「退職時の返却物をできれば郵送したいけど添え状は同封する？」「そもそも郵送で良い？」など、退職時の返却物で悩むことがあるでしょう。退職時は手渡しでの返却が基本ですが、場合によっては郵送も可能です。
このコラムでは退職時の主な返却物や添え状について、郵送する方法などをお伝えしているので、ぜひご一読ください。

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退職時の返却物は郵送しても良い？

退職時に会社に返却するものはなるべく手渡しするのが望ましいですが、場合によっては郵送でも可能です。たとえば、「すぐに遠くへ引っ越す」「職場へ行けない事情がある」など、状況によっては返却物を郵送するのが望ましい場合があります。自分の状況に合わせて、会社からの借用物を確実に返却できる手段を選びましょう。

退職したあとに返却物を郵送するときのポイント

退職後に返却物を郵送するポイントには、「健康保険証は一般書留か簡易書留で送る」「返却物を誰宛に送るのか確認しておく」が挙げられます。

以下でそれぞれについて詳しく解説するので、郵送で返却を行う方は参考にしてみてください。

健康保険証は一般書留か簡易書留で送る

健康保険証は身分証にもなる大切なものなので、郵送で返却する場合は普通郵便ではなく一般書留か簡易書留で送りましょう。書留郵便は必ず対面で受け取ってもらえるので、トラブルを防ぎやすい方法の一つです。
一般書留と簡易書留の違いは以下のとおりです。

一般書留

一般書留は郵便物を出してから届くまで、経由した郵便局名や配達時間などが細かく記録されるもの、基本料金にプラス料金がかかります。受け取り方法は対面のみで、サインが必要です。不在の際は不在票が入り、受け取り側が指定した日時に再配達されます。「郵便物が届かない」「壊れた」という場合には損害額に応じた賠償がされます。

簡易書留

簡易書留とは、一般書留より簡易的な書留のこと。主なサービスは一般書留とほとんど変わりませんが、一般書留より追加料金が安く、賠償額に上限があるのが異なる点です。

返却物を誰宛に送るのかを確認しておく

返却物の送付先は勤務場所と異なる場合があるので、間違いがないよう送る前に宛先を確認しましょう。また、住所だけではなく、部署名や担当者名なども詳しく確認することで、トラブルを防ぐことにつながります。退職後の保険証の返却方法については「保険証を郵送で返却する方法は？添え状はいらない？」でもお伝えしているので、参考にしてみてください。

退職時の返却物リストをチェックしよう

会社を退職する際、職場で借りていたものや仕事で使用した書類など返すものは複数あります。退社日に焦らないよう、あらかじめ返却物を以下でチェックしておきましょう。

健康保険証

会社で加入していた健康保険証は返却する必要があります。返却先は人事や総務、直属の上司など職場によってさまざまです。
保険証の返却後は、新しい職場が決まっている場合は転職先の健康保険に加入します。入社まで一定の期間がある場合や、転職先が決まっていないときは国民健康保険に加入するのが一般的です。
なお、退職後一定の条件を満たしていれば、「任意継続被保険者制度」を利用でき、退職する会社の保険を任意で継続できるため、返却物のチェックをする際に合わせて確認しましょう。任意継続被保険者制度について詳しくは、「健康保険の任意継続とは？国民健康保険との違いや手続き方法」をご一読ください。

制服

会社から制服を借りていた場合は返却します。もし、会社に支給されたものではなく自身で制服を購入したのであれば、退職後はどのようにすべきか上司に確認しましょう。また、返却の際は指示がなければクリーニングに出しておくのがマナーです。出社最終日も制服を着る必要があるため、退職後の返し方も会社に確認しておく必要があります。

名刺

会社で作った自分の名刺だけでなく、仕事上で交換した取引先の名刺も返却物として会社に返すのが基本です。情報が漏洩して問題となる可能性もあるので、必ず返却するようにしましょう。仕事相手の名刺は業務の引き継ぎで必要になることもあるので、きれいに整理しておくとスムーズです。

社員証

社員証は会社の所有物であり、会社の情報や自分の社員としての情報が含まれているため、返却を忘れずに行いましょう。社員証のほか、社章や入館証、カードキーなど企業の社員を証明するものは全て返却します。返すタイミングも、事前にチェックしておきましょう。

通勤定期

通勤定期を現物支給されていた場合は、必ず返却しましょう。ただし、会社から通勤定期代が支給され、自分で定期券を買っていたのであれば、返却物として返す必要はありません。

社費で購入した物品

ペンやファイル、パソコン周りのグッズなど、どのようなものであっても会社の経費で購入したものは会社に所有権があるため、返却する必要があります。日用品や文房具といった細かいものは自身の所有物と間違えやすいので、退職日前にチェックしておきましょう。

書類、データ

自分で作成したものであっても、業務中に発生したデータや資料類は返却しましょう。持ち帰ると後々機密情報が漏れてトラブルになる恐れがあるため、迷うものがあったら上司に相談したうえで対応します。また、返す必要のない書類は、情報が漏れないようにシュレッダーにかけてから捨てましょう。自宅のパソコンに保存した業務上のデータは消去するか、必要があれば記録媒体に移して会社に返します。

以上が、会社に返却すべき基本的なものです。退職する当日はやることが多く忙しいため、返却リストを頭に入れておくとスムーズでしょう。退職時の返却物については、「退職時は保険証の返却が必要！有給消化中の手続きについても解説」のコラムでも触れているため、ご一読ください。

退職時の返却物を紛失してしまったら？

返却物は普段から気をつけて管理すべきですが、万が一紛失してしまったらすぐに会社に報告して指示を仰ぎましょう。

以下では、返却物を失くしてしまった場合の詳しい流れを説明します。

上司や総務に報告

会社のものを失くしたら、上司や物品を管理している担当部署などに報告しましょう。なお、保険証を紛失した場合は、「被保険者の保険証紛失で返却が不可能」と証明するための滅失届を出す必要があります。保険組合によって名称は異なりますが、一般的には書類の記入と提出が求められるでしょう。

備品などの場合は賠償請求が発生することも

会社支給の携帯電話やパソコン、鍵などの備品を失くした場合、賠償請求される可能性もあります。そのため、返却物のなかで紛失物があれば早めに上司に相談しましょう。会社の就業規則に物品の紛失時に関するものがあれば、記述内容に従います。

退職時に会社から返却されるものは？

退職時は、会社から返却されるものがあります。転職活動や失業給付の手続きなどで必要になる書類もあるため、忘れずにもらいましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証とは、雇用保険への加入を証明する書類で、基本的には企業が保管しています。失業手当の受給手続きに使うほか、新しい職場に提出する必要があるものです。

年金手帳

年金手帳とは厚生年金の加入者であることを証明する書類です。雇用保険被保険者証と同様に会社側で保管している傾向にあり、その場合は退職時に返却されます。年金手帳は転職先へ提出したり、自身で年金の種別変更手続きをする際に持参したりするため、確認しておきましょう。

源泉徴収票

源泉徴収票は年末調整に必要な書類です。転職先に提出することで、前の会社の分もまとめて年末調整をしてもらえます。また、年内に転職先が決まらなかった場合は自分で確定申告をしますが、その際にも源泉徴収票が必要です。

離職票

離職票は失業手当の申請時に提出する書類なので、新しい職場が決まっている際は必要ありません。離職票の発行は、従業員の退職後10日以内に会社がハローワークに発行を依頼し、発行後に会社が本人へ郵送という流れで行われます。退職後に受け取るものですが、2週間以上過ぎていても届かない場合は会社に問い合わせましょう。

必要書類がないと退職後の手続きが進まないため、退職時は忘れずに受け取るようにしましょう。なお、離職票は会社側が手続きし忘れる可能性を考え、退職前に書類が欲しい旨を伝えておくと安心です。

退職時に返却物の受け渡し以外でやるべきこと

退職時は返却物の受け渡しだけではなく、書類の整理や給与の確認など、行うべきことがいくつかあります。以下にまとめているのでチェックしましょう。

退職までの流れと必要な手続きを確認

退職することが決まったら、最終出勤日当日までの基本的な流れを確認しましょう。業務の引き継ぎや退職に関する書類の記入など、状況によってさまざまな対応が必要になります。直属の上司や総務、人事の担当者などと相談しながら、退職までの準備をしっかり進めておくと安心です。

データの整理・バックアップをしておく

基本的に、業務に関わるデータや履歴などはすべて消去します。ほかの人へ引き継ぎが必要な場合は、バックアップをとって資料を作成したり、メールで送ったりして共有しておきましょう。ただし、顧客情報は会社にとって大事なものなので勝手に消去せず、上司に相談したうえで指示に従って対応します。

退職日までの給与について確認

退職日が給与の締日でない場合、残りの給与がどのように支給されるかチェックしましょう。基本的には、日割りで計算されて次の給料日に振り込まれます。しかし、固定給が先に支給され、残業代や手当などが翌月に支給されるケースもあります。上司や経理課などに事前に確認しておくと安心でしょう。

転職先に提出する書類の確認

転職先が決まっている場合、新しい会社に提出する書類が揃っているかチェックしましょう。基本的に、転職先には雇用保険被保険者証や年金手帳、源泉徴収票を提出する必要があります。企業によっては健康診断書や身元保証書、職種によっては資格の証明書が必要な場合もあるので、入社時に提出する書類をあらかじめ確認しておくと安心です。

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退職の手続きやマナーに関するFAQ

ここでは、退職の手続きやマナーに関する疑問に、Q＆A方式で回答しています。

退職時に返却物を返さないとどうなる？

退職した会社から電話などで連絡が入る可能性があります。そのため、会社から連絡を受けたら、速やかに郵送か手渡しで返却しましょう。退職後に会社から電話が掛かってくるケースについては、「辞めた会社から電話がくる理由とは？円満退職のポイントも紹介！」のコラムで解説しています。

退職時の返却物の郵送は着払いでも良い？

指定がある場合以外は、着払いは避けた方が良いでしょう。着払いが適しているのは、企業が送料を負担することを明確に示している場合です。まずは事前に着払いが許可されているかを企業に確認することをおすすめします。
会社への返却物を郵送で送る際の注意点は、「保険証を郵送で返却する方法は？添え状はいらない？」でも詳しく解説しているので、ご一読ください。

退職時に注意すべきマナーは？

仕事を辞めるときのマナーは、「退職希望は早めに直属の上司に伝える」「不満を伝えない」などです。労働基準法では退職希望日の2週間前に伝えれば退職は可能ですが、一般的には辞める1～3ヶ月前に伝えるのがマナーとされています。また、就業規則で「退職は○ヶ月前までに伝える」と定めている企業も多いので、事前に確認しておくと安心です。退職を伝える際のマナーは「円満退職するための伝え方は？上司への切り出し方や注意点もご紹介」で解説しているので参考にしてみてください。

失業保険は誰でももらえる？

失業保険は、雇用保険に12ヶ月以上加入していた人が給付対象です。支給額は、退職の理由や年齢、勤続年数（雇用保険に加入していた年数）、退職前の賃金などさまざまな要素によって変化するため、人によって異なります。失業保険について詳しく知りたい方は、「ハローワークで失業保険受給の手続きをするには？必要な持ち物や書類とは」のコラムも参考にしましょう。

離職票は必要？

失業保険の給付を検討しているなら必要です。注意したいのは、会社側が離職票を発行する義務がないこと。退職者が発行を申請する必要があるので気をつけましょう。離職票については「離職票がもらえないのは違法？ハローワークへの問い合わせも解説」のコラムでご確認いただけます。
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