仕事が終わらない人は必見！原因と解決法まとめ

「いつまでたっても仕事が終わらない！」と悩んでいる人も多いでしょう。仕事が終わらないのには、さまざまな要因があります。自分がどの要因に当てはまるか考え、自分に合った対処法を試してみるのが大切です。
このコラムでは、仕事が終わらない原因とその解決法を紹介します。今日から試せる「仕事を効率化させる工夫」も解説するので、自分に合った方法を見つけてみてください。

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仕事が終わらない原因は？

仕事が終わらない原因には、「スケジュール管理や優先順位づけができていない」「完璧主義過ぎる」などさまざまあります。以下で詳しく説明するので、自分に当てはまるものがないか確認してみましょう。

スケジュール管理や優先度づけができていない

計画性がなく、目の前にある仕事をとにかくこなしているような場合は、時間のペース配分が考慮できず仕事が終わらない可能性があります。また、追い詰められないと本気になれず、いつも納期や締切直前まで終わらない人は常に仕事に追われている状況に陥りやすいようです。優先順位を考えずにやりたいことから取り掛かり、大事な仕事を後回しにしてしまったことで仕事が終わらない場合もあるでしょう。

理想が高く完璧主義過ぎる

完璧を目指すあまり「優先度の低い業務に時間を掛け過ぎる」「品質にこだわり過ぎて納期を守れない」などの場合、仕事が終わらないこともあるでしょう。
完璧主義の人は細部まで気を配れるため、仕事が正確で一般的に良いイメージをもつ人が多いものです。しかし、仕事ではバランスも考慮しなければなりません。業務ごとに必要とされるクオリティを見極められない人は仕事のスピードが遅く、仕事が終わらない状況に追い込まれる可能性があります。

相談できず一人で悩んでいる

自分で解決できない問題に対して一人で悩み続けている人は、仕事が遅れてしまうことがあります。入社したばかりのころは質問しやすかったのに、時間が経ったら聞きにくくなったと感じることもあるでしょう。しかし、調べるには時間が掛かりますし、一人で考えているだけでは進みません。分からないことはいつまでも一人で悩まず、分かる人に相談することも大切です。

体調不良で集中できない

自分の体調が整わないために、仕事が効率的に進まない場合もあります。睡眠不足や食生活の乱れからくる体調不良は集中力の低下を招くことも。仕事に支障をきたさない程度であれば問題ありませんが、「ゲームのやり過ぎで睡眠不足」「暴飲暴食で体調を崩した」などの理由で体調不良が続けば、社会人としての信頼を失うこともあります。

責任感が強く仕事を断れない

責任感が強く自分に回ってくる仕事は断れない場合、仕事量が多くなり終わらないことも。自分のキャパシティをオーバーした仕事まで無理して引き受けるのはよくありません。小さい頼みであっても、何個も溜まれば大きなタスクになってしまいます。
無理して引き受けた場合、「締切や納期に間に合わない」「急ぎで集中できずミスが多い」など仕事の質が落ち、相手に迷惑を掛ける結果になることも。許容量を超えた場合は断ることも大切です。

業務全体の把握ができていない

自分が担当している仕事が、業務全体のどの部分で何のために行っているのか分かっていない場合、モチベーションが保てず仕事が進まないことがあるでしょう。また、会社全体の仕事における自分の担当業務の役割を理解しておらず、上司が求める仕事の質や内容に合わず、やり直しが必要になることも考えられます。

仕事の環境が整っていない

職場の環境が整っていないことで業務を効率的に進めにくい場合もあります。デスク周りに書類が散乱していたり、報告や指示などの形が曖昧で業務フローが整っていなかったりすると、余計な時間を取られてしまうでしょう。

タスク量や情報量が多過ぎる

単純に仕事量が多過ぎるという原因も考えられるでしょう。企業によっては、残業や仕事の持ち帰りを前提にスケジュールを組んでいることも。繁忙期や人手不足による一時的なものであれば問題ありませんが、常態化している場合は常にタスクに追われる状況になる恐れがあります。さらに、確認すべき書類や業務マニュアルに余計な部分が多いなど、情報量が多い場合も仕事の効率が落ちるでしょう。
仕事量が多い場合の解決法については「『仕事量が多い』を解消したい！うまくこなしてストレスを軽減する方法」のコラムもご一読ください。

仕事が自分の能力やスキルに合っていない

自分の能力やスキル以上のものを求められている場合も仕事に時間が掛かるでしょう。自分一人では対処が難しく、調べたり、分かる人に聞いたりする必要があるためです。
能力やスキルが合っていないことが原因の場合、担当する業務を変えることで問題が解決する可能性があります。具体的な対処法としては、「部署異動を願い出る」「転職を検討する」など。詳しくは、このコラムの「工夫しても仕事が終わらないときは」をご一読ください。

仕事が終わらないときの解決法7つ

仕事を終わらせるための解決法を7つ紹介します。自分に合った解決法を見つけて、ぜひ試してみてください。

1.スケジュールやタスクを管理する

仕事を効率的に進めるためには、スケジュール管理やタスク管理を行いましょう。仕事の速い人は、時間にシビアなのが特徴です。業務の一つひとつに締切と優先順位を設け、そこから逆算して取り組んでみましょう。そのために、日ごろからどの仕事にどれくらい時間を掛けているかを意識することがおすすめです。必要なおおよその時間が分かると、スケジュールが立てやすくなります。

タイムマネジメントを行う

タイムマネジメントを行うのも良い方法です。タイムマネジメントとは時間管理のことをいいますが、ビジネスでは時間における生産性を上げることを意味します。仕事に掛かる時間を計算したり、締切を設けて見通しをもったりすることで、一日にこなせる仕事の量を増やしていけるでしょう。
タイムマネジメントについては、「時間管理ができる人になるには？能力を身につける方法やコツを解説」でも詳しく解説しています。

2.仕事に優先順位をつける

仕事を複数抱えているときは、重要なものから優先順位をつけて取り組みましょう。重要度が高いものや締切が近いものは優先順位を上げる必要があります。優先順位をつければ、重要な仕事に着手できておらず、プレッシャーを感じるようなことはありません。

3.コミュニケーションを密にとる

仕事を効率的に進めるためには、コミュニケーションを密にとることも重要です。悩んだときや困ったとき、一人で悩んでいるだけでは時間を無駄にしてしまうことも。普段からコミュニケーションを密にとることで、相談したりアドバイスをもらいやすいでしょう。

4.現状を把握する

仕事が終わらないため悩んでいる人は、現状を把握する癖をつけるのがおすすめです。「何を求められているのか」「この仕事がどのような意味をもつのか」「この仕事が何につながっているのか」など仕事の背景が分かると、スムーズに進められるでしょう。

求められていることを把握する

求められるレベルや内容について把握しておきましょう。そのためには、仕事全体に対して、自分の仕事がどのような意味をもつのか知っておくことが重要です。仕事は自分の仕事だけで完結するわけではなく、多くの人の仕事が合わさって一つのものを作っています。認識のずれを防ぐことで、無駄なやり直しを減らせるでしょう。

自分や周囲の状況を把握する

自分で対応可能な範囲や、周囲の状況を客観的に知っておきましょう。仕事のなかで苦手な部分や得意な部分が分かっていると、苦手な部分のアドバイスをもらったり、得意な人から協力してもらったりして進められます。
日常的にコミュニケーションをとることで、周囲の仕事量や得意分野などの状況も分かるでしょう。周囲についても把握しておくことで、お願いや相談をするタイミングが計れます。

少し先を予想してすべきことを把握する

余裕が出てきたら、少し先の仕事を予想しておくとスムーズに業務が進められます。また、少し先輩の仕事を観察するのも良いでしょう。自分ができるようになるべき仕事のレベルを把握でき、何を身につけていけば良いのか目標ができます。

5.集中力を上げる

仕事を終わらせるためには、仕事に向かう集中力を高める工夫も重要です。自分に合った高め方を見つけて業務パフォーマンスを上げましょう。

自分にあった方法を知る

集中力を上げる方法もさまざまあります。たとえば以下のような方法です。

・自分なりのルーティンを作る
・快適な姿勢で作業をする
・音楽を聴く
・スマホの通知を切っておく

試しながら自分にあったものを探しましょう。また、過去の自分の経験からよかったものを取り入れるのもおすすめです。

ストレスを減らす

自分に合った環境で作業を行うことで、ストレスを減らすのも一つの方法です。静かな環境を好む人は静かな場所で作業できると良いでしょう。また、仕事以外のストレスも、業務中に思い出したり夜よく眠れずに集中力が下がったりして業務に影響することがあるため、プライベートでもストレス発散法をもっておくのがおすすめです。
ストレス発散方法は「仕事をする上で知っておきたい！ストレスコーピングとは」で詳しく解説しています。

6.適度に休憩を取り入れる

仕事を効率的に進めるために、適度に休憩を取り入れるのがおすすめです。身体を動かしたり、気分転換を行うことで頭をリフレッシュさせ、集中して業務に取り組めるでしょう。

ストレッチや散歩など軽い運動をする

休憩には、ストレッチや散歩など軽い運動がおすすめです。血流が良くなり、リフレッシュ効果が期待できます。他部署への移動に階段を使用したり、座りっぱなしを防ぐために座ったままできるストレッチをしたりする方法があるでしょう。

趣味の時間で気分転換する

休憩時間に自分の趣味に時間を使い、気分転換を行うのも一つの方法です。音楽を聴いたり、読書をしたりするなど好きなことに時間を使えば、リフレッシュになるでしょう。

パワーナップや深呼吸を行う

パワーナップとは昼寝のことです。休憩時間に目を閉じてゆっくり過ごしたり深呼吸をしたりすることで、ストレスの軽減や血流の改善が期待できます。昼寝は15分程度がおすすめで、長くなると眠気や作業効率の低下につながるため注意が必要です。行う場合はアラームをかけて行いましょう。

7.転職や異動を検討する

転職や部署異動を検討するのも一つの方法です。さまざま工夫を行っても改善されない場合、自分に合った環境に移ることで解決される場合もあるでしょう。無理をして終わらない仕事をこなし続けるとストレスが掛かり、体調を崩してしまう恐れも。問題の解決が難しいと判断したら、なるべく早めに自分に合う環境に移ったほうが良いといえるでしょう。
自分に合った仕事が分からない人は「自分の適性に合う仕事の探し方とは？」も参考にしてみてください。

仕事が終わらないときは注意！ついやりがちなこと5つ

仕事が終わらずに困っているとき、思わずやりがちなことがあります。つい大事な仕事を先延ばしにしたり、あれこれ手をつけて結局進まなかったりした経験がある人もいるでしょう。
以下で、仕事が終わらないときについやりがちなことを5つ紹介するので、自分に当てはまっていないかチェックしてみてください。

1.仕事を先延ばしにする

大事なタスクが目の前にあるのに、つい楽にできるタスクばかり着手してしまうこともあるでしょう。重要なタスクほど「きちんとこなさなければならない」というプレッシャーから、取り掛かるのが億劫になってしまうことも。しかし、締切が近くなればなおさらプレッシャーを感じやすいものです。優先順位をつけて仕事に取り組むようにしましょう。

2.スマホを見てしまう

仕事が進まないことでモチベーションや集中力が下がってしまい、スマホばかりチェックしてしまう経験がある人もいるでしょう。特に用事はないはずなのに通知がくると気になってしまい、スマホを触ってしまうのが原因です。不要な通知はオフにして、集中できる環境にしましょう。

3.不規則な生活をする

仕事が終わらないときは生活リズムが乱れることがあります。帰宅が遅くなり睡眠時間が減ったり、ストレスからつい暴飲暴食したりすることもあるでしょう。しかし、仕事が大変なときこそ、規則正しい生活を心掛けることをおすすめします。睡眠不足や暴飲暴食、食欲不振は仕事の集中力を保つための体力を消耗させる可能性も。集中して仕事に取り組めるよう、生活を整えて体調を整えることが重要です。

4.マルチタスクにする

仕事が終わらないことに焦ってしまい、あれこれ手をつけてマルチタスクにしてしまう場合があります。早く終わらせたい気持ちから、つい複数着手してしまうのでしょう。しかし、タスクを複数管理するのは脳が疲れてしまいます。そのため、一つずつこなすよりも時間が掛かってしまうことも。早く終わらせたいなら、優先順位をつけて一つずつこなすのがおすすめです。

5.無駄なことをしてしまう

やらなければいけないストレスや焦りから、つい優先順位の低い仕事や今やらなくても良いことに手をつけてしまうことがあります。
学生時代、ついテスト前に勉強ではなく部屋の掃除をしてしまった経験がある人もいるでしょう。このように、ファイルの整理やメールチェックなど、あとでも良いものが気になってしまう場合も。このような場合は他人を巻き込みましょう。こまめに進捗を報告する、他の人と一緒に作業を行うなどすれば、他人に迷惑を掛けるので仕事をやらざるを得ない環境にできます。

仕事が終わらない不安を解消！すぐできる効率化の工夫

今日から試せる仕事効率化の工夫を紹介します。仕事が遅いと悩んでいる人はぜひ参考にして試してみてください。

出勤したら一日の業務を確認する

朝出勤したら、まず一日の業務全体を確認しましょう。とりあえず昨日の続きから開始したり、思いついたものから着手したりすると、一日のペース配分がうまくいかない可能性があります。今日やるべきことをすべて確認したうえで、取り掛かる順番を決めましょう。

客観的な報連相を心掛ける

上司に報連相を行う際には、主観ではなく客観的な事実をもとに行いましょう。たとえば、「だいたい終わりました」ではなく、「残りは15ページです」のように、数字を使用して報告するとより伝わる報告になるでしょう。適切でスムーズな報連相ができれば、上司との認識のずれが少なく、効率的に仕事を進められるでしょう。

デスクを整理整頓する

仕事環境を整えることは仕事の効率化につながります。必要なファイルやメモの行方が分からないような状態では、探し出すのに余計な時間が掛かってしまうことも。仕事に必要なファイルや書類などは、誰が見ても分かるように管理をしましょう。また、すっきりとした環境で仕事を行うと脳に余計な情報が入らないため集中できます。気を散らさず仕事に集中できる環境で作業ができるよう整えましょう。

作業効率化ツールを活用する

頻繁に行う作業は効率化ツールを利用するのがおすすめです。PCソフトや無料のサイトで効率的に作業ができるものが多くあります。使用したことのないツールを利用するのは心配だという人は、テンプレートを利用するのが良いでしょう。よく使う文面をまとめたメール用テンプレートや資料作成用のテンプレートなどです。毎回はじめから作成しなくても済むため、時間の節約になります。
作業効率化ツールに関しては「作業効率を高めたい！3つの考え方とサポートツールで働き方を変えよう」のコラムも参考にしてみてください。

オープンクエスチョンでアドバイスをもらう

相談する際にオープンクエスチョンでアドバイスをもらうと、自分が気づかなかった視点でアドバイスをもらえる場合があります。オープンクエスチョンとは、相手に自由に回答してもらうような質問の仕方です。「はい」「いいえ」など回答の範囲を狭くした質問であるクローズドクエスチョンの逆の意味に当たります。業務がひっ迫していないときを見計らって、効率的に仕事を進めるためのアドバイスをオープンクエスチョンで尋ねてみるのもおすすめです。

振り返りの時間を作る

仕事の作業そのものの時間も大切ですが、振り返りの時間を作ることで次の業務に活かすポイントを整理できます。仕事をしていくなかで、自分が進めやすいやり方や注意を受けた点、次回は気をつけたい点などが出てくるでしょう。それらを一日の最後に振り返りの時間を作りまとめていくのがおすすめです。まとめることで意識して頭に入れたり、いつでも簡単に見返したりできます。スムーズに次の業務に活かせるでしょう。

工夫しても仕事が終わらないときは

さまざまな工夫を試してみても仕事が終わらないときもあるでしょう。その場合は、上司と業務量の相談をしたり配置換えを希望したりする方法があります。自分に合った仕事への転職を検討するのも一つの方法です。

上司に相談する

仕事量が多過ぎるときは、業務量の調整について上司に相談してみましょう。「言っても改善されない」「自分ができないことを伝えにくい」と考える人もいるかもしれません。しかし、そのまま事態を放置すれば仕事が滞る可能性があります。
上司も職場のすべてを把握できているわけではないので、相談を受けてはじめて現場のことを知ることもあるでしょう。相談がきっかけで改善されることもあるので、自分一人で対応できないときは、相談してみることをおすすめします。

異動を希望する

部署を異動することで自分に合った仕事ができるようになり、仕事が終わらない悩みから解放される場合があります。自分の強みやスキルに合わない部署のため仕事が進まないと悩んでいる人は、異動することも検討してみてください。

転職を検討する

さまざまな対策を試してみたにも関わらず改善が難しい場合は、転職を検討するのも一つの方法です。自分の強みやスキルにあった会社へ転職できれば、仕事が終わらないと悩むことがなくなるでしょう。転職活動を行う際は、転職エージェントの利用がおすすめです。自分の希望や強みに合った職場を紹介してもらえます。

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