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職歴証明書とは？公務員試験に必要？もらえないケースがあるのかも解説
更新日
この記事のまとめ
- 「職歴証明書」とは、会社に在籍していた事実を示す書類
- 職歴証明書の提出は、公務員への転身や私企業への転職などで必要な場合がある
- 職歴証明書は、会社の人事部や総務部に依頼すれば発行してもらえる
- 職歴証明書の必須項目は、「氏名」「発行年月日」「在籍期間」など
- 職歴証明書のフォーマットは提出先の指示に沿って用意する
転職先から職歴証明書の提出を求められたものの、「もらい方が分からない」「自分で書くべき？」と悩んでいる方もいるでしょう。職歴証明書は在職中、または退職した元勤務先に発行してもらう書類です。提出先からフォーマットを指定されていない場合、自分で決めて依頼する必要があります。このコラムでは、職歴証明書の依頼方法や記入必須項目などを解説。職歴証明書をもらえないときの対処法についても紹介しています。
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職歴証明書とは
「職歴証明書」とは、過去に勤めていた会社や団体を証明する書類で、「在籍証明書」や「就労証明書」、「就業証明書」などとも呼ばれます。国家試験の受験や転職、公務員試験合格後といったタイミングで提出するものです。職歴証明書の記入項目はある程度決まっていますが、企業によってはフォーマットが異なることもあるので、指定の形式に沿って発行を依頼しましょう。
在籍証明書との違い
在籍証明書は「その会社に現在勤務していることの証明」が目的のため、過去に働いていた事実を証明する職歴証明書とは異なる書類です。職歴証明書は、以前働いていた会社すべてに発行してもらうのが基本のため、転職を複数回経験した人はそのぶんだけ発行を依頼する必要があります。
転職・就職の際は、職歴証明書や在籍証明書のほかにも、「退職証明書」や「採用証明書」といった書類が必要になる場合もあります。気になる方は、「退職証明とは？いつもらえる？パートやアルバイトでも発行される？」や「採用証明書とは？必要になる状況と書いてもらうタイミング」のコラムも参考にしてみてください。
会社に職歴証明書を発行してもらう方法
ここでは、職歴証明書のもらい方を、在職中と退職後に分けてご紹介します。それぞれの依頼方法を以下で確認し、自分の状況に合わせた対応が取れるようにしておきましょう。
在職中に職歴証明書を依頼する場合
在職中の場合、現在勤めている企業の人事部や総務部に職歴証明書の発行を依頼します。提出先から指定されたフォーマットや記入事項がある場合は、依頼時に伝達しておきましょう。職歴証明書のもらい方としては、退職時に会社から受け取る書類と合わせて発行してもらうのがおすすめです。
退職後に職歴証明書を依頼する場合
すでに退職した職場に職歴証明書を発行してもらう際は、メールや電話で連絡を入れましょう。連絡をするときは職歴証明書の受け取り方法の指定もするとスムーズです。職歴証明書のもらい方は郵送か直接手渡しが一般的。郵送でお願いするときは、切手を貼付した返信用封筒を同封し、相手の手間が省けるように気を配るのが社会人としてのマナーです。
職歴証明書の発行を依頼するメールの例文
ここでは、職歴証明書の発行を依頼する際のメールの書き方を解説します。先方に失礼にならないよう、依頼文は丁寧に作成しましょう。
***
株式会社△△
人事部 △△様
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
△年△月まで貴社に在籍しておりました△△です。
その節は大変お世話になりました。
このたび、転職するにあたって職歴証明書が必要となりましたので、ご連絡した次第です。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、職歴証明書の発行をお願いしてもよろしいでしょうか。
添付のフォーマットをご確認のうえ、必要事項の記入と社印の押印をお願いいたします。
また、△月△日までに返送いただけますとありがたく存じます。
お手数をお掛けして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
氏名
連絡先
***
上記のように、職歴証明書の発行を依頼するメールは、簡潔かつ丁寧な文面を意識して作成しましょう。また、企業側の担当者の手間を減らすためにも、当時の自分の社員番号や所属部署などが分かるならメールで伝えておくのがおすすめです。
メールで使う敬語に自信がない方は、「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」もあわせてご参照ください。
公務員試験のために発行を依頼したら勤め先にばれる？
公務員になる際は試験合格後に、内定先から職歴証明書の提出を求められます。在職中に職歴証明書を発行してもらう場合、転職することはばれるものの、すでに内定が出て退職交渉を行うタイミングのため問題はありません。裏を返せば、受験が失敗した場合は職歴証明書の発行を依頼する必要がなくなるため、転職を考えていたことが会社にばれることもないでしょう。公務員試験に関しては「公務員になるのに学歴は必要？給料は異なる？試験対策のポイントもご紹介」にて解説していますので、ぜひ参考にしてください。
職歴証明書のフォーマットは？
職歴証明書は、内定先の企業から指定されたフォーマットで発行するのが基本です。職歴証明書の提出を求められたら、所定フォーマットの有無を確認しましょう。
フォーマットの指定がない場合は自分で作成する
職歴証明書の提出先からフォーマットの指定がなかった場合、自分で指定する必要があります。職歴証明書を発行してもらいたい企業に必要な記入項目を伝えるとともに、テンプレートを自作して送ると相手の作業がスムーズになるでしょう。自作するのが難しいときは、Webサイト上に公開されているテンプレートの利用がおすすめです。
職歴証明書にはどこまで書く？
職歴証明書の一般的な記入項目は「氏名」「発行年月日」「在籍期間」「会社名」です。また、社印の押印が必要になるため、会社に依頼せずに職歴証明書を用意することはできません。
職歴証明書に必須の項目
職歴証明書への記載が必須とされている項目は、以下のとおりです。
- ・氏名：書面上で職歴を証明される人物の名前
・発行年月日：証明書が発行された日
・在籍期間：該当する企業へ在籍していた期間（入社日から退社日まで）
・会社名：該当する企業の正式名称
・社印の押印：該当する企業の社印
発行された職歴証明書を受け取る際は、証明者である企業の社印が押印されているかを必ず確認してください。
職歴証明書の書き方は在職中と退職後で違う？
職歴証明書の必須項目である「在籍期間」は、在職中であれば「現在に至る」もしくは「在職中」と記載します。退職済みの場合は「××年□月△日から××年◎月□日」というように入社日と退職日を書きましょう。「現在に至る」の詳しい使い方については、「『現在に至る』はどう使う？職務経歴書の書き方について」も参考にしてみてください。提出先によって求められる項目
職歴証明書の提出先によっては、以下の記入項目を盛り込むよう求められます。
- ・給与：該当企業に勤めていた間の給与額
・勤務先におけるポジション：該当企業における所属部署や役職
・業務内容：担当していた業務内容
・退職理由：退職に至った理由
上記は必須の内容ではないので、提出先から指定があった場合のみ職歴証明書の記入項目に追加しましょう。
休職期間やアルバイト歴は書くべき？
提出先の企業から記載を求められていないのであれば、休職期間やアルバイトの職歴について職歴証明書に書く必要はありません。ただし、公務員になる場合、自治体によってはこれまでのアルバイト先の職歴証明書を求められることもあるようです。公務員試験を受ける前に自治体ごとの決まりを確認し、あとで対応に困ることがないようにしましょう。職歴証明書がもらえないケースはある？
職歴証明書の発行は会社の義務とされているため、基本的にもらえないことはありません。しかし、会社側の都合で発行を拒否される可能性がないとは言い切れないようです。万が一の事態にも慌てずに対処できるように、職歴証明書を発行してもらえないときの対処法を把握しておきましょう。
職歴証明書を発行するのは会社側の義務
労働基準法（第二十二条／退職時等の証明）では、「退職者が在職期間や職務、役職などについての証明書を請求した場合、該当の企業は滞りなくこれを発行しなければならない」と定められています。そのため、企業側が職歴証明書の発行依頼を拒否することは基本的にありません。「すでに退職した会社に書類の作成をお願いしても良いものか…」と悩む人も、マナーを守って依頼すれば対応してもらえるので安心してくださいね。
会社が倒産しており発行不可能な場合は？
会社が倒産しており離職証明書を発行できない場合は、マイナンバーカードを使って在籍証明を提出できます。具体的には、マイナンバーカードのマイナポータルを使うと雇用保険の加入履歴を確認でき、それが在籍していた証明として利用できます。もし、マイナンバーカードを持っていない場合は、ハローワークに行けば雇用保険の加入履歴を確認できます。
元勤め先が発行してくれるのは何年前まで？
労働基準法（第百十五条／時効）で、退職時の証明書を請求する権利の時効は2年と定められています。そのため、会社が職歴証明書を発行する義務を負うのは、現在から遡って2年前までに退職した社員に対してです。退職してから2年を超えている場合、職歴証明書を発行するかしないかは、会社側の任意となります。参照元
e-Gov 法令検索
労働基準法
職歴証明書をもらえない場合は代替書類を準備する
職歴証明書の発行を拒否されたときは、提出先企業や団体に確認のうえ代替書類を用意するのも一つの手段です。職歴証明書を発行してもらえなかった旨を話し、理解してもらえたら代用できる書類の用意に移りましょう。
職歴証明書の代替書類はハローワークでも手に入る
職歴証明書の代用としてよく利用されるのは、雇用保険の加入記録です。ハローワークに、本人確認書類と「雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票」を提出すると確認できます。なお、ハローワークインターネットサービスによると、「雇用保険被保険者取得届出確認照会票」は電子申請でも入手可能です。職歴証明書を発行してもらえないときは、ハローワークで雇用保険の加入履歴の照会結果を受け取り、代わりに提出しましょう。
参照元
ハローワーク インターネットサービス
帳票一覧
マイナンバーカードでも在籍証明が可能
厚生労働省のリーフレットによれば、マイナンバーカードを所持しており、ハローワークに届け出ていれば、マイナポータルで雇用保険の加入履歴を確認できます。マイナンバーカードを通じて在籍証明が可能なため、職歴証明書をもらえない状況で困っている方は、ハローワークで手続きを行っておくと良いでしょう。参照元
厚生労働省
労働者の皆様へ（雇用保険給付について）
マイナポータル
マイナポータルトップページ
職歴証明書に関するお悩みQ＆A
ここでは、職歴証明書に関するお悩みをQ＆A形式で解決します。
職歴証明書とは何ですか？
「職歴証明書」とは、該当企業に在籍していたことを証明するための書類を指します。職歴証明書は内定先企業への入社前に提出を求められるのが一般的です。採用選考で自己申告した経歴と職歴証明書を照合し、内容に齟齬がないかを確認する目的があります。詳しくは、このコラムの「職歴証明書とは」をご覧ください。
職歴証明書のもらい方は？
在職中であれば、勤め先の人事部か総務部に発行してもらいましょう。すでに退職済みの場合は、前に勤めていた会社にメールか電話をして、職歴証明書の発行を依頼します。その際に、書類の受け取り方についても確認しておくとスムーズです。このコラムの「会社に職歴証明書を発行してもらう方法」でも解説したように、こちらから所定の用紙を郵送する場合は、切手を貼付した返信用封筒を同封すると良いでしょう。先方の負担をできるだけ軽減できるよう、配慮する姿勢が大切です。
離職証明書にアルバイト経験や給与情報は必要？
不要です。特に指定がない場合、アルバイト経験や給与情報は離職証明書に記載する必要はありません。しかし、公務員の場合、自治体によってはアルバイト経験などの提出を求められることもあります。離職証明書の内容が気になる方は、受験前に確認しておくのが無難です。
離職証明書に休職期間の記入は必要？
不要です。ただし、企業から記入するように指示があった場合は、理由もセットで備考欄に記載しましょう。休職期間について詳しく知りたい方は、「休職後の転職は不利？タイミングと就職成功のポイントを解説」を参考にしてください。
内定先には職歴証明書を出さないとダメ？
内定先から職歴証明書を求められたら、基本的に提出する必要があります。ただし、やむを得ない事情がある場合、その旨を説明すれば代替書類で可能としてくれる企業もあるようです。職歴証明書を用意するのが難しいときは、代替書類でも良いかどうかを提出先の企業に確認してみましょう。転職エージェントのハタラクティブでは、求人紹介を中心に、サービスの一環として企業との交渉や内定後のフォローなども実施しています。転職活動のやり方に迷っている方は、ぜひ一度ご相談ください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
