伝えることは避けましょう。会社への不満を理由にすると、「改善するから」と引き留められたときに断りづらくなります。あくまでも個人的な事情というスタンスで退職理由を伝えることが大切です。

2.退職の意志を固く持つ

たとえ引き止められたとしても退職の意志を固く持ち、迷うような態度は取らないようにしてください。退職の意志を上司に伝えても、引き留められるケースはあります。引き止められたときは上司の意見はきちんと聞きつつ、辞める意志が固いということをしっかり伝えましょう。

3.感謝の気持ちを伝える

退職理由とあわせて、今までお世話になったことへの感謝の気持ちも伝えると良いでしょう。退職を伝える上司との関係があまり良くなかったり、会社への不満が大きかったりしても、それまで育ててもらったことは事実です。円満退社をするためにも、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

退職理由の伝え方については、「会社を辞める理由の伝え方は？円満に退職を成功させるコツを解説」のコラムでも詳しく解説しています。こちらもぜひチェックしてみてください。

退職時に提出する書類

辞める意思を伝える際に、必要に応じて「退職願」も会社に提出します。法律上必須の書類ではないため、会社の就業規則や慣習に従って提出を検討してください。会社を辞めるときの書類といえば「退職願」と「退職届」の2種類が存在しますが、意思を伝える段階では「退職願」を提出するようにしましょう。「退職願」と「退職届」それぞれについては、以下で解説します。

退職願

「退職願」は、退職を願い出るときに提出する書類です。「辞めたいです」という意思表示をするものであり、提出したあとに撤回することもできます。

退職届

「退職届」は、会社から退職を認められたあとに提出する書類です。「辞めます」という強い意思を表明するものであり、一度提出すると撤回することはできません。

上記のとおり書類によって提出するタイミングが異なるため、間違えないように注意してください。また、退職願の提出は、就業規則などで指定がなければ、会社を辞める1ヶ月前から遅くとも2週間前までを目安に済ませておきましょう。提出する際は上司に手渡しすることがマナーです。渡しに行ったタイミングで上司が不在だからといって、机の上に置くことは避けてください。

退職願の詳しい書き方については、「退職願の書き方を解説！円満退社するための基本的なマナーとは」のコラムで解説しています。作成する際は、こちらを参考にしてみてください。

退職するまでのマナーとは

円満に会社を退職するためには、最後まできちんと自分の務めを果たすこともマナーです。退職を伝え、退職願を提出して終わりではありません。ここでは、マナーとして退職するまでの期間でやるべきことを解説します。

引継ぎ

自分が担当していた業務の資料を作成し、後任への引継ぎを丁寧に行いましょう。退職するということは、自分の仕事が誰かの仕事になるということです。辞めたあとに会社に迷惑をかけないために、漏れがないように注意して引継ぎするようにしてください。

引継ぎのポイントや注意点は「退職時の引き継ぎにおけるポイントとは？辞めるまでの手順も解説」のコラムで詳しく解説していますので、ぜひあわせてチェックしてみてください。

挨拶

社内・社外を問わず、退職の挨拶は必ず行いましょう。何も言わずに退職することは、「社会人として常識がない」と思われてしまう可能性もあります。

社外への挨拶は、会社から自分の退職が正式に発表されたら、できるだけ早いタイミングで行うと良いでしょう。後任への引継ぎもあるため、あまりギリギリになると取引先などに迷惑をかけてしまう恐れがあります。公表できるようになったら、すぐに対応できるように準備しておきましょう。

社内への挨拶は、一般的に最終出社日にすることが多いようですが、それぞれ会社の風習やルールがありますので、過去に退職した人がしていた挨拶を参考にすると良いでしょう。退職の挨拶をメールで送ることは基本的に問題ありませんが、お世話になった方には感謝の気持ちを直接伝えると、より丁寧です。

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