退職メールを社外に送る場合のマナーや注意点は?社内向けとはなにが違う?

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この記事のまとめ

  • 社外に退職メールをする場合、引き継ぎのために退職の2〜3週間前には送信する
  • 取引先にメールを送る際は、後任者や退職日など、必要事項を明記しておく
  • 社外に退職メールをする際は、後任者の引き継ぎについても報告する
  • 社外に退職メールを送る際は、退職理由を詳しく書かないようにしよう

退職をするときに、お世話になった感謝などを伝えるために社外と社内に向けて送る挨拶のメール。社内外それぞれ送り方やタイミングが異なるので注意しましょう。本コラムでは、退職の挨拶メールに関する注意点やマナーを、例文を交えて詳しく解説しています。

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社外向けの退職メールを送るタイミング

社外向けの退職メールは、退職日の2週間ほど前に送るのがベター。社内向けの退職メールは「最後の挨拶」の意味合いが強いため最終出勤日に送るのが一般的とされていますが、社外向けは後任との引き継ぎなどがあるため早めに伝えましょう。

退職の2週間前

社外向けの退職連絡は、退職日の2~3週間前に行うのが一般的。または、退職が公表できる時期かつ後任が決定したタイミングでも良いでしょう。
社内向けと異なり早めに連絡をすることで、後任の紹介や一緒に進めているプロジェクトの確認・整理を行う時間を確保するため。退職にあたって有給休暇を取得する場合は、休暇も考慮して連絡を行いましょう。

早すぎる連絡は相手に不安を与える

退職の3ヶ月前など、早すぎる連絡は相手に「後任者は誰になるのか」「◯◯さんが抜けるとプロジェクトが滞るのでは」など不安を与えてしまいます。最悪の場合、業務や取引そのものに影響を及ぼす可能性も。たとえ社内で退職が承認されても、社外に伝えるのは控えましょう。
ただし、非常に重要なプロジェクトにアサインしている場合などは早めに相手に伝える必要もあります。取引先にいつ退職を伝えるか悩んだら、上司に相談してみてください。

就業時間の1時間前が目安

メールを送るのは、就業時間の1時間ほど前が良いといわれています。退職の連絡は、少なからず相手にインパクトを与えてしまうもの。朝イチなどに連絡することで相手の業務パフォーマンスに影響を及ぼす可能性も考え、送信しましょう。

社外に宛てた退職メールは一斉送信してもいい?

社外宛ての退職メールは、一斉送信でもマナー違反にはなりません。個別に対応していると時間もかかります。メール文面で感謝を伝えましょう。なお、一斉送信の場合はほかの送信者にアドレスが分からないよう「bcc」を使用し、自分のアドレスを「To」に入れるなど配慮も忘れずに。

送信先が少なければ個別にメールをしよう

送信相手が少数、特に親密に付き合いが合った、業務で非常にお世話になったなどの理由があれば、個別に連絡をしても問題ありません。

できる限り直接挨拶をする

退職の挨拶は一斉送信メールで済ませても問題はありませんが、できる限り直接出向いて挨拶をするのがベター。直接述べたほうが感謝が伝わりやすいです。

社外向け退職メールの内容とポイント

社外(取引先)に向けて退職の挨拶をメールでする際は、以下のポイントに注意しましょう。

件名はシンプルに

メールの件名は、「退職のご挨拶(会社名・名前)」というように、シンプルでわかりやすいものにしましょう。

後任者や引継ぎについて明記する

会社と取引先が今後もビジネス上で良好な関係を維持していけるように、後任者の名前を明記します。後任者と一緒に直接挨拶に伺うのがベストですが、それが困難な場合はメールで紹介しておきましょう。

退職日を明記する

退職の知らせを受けた取引先から連絡が来る可能性があるため、退職日はしっかり明記しておきましょう。

退職理由、転職先の情報などをを書かない

転職先や退職理由を書いたりするのは避けましょう。顧客情報の漏洩や会社への風評被害など、トラブルに発展する可能性があります。

連絡先に自分の私用連絡先を書かない

基本的に、スマートフォンやSNSなど私用の連絡先は記載しません。
もし事情があって退職後も取引先と連絡を取り合う必要があるという場合は、上司に相談しましょう。

社外向け退職メールの例文

社外に向けた退職メールの例文を下記に挙げていますので、ご参照ください。

件名:退職のご挨拶(株式会社○○○ 自分の名前)
本文:
株式会社☓☓☓ △△部
●様

いつもお世話になっております。
株式会社○○○の□□□です。

私事ですが、○月○日をもちまして、株式会社○○○を退職することとなりました。
在職中は●●様に何かとお力添えを頂き、心より御礼申し上げます。

後任は、同じ部署の☓☓が務めさせていただきます。
後日改めて☓☓がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

本来であれば直接お伺いし、ご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりますことを深くお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈りし、ご挨拶にかえさせていただきます。

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署名
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ビジネスメールの基本マナーについては「分かりやすさがポイント!挨拶メールを送る時の基礎知識」、退職の挨拶については「退職の挨拶を例文つきでご紹介!最後まで良い印象をキープしたい方は必見」のコラムで説明しています。

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