採用証明書とは？必要になる状況と書いてもらうタイミング

採用証明書の役割や提出方法が分からない方へ。失業保険を受給しているときに内定を受けたら必要となるのが「採用証明書」です。このコラムでは採用証明書の必要性や役割を詳しく解説。具体的な入手方法はもちろん、紛失時の対処法や具体的な記載の仕方、提出するタイミングなど、採用証明書についての理解を深めましょう。

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採用証明書とは？必要になる状況

採用証明書とは、失業中だった人の「再就職が決まったこと」を証明する書類。失業保険の受給を停止したり再就職手当の申請を行ったりする際に必要となります。

失業保険の受給を停止するため

失業保険（基本手当）は、就職先が決まった場合、受給停止の手続きが必要です。失業保険は失業中でも安心して生活を送りながら次の就職先を1日でも早く見つけるための制度なので、再就職が決まったら、すぐに受給を止める必要があります。採用証明書は、その手続きに必要な書類の1つとなります。

失業保険とは

失業保険とは、雇用保険に加入していた労働者が失業した場合に生活の安定を目的として受給できる保険のこと。詳しくは「失業保険の手続き方法や計算方法を紹介！条件や期間で受給金額が変わる？」のコラムでご確認ください。

再就職手当の申請をするため

再就職決定時に失業保険の残日数が受給期間の1／3以上残っている場合、「再就職手当」の受給が可能です。採用証明書は、その手続きにも必要。再就職手当の支給額は、厚生労働省「再就職手当のご案内（1p）」によると、以下の計算式で求められます。参考にしてみてください。

基本手当の支給残日数：所定給付日数の2／3以上の場合

支給残日数×70％（※1）×基本手当日額

基本手当の支給残日数：所定給付日数の／3以上の場合

支給残日数×60％（※2）×基本手当日額

（※1）就職日が2017年1月1日より前の場合は60％
（※2）就職日が2017年1月1日より前の場合は50％

なお、再就職手当の受給条件を満たしていない場合でも、「就業手当」を受け取れる可能性があります。就業手当の詳細や受給条件については、「就業手当の受給条件は？再就職手当との違いと申請方法」も、あわせてご確認ください。
いずれにしても、採用が決まったら採用証明書の入手も含め、すみやかに手続きを行いましょう。

参照元
厚生労働省
就職促進給付について

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採用証明書の作成タイミング

採用証明書は、言葉どおり採用を証明する書類です。そのため、就職が決まったら企業に依頼して作成してもらいましょう。採用証明書の記載内容のうち、雇用保険受給資格者証に記載のある「支給番号」は求職者本人が記載する必要があります。
なお、再就職手当の対象となっている場合は、失業認定報告書を提出したら再就職手当支給申請書をもらえます。これも、企業が記入する箇所があるため、期限内（雇入日の翌日から1カ月以内）に手続きを済ませられるよう、早めのタイミングで依頼しましょう。

企業に採用証明書を書いてもらうときのポイント

就職先の企業に採用証明書の記入を依頼するとき、スムーズに採用証明書を記入してもらうためのポイントを解説します。

返却希望日を伝えておく

就職先の企業に書類の返却希望日を明確に伝えておきましょう。「△月△日までに記入いただきたいです。」とはっきり期限を伝えておくことで、優先的に記入してくれる可能性が高まります。返却希望日を伝えなかったり、曖昧な形で伝えたりすると、担当者が後回しにしてしまい書類が返ってこないこともあるため、注意が必要です。

時間に余裕を持って行動する

採用証明書の依頼をする際は提出期限まで時間に余裕を持って行いましょう。企業の担当者によっては時間が取れずに作成が遅れてしまうケースもあります。また、書類に不備が見つかった場合は再度企業の担当者に記入してもらわなければいけないため、ギリギリになってしまうとトラブルも起きやすくなるでしょう。そのため、時間に余裕を持って行動することで、トラブルの無いスムーズな申請に繋がります。

採用証明書を提出する際に起こり得る事例と対処法

採用証明書を提出する際に起こり得る事例をいくつか紹介します。

採用証明書の提出が期限までに間に合わない場合

期限に間に合わなかった場合は放置せず、用意できないと分かった時点でハローワークに相談してください。採用証明書は、再就職日の前日までに揃えておきたい書類ですが、就職先の都合で期日までに用意できない場合や入社後にもらえる場合もあるようです。ハローワークに相談すると、どのように対応すべきか、今後の指示がだされます。

ハローワークに行く時間がとれない場合

郵送でも受け付けてもらえます。事前にハローワークに電話をし、郵送で送る旨を伝え、指示をあおぎましょう。再就職手当を申請する場合は、採用証明書のほかにも、失業認定申告書と雇用保険受給資格者証が必要になります。同封を忘れないように注意が必要です。

派遣社員として就職が決まった場合

派遣先企業ではなく、登録している派遣会社に採用証明書の作成を依頼します。派遣会社によっては、ホームページからダイレクトに依頼することも可能。ただし、採用証明書を作成するのに時間がかかることもありますので、内定を受けたらすぐに確認しましょう。なお、再就職手当の受給条件について知りたい派遣社員の方は、「再就職手当は派遣社員ももらえる？受給条件と手続き」も、あわせてご覧ください。

ハローワーク以外の求人でも再就職手当は受給可能！

再就職手当は、ハローワークを介さず、人材紹介会社や求人サイトで決まった場合でも受け取れます。受給条件さえ満たしていれば、雇用形態に関係なく申請可能です。派遣社員やパート、アルバイトとして採用された人の中で、受給条件を満たしている人は申請しましょう。

ハローワークは地域に密着した企業の求人を多く紹介しているのが特徴ですが、より幅広いエリアや職種で探したい場合は、求人サイトや転職エージェントの併用がおすすめです。

若年層を対象とする転職エージェント「ハタラクティブ」では、書類選考が通らない…面接で落ちてしまう…など、一人ひとりの悩みに寄り添いながら、経験豊富なアドバイザーが専任でサポートします。また、個別カウンセリングを通し、あなたの強味や適正にあった職種や業種をご紹介することはもちろん、応募書類の添削や面接対策なども行っており、サービスはすべて無料で利用可能です。職業紹介事業許可を受けているので、再就職先が決まった場合は手当も受け取れます。相談だけの利用も歓迎しておりますので、ぜひ一度お問い合わせください。

採用証明書に関するQ&A

最後に、採用証明書に関して抱かれがちな疑問や質問をまとめました。採用証明書に関して分からないことがある方は、ぜひ参考にしてください。

採用証明書を書いてもらうタイミングはいつですか？

採用証明書は内定が出たタイミングで就職先の企業に書いてもらいましょう。就職先の企業が遠方で足を運ぶのが難しい場合は、郵送で記載をお願いする方法もあります。また、採用証明書の支給番号は本人が記載しなければいけないため、注意が必要です。

採用証明書を郵送する場合は添え状は必要ですか？

採用証明書を郵送する場合、添え状も同封しましょう。添え状とは封筒の中にどのような書類が入っているのかを示す書類です。封筒で書類を送る場合は添え状も同封されるのがビジネスマナー。添え状に関しては「就活で送り状はいる？いらない？添え状の目的と書き方のテンプレート」にて、詳しく解説しています。ぜひ、参考にしてください。

派遣社員でも再就職手当は受給できますか？

派遣社員でも条件を満たしていれば再就職手当の受給は可能です。派遣社員で採用証明書を書いてもらう場合は、自分が在籍する派遣会社に書いてもらいます。派遣先の企業は記載ができないため、注意しましょう。

採用証明書のダウンロードはどこでできますか？

採用証明書はハローワークで雇用保険の申請を行った際に手渡される「受給資格者のしおり」に同封されています。もし、紛失してしまった場合はハローワークや厚生労働省のホームページからダウンロードできます。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

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• 国家資格中小企業診断士

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