秘書に向いてる人の特徴を紹介！仕事内容の一覧や求められるスキルも

「自分は秘書に向いてる人といえるのかな」「自分は秘書に向いていない人間かも」と悩んでいる方もいるようです。社長や役員などのサポートを行う秘書には、ビジネスシーンに即したマナーや気配りが求められます。このコラムでは、秘書に向いてる人の主な特徴を解説。また、秘書の仕事内容や秘書を目指す際に身につけておきたいスキルも紹介します。自分が秘書に向いてる人かどうか知りたい方は、ぜひご一読ください。

秘書に向いてる人とは？

秘書に向いてる人とは、ビジネスシーンを意識した言葉遣いや身だしなみができる人といえるでしょう。企業や組織の役職者と接する機会が多い秘書には、ビジネスマナーや清潔感が必要になります。ほかにも、「スケジュール管理が得意な人」「気が利く人」などは、秘書として社長や上司をサポートする際に上手く立ち回れるでしょう。

秘書に向いてる人の主な特徴

この項では、秘書に向いてる人はどのような人なのかを詳しく解説します。下記に主な特徴を挙げたので、自分の性格や行動傾向に当てはまる部分があるかチェックしてみましょう。

スケジュール管理ができる

秘書の仕事内容には社長や上司のスケジュール管理も含まれるため、几帳面で時間配分や日程調整に長けている人は秘書に向いてる人といえるでしょう。社長や上司は多忙のため、分刻みのスケジュールを立てることも。予定の立て方や見通しが甘いと、重要な取引や会議に影響が出る可能性もあります。

また、社長や上司が急な会議に呼ばれたり、アクシデントに巻き込まれたりすることもあるでしょう。そのとき、秘書がしっかりとスケジュール管理・調整できれば、社長や上司のサポート役として活躍できるはずです。

柔軟性がある

柔軟性がある人は、急な予定の変更やアクシデントに対応できるため、秘書に向いてる人といえます。秘書として仕える社長や上司は人の上に立つ役割のため、アクシデントがあった場合は、すぐに状況を判断して部下たちに指示をしなければいけません。そのような指示を出す立場の人たちをサポートするため、秘書には緊急事態にも冷静さを保って対応できる柔軟性が求められます。

気が利く

秘書は社長や上司を影で支える業務のため、場の空気を読める人や気配りができる人は秘書に向いてる人といえるでしょう。秘書としてその場の空気を読んで適切な行動を取ることで、会議や打ち合わせが上手くいくことも。社長や上司は多忙なため、指示がなくても、必要なこと・してほしいことを察知して動いてくれる気の利く秘書は重宝されるでしょう。

人をサポートすることにやりがいを感じる

秘書は社長や上司を支えることが仕事のため、人のサポートにやりがいを感じられる人は秘書に向いてる人といえます。秘書として人の仕事をサポートをするのは簡単なことではありません。常に相手を中心に考えなければならないため、疲れることもあるでしょう。
しかし、人をサポートすることが好きな方であれば、やりがいを感じながら秘書の仕事をこなせる可能性もあります。

複数の業務を同時進行できる

秘書の仕事内容は、社長や上司のスケジュール管理から書類作成まで多岐に渡ります。そのため、複数の業務を同時進行できる人は秘書に向いてる人といえるでしょう。ミスなく複数の仕事を同時に進行できる秘書は、社長や上司から重宝されます。

情報収集能力が高い

上司の役に立つ情報を提供することも秘書の仕事内容の一つのため、情報収集能力が高い人も秘書に向いてる人といえるでしょう。業界で話題のニュースや取引先の情報などを秘書が事前に情報収集しておくことで、社長や上司は仕事をスムーズに進められるといえます。

秘密を保持できる

秘書の仕事には、秘密を保持できる口の堅さや情報管理能力も欠かせません。会社の重役をサポートする秘書は、業務を通じて会社の機密情報を知ることもあるでしょう。それらの情報を口外せず、自分の胸の内に留めて粛々と仕事を遂行できる方は、秘書に向いてる人といえます。

秘書に限らず、自分に向いてる仕事を探したい方は「自分に向いてる仕事に転職したい！選び方の4つのポイントを解説」をご覧ください。上記で紹介した特徴に当てはまる場合、営業職や接客業でも役に立てるスキルをもっているといえます。視野を広くして自分に合った仕事を見つけましょう。

秘書の主な仕事内容の一覧

この項では、秘書の仕事内容である「スケジュール管理」「来客対応」などについて解説します。自分が秘書に向いてる人かどうか気になる方は、秘書の仕事内容も知っておくと役に立つでしょう。

1.社長や上司のスケジュール管理

社長や上司のスケジュール管理は、秘書の仕事内容の一つです。会議や打ち合わせ、会食など、予定は多岐に渡り、予定に合わせて場所の確保を行ったり、資料の確認をしたりすることも秘書としてのスケジュール管理に含まれます。また、出張の場合には、航空券やホテルの手配を行い、サポートするのも秘書の仕事です。

2.電話やメール対応

秘書は、社長・上司宛ての電話やメールを確認し、優先順位を決めて対応することも仕事です。秘書が前もって内容を把握し対応することで、社長や上司の業務時間の短縮につながります。

3.来客応対

秘書は、社長や上司を訪ねてきたお客さまに対して、お茶出しや食事の手配をすることも仕事です。来客対応では「どのような食事を準備するのか」「予定どおりに訪問が終わるか」などさまざまな面での気配りやフォローを行い、社長や上司をサポートすることが必要とされます。

4.職場環境の整備

社長や上司といったサポート対象者がスムーズに仕事ができるような職場環境を整えることも、秘書の仕事です。具体的には、社長や上司の机上や書類の整理整頓、空調調節、備品の購入・管理などが秘書に求められます。

5.交際業務の代行

慶弔関連やお中元、お歳暮などの手配を行うことも秘書の仕事内容の一つです。秘書は社長や上司の重要な取引相手に結婚や昇進などがある場合、贈り物やメッセージを送り、良好な関係を構築・維持できるようサポートします。

秘書の仕事内容について気になる方は、「就活アドバイザーが教える！秘書・受付のお仕事」でもまとめているので、あわせて参考にしてみてください。

秘書に向いてる人が身につけておきたい3つの基本スキル

秘書に向いてる人が、秘書への就職・転職を目指すうえで身につけておくと良い基本的なスキルは、「ビジネスマナー」「パソコンスキル」「コミュニケーション力」の3つです。これらのスキルを身につけておくと、秘書の業務に役立つでしょう。

1.ビジネスマナー

秘書は、経営幹部や社長といった役職者と接する機会が多いため、ビジネスマナーは大切なスキルです。ビジネスマナーには、電話応対や言葉遣いはもちろん、身だしなみも含まれています。秘書を目指す人は、まずビジネスマナーから身につけてスキルアップを目指すと良いでしょう。

2.パソコンスキル

秘書の仕事内容には資料の管理・作成やメール対応なども含まれるため、ある程度のパソコンスキルが求められます。厚生労働省が運営する職業情報提供サイトjob tagの「秘書」によると、秘書はFAXや電子メールといった通信機器・ツール、文書作成ソフトや表計算ソフト、オンライン会議ツールといったパソコンソフト・情報技術を使って仕事をしています。WordやExcel、PowerPointといった主要なPCツールの操作スキルは身につけておくのがおすすめです。基本的なパソコンスキルについては、「基本的なPCスキルとはどこまで？履歴書の記載方法とスキルの身につけ方」のコラムもぜひご参照ください。

3.コミュニケーション力

担当する役職者や取引先などさまざまな相手と接する機会のある秘書にとって、コミュニケーション能力は欠かせないスキルといえます。他者とのやり取りがスムーズにいかないと、上司や社長と円滑な関係が築けなかったり、連絡が行き違いになったりする可能性も。

就職・転職活動で「秘書に向いてる人」と評価してもらうためには、日ごろから積極的に人とコミュニケーションを取ることが大切です。また、日常的に相手の立場に立って考える習慣を身につければ、秘書に必要なコミュニケーション能力や細やかな気配り力のアップにつながるでしょう。

参照元
job tag（職業情報提供サイト（日本版O-NET））
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自分が秘書に向いてる人か見極めたいときの方法

自分が秘書に向いてる人か分からず就職・転職に迷ったら、「適性診断を活用してみる」「分野別に秘書の仕事について調べてみる」などの方法も試してみると良いでしょう。また、家族やエージェントといった第三者に相談するのもおすすめです。「秘書の仕事が自分に向いてるか不安…」という方は、下記を参考にしてみてください。

仕事の適性診断ツールを活用してみる

自分が秘書に向いてる人かどうか知るには、適性診断ツールを利用するのも一つの手です。適性診断ツールでは、いくつかの質問に答えることで自分に向いてる仕事を分析してもらえます。Webサイト上で無料公開されているものを使えば、手軽に試せるのも利点です。ハタラクティブでも、所要時間1分程度でできる適職診断が受けられます。性格から自分の適職候補を知れるため、仕事探しに悩んでいる方はぜひお試しください。

ただし、診断結果を絶対的な基準にすると、自身の可能性を狭めてしまう恐れがあるため注意が必要です。適性診断ツールは、あくまで参考材料の一つとして活用しましょう。

他分野の秘書業務をリサーチする

現職で秘書をしている方のなかには、「仕事内容が合わない」「自分は秘書に向いてる人なのか」と悩んでいる方もいるでしょう。そのような場合は、別分野の秘書の仕事に目を向けてみるのも一つの方法です。

秘書と一口にいっても、役員秘書や医療秘書など種類はさまざま。今就いている秘書の仕事は向いてないと感じていても、ほかの業界・分野の秘書であれば向いてる可能性もあります。秘書の仕事内容や種類について幅広くリサーチし、自分の適性に合う仕事を探してみると良いでしょう。
秘書に向いている人については「秘書になるには？向いている人や役立つ資格もあわせて解説」のコラムでもまとめているため、ぜひご覧ください。

第三者に相談してみる

自分が秘書に向いてる人か見極めるには、第三者への相談も効果的です。家族や友人など自分についてよく知っている第三者に、自分の性格や行動傾向から「秘書に向いてると思うか」を尋ねてみましょう。客観的な意見を聞けば、新たな視点が生まれたり自分の強みを見出せたりして、仕事選びに活かせる可能性があります。

「周囲には相談しにくい…」「プロのアドバイスを聞いてみたい」という場合は、就職・転職エージェントの利用がおすすめです。就活ノウハウを持つアドバイザーが自分の悩みや適性に合った仕事を提案してくれるので、「自分は秘書に向いてる人なのか？」といった悩みの解消にもつながるでしょう。

「秘書にチャレンジしたいけど、転職の進め方が分からない」とお悩みの方は、ハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは、高卒や第二新卒から就職を目指す方など、若年層向けの就職エージェントです。
専任のキャリアアドバイザーが、マンツーマンであなたに合った求人をご紹介します。また、応募書類の添削や模擬面接といった選考対策や、所要時間1分程度の性格から分かる適職診断といったサポートも実施。サービスはすべて無料ですので、お気軽にご相談ください。

秘書の仕事に関するQ&A

ここでは、秘書の仕事に関する疑問にQ＆A形式で回答していきます。秘書になる方法や、「今の仕事が向いていない」と感じるときの対処法についても解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

秘書に向いてる人とはどんな人ですか？

秘書に向いてる人とは、ビジネスマナーを心得ており、場や状況に応じた丁寧な言葉遣いや振る舞いができる人といえます。そのほか、「スケジュール管理ができる人」「人をサポートすることにやりがいを感じる人」「気が利く人」なども、秘書に向いてる人の特徴として挙げられるでしょう。秘書に向いてる人については、このコラムの「秘書に向いてる人の主な特徴」で詳しく解説しています。

秘書の仕事内容について教えてください

秘書の代表的な仕事内容には、「上司や社長のスケジュール管理」「来客対応」「電話・メール対応」などがあります。また、机の上や資料を整理したり、タイミングを見てお茶出しをしたりして、サポート対象者が仕事しやすいよう環境を整備するのも業務の一環です。秘書の仕事内容について詳しくは、このコラムの「秘書の主な仕事内容の一覧」をチェックしてみてください。

秘書になるにはどうすればいい？

秘書になるには、今の職場で秘書室や総務部といった秘書業務を担当する部署に異動する、秘書に転職するなどの方法があります。秘書は求められるスキルの水準が高く、携わる業務も多岐に渡るため、未経験・スキルなしから正社員就職するのは難しいことも。そのため、まずは秘書の仕事に役立つ経験やスキルを身につけてから、秘書への就職・転職を試みるのがおすすめです。「既卒から正社員の秘書になるには」のコラムでも詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

秘書をしていますが、自分に向いてない気がします…

現職とは異なる分野の秘書の仕事について調べてみるのも一つの方法です。秘書の種類は、役員秘書、議員秘書、医療秘書などさまざま。今の秘書の仕事は向いてない気がしても、別分野の秘書は向いてる場合もあるため、自分の適性に合う秘書の仕事がないか探してみましょう。また、就職・転職エージェントのハタラクティブの利用もおすすめです。プロの就活アドバイザーが一人ひとりの経験や適性に合った仕事を紹介いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。