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異動願いを出すときのポイント!マナーと注意点

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【このページのまとめ】

  • ・異動を考えるときは、会社の人事制度に「自己申告制度」「社内公募制度」「社内FA制度」がないかチェックする
    ・異動願いの伝え方や書類の様式は、就業規則で確認したり人事に問い合わせたりして会社の取り決めに従う
    ・異動理由はネガティブで主観的なものではなく、会社や自分の成長に繋がるといった前向きなものにしよう
    ・異動が決まっても業務や引き継ぎを疎かにせず、責任を持って最後まできちんとやることが大切

会社で「異動願い」を出すときは、どのようなことに注意すれば良いのでしょうか。
提出マナーを知らずに出してしまうと、職場や会社に迷惑をかけたり「自分勝手なのでは?」という印象になったりするため、異動願いの基本はしっかり押さえておきましょう。
このコラムでは、異動願いの基本をはじめ、書き方やマナーなどを詳しくご紹介。会社内の異動を考えている人は、ぜひ参考にしてください。

◆異動願いを出す前に人事制度をチェック!

異動願いとは、同じ企業内で別の部署への配置転換を希望する際に提出する書類のことです。
異動願いを出す主な理由としては、「キャリアアップを目指したい」「違う環境で成長を試したい」など前向きなもののほか、家庭の事情や体調問題といったやむを得ない事情により、配置換えや勤務地の変更などを希望する場合があります。

異動を考えるときは、まず会社の人事制度をチェックすることからはじめましょう。
会社によっては「自己申告制度」「社内公募制度」「社内FA制度」などを設けているため、自分が利用できる制度がないか確認します。

【人事制度の種類について】

・「自己申告制度」
社員自らが自分のキャリア、実績、希望などを考慮して、企業へ人事異動を申告できる制度です。
申告すれば誰でも異動できるという訳ではなく、企業側が必要と判断すれば異動することができます。

・「社内公募制度」
既存部署に欠員がでた場合や人手が足りないときに、社内に人材を募集をかける制度です。
部署によっては、面接やテストを課して異動を判断するケースがあります。

・「社内FA制度」
企業で業績や経験が高く評価されている人に対し「フリーエージェント」の権利を与えることで、社員の自発的なキャリア開発を促す制度です。権利を与えられた社員が「FA宣言」をすると、その人の力を必要とする部署が声をかけます。
希望部署から声をかけてもらうには、自らの実績や能力を売り込む必要があるでしょう。

職場に上記のような人事制度がない場合や家庭の事情や体調不良といった個人的な問題がある場合でも、いきなり異動願いを出すのは避けたほうが無難。
どんな理由でも、まずは直属の上司に相談するのが基本です。上司に話を通す前に噂が先行して職場に広まるのは印象が良くないため、軽はずみな言動をとらないよう注意しましょう。

◆異動願いの書き方

異動願いの書き方は、会社によって書式が決まっている場合があります。
あらかじめ就業規則で確認したり人事部に問い合わせたりして、会社の取り決めに従いましょう。
異動願いに記載する基本的な項目は以下のとおりです。

・左上に「〇〇殿」または「〇〇人事部長殿」
・右上から提出日、部署名、氏名、捺印
・中央にタイトル「異動願」を記入
・本文に「この度以下の理由により異動を希望しています。ご配慮いただけますようお願い申し上げます。」と記入
・理由を箇条書きで記入する…所属部署名と所属期間、異動希望の部署名、異動希望時期、異動を希望する理由
・右下に「以上」と書く

企業によっては、異動願いの伝え方や提出書類に細かいルールがなく、上司に口頭で伝えれば済むこともあります。
スムーズに異動の相談をするためにも、会社のルールは事前に確認することが大切です。





◆異動願いを出すにあたってのマナーと注意点

異動願いを書くときは、「異動を希望する理由」に注意しましょう。
「人間関係によるストレス」「仕事がつまらない」などネガティブかつ主観的な理由ではなく、異動が自身と会社の成長へと繋がるといったポジティブな表現にするのがポイントです。
体調不良や闘病などのやむを得ない理由がある場合は、診断書を提出するのも効果的。異動によって改善する点、業務に支障なく働けるということを説明し、会社から理解を得られるよう工夫しましょう。

また、相談時期は会社の繁忙期や決算期はできるだけ避け、人事異動のタイミングを見計らうのがおすすめ。
急な人事異動は会社にとって負担になりやすいということを念頭に置き、相談後は焦らず落ち着いて人事や上司の決定を待つことが大事です。
異動が決まった後は、現在の部署での仕事をなおざりにしていると、「無責任な人」というイメージに繋がります。
自分の業務はもちろん、引き継ぎなどは最後までしっかり行い、スムーズで円滑な異動を目指しましょう。

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