仕事を辞めるとき、電話で退職の意思表示はOK？

「仕事を退職すると決意したものの、事情があって直接出社できない」という状況に陥ったとき、電話で退職を伝えて良いか悩むことがあるでしょう。

このコラムでは、退職を電話で伝えることは問題ないのかを解説し、実際の例文を紹介します。さらに、電話で意思表示をした後にやるべき手続きもまとめました。電話で退職を伝えるか迷う方は、ぜひ参考にしてください。

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仕事を辞めるときに電話で伝えても大丈夫？

退職を電話で伝えることは一般的ではないものの、問題はありません。「仕事の負担で心身が限界」「1日中介護が必要な身内がいる」など、やむを得ない事情でどうしても出社できない場合は、電話で退職を伝えざるをえないこともあるでしょう。

退職は電話ではなく対面で伝えるのが一般的

退職を電話で伝えることは可能とはいえ、本来であれば退職の意思表示は対面で行うのが一般的です。電話で伝えると、常識に欠けるといった印象を持たれることもあるので、あくまでもやむをえない事情がある場合に用いる手段と考えましょう。

電話で退職の意思を伝えていいのはどんなとき？

電話で退職意思を伝えて良い状況として、次の3つが考えられます。

1.体調不良や精神面の不調で休職しているとき

怪我や病気による長期的な入院で会社に出向けない状況、精神的な不調ですでに休職している場合などは、出社が難しく電話での連絡にならざるを得ない可能性があります。会社側に許容してもらえるよう、事情を丁寧に説明しましょう。

2.育児や介護などの家庭事情で出社できないとき

家族の急病や介護、育児などで出社が難しい場合も、電話による退職の意思表示を検討すべき状況です。特に、「家庭の事情で急遽遠方の実家に滞在しなくてはならなくなった」「家族が重病で離れられなくなった」などの状況では、電話での連絡が選択肢に入ります。

3.ハラスメントを受けているとき

職場でパワハラやセクハラなどのハラスメントを受け、「職場に行くのも怖い」という精神状態になったら、電話での退職連絡もやむを得ません。上司からハラスメントを受けている場合、人事部の担当者など上司以外の社員に退職意思を伝え手続きしてもらうのが賢明です。

電話で退職を伝える際のポイント

電話で退職を伝える人が迷いがちな退職理由の伝え方や、そもそも誰に電話すれば良いのかという疑問を解消します。退職を伝えてから実際に退職できる法律上のタイミングも解説するので、電話をする前に内容をチェックしましょう。

直属の上司に退職することを伝える

退職の意思は直属の上司に伝えましょう。パワハラを受けているなどの問題がない限り、電話・対面のどちらであっても、退職の意向はまず直属の上司に伝えるのがマナーです。規模が小さい会社は直属の上司が社長ということもありますが、その際は社長に伝えれば問題ありません。

最初に別の人に報告してしまうと、上司が「部下の管理ができていない」という評価を受けかねないので気をつけましょう。

派遣社員の場合は派遣会社に連絡する

派遣社員は派遣会社と雇用関係を結んでいます。そのため、派遣先での仕事を辞めたい場合は、派遣会社にその意思を伝えましょう。

ただし、派遣社員は原則として契約期間中の退職ができません。雇用期間に定めのない正社員は、民法で2週間前に申告すれば退職できると定められています。しかし、派遣の場合は、親の介護や体調不良といったやむを得ない事情がない限り、すぐには退職できない可能性があることを覚えておきましょう。

法律上のルールを守る

退職の意思を伝えたからといって、即日仕事を辞められるわけではありません。退職の意思表示は2週間前までに行うことが法律で定められています。就業規則で定められている1ヶ月〜3ヶ月前がどうしても無理な場合でも、最低限のルールは必ず守りましょう。

電話する時間帯を考慮する

始業直後や終業間際など、忙しい時間に電話をするのは避けましょう。比較的業務が落ち着いている時間帯を見計らって電話をかけるのが理想的です。時間帯については「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムでも説明しているので、あわせて確認しておきましょう。

直接話せないお詫びをする

退職を伝えるとき、本来であれば出社して上司に直接話すのが一般的です。たとえやむを得ない理由だったとしても、電話で退職を伝えることを相手が快く思わない可能性があります。事情をしっかり説明したうえで、出社して直接話せないことに対するお詫びを丁寧に述べましょう。

退職理由は簡潔に伝える

退職理由は事細かく説明しなくて良いので、大まかに伝えましょう。細かく説明すると、内容によっては「条件を変えるから残らないか？」と引き止められるリスクが生じます。また、会社への不平不満を伝えるのも相手を嫌な気持ちにさせるので、避けるのが無難でしょう。

電話で退職を伝える場合の例文

電話で退職を伝えるとき、基本的には対面で伝える場合と同じ内容で問題ありません。ただし、必ず電話連絡になった理由と謝罪の言葉を添えましょう。

基本の例文

退職する場合には、具体的な理由を述べる必要はありません。ここでは、基本となる「一身上の都合」を利用した例文を紹介します。なお、「一身上の都合」という言葉については「『一身上の都合』とは？使い方や面接で理由を聞かれたときの対策を解説！」のコラムもご覧ください。

例文

お疲れさまです。○○です。只今、お時間ありますでしょうか。本日は、お伝えしたいことがあり電話いたしました。お忙しいところ申し訳ございません。一身上の都合により、退職させていただきたいと思いご連絡しました。

突然のご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。また、本来であれば出社してお伝えすべきところを、お電話という無礼な形になってしまい、大変申し訳ございません。

体調不良や精神面の不調を理由に退職する際の例文

体調を崩して休職をしているときなどは以下の例文を参考にしてみてください。体調不良を理由にする場合は、体調に関しての質問や回復を待つといった対応も考えられます。はっきりと退職を伝えるためにも、医師の診断結果を用意しておくと良いでしょう。

例文

お疲れ様です。○○です。只今、お時間よろしいでしょうか。お忙しいところ申し訳ございません。今後の勤務について相談したいと考えて、お電話させていただきました。

現在、体調不良が続いており、出社できておらず申し訳ございません。体調不良に関して、病院で検査をした結果、長期的な治療が必要で早期回復は難しく、仕事ができる状態ではないと判断されました。

これ以上、みなさまにご迷惑とご心配をおかけすることはできません。退職したいと考えております。このような重要な話は本来であれば直接お話しなければならないことは理解しております。しかし、体調が優れず直接お話させていただくことができない状態であるため、お電話という形になってしまいました。本当に申し訳ございません。

試用期間中に退職する場合の例文

試用期間中は早期離職となるため、より真摯な対応が求められるでしょう。「試用期間中に辞めるときの言い方とは？円満退職に向けて手順を解説」のコラムも参考にしてください。

例文

お疲れ様です。○○です。只今、お時間大丈夫でしょうか。本日は、実はお伝えしたいことがあり、電話させていただきました。現在、試用期間中ではありますが、一身上の都合で退職させていただきたいと考えております。

研修で大変お世話になったにもかかわらず、退職を選択したことは大変申し訳ございません。また、本来であれば出社して直接お話をしなければならないところですが、電話での報告となり申し訳ございません。

取引先に連絡する場合の例文

取引先には、退職の日付と今までお世話になったことへの感謝の気持ち、後任者についての情報を伝えましょう。後任者と一緒に直接挨拶に行けない場合は、後任者の名前と連絡先を記載します。

例文

お世話になっております。△△株式会社の○○です。私事ではありますが、×月×日をもって退職することになりました。本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となり大変申し訳ございません。在職中は○○さまに多数のお力添えをいただいたこと、心より感謝いたします。

後任は○○が務めます。改めて○○からもご連絡いたしますが、何かございましたらこちらにご連絡をいただけると幸いです。

メール：xxx@xxxx
電話：xxx-xxx-xxxx

末筆ではございますが、貴社と○○様のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

電話で退職を伝えた後の流れ

退職の連絡を電話で行い、合意を得た後は下記の手続きを済ませましょう。

退職届を郵送する

退職の了承を得たら退職届を作成し、会社に郵送します。万が一トラブルになった場合を考慮し、郵送する際は内容証明郵便を利用しましょう。退職届の書き方は「退職願の書き方を解説！手書きで作成する？封筒は？」のコラムを参考にしてください。

取引先や関係者にも連絡をする

やり取りをしていた取引先がある場合は、上司や後任者と共に挨拶回りをします。社内関係者には、退職する旨とこれまでの感謝の意をメールで送りましょう。

引継ぎの資料を作成する

上司と相談して後任者を決め、これまで自分が行っていた業務の引き継ぎを行います。引き継ぎがしやすいように、業務のノウハウを資料としてまとめるだけでなく、ミーティングなども活用してしっかり伝えましょう。引き継ぎに関しては、「円満退職を叶えよう！上手な引き継ぎのコツをご紹介」のコラムも参考にしてください。

出社できなくても業務の引き継ぎは必要です。資料を作成してメールで送りましょう。ただし、休職中や育休中など、長期に渡って会社を休んでいる場合は、引継ぎも行われている可能性が高いため不要です。

会社に返却すべきものを配送する

社員証や支給された備品、保険証、名刺など、会社に返却すべきものを確認します。会社支給のパソコンなどはデータを整理してから返却するのが基本です。制服がある場合は、クリーニングしてからの返却を忘れないようにしましょう。退職日以降にクリーニングが終わるという場合は、郵送する旨を伝えます。

離職票などの必要な書類を受け取る

離職票や雇用保険被保険者証など、退職後の手続きに必要な書類を会社から受け取りましょう。「退職後の必要書類にはなにがある？アルバイトでも離職票はもらえる？」の内容を参考に、受け取ったら書類の内容に目を通し、不備や認識の違いなどがないのかを確認してください。

自分に合った職場と出会おう

退職の意思表示に電話という手段をとらざるを得ない状況になってしまうのは、出社できない何らかの理由があるということです。転職では、自分に合った働き方が叶う企業を探すことが大切といえます。転職活動で困ったときは、エージェントの活用がおすすめです。

ハタラクティブでは、ご相談者の事情や生活スタイルを考慮し、アドバイザーがあなたにマッチした求人を紹介します。「やむを得ない事情で退職したけれど、理解してもらえるか心配」「また仕事を辞めてしまうのではないか…」と、悩んでいる方は、まずはハタラクティブにご相談ください。あなたに合ったペースで活躍できる場所を、一緒に探していきましょう。

電話での退職に関するQ&A

最後に、電話で退職を伝える場合のQ&Aを紹介します。

電話で退職する際は、どのような言い方が正しいですか？

本来、電話で退職を伝えるのは好ましくないので、丁寧かつ謝罪の気持ちが伝わるようにしましょう。電話で伝える場合は、対面以上に状況の説明や真摯な対応が求められます。「円満退職するための伝え方は？上司に切り出すときの注意点もご紹介」では、退職の伝え方についてまとめているので参考にしてください。

電話で退職の連絡をするのは非常識ですか？

退職は、本来は直接伝えるものであり、非常識と捉えられる場合が多いです。心証を悪くしないためには、電話で退職を伝えるのはできる限り避けるのが賢明です。万が一トラブルに発展したら、「退職の相談窓口とは？トラブルにも対応してる？種類や利用方法について解説！」を参考に対処しましょう。

電話で退職の連絡をして引き止めに合いますか？

電話でも引き止めに合う可能性はあります。特に、給与や待遇など条件の改善を提案されることがあるでしょう。しかし、本当に改善されるか定かではなく、一度退職したいと言ったために職場での居心地が悪くなる可能性があります。引き止めにあったら、「退職を引き止められたときの効果的な対策をご紹介！」を確認しながら対応してください。退職で困っている方には、転職エージェントのハタラクティブがおすすめです。

監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

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