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社外と社内に送る退職メール…マナーや注意点は?

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【このページのまとめ】

  • ・取引先にメールを送る際は、後任者や退職日など、必要事項を明記しておく

    ・会社と取引先のトラブルを防ぐため、私用の連絡先や転職先の記載は避ける

    ・社内にメールを送る際は、退職理由を詳しく書かないようにしよう

    ・今までのエピソードを織り交ぜると、感謝の気持ちが伝わりやすい

退職をするときに、社外と社内に向けて送る挨拶のメール。

「立つ鳥跡を濁さず」という言葉があるように、最後の挨拶までしっかりとやり遂げたいものです。

今回は、退職の挨拶メールに関する注意点やマナーを、例文を交えて詳しく解説しています。

◆社外向け退職メールのポイント 

社外(取引先)に向けて退職の挨拶をメールでする際は、以下のポイントに注意しましょう。

・後任者や引継ぎについて明記する

会社と取引先が今後もビジネス上で良好な関係を維持していけるように、後任者の名前を明記します。

後任者と一緒に直接挨拶に伺うのがベストですが、それが困難な場合はメールで紹介しておきましょう。

・退職日を明記する

退職の知らせを受けた取引先から連絡が来る可能性があるため、退職日はしっかり明記しておきましょう。

・退職理由、転職先の情報などをを書かない

転職先を明記したり、退職理由(特に会社にとってマイナスな理由)を書いたりするのは避けましょう。

顧客情報の漏洩や、会社への風評被害など、後々トラブルに発展する可能性があります。

・連絡先に自分の私用連絡先を書かない

基本的に、私用の連絡先は記載しません。

もし事情があって退職後も取引先と連絡を取り合う必要があるという場合は、上司に相談しましょう。

・件名はシンプルに

メールの件名は、「退職のご挨拶(会社名と名前を明記)」というように、シンプルでわかりやすいものにしましょう。

◆社外向け退職メールの例文 

社外に向けた退職メールの例文を下記に挙げていますので、ご参照ください。

【例文】

件名:退職のご挨拶(株式会社○○○ 自分の名前)

株式会社☓☓☓ △△部

  • ●様

いつもお世話になっております。

株式会社○○○の□□□です。

私事ですが、○月○日をもちまして、株式会社○○○を退職することとなりました。

在職中は●●様に何かとお力添えを頂き、心より御礼申し上げます。

後任は、同じ部署の☓☓が務めさせていただきます。

後日改めて☓☓がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

本来であれば直接お伺いし、ご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりますことを深くお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈りし、ご挨拶にかえさせていただきます。

◆社内向けの退職メールはこう書こう 

社内に向けた退職の挨拶のメールを書く際は、下記のポイントを押さえておきましょう。

・タイミングは、最終出勤日に送ることが多い

社内に退職メールを送るタイミングは、基本的に最終出勤日であることが多いようです。

ただし、会社によっては1週間前に送ってほしいという場合もあるので、一概には断言できません。

これまで退職した方のメールを参考に、タイミングを合わせておくのが無難でしょう。

・退職理由は書かない

メール退職理由を書くのは避けましょう。

特に会社に対する不満や愚痴などは、せっかく築いてきた信頼関係を崩してしまう恐れがあります。

どうしても書く必要がある場合は軽く触れる程度にし、内容も個人的なものにとどめておきましょう。

また、感謝の気持ちを伝える際に今までのエピソードも織り交ぜると、より心のこもった挨拶メールになるでしょう。

メールは一斉送信でも良いですが、特別にお世話になった人や直属の上司には個別に送ると、より感謝の気持ちが伝わります。

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退職をする際は、メールの他にも色々な準備をしなければなりません。

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