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退職証明書とは?記載事項と申請方法を解説!

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最終更新日:

【このページのまとめ】

  • ・退職証明書は、会社を退職した事実を証明する書類

    ・退職証明書は、転職先に求められた時に必要となる

    ・記載する項目を選んだ上で、勤務先の担当者に発行を依頼しよう

    ・退職証明書と離職票の違いは、公文書であるかどうか

転職先から退職証明書の提出を求められた。でも、退職証明書が何なのかわからない・・・という人必見の情報満載!誰に依頼すればいいの?申請方法は?退職証明書は何に使うもの?離職票とは何が違うの?といった疑問を解消します!
 

◆退職証明書とは何か?

退職証明書は「会社を退職した事実を証明する書類」です。
発行者は、これまで勤めていた会社。国が義務付けている公文書ではないため、退職者が自分で会社に依頼しない限り発行されないものです。
希望があった時の発行は法的に義務付けられているので、会社は退職者からの依頼を受けたら必ず対応しなければなりません。

証明書の項目は、「雇用されていた期間」「業務の種類」「職場での地位」「賃金」「退職理由」の5つ。証明書には5項目全てが記載されるわけではなく、退職者は自由に記載して欲しい項目を選べます。

ただし、転職先からどの項目を記載するか指定されることもあるので、その場合は指定された項目の記載がある証明書を提出しましょう。             

◆退職証明書が必要な時

転職先から提出を求められた場合に必要となります。主な利用目的は、履歴書・職務経歴書などに書かれている職務経歴や業務内容、給与に詐称はないか、退職理由はどんなものかを確認することにあるようです。 

全ての企業が書類の提出を求めるわけではありませんが、退職時に転職先が決まっていないという人は念のため証明書の発行依頼をしておくと安心です。

提出を求められると「職歴詐称を疑われているのではないか?」と心配に思う人がいますが、基本的には事務的な手続きの一部と考えて良いでしょう。

また、離職票が手元にない時、退職証明書はハローワークでの失業給付金手続きや国民健康保険の加入申請をするための書類としても活用できます。

市役所やハローワークなどで離職票の代わりに使用するときは、退職した事実(国民健康保険申請時は、社会保険から脱退した日)を証明できれば良いので、前にご紹介した5つの項目のうちどれを選んでも問題ありません。
             

◆発行に必要な手続きと流れ

上記5つの項目から記載してもらう内容を決定し、勤め先の担当者に申請します。 

すでに退職してしまっている方は、電話で申請することも可能です。申請時は、記載する項目を伝え忘れないようにしましょう。 

退職証明書は企業によって作成する形式が違い、発行にかかる日数も変わります。書類が欲しい日時を提示し、間に合うか確認するとともに、受取方法なども相談しておきましょう。

              

◆発行する時の注意点

先ほどもご説明したとおり、退職証明書は“任意(希望)”で発行されるものです。欲しい場合は必ず申請を行いましょう。退職前でも、前もって申請しておくことで退職日に受け取ることもできるでしょう。 

退職してから2年間は、会社側は請求されたら遅滞なく発行しなければならないことが義務付けられています。しかし、2年以降は時効となるため、会社に発行義務はありません。いざ必要となった時、発行してもらえないこともあるようです。早めの行動を心がけましょう。

2年間のブランクを経て転職先に入職する場合、会社に申請しても退職証明書が手に入らないことがあります。その時は転職先に事情を説明し、対応をお願いしましょう。             

◆離職票との違い

離職票は、退職証明書と同様に「退職したことを証明する書類」です。退職証明書との違いは退職時に“必ず”発行されるものであるということ。
公文書として機能し、ハローワークへの退職証明のほか、失業給付金額や国民健康保険料、確定申告時の税金徴収額などの決定に必須となる書類です。 

「退職証明書は公文書ではないが、離職票は公文書である」という点が二つの大きな違いでしょう。

退職証明書の発行者はこれまで勤めていた会社ですが、離職票はハローワークによって交付が行われます。事業主は社員の退職から10日以内にハローワークに「離職証明書」を提出し、ハローワークは確認作業を行った後に事業主に離職票を交付します。その後、事業主が手渡しもしくは郵送で退職者に離職票を渡すというのが一連の流れとなっています。

いかがでしたか?使用用途が異なる、退職証明書と離職票。必要になるタイミングや発行に関する事項が異なるため、退職時には必ず「今後必要となる可能性」を考え、確認しておきましょう。 

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