退職証明書とは？試用期間中でも発行される？記載事項や手続きを解説！

退職証明書と聞いて、どんなときに使うものか分からない方も多いのではないでしょうか。退職証明書は離職票などと同じく企業を退職する際にもらう書類ですが、任意で発行してもらうものです。比較的使用する場面の少ない退職証明書ですが、いざ必要となったとき滞りなく発行してもらえるよう、概要を押さえておきましょう。ほかに退職証明書を使用する手続きについても解説しますので、併せて参考にしてみてください。

退職証明書とはどんな書類？

退職証明書とは、従業員の退職を証明するために企業が発行する書類です。あくまで企業が独自に発行するもので、公文書ではありません。

企業は離職者の求めに応じて発行する義務がある

労働者の求めに応じて退職証明書を発行するのは、企業の義務です。労働基準法22条では「労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。」と規定されています。退職証明書については「退職証明書とは？記載事項と申請方法を解説！」のコラムでも詳しくご紹介していますので、こちらも参考になるでしょう。

引用元
e-GOV 法令検索
労働基準法

企業の発行するその他の書類と退職証明書の違い

退職証明書と混同しがちな書類に「離職票」と「在職証明書」があります。企業の発行するその他の書類との違いをチェックしていきましょう。

離職票

退職証明書と離職票の違いは、発行元や発行目的にあります。同じように企業から渡される書類ですが、退職証明書は企業が発行する私文書であるのに対し、離職票は国が企業を通じて発行する公文書です。また、退職証明書が「企業を退職したことを証明する書類」であるのに対し、離職票は「失業給付受給の手続きに使用する書類」であることが違いです。

在職証明書

退職証明書と在職証明書の明確な違いは、発行の義務があるかどうかです。退職証明書は、労働基準法第22条1項で企業に発行義務が課せられているのに対し、在職証明書の発行義務はありません。

退職証明書の発行目的は主に「退職日の証明や退職事実の確認」です。発行目的と一緒に覚えておくと忘れにくいでしょう。退職のときに必要となる書類については、「退職時に必要な書類・手続きまとめ」のコラムでご確認下さい。

退職証明書に記載される5つの内容と発行の流れ

退職証明書に記載される内容は、「業務の種類」「使用期間」「賃金」「退職理由」「その事業における地位」の5つです。発行方法と合わせて詳細を押さえておきましょう。

1. 業務の種類

業務の種類とは、在職時の業務内容について書くものです。一般的に「営業職」などの職種で書きます。いくつかの職種を兼任していた場合には、すべて記載するようです。

2. 使用期間

使用期間とは、退職者がその企業に在籍していた期間です。西暦か和暦で「○○年○月×日～△△年○月□日」と記載されます。試用期間を含めるかは公的な規定がなく、企業によって異なるようです。

3. 賃金

賃金とは退職者に支払われた給与で、退職前の月給や一番新しい年収が記載されます。月給が記載される場合には、一般的には手取りでなく基本給が記載されるようです。

4. 退職理由

退職者の退職理由を端的に記載します。一般的に記載されるのは、以下の理由です。くわえて、具体的な理由が添えられる場合があります。

・自己都合による退職
・定年による退職
・契約期間満了による退職
・当社勧奨による退職
・○○による解雇
・その他

解雇など退職者に不利になりそうな内容の場合、具体的な理由の記載を記載しないように企業に要望することができます。具体的な理由の記述を希望しない場合には、企業に伝えるのを忘れないようにしましょう。

5. その事業における地位

その事業における地位とは、退職者が在職中に就いていた役職のことです。「○○マネージャー」「△△部部長」など、退職者が最終的に就いていた役職が記載されます。

退職証明書の内容は、上記から退職者が証明を希望するもののみを記載します。退職者の望まない内容は、記載してはいけません。退職証明書に退職者が望まない内容が記載されていた場合、退職者は企業に再発行を請求できます。

退職証明書の発行に必要な手続きと流れ

上記5つの項目から退職証明書に記載してもらう内容を決定し、企業の担当者に申請します。 退職後の場合は、電話で申請することも可能です。申請時は、記載する項目を伝え忘れないようにしましょう。 退職証明書は企業によって作成する形式や、発行にかかる日数も違います。書類が欲しい日にちを伝えて間に合うかどうか確認したうえで、受取方法なども相談しておきましょう。

退職証明書を発行してもらうときの注意点

先ほど述べたように、退職証明書は任意で発行されるものです。必要な場合は必ず申請を行いましょう。退職前でも、前もって申請しておけば退職日に受け取ることが可能です。
退職してから2年間は、退職証明書を退職者に請求されたら企業側は遅滞なく発行することが義務付けられています。しかし、2年以降は時効となり企業に発行義務はありません。いざ必要となったときに発行してもらえない可能性も考え、早めの行動を心がけましょう。
前職を退職後2年を過ぎて転職先に入職する場合、企業に申請しても退職証明書が手に入らないことがあります。その時は転職先に事情を説明し、対応をお願いしましょう。　

退職証明書が必要となる4つの場面

退職証明書が必要となるのは、主に以下の4つの場面です。

1. 国民年金に加入するとき

退職証明書は、国民年金に加入するときに退職日が分かる書類として使用できます。他には、離職票や雇用保険受給資格者証、退職辞令書、社会保険資格喪失証明書といった書類でも手続きは可能です。加入手続きは、退職後14日以内に市区町村の役所で行います。

2. 国民健康保険に加入するとき

国民健康保険に加入するとき、退職日が分かる書類として使用できます。通常、国民健康保険に加入するときには、扶養家族を含めた全員分の「健康保険資格喪失証明書」が必要です。しかし、企業を退職した人のみが加入する場合には、退職証明書のみで構わないとされています。

3. ハローワークで失業給付の手続きを行うとき

退職証明書は、ハローワークで失業給付の手続きを行う際に使用することがあります。本来、失業給付の手続きには離職票が必要です。しかし、発行に時間がかかっているといった理由で手元になく、少しでも早く手続きを行いたいときには、離職票の代わりに退職証明書で手続きを進めることができます。

4. 転職先に提出を求められたとき

履歴書の記載事項や退職の事実を確認するために、転職先に提出を求められることがあります。また、入社の際に複数の企業に所属していないことを証明するものでもあります。
しかし、退職後2年を過ぎると企業は退職証明書を発行する義務がないため、いざ必要となったときに発行してもらえない可能性も。退職証明書の発行請求は、早めに行いましょう。
ほかに退職日が証明できる書類に関しては「退職日が証明できるものって、何があるの？」のコラムで詳しくご説明しています。

退職証明書が使用できる主な手続きの方法

ここでは、退職証明書は「国民年金」「国民健康保険」「失業給付受給」の手続きで使用できます。それぞれの概要を見ていきましょう。

国民年金の加入手続き

国民年金の加入手続きは、退職日の翌日から14日以内に市区町村の役所で行います。
必要なものは、退職証明書のような「退職日が分かる書類」と年金手帳などの「基礎年金番号の分かる書類」、マイナンバーカードや免許証といった「本人確認のできる書類」です。

国民健康保険の加入手続き

国民健康保険の加入手続きは、退職後速やかに市区町村の役所で行います。必要なものは退職証明書または資格喪失証明書や認印、免許証などの本人確認のできる書類、マイナンバーカードといった個人番号が分かる書類です。

失業給付受給の手続き

失業給付受給の手続きを行う所は、住居地を管轄しているハローワークです。
ハローワークで求職の申込みをしたのち、手続きに入ります。持ち物は雇用保険被保険者証と離職票ですが、離職票の発行が遅れているなどで手元になく一刻も早く手続きを行いたい場合は、離職票の代わりに退職証明書で手続きが可能です。その後、離職票が発行されたら速やかにハローワークに提出します。

退職証明書で手続きを済ませたらすぐに転職活動を！

退職証明書で年金や健康保険、失業給付の手続きを済ませたら早めに転職活動に力を入れましょう。
転職活動には転職サイトやハローワーク、転職エージェントの活用などいくつかの方法があります。そのなかでも「自分に合った仕事が分からない」「転職活動をサポートしてほしい」と思っている人には、転職エージェントの利用がおすすめ。
転職エージェントの強みは、サービスによって対象となる求職者や業界が異なるので、自分に合ったものを選べば希望の求人に出会いやすくなる点です。
また、専任の就活アドバイザーがカウンセリングを通じて求職者に合った仕事を一緒に考えてくれるうえ、求人に応募する際にもすべてスケジュール管理をしてくれるので、安心して選考対策に専念できるのも利用のメリットといえるでしょう。

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退職証明書に関するQ＆A

ここでは、退職証明書に関してよくある疑問と回答についてまとめました。

退職証明書とは何ですか

退職証明書とは、従業員の退職を証明するために企業が発行する書類です。退職証明書の発行では、欲しいときには企業に発行請求する必要があることと、退職後2年を過ぎると時効となり企業に発行義務がなくなることの2点に注意しましょう。

退職証明書はどんなときに使いますか

退職証明書は、国民年金や国民健康保険の加入手続きで使用できます。他にはハローワークで失業給付の受給手続きをする際、離職票が手元にない場合に退職証明書を利用して手続きを進められることも。退職後の手続きについて知りたい方は「仕事を辞めたらすることは？もらえるお金や税金は？退職後の流れを解説」のコラムも参考にしてみてください。

退職後2年を過ぎてから退職証明書が必要になったら？

退職後2年を過ぎてから退職証明書が必要になったら、まずは退職した企業に問い合わせてみましょう。しかし、2年を過ぎると企業に対する退職証明書の発行義務が時効を迎えるので、発行を断られる可能性もあります。もし退職証明書の発行を断られてしまったら、その旨を転職先に相談してみてください。退職後ブランクがある場合の転職活動は、ハタラクティブにご相談ください。専任の就活アドバイザーが全面的にサポートいたします。

退職証明書で転職先に見られたくない箇所があります…

退職証明書は、退職者が記載を望まない事項については記載してはいけません。そのため、発行請求する際はあらかじめ企業に記載事項を指定しておくのが大事です。退職理由で転職先に詳細を知られたくない事情がある場合は、退職理由の詳細を書かないように伝えておくこともできます。解雇などの退職理由で転職活動に不安を抱える方は「解雇が再就職の際にばれると不利になる？失業手当への影響も解説！」もご参照ください。

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