仕事を辞めるとき、電話で退職の意思表示はOK？

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◆仕事を辞める時、電話で伝えても大丈夫？

仕事を辞めることを電話で伝えるのは、法律上では問題ありません。
しかし、社会的な常識としては、やはり上司に直接会って退職の意思を伝えるのが望ましいといえます。
よほどの事情がない限りは、以下の手順に従い、退職の準備を進めましょう。

・上司に退職することを伝える
混乱やトラブルを避けるため、直属の上司に退職意思を伝えるのが一般的です。
上司が忙しそうな場合は、事前に社内メールなどでアポを取りましょう。

・退職日を決め、退職願を提出する
上司とよく話し合い、退職日を決めます。
引き継ぎや繁忙期など、会社側にも都合があるので、自分本位で話を進めないように注意しましょう。
退職日が決まったら、代表宛に退職願を提出してください。

・引き継ぎをする
上司と相談して後任者を決め、これまで自分が行っていた業務の引き継ぎを行います。
引き継ぎがしやすいように、業務のノウハウを資料としてまとめておくと親切です。

・取引先や関係者に挨拶回りをする
やり取りをしていた取引先がある場合は、上司や後任者と共に挨拶回りをします。
社内関係者には、退職する旨とこれまでの感謝の意をメールで送りましょう。

・私物を持ち帰る
会社に私物がある場合は、全て整理し、残さず持ち帰りましょう。

・社員証や保険証などを返却する
社員証や支給された備品、保険証、名刺など、会社に返却すべきものを確認します。

・離職票などの必要な書類を受け取る
離職票や雇用保険被保険者証など、退職後の手続きに必要な書類を会社から受け取りましょう。

◆どうしても電話で伝えたい時は

仕事の負担で心身が限界、つきっきりで介護が必要な身内がいるなど、やむを得ない事情でどうしても出社できないという場合は、電話で退職を伝える必要があるかもしれません。
その場合は、下記の点に注意してください。

・法律上のルールを守る
退職の意思を伝えたら、そのまま即日で仕事を辞められるというわけではありません。
退職意思の表示は2週間前までに行うことが法律で定められています。
社会的常識としての1ヶ月～3ヶ月前がどうしても無理な場合でも、最低限のルールは必ず守りましょう。

・時間帯を考慮する
始業直後や就業間際など、忙しい時間を避けて電話しましょう。
比較的業務が落ち着いている時間帯を見計らって電話をかけるのが理想的です。

・直接話せないお詫びをする
先述したように、本来は出社して上司と直接話すのが一般的な常識です。
たとえやむを得ない理由だったとしても、相手が快く思わない可能性があります。
事情をしっかり説明した上で、出社して直接話せないことに対するお詫びを丁寧に述べましょう。

・通話を録音しておく
後々のトラブルを避けるため、通話は念のため録音しておきましょう。

◆仕事を辞めると伝えた後は？

退職の電話をし、合意を得た後は、下記の手続きを済ませましょう。

・退職届を郵送
退職の了承を得たら退職届を作成し、会社に郵送します。
万が一トラブルになった場合を考慮し、郵送する際は内容証明郵便を利用しましょう。

・会社に返却すべきものを郵送
先程紹介した一般的な退職の手順と同様、保険証や社員証などの会社から支給されたものは返却します。
退職届を送付したら、後日必要なものをまとめて郵送しましょう。

・余裕があれば引継ぎの資料を作成する
出社できなくても、余力がある場合は引継ぎの資料を作成し、メールで送りましょう。

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