退職時の返却物は郵送してOK？添え状は必要？紛失した場合についても解説

「退職時の返却物は郵送しても良い？」「そもそも何を返したら良い？」「紛失してしまったらどうすべき？」などと悩む方は多いでしょう。会社に返す物は、社員証や業務上の書類、経費で購入した備品など多くあります。退職時は手渡しでの返却が基本ですが、場合によっては郵送も可能です。このコラムでは退職時の主な返却物や手続き、郵送する方法などをお伝えしているので、ぜひご一読ください。

退職時の返却物リストをチェックしよう

会社を退職する際、職場で借りていたものや仕事で使用した書類など返す物は複数あります。退社日に焦らないよう、あらかじめ返却物を以下でチェックしておきましょう。

健康保険被保険者証（保険証）

会社で加入していた健康保険は退職日で無効になるため、保険証は返す必要があります。返却先は人事や総務、直属の上司など職場によってさまざまです。返却後は、新しい職場が決まっている場合は転職先の健康保険に入ります。入社まで一定の期間がある場合や、転職先が決まっていないときは国民健康保険に加入するのが一般的です。なお、会社によっては「任意継続被保険者制度」を利用できるので、返却物のチェックをする際に合わせて確認しましょう。

制服

会社から制服を借りていた場合は返却します。もし、自身で制服を購入したのであれば、退職後はどのようにすべきか上司に確認しましょう。また、返却の際は指示がなければクリーニングに出しておくのがマナーです。出社最終日も制服を着る必要があるため、退職後の返し方も会社に確認しておく必要があります。

名刺

会社で作った自分の名刺だけでなく、仕事上で交換した取引先の名刺も返却物として会社に返すのが基本です。情報が漏洩して問題となる可能性もあるので、必ず返却するようにしましょう。仕事相手の名刺は業務の引き継ぎで必要になることもあるので、きれいに整理しておくとスムーズです。

社員証

社員証のほか、社章や入館証、カードキーなど企業の社員を証明するものは全部返却します。返すタイミングも、事前にチェックしておきましょう。

通勤定期

現物を支給されていた場合は、必ず返却しましょう。会社から通勤定期代が支給され、自分で定期券を買っていたのであれば、返却物として返す必要はありません。

社費で購入した物品

ペンやファイル、パソコン周りのグッズなど、どのような物であっても会社の経費で購入したものは会社に所有権があるため、返す必要があります。日用品や文房具といった細かいものは自身の所有物と間違えやすいので、退職日前にチェックしておきましょう。

書類、データ

自分で作成したものであっても、業務中に発生したデータや資料類は返却しましょう。持ち帰ると後々機密情報が漏れてトラブルになる恐れがあるため、迷うものがあったら上司に相談したうえで対応します。返す必要のない書類はシュレッダーにかけましょう。自宅のパソコンに保存した業務上のデータは消去するか、必要があれば記録媒体に移して会社に返します。

以上が、会社に返却すべき基本的なものです。退職する当日はやることが多く忙しいため、返却リストを頭に入れておくとスムーズでしょう。退職時の返却物については、「あれは返した？受け取った？退職時の手続きを知ろう」のコラムでも触れているため、ご一読ください。

退職したあとに返却物を郵送するのはOK？

基本的に、会社への返却物は退職日までに手渡しで返すのがマナーです。しかし、「どうしてもタイミングが合わなくて直接返せない」「退職日まで使用するもので当日返却できない」「退職日に返し忘れた」などのケースもあるでしょう。そのような場合は、分かった時点で早めに会社に相談し、郵送する必要があります。以下では、返却物を郵送する場合のポイントをまとめました。

保険証は一般書留か簡易書留で送る

保険証は身分証にもなる重要なものなので、郵送で返却する場合は普通郵便ではなく一般書留か簡易書留で送りましょう。書留で郵送すれば、必ず対面で受け取ってもらえるのでトラブルを防げます。一般書留と簡易書留の違いは以下のとおりです。返却物を書留で郵送する場合は、それぞれの特徴を理解しておくと良いでしょう。

一般書留

郵便物を出してから届くまで、経由した郵便局名や配達時間などが細かく記録されるものです。基本料金にプラス料金がかかります。受け取り方法は対面のみで、サインが必要です。不在の際は不在票が入り、受け取り側が指定した日時に再配達されます。「郵便物が届かない」「壊れた」という場合には損害額に応じた賠償がされます。

簡易書留

一般書留より簡易的な書留のこと。主なサービスはほぼ変わりませんが、一般書留より追加料金が安く、賠償額に上限があるのが異なる点です。

返却物を誰宛に送るのかを確認しておく

返却物の送付先は勤務場所と異なる場合があるので、間違いがないよう送る前に宛先を確認しましょう。特に、返却物のなかでも保険証は個人情報が記載された重要な物なので、正しい送付先に送る必要があります。住所だけではなく、部署名や担当者名なども詳しく確認することが大切です。退職後の保険証の返却方法については「保険証を郵送で返却する方法は？簡易書留を使うべき？」でもお伝えしているので、参考にしてみてください。

退職時の返却物を紛失してしまったら？

返却物は普段から気をつけて管理すべきですが、万が一紛失してしまったらすぐに会社に報告して指示を仰ぎましょう。以下では、返却物を失くしてしまった場合の詳しい流れを説明します。

上司や総務に報告

会社の物を失くしたら、上司や物品を管理している担当部署などに報告しましょう。なお、保険証を紛失した場合は、企業側が「被保険者の保険証紛失で返却が不可能」と証明するための滅失届を出す必要があります。保険組合によって名称は異なりますが、一般的には書類の記入や提出が求められるでしょう。

備品などの場合は賠償請求が発生することも

会社支給の携帯電話やパソコン、鍵といった備品を失くした場合、賠償請求される可能性もあります。ただし、基本的に、給与の差し押さえや給与から差し引かれることはないでしょう。会社の就業規則に物品の紛失時に関するものがあれば、記述内容に従います。

退職時に会社から返却される物は？

退職するときは、会社への返却物だけではなく、自身が受け取る物もあります。転職活動や失業給付の手続きなどで必要になる重要な書類もあるため、忘れずにもらいましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険への加入を証明する書類で、基本的には企業が保管しています。失業手当の受給手続きに使うほか、新しい職場に提出する必要がある物です。

年金手帳

年金手帳も雇用保険被保険者証と一緒に会社が保管していることが多いため、確認しましょう。年金手帳は厚生年金の加入者であることを証明する書類で、転職先に提出します。転職先が決まっていない場合は、自身で年金の種別変更手続きをする際に必要です。

源泉徴収票

源泉徴収票は年末調整に必要な書類です。転職先に提出することで、前の会社の分もまとめて年末調整してもらえます。また、年内に転職先が決まらなかった場合は自分で確定申告をしますが、その際にも源泉徴収票が必要です。

離職票

失業手当の申請時に提出する書類なので、新しい職場が決まっている際は必要ありません。離職票は、従業員の退職後10日以内に会社がハローワークに発行を依頼し、発行後に会社が本人へ郵送するという流れ。退職後に受け取るものですが、2週間以上過ぎていても届かない場合は会社に問い合わせましょう。

必要書類がないと退職後の手続きが進まないため、退職時は忘れずに受け取るようにしましょう。なお、離職票は会社側が手続きし忘れる可能性を考え、退職前に書類が欲しい旨を伝えておくと安心です。会社から受け取るものは、「退職後の必要書類にはなにがある？アルバイトでも離職票はもらえる？」のコラムでもご紹介しています。

退職時に返却物の受け渡し以外でやるべきこと

退職時は返却物の受け渡しだけではなく、書類の整理や給与の確認など、行うべきことがいくつかあります。以下にまとめているのでチェックしましょう。

退職までの流れと必要な手続きを確認

退職することが決まったら、最終出勤日当日までの基本的な流れを確認しましょう。業務の引き継ぎや退職に関する書類の記入など、状況によってさまざまな対応が必要になります。直属の上司や総務、人事の担当者などと相談しながら、退職までの準備をしっかり進めてておくと安心です。

データの整理・バックアップをしておく

基本的に、業務に関わるデータや履歴などはすべて消去します。ほかの人へ引き継ぎが必要な場合は、バックアップをとって資料を作成したり、メールで送ったりして共有しておきましょう。ただし、顧客情報は会社にとって重要なものなので勝手に消去せず、上司に相談したうえで指示に従って対応します。

退職日までの給与について確認

退職日が給与の締日でない場合、残りの給与がどのように支給されるかチェックしましょう。基本的には、日割りで計算されて次の給料日に振り込まれます。しかし、固定給が先に支給され、残業代や手当などが翌月に支給されるケースもあります。上司や経理課などに事前に確認しておくと良いでしょう。

転職先に提出する書類の確認

転職先が決まっている場合、新しい会社に提出する書類が揃っているかチェックしましょう。基本的に、転職先には雇用保険被保険者証や年金手帳、源泉徴収票を提出する必要があります。企業によっては健康診断書や身元保証書、職種によっては資格の証明書が必要な場合もあるので、入社時に提出する書類をあらかじめ確認しておくと安心です。

退職時、転職時には必要な書類や手続きが多く、煩雑に感じる人もいるでしょう。もし、「退職時の手続きに不安がある」という場合は、転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブには経験豊富なアドバイザーが在籍し、退職・転職のあらゆる悩みにお答えしています。カウンセリングから応募書類、面接対策まで、トータルでバックアップするので、初めて転職活動する方も安心です。また、企業との面接日の日程調整も代行しているので、「在職中の転職活動は仕事との両立が忙しく、スケジュール管理が難しい」という方も、ぜひご利用ください。

退職の手続きやマナーに関するFAQ

ここでは、退職の手続きやマナーに関する疑問に、Q&A方式で回答しています。

退職時に貸与物の返却を忘れるとどうなる？

退職した会社から電話などで連絡が入る可能性があります。退職時に返却を忘れても後日の対応で問題ないことが多いので、電話などで連絡を受けたら、速やかに郵送・手渡しで返却しましょう。退職後に会社から電話がかかってくるケースについては、「退職後に会社から電話が…トラブル回避のコツとは」のコラムでも解説しています。

退職時に注意すべきマナーは？

仕事を辞めるときのマナーは、「退職希望は早めに直属の上司に伝える」「不満を伝えない」などです。労働基準法では退職希望日の2週間前に伝えれば退職は可能ですが、一般的には辞める1～3ヶ月前に伝えるのがマナーとされています。また、就業規則で「退職は◯ヶ月前までに伝える」と定めている企業も多いので、事前に確認しておくと安心です。そのほか退職時のマナーに関しては「退職の伝え方で気をつけたいことは？タイミングと伝える相手についても解説」のコラムで確認してください。

失業保険は誰でももらえる？いくらもらえる？

失業保険は、雇用保険に12ヶ月以上加入していた人が給付対象です。支給額は、退職の理由や年齢、勤続年数（雇用保険に加入していた年数）、退職前の賃金などさまざまな要素によって変化するため、人によって異なります。失業保険について詳しく知りたい方は、「ハローワークで失業保険の手続きをするために必要な持ち物や書類とは？」のコラムも参考にしましょう。

離職票は必要？

失業保険の給付を検討しているなら必要です。注意したいのは、離職票の発行は義務ではないこと。退職者が発行を申請しないともらえないこともあるので気をつけましょう。離職票については「離職票がもらえないのは違法？ハローワークへの問い合わせも解説」のコラムでご確認いただけます。また、もしも退職を検討しているなら、在職中から行動を始めるのがおすすめです。失業保険をもらうということは、履歴に空白期間ができるということ。空白期間が長引けば転職活動にも影響をおよぼします。忙しくて在職中に転職活動ができなければ、「ハタラクティブ」がお手伝いいたします。専任アドバイザーが求職者一人ひとりの適性に合った転職先を案内するので、お気軽にお問い合わせください。