始末書とは？顛末書や反省文との違いは？書き方のポイントを例文付きで解説

始末書とはどんな文書なのか、始末書を書くとどうなるのか知りたい方もいるでしょう。始末書は「けん責」という処分にあたるため、反省の意と再発防止への決意を示すことが重要です。このコラムでは、始末書の書き方や作成時のポイントを解説。始末書と顛末書や反省文との違いも説明します。遅刻での社内規則違反や社用車での事故、重要物品の紛失といった具体的な事例の例文も紹介するので、始末書作成の参考にしてください。

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始末書とは？

まずは、始末書の定義や目的、始末書を書くことによる影響について解説します。始末書を提出する意味を知り、真摯に対応しましょう。

始末書は事実関係の報告と社員の心情を表明する書類

始末書とは、社員が業務上で起こしたミスや不祥事に対して経緯を報告し、謝罪や反省の意思を表明するための文書です。本人が事実を認めたうえで作成される書類であり、内容が具体的かつ事実関係が明確であれば、法的効力を持つ場合があります。

自分の把握している事実をすべて正確に記すことが求められ、訴訟などに発展した場合は事実確認のために使用される重要な書類です。場合によっては、退職勧奨や解雇の際の立証書類としても使用されることがあります。

始末書の目的は事実関係の確認と謝罪・反省を促すこと

企業が始末書の提出を求める主な目的は、問題に対する具体的な経緯や事実を明らかにし、責任の所在を明確にすることです。トラブルが起こった際は、まず事実関係の確認が欠かせません。社員が引き起こしたトラブルの背景や原因を具体的に把握することで、企業は問題の本質を理解し、適切な対応策をとることが可能になります。

問題行動を文書化することで本人の反省を深め、再発防止につなげることも目的です。始末書には、社員が自身のミスをしっかり認識し、謝罪の意を表明することが求められます。始末書を通じて謝罪の意を示すことで、組織内での信頼関係を再構築したり、職場の秩序を維持したりする効果も期待できるでしょう。社員自身の意識改革にもなり、企業の健全な運営にとって重要な役割を果たします。

始末書の提出は拒めるが実質的な処分は免れない

始末書の提出は正式な処分ですが、対象者が提出を拒んだ場合には、基本的に強要できません。始末書は事実関係を認めたうえで反省し謝罪するという、本人の心情や意思を表明するものであるためです。日本では憲法第19条にて、個人における内心の自由が保障されています。本人が意思表明を拒んだ場合に強要すると「内心の自由の侵害にあたる」と解釈されるため、始末書を提出するよう求められた場合に従わないことも可能です。

しかし、始末書の提出は拒めても、実質的な処分は免れない場合が多いでしょう。憲法で守られるのは、あくまで個人に対する内心の自由の保障です。実質的な処分を回避できるわけではありません。トラブルを起こしたうえ始末書も提出しなかったという事実が残り「反省の色がない」と捉えられる可能性もあります。

参照元
e-Gov法令検索
日本国憲法

始末書の提出は軽度の処分だが経歴には影響しやすい

始末書の提出は懲戒処分の「けん責」にあたり、注意や指導の一環です。始末書の提出後、さらにクビなどの処分が下される可能性は低いでしょう。しかし、始末書を書くと今後の昇給や昇格、賞与などに影響する恐れがあります。転職時に懲戒処分歴を聞かれることもあるので注意が必要です。

始末書を提出したあとも同じことを繰り返すなど改善が見られないと、より重い処分が科せられる可能性もあります。業務改善命令に従わないとして、就業規則に基づき、減給などのより重い処分が下ることがあるので注意しましょう。懲戒処分の種類については「懲戒処分とは？種類や解雇されることで生じる影響について解説」で確認してください。

始末書と顛末書や反省文との違い

始末書は、顛末書や反省文と混同されやすいですが、役割や目的が異なります。それぞれの特徴を押さえて、正確に理解しましょう。

始末書と顛末書の違い：謝罪・反省を含むかどうか

顛末書は、トラブルや出来事の経緯や事実を整理して伝えるための書類であり、謝罪や反省の意図は含まれません。一方、始末書は、自身の過失を認め、謝罪や再発防止の誓いを込めた書類です。また、始末書は処分として作成を求められる場合があるのに対し、顛末書は処分に直結するものではなく、事実確認を目的としています。

始末書と顛末書の違いは「始末書と顛末書の違いとは？書き方と提出するときの注意点も紹介」のコラムで詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

始末書と反省文の違い：提出目的と内容の違い

反省文とは、ミスやトラブルに対して自発的に反省し、再発防止策を記す個人的な文書のこと。提出先も、直属の上司や関係者に限定されることが一般的です。一方、始末書は企業全体に提出される正式な文書で、企業の処罰として求められる点に違いがあります。

始末書の書き方

始末書は決まった形式に則って作成しましょう。以下、始末書の構成を説明します。

宛先

始末書の宛先には、社長など企業の代表者名を書くのが一般的です。しかし、内容によっては支店長や工場長、所長などが宛先になる場合もあります。「△△株式会社　代表取締役△△様」のように、宛名は氏名に様をつけて書きましょう。

作成日

始末書を作成した日付、または提出する日付を書きます。一般的にどちらを書くかは決まっていないため、上司に確認しましょう。日付の和暦・西暦も決まりはありませんが、会社指定がないか確認しておくことをおすすめします。

氏名と部署名

自身が所属する部署名と氏名を右下に記載します。氏名の横に捺印しましょう。

問題の内容・原因と行った対処

起こったトラブルの内容と原因を簡潔にまとめ、どのように対処したのかを記載します。内容は長過ぎないよう、簡潔に分かりやすく書くことをおすすめします。

お詫びの言葉

始末書を提出する旨と謝罪の言葉を記します。「二度とこのようなことのないよう誓約し、本書を提出いたします。この度は誠に申し訳ありませんでした」のように記しましょう。

今後の対応

最後に、再発防止に向けた具体策を記載します。今後の具体策が明確だと、読み手に対して反省の気持ちも伝わりやすいでしょう。具体的な対策が難しい場合は「今後同じようなことを起こさないよう、細心の注意を払います」といった表現でまとめることをおすすめします。

金銭的な弁償方法

損害に対して金銭で償う必要がある場合は、最後に弁償方法について触れます。「今回、私が企業に与えた損害につき、月々の給与から△△円を天引きでお支払いいたします」のように記すのが一般的です。

 

始末書を作成する際の4つのポイント

始末書は会社のルールに従って事実を正確に記し、謝罪と反省の意を示すことが重要です。始末書を作成するときのポイントについて詳しく解説します。

1.会社の慣例に従って作成する

始末書は、会社指定のフォーマットや慣例に沿って作成します。指定のフォーマットがない場合は、始末書のテンプレートなどを活用し、必要事項に漏れがないように記載しましょう。

始末書は縦書きより横書きが一般的

始末書の形式は、縦書きと横書きのどちらでも構いません。ただし、近年はビジネス文書をパソコンで作成することが多いため、横書きが一般的になりつつあります。手書きでも横書きで統一している場合があるので、提出前に社内の慣習を確認しておくのがおすすめです。縦書きは丁寧な印象を与える利点もありますが、読みやすさや形式を優先し、横書きを選択するのが無難でしょう。

会社の指定がなければ手書きが無難

始末書を手書きとパソコンのどちらで作成するのかは、基本的に会社のルールに従いましょう。始末書の作成前に、会社や上司に確認しておくと確実です。一般的に手書きのほうが丁寧な印象を与えますが、パソコンでの始末書を認める会社もあります。パソコンで作成する場合はシンプルな書式にし、フォントは明朝体やゴシック体にするのがおすすめです。

始末書は便箋に書くのがおすすめ

始末書はできるだけ便箋に書くことをおすすめします。便箋で書くと丁寧な印象を与えられるでしょう。もし便箋がない場合は、レポート用紙を使用しても問題ありませんが、方眼用紙は避けるのが無難です。パソコンで作成する場合はコピー用紙に印刷するので、便箋でなくても構いません。

2.起こった内容を正しくすべて記載する

始末書は事実を確認するための文書でもあるため、トラブルの経緯を正直に書きましょう。言い訳やぼかした表現はせず、事実を端的に示すことが大事です。損害の状況を数字で表すなど、客観的に状況が分かるような書き方を意識しましょう。

日にちや時間を正確に記す

始末書を書くときは、起こった内容を正しく把握できるように「いつ」「どこで」「なにが起こったのか」を正確に書きましょう。時系列で書くことにより、読む人にも分かりやすい文章になります。

簡潔に読みやすく書く

始末書はできるだけ簡潔に記載しましょう。文章を長々と書くと、読む人に内容が伝わりにくくなります。読み方によっては誤解されたり、反省の意が伝わりにくかったりする原因になりかねません。日にちや時間は詳しく書き、そのほかの内容はできるだけ要約して記すのがおすすめです。

3.心からの謝罪と反省の気持ちを表す

トラブル発生の原因が自分ではなかったとしても、他の人のせいにせず自分の行動を反省する姿勢を見せましょう。原因が複数ある場合は、自分が関与した部分について具体的に説明し、どのように改善するかを明確に記載することが大切です。言い訳ではなく、今後の再発防止策や対策を誠実に述べることで、信頼回復に努める態度を示せます。

4.始末書処分が下されたら早めに提出する

上司から始末書を提出するよう指示されたら、できるだけ速やかに提出しましょう。提出の締切日は、上司が口頭で伝える場合と懲戒処分通知書で通達される場合があります。期限内に出せば問題ありませんが、期日に関わらず早めの提出が望ましいでしょう。

 

始末書処分となる4つの主なケース

始末書提出の処分が科されるのは、金銭的損害を発生させたときや社内規則への違反、企業のイメージを大きく損ねたときなどです。代表的な4つのケースについて解説します。

1.会社に金銭的な損害を発生させたとき

企業に金銭的な損害を発生させるケースとは、職場の大事な備品や商品を破損・紛失した場合などを指します。社用車やパソコンなどの高額な備品の破損、取引金といった金品の盗難、企業が販売する商品の破損等が主な例です。

2.業務で重大なミスを犯したとき

業務で重大なミスを犯した場合、企業運営に影響を及ぼす可能性があります。たとえば、納品ミスで企業に大きな損害を与えたり、重要なデータを誤って削除して業務に支障をきたしたりすることなどです。大きな過失により企業の信頼が損なわれるため、始末書の提出を求められることがあります。

3.就業規則などの社内規則に違反したとき

企業の就業規則に対する悪質な違反があった場合、始末書の対象になります。例としては正当な理由のない遅刻や欠勤の繰り返し、規則違反の副業、転勤の拒否、セクハラ・パワハラといったハラスメント行為などが、始末書の対象として挙げられるでしょう。

4.会社のイメージを著しく損ねたとき

社員の行動により企業のイメージが著しく損なわれた場合も、始末書の対象となることがあります。たとえば、社用車を使用中に事故を起こしたり、勤務中の不正行為が外部に露見したりすることが該当するでしょう。企業の社会的信用を傷つけた行為に対しては、厳重な対処が求められます。

法律違反はたとえ社外であっても始末書の対象です。違反の程度にもよりますが、あまりに悪質な場合は、降格や懲戒解雇となる可能性もあります。

始末書の書き方の例文

始末書処分を科される代表的なケース別に例文をご紹介します。

1.企業の物品を紛失したときの例文

企業の物品を紛失した場合は、何をどこで紛失し、誰にどのような迷惑をかけたのかをできるだけ具体的に書きましょう。忘れ物やなくしものなど、原因を具体的に書くのが難しい場合には「ひとえに不注意によるもの」などの簡単な表現でも構いません。

しかし、大きなミスをした際は反省の意を問われるため、事実を明確に記載することが重要です。始末書には紛失したときのことをできるだけ具体的に書き、反省している気持ちを伝えましょう。

2.業務で大きなミスをしたときの例文

業務遂行中の重大なミスに関する始末書は、具体的な状況説明と反省の意を明確に伝えることが重要です。ミスを招いた明確な原因を示し、具体的な再発防止策を盛り込むことで、一層注意深く業務に取り組もうとする姿勢を示せます。企業に与えた損害を明記し、その責任を受け止める姿勢を示すと、誠実な対応を印象付けられるでしょう。

 

3.社内規則に違反したときの例文

遅刻や無断欠勤が続くような就業規則違反の始末書では、違反の頻度や原因を具体的に述べることが大切です。具体的な規則違反の内容や違反をした経緯と、規則を守ることの重要性や今後の改善策を記載しましょう。特に再発防止に向けた意識の表明が重要です。

具体的な対策を示すことで、信頼回復への意思を伝えられるでしょう。自身の行動が職場全体に与えた影響にも言及し、責任感を示すことがポイントです。

4.企業のイメージを損なったときの例文

企業の社会的信頼を傷つける行為は、対外的な影響が大きい深刻な事例です。交通事故などで企業外の人にも大きな迷惑をかけた場合には、相手に対する謝罪に加え、企業の一員としての自覚に欠けていたことへの反省の意を誠実に伝えましょう。

業務中の外出は、企業名を背負っています。問題を起こすと企業のイメージに悪影響を及ぼすことを自覚して行動しなければなりません。始末書でも、社会的責任を意識した行動を徹底する旨を強調し、信頼回復への姿勢を示すことが求められます。

始末書処分を繰り返す場合は適性を改めて考えよう

始末書は企業の処分のなかでは比較的軽いものですが、誰にでも起こるようなことではありません。一度や二度の失敗であったりそこまで重大な過失でなかったりする場合は、始末書処分の対象にはならないためです。

業務において何度もトラブルを起こし始末書処分を受けてしまうようなら、一度仕事の適性について考えるのも良いでしょう。トラブルを起こしてしまう原因は、業務に対する適性のなさにある可能性があります。改めて自分に合った仕事を探し、生き生きと活躍できる職場を探すのもおすすめです。

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始末書に関するQ＆A

始末書に関してよくある疑問と回答をご紹介します。

始末書を書くとどうなる？

始末書の提出自体が処分なので、さらに重い処分が科される可能性は少ないでしょう。
他の処分を一緒に科すと一事不再理の原則に反するからです。ただし、同様のミスを繰り返すと信頼を失い、退職勧奨や解雇の一因となる可能性があります。懲戒処分による影響については「譴責処分とは何のこと？懲戒処分の7つの種類や出世・転職への影響を解説！」のコラムを参考にしてください。

始末書を書かないとクビになりますか？

始末書を書かないだけで即解雇になる可能性は低いでしょう。
しかし、会社の指示を無視する態度とみなされ、状況が悪化する恐れがあります。始末書は、ミスや問題に対する反省や改善の意思を示す重要な書類です。提出を拒むと信用を損ねたり、より重い処分を受けたりする可能性があるため、真摯に対応することが求められます。どんなときにクビになるのか知りたい方は「仕事をクビになる理由は？どんなときに解雇される？」を確認してください。

始末書処分になり今の仕事の適性があるか悩みます。

始末書処分の内容にもよりますが、同じようなミスを何度も繰り返してしまう場合は、適性に合っていない業務をしている可能性があるでしょう。今の仕事に適性が合っていないかもしれないと感じるなら、転職を視野に入れるのも一つの方法です。20代向け転職エージェントのハタラクティブでは、専任の就活アドバイザーがカウンセリングで仕事の適性についてアドバイスを行っていますので、一度ご相談ください。