退職証明書とは？何に使う？もらい方やいつもらえるのかも解説！

退職証明書の提出を求められたものの、「どんな書類？」「どうやって発行するの？」と疑問をもっている方もいるでしょう。退職証明書とは、その名前のとおり「退職を証明する書類」のことです。このコラムでは、退職証明書が必要になる場合やもらい方、アルバイトやパートでも発行されるのかをまとめています。転職や失業保険の手続きで用いられることがあるため、あらかじめ準備しておきましょう。よく似た「離職票」との違いも解説しています。

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退職証明書とは？

退職証明書とは、文字どおり退職をしたことの証明が記載された書類。退職した会社から発行されるものです。退職証明書は公的な証明書ではないため、決まった書式はありません。会社ごとにテンプレートが用意されていることが一般的です。
また、退職した際に必ず発行されるものではなく、必要な場合は退職者が会社に対して発行を依頼する必要があります。

退職証明書の記載事項

退職証明書の主な記載事項として、以下のようなものがあります。

• ・使用期間
• ・業務の種類
• ・役職
• ・賃金
• ・退職の事由

ただし、前述したように退職証明書には決まったフォーマットがありません。どのような内容が記載されるのか、事前に会社に問い合わせたほうが確実でしょう。

退職証明書が必要となる場合

退職証明書は公的書類ではないため使用するシーンは少ないものの、再就職先から提出を求められたり、離職票の代わりとして使用できたりする場合があります。以下で詳しく解説します。

再就職先の会社から提出を求められたとき

再就職先が決まっている場合は、会社から退職証明書の提出を求められる場合があります。これは、前職での業務内容や賃金、役職などを正確に確認することで、トラブルを回避するためです。また、履歴書や職務経歴書、面接での申告内容に齟齬がないかを確認する目的もあるといわれています。

再就職先が決まった場合は、退職証明書の提出が必要となる可能性があることを知っておきましょう。

国民健康保険や国民年金へ加入するとき

退職者が国民健康保険や国民年金へ加入する場合、前職の健康保険や厚生年金を脱退した証明として「資格喪失証明書」を用いることが一般的です。しかし、資格喪失証明書は発行に時間がかかることから、代わりに退職証明書の利用が認められる場合があります。
退職証明書を代用したい場合は、各自治体の窓口やWebサイトなどで利用が可能かどうか確認してみましょう。

ハローワークで雇用保険（失業保険）の手続きをするとき

ハローワークにて雇用保険（失業保険）の手続きをする際、一般的には「離職票」の提出が必要です。しかし、何らかの事情で離職票が手元にない場合は、退職証明書を代用できる場合があります。
離職票の発行に時間がかかっているときや、早めに雇用保険（失業保険）の手続きを行いたい場合は、退職証明書の利用を検討してみましょう。

退職証明書をもらうにはどうしたらよい？

既述のとおり、退職証明書は退職時に自動的に発行される書類ではありません。この項では、退職証明書のもらい方について詳しく解説します。

会社へ発行を依頼する必要がある

退職証明書が必要な場合は、退職した会社へ発行を依頼する必要があります。人事や労務などの担当部署へ、退職証明書を発行してほしいことを連絡しましょう。
提出先から記載内容の指定がある場合は、発行を依頼する際に一緒に伝えておくと二度手間になりません。また、記載してほしくない内容がある場合も、事前に伝えておくことをおすすめします。

発行をしてくれない場合は違法

会社に依頼したにもかかわらず退職証明書の発行を拒否されてしまった場合は、労働基準法の第二十二条の違反に該当します。さらに第百二十条によると、30万円以下の罰金が科せられる刑事罰となる可能性も。もし発行拒否された場合は労働基準監督署に相談をしましょう。

参照元
e-Gov法令検索
労働基準法

退職証明書を発行してもらえないときの対処法

退職証明書の発行を依頼したにもかかわらず、「手元に届かない」「全く音沙汰がない」という場合は、会社に再連絡して状況の確認を行いましょう。以下では、会社から退職証明書を発行してもらえないときの対処法について解説します。

会社に問い合わせてみる

まずは、発行を依頼した会社へ手続き状況や発送予定日について問い合わせてみましょう。そもそも退職証明書の発行を拒否することは労働基準法に違反するので、会社が意図的に発行を拒否している可能性は低いといえます。そのため、手続きを失念していたり、何らかの手違いで発送が滞っていたりするケースが考えられるでしょう。
届くのが遅いと感じたら、早めに問い合わせてみることをおすすめします。

代わりになるものがないか相談する

代用できる書類がないか、提出先へ確認してみることも一つの方法です。本来、退職証明書の発行は拒否できませんが、なかには何らかの理由で発行をしてくれない会社もあるかもしれません。しかし、それは会社側が労働基準法に違反しており、退職者側に非はないといえます。
発行してもらえない事情を提出先へ伝えれば、代わりになる書類や、対応方法について教えてもらえるでしょう。

労働基準監督署へ相談する

会社へ退職証明書の発行は義務であることを伝えても拒否される場合は、労働基準監督署へ相談してみましょう。労働基準監督署は、会社が労働基準法に違反していないかどうか、監督・指導している機関です。
既述したとおり、退職証明書の発行を拒否することは労働基準法の第二十二条に違反しています。そのため、通報し労働基準監督署が必要と判断すれば会社へ指導が入るでしょう。退職者から会社へ法律違反であることを伝えても取り合ってもらえない場合などに有効です。

労働基準監督署に相談できる内容や通報方法については「労働基準監督署に相談できる内容は？効果的な通報方法や注意点も解説」をご覧ください。

参照元
e-Gov法令検索
労働基準法

退職証明書と離職票の違い

離職票は退職に伴って発行される公的な書類で、正式名称は「雇用保険被保険者離職票」といいます。退職者がハローワークで求人探しをする際や失業保険の申請手続きの際に必要です。
一般的には、退職後10日から2週間程度で退職者の手元に届きます。会社が離職証明書を持ってハローワークに申請し、発行が完了したら郵送で届く仕組みです。

資格喪失証明書とは？

資格喪失証明書は、社会保険の資格を喪失したことを証明する書類です。役所で国民健康保険に切り替え手続きをする際に提出を求められます。
資格喪失証明書の発行手続きを行うのは企業ではなく退職者本人です。前職で加入していた保険が全国健康保険協会だった場合、日本年金機構のWebサイトからダウンロードした書類に必要事項を記載し、郵送で証明書を発行してもらう方法で行います。

退職証明書の発行後に退職者が注意したい3つのこと

退職証明書を発行してもらったら、必ず内容を確認して間違いがないか確認しましょう。また、思ったより使用するシーンが多いことも予想できるので、コピーをとっておくと安心です。

1.退職証明書には申請期限がある

退職証明書の申請期限は退職日から2年間です。退職証明書は会社が退職者から求められた場合に必ず発行する義務がありますが、2年を過ぎると罰則の対象にはなりません。
退職したばかりの方なら問題ないですが、2年以上のブランクが出来そうな退職をした場合は、期限内に申請しておきましょう。

2.離職票との矛盾点がないかチェックする

離職票に記載されている情報と退職証明書の情報を照合し、双方で矛盾する点がないか確認をしましょう。たとえば、一方での退職事由が「退職推奨」であるにもかかわらず、一方では「自己都合」になっているなどです。もしこの相違があった場合、失業保険の申請手続きの際に給付対象となる期間が変わってしまうリスクもあるので、必ず確認しておきましょう。

3.退職証明書はコピーして保管するのが望ましい

退職証明書は基本的に1通のみ発行されます。申請期限の2年以内であれば複数回依頼しても問題はないですが、退職した会社に何度も依頼しづらいもの。転職先企業へ提出する退職証明書はコピーでも問題ないとされているので、コピーをとっておくことをおすすめします。

パートやアルバイトでも退職証明書は発行される？

前述したように、退職証明書は労働基準法で労働者から発行を依頼されたら対応する義務が設けられています。そのため、パートやアルバイトなど正社員以外の雇用であっても依頼すれば発行してもらえます。
特に、会社の社会保険に加入していて退職後は国民健康保険に切り替える予定がある場合は、忘れずに退職証明書の発行を依頼しましょう。

退職後に退職者がやるべき手続きとは

退職後はさまざまな公的手続きをする必要があります。なかには期限が設けられているものもあるため、準備しておくべき資料とともに念頭に置いておきましょう。なお、退職後の手続きの期限や順番、必要書類について詳しく知りたい方は「退職後の手続きは何をする？期限や順番、必要書類を分かりやすく解説！」の記事もぜひお読みください。

国民健康保険や国民年金

会社を退職したら社会保険から外れるので、社会保険に加入していた場合は国民健康保険および国民年金の手続きを自分で行う必要があります。お住まいの地域の役所と年金事務所に行って手続きをしましょう。このときに必要な書類は以下です。

• ・社会保険資格喪失証明書
• ・年金手帳／基礎年金番号通知書

なお、転職先がすでに決まっていて、退職後すぐに新しい企業へ入社する場合はこの手続きは必要ありません。

住民税

住民税は、前年の1〜12月の所得に対してかかります。この期間の所得が計算され、翌年の6月～翌々年の5月に渡って納める仕組みです。
退職月が6〜12月の場合は、前職の企業での最後の給与から翌年の5月分までの住民税が一括で天引きされます。もし一括天引きを希望しない場合は3ヶ月ごとに自分で払う「普通徴収」に切り替える手続きが必要なので、総務や人事担当者へ依頼しておきましょう。

退職後の住民税について詳しく知りたい方は「退職後の住民税はどうなる？納付方法や注意ポイントについて解説！」も参考にしてみてください。

雇用保険（失業保険）の給付

退職後、転職先が決まっていない場合は雇用保険（失業保険）の手続きを行いましょう。自治体のハローワークへ出向き、失業保険給付手続きを依頼します。ハローワークインターネットサービスの「雇用保険の具体的な手続き」によれば、以下のようなものが必要になるので用意しておきましょう。

• ・離職票
• ・個人番号確認書類
• ・身元確認書類
• ・最近の写真（縦3.0cm×横2.4cm）2枚
• ・通帳、またはキャッシュカード

なお、雇用保険（失業保険）がもらえる期間は退職事由によって異なります。もし自己都合退職だった場合は基本手当（失業手当）の受給資格が決定した日から原則2～3ヶ月以降経過しないともらえませんが、会社都合退職（退職推奨、解雇など）だった場合は7日間の待期期間のあと、翌日から支給されます。
雇用保険（失業保険）の概要や手続きの流れについては「退職後に失業保険を受け取る方法を解説！条件や手続きの流れは？」でも解説しているので、こちらもぜひお読みください。

参照元
ハローワークインターネットサービス
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企業型確定拠出年金の移行

前職で401Kなどの企業型確定拠出年金に加入していた場合、退職をすることで加入対象から外れます。転職先の企業で企業型確定拠出年金が導入されている場合は総務側で移行手続きをしてくれることが大半です。しかし、企業型確定拠出年金の導入がない場合は個人型確定拠出年金への移行を自分で行う必要があります。
なお、企業型確定拠出年金加入者の資格は退職日の翌日に喪失します。個人型確定拠出年金への移行は、喪失した日から6ヶ月以内に手続きをしないと移行できませんので、早めに手続きしておきましょう。

退職後の手続きをスムーズに行うには

退職後の手続きや転職活動をスムーズにするためにも、退職までの手順をしっかり踏んでおく必要があります。退職日までに会社へ返却するもの、会社から受け取るもの、退職後に必要な書類など、カテゴリごとにリストアップしておきましょう。

また、円満な退職を目指すことも大切です。
十分な引き継ぎをしないまま退職すると周囲からの信頼を損なったり、職場の混乱を招いたりしてしまう恐れがあります。そのようなことがないよう、退職日や引き継ぎのスケジュール、後任者などについて上司としっかり話し合っておきましょう。円満退職の流れについては「会社の辞め方や手順を解説！退職理由の伝え方で注意したいことも紹介」の記事でもまとめているので参考にお読みください。

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退職証明書に関するFAQ

ここでは、退職証明書に関してよくある質問にお答えします。退職を予定している人も、すでに退職している人もぜひ参考にお読みください。

退職証明書に記載したくない内容が記載されていた…

退職証明書への記載内容は、退職者本人が希望する内容にできます。もし本人の意向と違った内容が記載されていた場合、労働基準法の「第二十二条第三項」に記載の「労働者の請求しない事項は記入してはならない」という規定に違反する形になるので、修正および再発行を依頼しましょう。
参照元
e-Gov法令検索
労働基準法

離職票や退職証明書はいつもらえるのでしょうか？

離職票がもらえるのは、早くて通常10日から2週間程度です。退職証明書であれば会社が発行するので、早ければ申請して翌日〜1週間ほどで手元に届くのが一般的でしょう。転職先企業への書類提出期限を加味して、早く欲しい場合はその旨を伝えても問題ありません。