企業に電話をかけて良い時間帯が分からず、不安を感じている方は多いでしょう。一般的に電話をかけても良いといわれている時間帯は、午前10時～正午、午後2～4時といった始業・終業前後やお昼を除くタイミングです。

このコラムでは、電話をかけて良い時間帯やその理由、基本的なマナーを解説します。ほかにも、電話をかける前の準備や手順、緊急連絡時の注意点をご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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企業へ電話をかけても良い時間帯とは

企業へ電話をかけても良い時間帯は、就業時間が午前9時～午後6時の企業であれば、一般的に午前10時～正午、午後2～4時が望ましいといわれています。これより始業が早い企業、遅い企業はこの限りではありません。

かける時間に迷うようであれば、先方のWebサイトで就業時間を確認することをおすすめします。そのうえで、このあとにご紹介する「企業への電話を避けたほうが良い時間帯」を避けた時間にかけるようにしましょう。

さらに、時間だけでなく曜日にも注意が必要です。土日に休んだあとの月曜日や週終わりの金曜日には、業務が忙しくなる企業もあります。電話をかけるときは、企業に負担がかからない曜日や時間帯を選ぶことが大切です。

 

企業への電話を避けたほうが良い時間帯

企業への電話は就業時間内にかけるのがマナーです。しかし、就業時間内でも避けるべき時間帯があります。相手が落ち着いて対応ができない時間帯は、電話をかけない配慮も大切です。
ここでは、電話を避けたほうが良い時間帯とその理由を解説します。

始業前

始業前の時間帯に電話をするのは避けましょう。始業前は1日の業務の準備をする時間です。メールチェックや1日のスケジュールを立てている時間帯に電話をかけると、準備を妨げてしまう恐れがあります。

また、電話をかけたい相手がまだ出社していない可能性もあります。かけ直すと二度手間になってしまうので、電話をかけても良い時間帯にかけて相手の迷惑にならないようにしましょう。

始業から30分以内

始業して間もない時間帯にかけるのもあまり良くありません。始業から30分以内は朝礼や打ち合わせをする会社も多く、慌ただしい時間帯です。電話をかけても誰も出ない可能性があります。

担当者が電話に出られたとしても、朝礼や打ち合わせを中断して対応してもらうことになり、迷惑になりかねません。業務の始まりに差し障ることもあると、意識しておきましょう。

昼休憩の時間帯

昼休憩の時間帯は特に電話を避けるべきです。一般的な会社では、正午～午後2時の間に1時間の昼休憩を取ります。昼休憩は、食事をしたり業務のリフレッシュをしたりする重要な時間です。人によっては社外で昼食を取っていることもあるでしょう。そのため、電話をかけても誰も対応できない場合や、電話に出ても担当者がいない可能性もあります。担当者が対応できない場合は、電話をかけ直してもらう必要が出てくるため非効率です。

また、電話対応をする人の中には、昼休憩の時間帯にかけてくるのは失礼だと感じる方もいます。電話が長引く可能性も踏まえ、昼休憩の15分前を過ぎたら電話をするのは避けましょう。

終業の30分前

終業する30分前に電話をするのも控えます。終業の少し前は電話が比較的つながりやすいですが、仕事の追い込みや1日の業務報告を行っている時間帯で、忙しい場合が多いようです。

終業間際になると帰る準備を始めていて、パソコンの電源を落としている可能性もあります。帰り支度が済んだタイミングで電話がかかってくると、パソコンを再起動してから用件を聞かなければなりません。
先方の迷惑になる恐れがあるので、終業の30分前からは電話をかけるのは避けましょう。

終業後

終業時間が過ぎたあとは、電話をかけないようにしましょう。相手の職種によっては、終業後の時間帯はつながりやすいこともありますが、業務時間外なことに変わりないため電話は控えてください。電話をかけて相手が出たとしても、常識がないという印象を与えてしまう可能性があります。

また、終業時間を過ぎたら電話対応をしない会社や留守番電話に切り替わる場合もあるため、そもそも電話に出ないことも考えられます。終業時間を過ぎていると気づいたら、翌日の就業時間内に電話をかけましょう。

ビジネスにおける電話対応のマナーについては、「電話対応の苦手を克服！応対のマナーや例文のほか言葉遣いの一覧表も紹介」のコラムでも紹介しています。電話をかける前の準備と心構えなども解説していますので、電話が苦手な方はぜひ参考にしてみてください。

電話を避けたほうが良い時間帯に連絡する必要がある場合

ビジネスには緊急の連絡が必要な場合もあります。その場合、電話をかけることをためらう人もいるでしょう。

しかし、緊急事態が起こり早急に連絡をしなければならないときは、避けるべき時間帯でもやむを得ず電話をかけて問題ありません。避けるべき時間帯に電話をかける際は「お忙しいところ恐れ入ります。」と、一言添えてから、用件を簡潔に伝えます。
また、緊急性がそれほど高くない場合は、ひとまずメールで連絡を入れましょう。その後改めて電話をする旨を添え、かけても良い時間帯になってから電話をして詳しい要件を伝えます。

いずれにしても、まず相手の立場になって考えることが大切です。対応が必要な要件であればその期限や、緊急度合いなどを伝えましょう。そうすることで、先方がほかの業務との優先度を考えて円滑に仕事を進められるようになります。

時間帯以外に注意するべき電話のマナーと準備

ビジネス電話は時間帯以外にも、気をつけなければいけないマナーがあります。電話をかける前には、準備が整っているか確認することも大切です。実際に電話をかけたときの言葉遣いや、担当者が不在だった場合の対応などを以下で確認し、マナーのある行動に努めましょう。

電話をかける際の注意点

企業に電話をかけるときは、相手に失礼のないように対応しなければなりません。実際に企業に電話をかける際の注意点は下記の4つです。

1.非通知にしない

相手に非通知でかけたり公衆電話からかけたりするのは避けましょう。不信感を抱き電話に出てくれない可能性もあるため、番号は通知してかけます。

2.コールし続けない

なかなか電話がつながらない場合、相手が忙しい時間帯の可能性があるため、コールし続けるのは控えましょう。コールは最長でも10回程度で切り、時間を改めてかけ直します。

3.はっきりとした明るい声で話す

電話をかける際には、相手に聞き取りやすい明るい声で話しましょう。電話をかけるとなるとつい緊張して早口になってしまうこともありますので、はっきりとした声で早口にならないよう意識するのがポイントです。

4.会社名や氏名を省略しない

相手に自分の会社名や氏名を伝える際は、省略はせず正式名称を伝えます。電話の場合、相手は声だけで情報を受け取るため、正確な名前や会社名をはっきり伝えることで信頼感を高め、スムーズなやり取りができるでしょう。

「〇〇株式会社の△△と申しますが、〇〇についてお問い合わせしたくお電話いたしました。」というように、自分の立場や目的を明確に伝えることが大切です。

電話をかける前に必要な準備

相手に連絡する前に、電話をかける準備が整っているか確認しましょう。電話をかける前に注意するポイントは下記の4つです。

1.静かで話を聞き取りやすい場所か

まずは、自分のいる場所が電話をかけるのに適している環境か確認します。周りの騒音が気になって、自分や相手が話を聞き取れないような場所は避けましょう。

2.メモ帳と筆記用具の準備

手元にはメモ帳とペンを用意します。会話の内容を忘れず書き留めておけるように準備しましょう。

3.用件は整理しておく

用件が複数ある場合は、メモしておくと忘れずに伝えられます。事前に書き出してまとめておきましょう。

4.留守電の場合を想定する

相手に伝える要件をまとめておくのは基本ですが、留守番電話になることも想定して伝える内容を整理しておくと、スムーズに電話対応ができます。

時間帯とともに理解しておくべき企業への電話の流れ

企業へ電話をかける際の手順をご紹介します。一度覚えたらあらゆるビジネスシーンで使えるため、電話をかける前に理解しておきましょう。

1.電話に出たら挨拶する

挨拶はビジネスの基本です。相手が電話に出たら、まずは「お忙しいところ恐れ入ります。」と、一言添えてから名乗ります。

電話をかける時間帯によっては、「朝早くから恐れ入ります。」「夜分遅くに失礼いたします。」と、相手を思いやる一言を心掛けて使い分けると良いでしょう。

2.会社名と名前を名乗る

挨拶をしたあとに、自分の会社名と名前を名乗ってから、相手がいるか確認します。その際は「株式会社△△の△△と申します。いつもお世話になっております。△△課の△△さまはいらっしゃいますでしょうか。」といったように尋ねてください。

その後担当者に代わってもらったら、自分の会社名と名前をもう一度名乗りましょう。

3.簡潔に用件を伝える

目的を先に述べてから、下記のように簡潔に用件を伝えます。

「△△の件でご連絡させていただきました。」用件を伝えるのに時間がかかる場合は、「今お時間△分ほどよろしいでしょうか。」と相手に時間の都合を確認しましょう。問題がないようであれば、そのまま要件を伝えます。もし、時間が取れないと言われた場合は、都合のつく時間帯を聞き、日時を改めましょう。

会話の中で約束事が生じたら、日時や場所の間違いがないように必ず復唱して相手と確認します。

4.相手が切るのを待ってから電話を切る

会話が終了して電話を切る際は、相手が切ったのを確認したあとに受話器を置きます。相手より先に切らないように気をつけましょう。

時間帯やマナー…企業への電話連絡に困ったら

電話をかける時間帯やマナーを事前に把握しておくことで、企業とのすれ違いを防いだり、良い印象を与えたりすることができます。また、電話のマナーは入社前の就活の段階でも重視される場合があるようです。入社後に電話応対をさせて問題ない人物かどうか、という点でチェックされていることもあるため注意しましょう。

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企業へ電話をかける時間帯に関するFAQ

ここでは、企業に電話をかける際の時間帯に関する疑問をQ＆Aで解決します。

企業への電話で時間帯のほかに注意が必要なことは？

ハキハキとした声で分かりやすく伝えることが大切です。忙しい相手の時間を取らせないためにも、要件がすぐ伝わるよう伝えたいことを事前にまとめておくことをおすすめします。

「就活中の電話対応で気をつけたい点やマナーを解説」では電話対応のマナーを紹介しているので、参考にしてみてください。

午前9時に企業へ電話するのは失礼ですか？

午前9時は企業の一般的な始業時間であり、電話をかけることに問題はありません。ただし、企業によっては午前9時からミーティングをしたり業務の準備で忙しかったりする場合もあるため、少し時間をおいて午前10時ごろに連絡するのがおすすめです。相手に対する配慮を忘れず、適切なタイミングで連絡をしましょう。

企業へ電話をかけるときの基本的なマナーを知りたい方は「折り返し電話のやり方を解説！ビジネスシーンにおける正しいマナーを解説」も参考にしてください。

夜に企業から電話がきていました。折り返しは必要？

不在着信があった場合、まずは留守電がないか、もしあるならばその内容を確認しましょう。「折り返し不要」「こちらから連絡します」などとあれば、基本的に折り返しは不要です。折り返しが必要な場合は、相手から時間指定がない限り、電話をしても構わない時間帯に配慮してかけ直しましょう。

「就活中に電話で折り返したいときはどうする？注意点を解説」では折り返し電話のマナーについて解説しています。

企業へのメールでも電話同様に時間帯に気をつけるべき？

24時間以内でできるだけ迅速な対応を心掛けつつ、営業時間内に送るのがマナーです。「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」ではメールの書き方やマナー、注意すべきポイントを解説していますので、参考にしてみてください。

マナー違反の時間帯に企業へ電話してしまいました

あとからマナー違反とされている時間帯に電話をかけてしまったことに気づいた場合は、次に話す際に「先日はお忙しい時間に大変失礼いたしました」と一言謝罪を入れましょう。謝罪のためだけに電話やメールをする必要はありません。

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