問題解決の基本的な手順とは？スキルを高める方法も解説

「問題解決がうまくいかない…」と仕事でお悩みの方も多いのではないでしょうか。問題解決能力を高めるためには、問題を深掘りしたり客観的視点を取り入れることが大切です。また、論理的思考力を身につけるという手もあります。問題解決能力を高めることで、仕事で活躍できる幅を広げていきましょう。このコラムでは、問題解決の基本的な手順をご紹介。問題解決能力を高める方法についても解説しています。

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「問題解決」とは？

ビジネスシーンにおける「問題解決」とは、問題の背後にある原因を特定し、解決に向けて対策を講じることです。たとえば、ある会社の問題が「売上が下がっている」だとしたら、売上が下がっている原因を突き止めて対策を実行します。原因が人員不足なら採用活動を活発化し、社員のスキル不足なら研修を行うなど、原因によって講じる対策は変わります。根本的な解決を行うには、起きている問題を正面から受け止めるだけでなく、しっかり原因を突き止めることが大切です。

「問題」とは

そもそもビジネスにおける「問題」とは、企業が目指している姿・あるべき状態と現状の間にある「差」のことです。企業や部署で決めた目標と実際の結果に差が生まれると、「問題がある」と認識されます。次項では、問題解決の基本的な手順について解説していきます。

問題解決の基本的な手順

問題を解決するためには、まず「何が問題なのか」「どのような状況を解決と見なすのか」を明確に定義しておかなければなりません。問題解決にたどり着くには、下記の手順を踏むことが基本とされています。

1.問題の認識と定義

まずは問題を認識し、明確に定義することが大切です。前述したように、仕事における「問題」は、現状と思い描いたビジョンの間にギャップが生じている状態を指します。「何がどのように問題なのか」を具体的に洗い出すことが、原因の究明や解決につながります。

2.問題の調査と分析

問題を明確化し、現状を把握することができたら、原因の調査と分析を行いましょう。周辺の状況を調査し、過去の事例を参考にしながら原因を探し出していきます。原因が明らかになったら、因果関係を掘り下げ、図表やフローチャートなどに書き起こしていくとスムーズです。

3.問題の考案と具体的な解決策の提案

調査と分析で発見した根本的な原因を除去し、望ましい状態に導くための解決策を考案していきます。原因が分かっていても根絶が難しいという場合は、これまでのやり方を一新することも考えましょう。1つだけではなく、いくつか解決策を決めて、あらゆるケースに対応できるようにしておくことが大切です。
なお、解決策を考えるときは、「誰が」「いつ」「何をするか」を明確にしましょう。課題に対して具体的に解決策を提案し、実行することが「問題解決」です。解決策を出しただけで終わりにしないよう、具体的に「誰が」「どうやって」解決策を実行するか決めることが重要です。

4.問題解決の実行と評価

考案した解決策を、計画的に実行しましょう。ただ実行するだけでなく、行動と結果を記録し、評価することも大切です。十分な結果が出なかった場合は、解決策を練り直します。解決した場合も記録を残しておくことで、問題の再発防止に役立ち、今後の参考になるでしょう。

問題解決能力を身につけるメリット

「問題解決能力」は問題に気づいて解決する能力のことを指し、身につけることで物事を体系的に捉えられるようになります。ここでは、問題解決能力を身につけるメリットを紹介していきます。

大きな仕事や課題に取り組める

問題解決能力が身につくと、大きな仕事や課題に対応できるようになります。対象が大きくなっても、問題解決の基本は変わりません。問題の本質をしっかり見抜き、原因に応じた対策を講じましょう。

成果を上げやすくなる

問題解決能力が身につけば、物事や問題を的確に捉えて適切な対応ができるようになるため、仕事で成果を挙げやすくなります。「仕事の多くは問題解決」と言われるように、ビジネスでは常に問題解決を行う必要があり、実行できる能力があれば「仕事ができる人」という評価にも繋げられるでしょう。詳しくは「圧倒的に仕事ができる人の特徴とは？基本姿勢や業務に取り組むコツを解説」のコラムで解説していますので、ぜひチェックしてみてください。

問題解決能力を高める方法

問題解決能力を高めるには、問題に対して深掘りすることや、客観的視点を取り入れることが大切です。基本的な手順を踏むことで、ある程度の問題解決能力は身につくと考えられますが、ここではスキルをさらに高める方法を解説していきます。

「なぜ」を繰り返す

問題に直面したら、「なぜ」を繰り返しましょう。たとえば、「売上が下がっている」という問題なら、下記のように「なぜ」を繰り返します。

• ・なぜ売上が下がっているのか→人員が不足しているから
  ・なぜ人員が不足しているのか→採用活動がうまくいってないから
  ・なぜ採用活動がうまくいってないのか→応募者が少ないから
  ・なぜ応募者が少ないのか→勤務条件が競合に比べて良くないから

このように「なぜ」を繰り返すことで、問題の原因を追求でき、問題解決能力を高めることにつながります。

常に先を見て行動する

問題に取り組む際も、発生するであろうリスクを常に予想した上で行動しましょう。ただし、リスクばかりを考えすぎるとかえって何もできなくなってしまうため、そこから導き出せる解決策も一緒に準備しておくことが大切です。リスクと、リスクが発生した場合の解決策を事前に考えることで、問題解決能力を鍛えることができます。

客観的視点を意識する

客観的な視点の取り入れを習慣づけましょう。主観的な考えばかりに固執していると、解決策をなかなか編みだせず、問題が長引いてしまう可能性も。客観的に物事を見ることができれば、今自分がすべきことや、周囲から求められていることを明確にしやすくなります。そのため、問題が発生した場合に、解決策をスムーズに導き出せるようになるでしょう。

フレームワークを覚えておく

原因別に的確な対応ができるようフレームワークを覚えておくことも、問題解決能力の向上につながります。フレームワークとは、分析、意思決定、戦略立案などを組み立てる際に、物事をパターン化し、共通して活用できる枠組みのこと。問題解決にも用いることが可能です。覚えておくと解決までの工程がスムーズになるでしょう。

問題解決能力を高めて、考えることの楽しさを見出せれば、活躍できる職種の幅もさらに広がっていくでしょう。考えることが好きな人に向いている職種については、「考えるのが好きな人向けの仕事は？活かせる要素や適職の選び方もご紹介！」のコラムで紹介しています。興味のある方は、ぜひ参考にしてみてください。

問題解決に役立つ論理的思考力とは？

論理的思考力とは、「ロジカルシンキング」とも呼ばれており、「起こった物事を体系的に整理をし、矛盾や飛躍のない筋道を立てて考える力」を指します。職種や業種、役職を問わず社会人として必要不可欠な能力と言えるでしょう。論理的思考力を身につけることは、問題解決にも役立つと考えられています。

論理的思考力を身につける方法

論理的思考力を身につけるための方法としては、抽象的な言葉を具体的な言葉に変換することや、物事の本質を押さえることなどが挙げられます。4つの方法が存在しているので、自分に合う方法を試してみてください。

1.抽象的な言葉を具体的な言葉に変換する

抽象的な言葉を具体的な言葉に変換することで、論理的思考力を身につけることができます。たとえば、普段、何気なく使っている「すぐに行います」といった抽象的な言葉を、「10日までに終わらせます」と具体的な言葉にします。そうすることで、論理的思考のトレーニングになるのです。
そもそも抽象的な言葉には、伝えたいことを正確に伝えられなかったり、誤解を招いてしまったりする可能性もあります。この方法は普段の生活から実践することができるため、仕事のみならず、プライベートでも意識して練習しましょう。

2.自分の考え方を把握する

論理的思考力を身につけるためには、自分自身の考え方を把握することも一つの方法です。自分自身の考え方をよく知るためには、意識して自分の考え方を批判的に見てみましょう。批判的に見ることによって、主観や先入観に囚われることなく、物事を見る力を身につけることができます。

3.物事の本質を押さえるようにする

物事を論理的に考えられるようにするためには、物事の本質をきちんと押さえておくことも必要です。目の前で起きた物事が何を意味しているのか、具体的に把握するようにしましょう。生じていることや問われていることを分解して理解し、さらに背景を考えることができれば、より得られる能力の質は高くなるでしょう。

4.主張を組み立てる

主張を組み立てて、説得力のある結論を出すようにしましょう。主張は「その回答に至った理由」をセットにすることが求められます。主張と理由がきちんとつながっていることによって、説得力が何倍にもなるでしょう。

問題解決にはロジックツリーの作成も有効

問題解決で悩む場合は、ロジックツリーの作成も有効です。ロジックツリーとは、さまざまな物事に対して問題や原因などをツリー状に書き出して解決策を考える方法のことを指します。ロジックツリーを使用した問題解決の手順は以下のとおりです。

問題の発見と特定

まずはロジックツリーに書き出すことで、生じている問題を可視化し、特定しましょう。物事自体を明確に把握することにもつながります。

原因を特定する

ひとつの問題に対して複数の原因や理由を考え、ロジックツリーを枝分かれさせて分析しましょう。枝分かれさせることで、問題発生の原因を漏らすことなく特定できます。

解決策を立案

問題発生の原因が特定できたら、具体的な行動に落とし込んだ解決策を立案します。また、ツリー型で考えるため、優先順位を協議しながら立案することも可能です。

ロジックツリーと混同されがちな分析方法に「マインドマップ」というものがありますが、この2つは根本的な目的が異なります。詳しくは、「マインドマップとは？ノートを活用して頭の中を整理しよう」のコラムをご覧ください。仕事において問題に直面したら、このコラムで紹介した方法を参考に、解決に向けて取り組みましょう。

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