一般事務の志望動機の作成ポイントは？向いているタイプも紹介

「一般事務の志望動機が思いつかない」とお悩みの方もいることでしょう。このコラムでは、一般事務について詳しく解説。向いているタイプや、求められるスキルをまとめました。また、一般事務を目指している方に向けて、志望動機作成のポイントも紹介しています。一般事務への転職に活かせるアピール材料についても触れているので、ぜひ参考にしてください。

一般事務とは？

一般事務は、以下のような事務全般を行う職種のことです。

• ・電話、来客対応
  ・データの整理
  ・郵便物の仕分け
  ・物品発注
  ・書類作成

PCやFAX、コピー機などのOA機器（オフィスオートメーション機器）の使用割合が高いOA事務や、営業事務・経理事務などの仕事とかぶる業務内容もあり、一般事務がどこまでの業務を担うかは企業によって異なります。企業によっては、買い出しやお茶くみなどを任せられることも。大きい企業では業務が細分化されていることが多く、中小企業では兼務することが多いようです。どの会社においても、一般事務は経営に欠かせない「縁の下の力持ち」的な存在といえます。

一般事務に向いているタイプ

以下のようなタイプの人は、一般事務の仕事に向いている傾向があります。

• ・裏方として丁寧に仕事ができる人
  ・コツコツした作業が得意な人
  ・多くの人とコミュニケーションを取ることが苦でない人
  ・臨機応変に幅広く業務に携われる人

一般事務の仕事は幅広いもの。部署間を行き来して、裏方として会社を支えることになります。そのため、裏方の仕事でもコツコツとこなせる人や、幅広い業務に関わることが得意な人には向いているでしょう。

求められるスキル

一般事務に求められるのは、事務作業を行うためのPCスキルや、来客対応のためのビジネスマナーなど。また、仕事の正確さや突発的なトラブルに対処できる柔軟な対応力もあると良いでしょう。

一般事務の志望動機のポイント

一般事務を目指している方に向けて、志望動機作成のポイントを以下にまとめました。

採用担当者がチェックしているのは？

一般事務の採用を行うとき、志望動機の中で採用担当者は、自社と応募者のマッチ度をチェックしています。そのほかには、会社への理解度や仕事への熱意なども見ているでしょう。

作成のコツ

志望動機作成のコツは、「なぜその会社を選んだのか」を説明すること。応募企業の事業や風土、そのほかの特徴を踏まえて、自身のビジョンを伝えることが大切です。一般事務の業務内容は企業によってさまざま。企業研究を充分に行ったうえで、求められているポイントに沿うアピールを行うのが志望動機を作成するコツとなります。企業研究についての詳細は「企業研究ってどうやるの？基本的なやり方と目的を解説」のコラムをご確認ください。

ネガティブな動機はポジティブ変換を！

志望動機や転職理由を語る際、ネガティブな内容は避けましょう。「前職が不満で転職したい」「事務なら仕事が楽そうだから」などの後ろ向きな動機は、「前職ではできなかった○○に挑戦したい」「事務の仕事に興味があり、これまでに経験のある△△のスキルを活かせると思った」などのポジティブな動機に変換して伝えるのがポイントです。
また、「残業が少ない」「休日が多い」などの志望動機は、働く意欲が伝わりにくい可能性があるので控えたほうが良いでしょう。

志望動機の書き方については「志望動機の書き方とは？企業に好印象を与える例文をご紹介」のコラムでも解説しているので、併せてご覧になってみてください。

一般事務への転職に活かせるアピール材料

この項では、一般事務に転職をする際に、アピール材料になるものを紹介します。「未経験の場合」「事務職の経験がある場合」をそれぞれまとめました。

未経験から一般事務に転職する場合

職種は違っても、コミュニケーション能力や仕事に向き合う姿勢などは、どんな仕事にも活かせるアピール材料です。また、ビジネスマナーやPCスキルなど、共通して役立つスキルも積極的にアピールしましょう。さらに、実務経験がない分、企業研究をしっかりし、熱意や意欲を伝えることも大切です。経験はなくても、「これからどうしたいのか」「どう活躍したいのか」という軸で熱意を伝えましょう。

一般事務の経験がある場合

経験者の転職の場合は、即戦力になれることをアピールするのがおすすめです。PCスキルといった、過去の業務や経験から活かせる点を説明しましょう。事務の仕事は数字で表しにくいものですが、業務を効率化した実績はアピール材料になります。些細なことでも大きなミスを防ぐために心掛けていて効果が見られた習慣があったらアピールしましょう。目に見える成果やスキルに直結する内容でなくても、応募先企業によっては評価される可能性があります。PCスキルについては、以下のように具体的なアプリケーション名と実務スキルを表記すると良いでしょう。

《例》

• Excel…表計算や関数を用いた見積書の作成
  Word…お礼状や企画書の作成

アピール材料になる資格

未経験から一般事務の正社員を目指す場合、資格を取得することで評価が高くなることもあります。おすすめの資格を以下にまとめました。

• ・MOS資格→WordやExceのスキルを証明できる
  ・秘書検定→秘書としての能力だけではなく、ビジネスマナーが身についていることもアピールできる
  ・簿記→経理や帳簿付けなど、数字を扱う仕事では実務に活かすことができる

資格ではありませんが、そのほかにタイピング速度が評価されることもあるようです。また、関連コラムの「事務系の資格があれば採用に有利？仕事が未経験の人におすすめなのはどれ？」でも、一般事務におすすめの資格を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

「一般事務の仕事に興味があるけど、未経験から転職できるか不安」「派遣社員やアルバイトとして事務の仕事を続けてきたけど、そろそろ正社員を目指したい」という方は、転職エージェントに頼るのも一つの手。転職エージェントのハタラクティブは、第二新卒やフリーターなどの若年層に特化した就職支援サービスです。プロのアドバイザーによる書類作成のアドバイスや面接対策などを実施。利用者の方の強みを活かし、志望する企業に応じた効果的なアピールを教えています。サービスはすべて無料なので、ぜひお気軽にご相談ください。