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始末書ってどんな書類?顛末書や詫び状との違いとは

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【このページのまとめ】

  • ・始末書とは、仕事のミスやトラブルについて謝罪の意を伝える文書
    ・顛末書は「トラブルがなぜ起こったのか」をまとめる意味合いが強いもの、詫び状は顧客などに出す社外文書だという違いがある
    ・始末書を作成する際は、言い訳などはせず素直に失敗を認め、謝罪する
    ・基本的には縦書きの便箋に手書きするが、会社によってはパソコン作成がOKな場合もある
    ・フォーマットが用意されているところもあるので、作成前に確認しておく

会社で失敗やトラブルを起こしてしまったとき、提出を求められるのが始末書。
件名や内容はどのように書けばいいのか、似た書類である顛末書や詫び状とはどう違うのか…と疑問に思ってはいませんか?
このコラムでは、始末書と他の書類との違いや始末書の書き方について解説し、例文をまとめました。
始末書を書かなければならない、どう書けばいいのかわからない…と悩んでいる方は必見です。

◆始末書とは

始末書とは、仕事でミスをしたりトラブルが発生したりしたときに、自社に対してその問題の一部始終を報告し、反省や謝罪の意思を伝えるための文書。
「社内規定に違反した」「会社に金銭的損失を負わせた」「会社の社会的なイメージを大きく傷つけた」といった場面で使用されることの多い文書です。

失敗やトラブルの再発を防ぐための反省文という意味合いの強い書類なので、始末書を書くことになった際は、しっかり反省した上で再発を防止するような内容にしましょう。

お詫びの意思を伝える文書としては、始末書の他に顛末書、詫び状などがあります。

◆始末書と顛末書、詫び状の違い

前項で似ていると紹介した始末書」「顛末書」「詫び状」ですが、どのような違いがあるのでしょうか。
それぞれの書類について説明します。

【始末書と顛末書とは】

始末書と顛末書は同じような扱いをしている会社もありますが、厳密に区別すると、始末書は自分のミスや失敗、トラブルに対する謝罪を伝える「反省文」としての意味合いが強い書類。顛末書は、「なぜそうなったのか」という事件の顛末を報告するための書類という意味合いの強い書類となっています。
そのため、始末書は社内処分が行われるような場合に使用されることが多く、顛末書は報告書類に使われることもあります。

【詫び状とは】

詫び状は客先や取引先などに提出するお詫びの文面の総称。謝罪文と呼ばれることもあるようです。
始末書や顛末書が社内文書であることに対して、詫び状は社外文書となるという違いがあります。顧客を相手にしたものなので、こちらに非がある場合は誠心誠意謝罪し、できるだけ早く送ることが大切です。書面だけではなく、電話や対面での謝罪もあわせて行ったほうがより良いでしょう。


◆始末書作成時の注意点

始末書を作成する際には、まずは自分の失敗を認め、反省の意思を表す必要があります。正直に申告し、嘘や誤魔化し、言い訳をすることは避けましょう。

作成方法は会社の方針にもよりますが、手書きで作成するのが一般的。その際は、縦書きの便箋を選ぶのがポピュラーです。パソコン作成が認められている場合もあるので、作成前に上司や先輩に会社の慣例を質問してみると良いでしょう。パソコン作成の場合は、OA用紙(コピー用紙)に印刷します。
始末書のフォーマットは社内で専用のものが用意されている場合もあるので、作成前の事前の確認が必要です。

提出時期はできるだけ早くするのが大切。まずはトラブルを収束させ、その後速やかに提出しなくてはいけません。提出が遅くなってしまうと、誠意がないと思われてしまう可能性があるので注意しましょう。

◆始末書の書き方

始末書を書く際には、まずは冒頭に日付と宛名を入れ、署名、捺印します。パソコンで本文を作成する場合も、自筆での署名と捺印は行いましょう。
宛名は社長宛にするのが一般的ですが、上司や現場の監督者などになる場合もあるので、誰宛にするべきか作成前に確認しておきます。

その次に、「始末書」という件名を入れましょう。「○○の件に関するお詫び」など詳細な表題にはせず、始末書というタイトルにするのが一般的です。
本文には、「トラブルやミスの具体的な内容」「今後の対応内容や再発防止策」「お詫びの言葉、再発防止の誓約」を記載し、最後に「どのような処分を受けることになっても異議はございません」のような、自分の失敗を認め処分を受ける覚悟があるという1文を入れておくと良いでしょう。

その他、部下の不始末を詫びる始末書の場合は、管理者としての自分の責任を認めた内容とし、素直に謝罪の気持ちを伝えることが大切です。
管理者として始末書を作成する場合、部下の起こしたミスやトラブルがよほどの不祥事でない限り、最後の一文を「当人も十分に反省しておりますので、今回の件につきましては、何卒寛大な処置を賜りますようお願いいたします」のような文章にしても良いでしょう。

次の項目では、実際の始末書の例文の書き方を紹介します。

◆始末書の例文

ここでは、「重要書類の紛失」という過失を例にして、始末書の例文を紹介します。

【始末書の例文】

                      平成○年○月○日
△△株式会社
代表取締役 ○○様
                      ××営業部 ××
            始末書

このたびは、○○の会議に使用するための資料が入った重要書類を紛失してしまいました。
これはすべて、私の管理不足が原因です。
私の不始末により会社に多大なご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。

今後は書類の管理を徹底し、二度と同じような過ちは起こさないことを誓います。

まずは、書類をもちまして深くお詫び申し上げたいと思います。
なお、この件の不始末の責任につきましては、どのような処分を受けることになっても異議なく従います。

                            以上


始末書では、時候の挨拶などは不要です。上記のように、必要な内容だけを簡潔に述べましょう。
全面的に自分の失敗を認め、言い訳などをしない文面にすると好印象です。
過失の内容が複雑で書面だけでは説明しきれないという場合には、別紙にデータなどをつけて説明するという方法もあります。始末書を手書きする場合であっても、基本的に別紙のデータはパソコンで作成して問題ありません。


以上が始末書を作成するときのポイントや書き方の例でした。
始末書を書かなくてはならない…というときの参考になったのではないでしょうか。


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