会社を休む電話をするときの連絡のマナーとは？シチュエーション別の例文も紹介
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
会社を休む電話をする際は、「体調不良」や「家族の用事や病気」など理由を伝えよう
急な体調不良などで会社を休みたいとき、どのように連絡をすれば良いのか分からないという方もいるのではないでしょうか。基本的に会社を休む際は、電話で上司に伝えるようにしましょう。
このコラムでは、会社を休む電話をする際のマナーや例文などを紹介します。「初めて会社を休むのでどうすれば良いか分からない」「休んでも角が立たないようにしたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。
会社を休む電話をするべき理由
会社を休む連絡手段は電話がおすすめです。電話で連絡すれば、必要なやり取りをスムーズに行うことができます。メールやチャットの場合は、上司からの返信を見てその内容に対して文章で打ち込んで返事をすることになるため、確認事項などがあった場合に時間がかかるでしょう。
しかし、電話であればその場ですぐに上司の質問に答えられるため、急ぎの場合でもやり取りをスムーズに進められます。なお、会社によっては、「休むときはメールやチャットで連絡する」と決めているところもあるようです。企業によって対応が異なるため、急に休む前にルールを確認しておくと良いでしょう。
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会社を休む電話をするときの5つのマナー
入社してまだあまり時間が経っておらず、初めて会社に休みの連絡を入れる場合は、「誰に対して何時に電話をかければ良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。ここでは、会社を休むときの電話連絡のマナーについて解説していきますので、「これから会社に休む連絡をしなくてはいけない」という方は、参考にしてみてください。
会社を休む電話をするときのマナー
- 電話のタイミングは始業時間の10～15分前
- 基本は直属の上司に連絡
- 前もって休みたいときは対面で直接伝える
- 自分が行っている仕事の進め方や対応方法を伝える
- 復帰時期を伝える
1.電話のタイミングは始業時間の10～15分前
当日に休みの電話をする場合、始業時間の10～15分前が適切なタイミングです。あまりに時間が早いと誰も出社していなかったり、電話を掛けた上司も通勤の途中で電話に出られなかったりするので注意しましょう。
始業時間の10～15分前であれば、誰かしら出社している可能性が高いため、連絡が取りやすい状況です。また、上司の出社時刻が分かっている場合はそれに合わせて、会社を休む電話をするのも良いでしょう。
2.基本は直属の上司に連絡
会社を休む場合に電話をかける相手は、基本的に直属の上司です。ただし、就業規則やルールで欠勤連絡をする相手が決まっている場合はそれに従うようにしましょう。急な休みが必要なときは、いつ来るか分かりません。休む際の連絡先は事前に確認しておくようにしましょう。
上司が不在だった場合
上司が不在もしくは繋がらない場合は、それに次ぐ立場の人に伝言を頼みましょう。休む理由や今の状況、仕事の状態、引継ぎがある場合はその内容などを伝えます。また、伝言を頼む際には、改めて自分からかけ直す旨も伝えてもらうと良いでしょう。
3.前もって休みたいときは対面で直接伝える
事前に休みたい日にちが決まっている場合は、対面で伝えても良いでしょう。体調不良といった突発的な理由以外で会社を休む際は、前もって申し出るのがマナーです。メールだけで申し出るよりもなるべく直接話すか、電話で連絡すると当日の仕事の引継ぎがスムーズになるでしょう。
4.自分が行っている仕事の進め方や対応方法を伝える
会社に休む電話をする際には、現在の自分が受け持つ仕事の進捗や進め方、具体的な対応方法なども伝えるのが大切です。仕事の状況を伝えることにより、自分が休んでいる間も業務に支障をきたさないことができるでしょう。
特に、休む当日に社外の人に会う約束があった場合には、代理としてほかの人に対応を引き継いでもらうことが必要です。そのため、仕事の状態や引継ぎなどは必ず行うようにしましょう。
5.復帰時期を伝える
連絡をする際には、復帰時期も伝えましょう。たとえば、朝に一度上司に休みの連絡をして、その後病院に行った場合には、明日以降の復帰予定について改めて連絡をする必要があります。流行しやすいインフルエンザであれば、1週間程度休まなければいけません。休みが続く場合は仕事に大きく関わってくるため、復帰時期の目安は伝え忘れないようにしましょう。
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会社を休む電話をするときの6つの連絡の例文
電話連絡に慣れていない人や電話が苦手な人のなかには、上司に電話をかけようと思ってもどのように伝えれば良いのか分からないという方もいるでしょう。そういった場合は、あらかじめ定型文として伝える内容を用意しておくのがおすすめです。ここでは、会社を休むときの電話連絡の例文を紹介します。
会社を休む電話をするときの連絡の例文
- 事故が起きた場合
- 体調不良の場合
- 子どもに関する事情の場合
- 身内の結婚式がある場合
- 身内に不幸があった場合
- 妊婦特有の症状がある場合
1.事故が起きた場合
まずは事故が起きた場合です。事故の詳細を話す必要はありませんが、「どの程度の怪我であるのか」「遅刻なのか休むのか」などはしっかりと伝えましょう。
「おはようございます。△△です。出勤途中で車同士の事故に巻き込まれてしまいまして、現在病院に来ています。特に大きな怪我はないのですが、念のために検査をするようにと言われています。本日はお休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか」
2.体調不良の場合
次に体調不良の場合です。症状を含めて前述した「5.復帰時期を伝える」のように、仕事の進め方や復帰時期についてしっかりと伝えるようにしましょう。
「おはようございます。△△です。急で申し訳ありませんが、今朝から発熱の症状があり、病院に行こうと考えています。本日お休みをいただきたいです」
「ありがとうございます。仕事についてですが、本日は特に急ぎの業務はありません。また症状が分かり次第連絡いたしますので、宜しくお願いいたします」
3.子どもに関する事情の場合
子どもの体調不良で会社を休む場合も自身の体調不良の場合と同様です。復帰時期が読めない場合は、当日だけでなく、仕事のスケジュールを一週間分程度共有しておくと良いでしょう。
「おはようございます。△△です。申し訳ないのですが、昨夜から子どもが熱を出していて、今朝も具合が悪く病院に連れて行こうと考えています。本日はお休みをいただきたいのですがよろしいでしょうか。本日の対応案件に関しては、△△さんにお願いするつもりです」
4.身内の結婚式がある場合
身内の結婚式などのお祝い事がある場合、仕事を休んで出席するのは問題ありません。ただし結婚式であれば事前に日程が分かっているため、当日に電話連絡を行うのではなく、日程が分かり次第申請をするようにしましょう。
「△月☓日に親戚の結婚式があるため有休をいただきたいです」
5.身内に不幸があった場合
身内に不幸があった場合は、ひとまず電話連絡をしてから、後日忌引き休暇を申請しましょう。
「おはようございます。△△です。実は昨夜祖母が他界いたしまして、葬儀に参列したいため、今日明日と忌引き休暇をいただきたいです」
6.妊婦特有の症状がある場合
妊婦特有の症状がある場合も、体調不良と同様で問題ありません。
「おはようございます。△△です。つわりがひどく、本日は電車での出社が難しいです。大変申し訳ありませんが、本日はお休みをいただきたいのですがよろしいでしょうか。本日対応の案件に関しては、△△さんにお願いするつもりです」
会社を休む4つの理由とは？
正社員として働いている多くの人は、基本的に勤務日はしっかりと出社して働いていますが、どのような人でもやむを得ず会社を休まなければいけないという場合があります。ここでは、仕事を休む理由のさまざまなパターンについて解説するので、「こんな理由で休める？」と自分の休む理由に不安な方は、参考にしてみてください。
会社を休む理由
- 体調不良であるとき
- 家族の用事や病気のとき
- 冠婚葬祭のとき
- 有給などの休暇を利用してリフレッシュしたいとき
1.体調不良であるとき
仕事を休む理由でよくあるのは、体調不良でしょう。突然体調を崩してしまった場合や、インフルエンザにかかった場合などは、緊急に連絡が必要となってきます。
インフルエンザであれば外出して周りに感染させてはいけないことが周知の事実になっているため、会社側も一報が入った時点で「しっかり休養するように」と休むことを了承してもらえるでしょう。
少しの体調不良では休めない方へ
責任感が強い人だと、多少の体調不良では休めないと考える方もいるでしょう。しかし、無理をすると悪化してしまい、長く休まなければいけない事態になる可能性も。会社で一人休んだとしても、大きな影響はありません。気負い過ぎず、休みが必要な際は上司に相談しましょう。
2.家族の用事や病気のとき
自分自身の健康状態ではなく、家族が病気で休みを取るという理由もあります。また、家族の用事で自分が休暇を取る必要があることも。仕事の都合も考慮して早めに相談しましょう。
3.冠婚葬祭のとき
冠婚葬祭も、比較的休みを取りやすい理由として挙げられます。この場合は、日程が分かった時点で上司に相談してください。ただし、結婚式などは一時期に集中することもあるため、あまり頻繁に出席し休みを取る場合は、会社への配慮が必要でしょう。
4.有給などの休暇を利用してリフレッシュしたいとき
旅行や趣味などでリフレッシュをしたい場合にも、休暇を取得して出かけることがあるでしょう。これは各人に認められた権利であり、必要なことでもあります。ただし、会社側のスケジュールや休みの取り方の点で、きちんと配慮を示すことが必要です。
会社を休む電話をするときの7つの注意点
連絡方法によっては、社会人としての常識がないと判断されてしまうこともあるため、注意が必要です。ここからは、会社を休む電話をするときの注意点を紹介します。
1.ルールがない限りメールやチャットで連絡しない
「メールやチャットでの連絡のみで欠勤報告をする」と決まっていない場合、メールやチャットだけでの連絡は避けましょう。
会社によっては、電話ではなくメールやチャットだけの連絡で良いところもありますが、基本的に欠勤の連絡は電話で行うようにしましょう。
2.無断欠勤はしない
社会人として、会社に連絡もせずに無断欠勤をしてはいけません。無断欠勤があった場合、社内の人から「事故や事件に巻き込まれたのではないか」と思われる可能性があります。また、休みの連絡がなければ誰かがその人の仕事をフォローしたほうが良いのか、待っていれば良いのか判断できません。
一度でも無断欠勤を行えば、それだけで周りからの信用度を下げてしまいます。会社に居づらくなってしまうことも考えられるため、無断欠勤はしないようにしましょう。
3.出勤時間を過ぎてから連絡しない
会社を休む電話は、必ず始業時間より前に行いましょう。始業時間を過ぎても出社していない場合、会社によっては無断欠勤扱いにされてしまう可能性もあります。欠勤連絡は始業時間の10～15分前に行うように心がけましょう。
4.休むことを前提として話を進めない
会社に休みの連絡をする際には、上司から休む許可をいただくというスタンスで電話をしましょう。自分では出社が難しいと分かっているような状態でも、「お休みをいただいてもよろしいでしょうか」と尋ねることが大切です。最初から休む前提で伝えてしまうと、自分勝手な人間だと思われてしまう可能性があります。
5.休み明けの出勤時はお礼を忘れない
仕事を休むことでほかの人に迷惑をかけることにもなるため、休み明けには仕事のフォローをしてくれた会社の人に必ずお礼の言葉を伝えるようにしましょう。また、その人が休みの際には、代わりにフォローして行動でも感謝を伝えると、次に休むとき周囲に協力してもらいやすくなります。
6.家族に伝えさせない
電話で会社を休む連絡をする場合、家族に伝えさせるのではなく自分で連絡をしましょう。具合が悪かったり、電話をするのが気まずかったりするという場合もあるかもしれませんが、直接自分で電話をしたほうが業務の引継ぎはスムーズです。
また、「4.自分が行っている仕事の進め方や対応方法を伝える」でも紹介したとおり、当日仕事を休む場合は自分の担当の仕事に関する業務連絡をしなければなりません。フォローを依頼する場合も、自分で直接頼んだほうが確実なため、会社を休む電話は自分で行うようにしましょう。
7.嘘をつかない
会社を休む場合は当然その理由を伝える必要がありますが、嘘の理由を伝えてはいけません。
嘘をついて会社を休んだことが知られれば、信用を下げてしまう恐れがあります。また、社内での居心地も悪くなるため、休みの理由は正直に伝えるようにしましょう。
会社を休む電話を毎日しようか悩む人は原因を探ろう
仕事が辛く、「会社に休む電話をしようか毎日迷う」という人も多いようです。その場合は、単なる体調不良ではなく、心身が疲れていることも。休みを取得しても回復しないときは、人間関係や職場環境など、自分では改善できない問題を抱えている可能性があります。そのような場合は、単純に休むのではなく、原因を探って心身が回復できるように対策をしましょう。
正当な理由で会社を休めなければ転職を検討しよう
体調不良や子育てなどの正当な理由で会社を休めない場合は、転職をするのも一つの手です。必要な休みが取れなければ、心身に悪影響を及ぼす恐れもあります。また、違う働き方に目を向けてみるのも良いでしょう。フリーランスであれば、自分で仕事量を調節するため、休むときの連絡が不要です。
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