後任者も企業も安心！スマートな仕事の引き継ぎ方とは

退職や異動、転勤などで「引き継ぎ」が発生することがあります。社会人として、後任者や企業が喜ぶような思いやりある対応を心がけたいもの。そこで今回は、引き継ぎの流れやポイントについてご紹介いたします。
スマートな引き継ぎ方法をしっかりおさえておきましょう。

◆引き継ぎに必要なこと

転職や異動などが決まったら、自分が担当していた業務を誰かに託す必要があります。そこで発生するのが引き継ぎです。
円滑に引き継ぎを行うには、まず何から始めれば良いのでしょうか。

【引き継ぎ項目をリストアップ】

自分が担当した業務をすべて洗い出します。引き継ぎ期間に余裕があれば、不要な業務についても見直せるとベター。そうすることで、後任者にも思いやりある引き継ぎができるでしょう。

【スケジュール管理】

引き継ぎ期間を考慮し、どのくらいでどの業務を教え後任者に習得してもうのかを決めておきます。予め計画しておくと、引き継ぎ業務がスムーズに完了できるほか、何を教えて何を教えていないかが明確になり伝え漏れも防げるでしょう。

◆引継書を作成してみましょう

丁寧で思いやりのある引き継ぎに欠かせないのが、「引継書」の存在です。引継書を作成することで、自身がどこまでレクチャー済かの確認や、後任者が困ったときにすぐに見れるなど便利なアイテムの1つ。
可能な限り作成しておくことをおすすめします。

【引継書の記載内容】

・業務内容

担当している業務を列挙します。その中でも、定常的に行うものや流動的に発生するもの、優先順位など、カテゴリー分けしておくと見やすく理解しやすいでしょう。
また、業務の社内での位置づけについても記載しておきます。

・業務の流れ

1日どういう流れで動いているのかを記載します。フローチャートを載せておくとイメージしやすいでしょう。

・業務関係者

社内外問わず必要な関係者をリストアップ。関係者を記載しておくことで、困ったことやトラブルが発生した際に相談できる相手が分かります。

・トラブルやノウハウ

以前あったトラブルやその対処方法についても追記しておきましょう。

・データの保管場所

各業務のマニュアルなどのデータの保管場所を明記しておきます。

引継書の作成は結構時間がかかるものです。慣れないうちは、どういう書き方をすれば相手に分かりやすい文書になるのか、迷走することも多いでしょう。
そんなときは、サイト上のテンプレートを参考にするのも1つの方法。「引継書　テンプレート」で検索してみるといくつかヒットします。
自分が分かりやすいと思ったテンプレートを利用・参考にすると良いでしょう。

◆引き継ぎの注意点

完璧な引継書を作成しただけでは、引き継ぎの達成度はまだ100％ではありません。引き継ぎの際には以下のポイントを留意しておきましょう。

【後任者の選定】

自身の部署から、引き継ぎに最適な後任者を選びます。普段からコミュニケーションがスムーズで信頼できる人に託しましょう。

【社内共有】

退職や異動の周知と一緒に、◯ヶ月の期間に誰に引き継ぎ業務を行うかを社内の人間に共有しましょう。そうすることで、同じ業務をしている人や関係者などが協力しやすい環境が生まれます。

【後任者と一緒に業務する】

自分が業務をやってみて終わりではなく、後任者にもやってもらいましょう。あなたが見ている前でやってもらい、間違っている箇所や分かりづらそうにしている部分などはその都度解消してあげます。
あなたがいるときになるべく疑問点を潰しておくことが大切です。


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