職務経歴書に最適な用紙は？手書きとパソコンどちらが良い？書き方も解説

職務履歴書を提出する際、「手書き」「パソコン」どちらで作成するか悩んでいる方も多いのでは。職務履歴書は、自身の職歴やスキルを企業に伝える大切な書類。自分のアピールしたいポイントをふまえ、それに合った職務履歴書を選びましょう。このコラムでは、職務履歴書の用紙マナー、「手書き」「パソコン」双方のメリット・デメリットなどを詳しく解説します。現在職務履歴書の書き方で悩んでいる方はぜひご一読ください。

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職務履歴書とは

職務履歴書とは、 その人の職歴や業務経験を確認するための書類。応募者にとっては、携わった仕事やプロジェクト、それにより培ったスキル・能力を記載し、今後の仕事にどう活かせるかアピールする役割があります。履歴書とともに企業に提出することが一般的です。

履歴書に記載できない内容を補完する

一般的な履歴書には学歴・職歴を時系列で記載する欄が設けられています。しかし、それだけでは具体的な内容を記載するには不十分なため、職務履歴書を用いて補完することが多いのです。職務履歴書を用いてこれまでの仕事内容や成果を具体的に述べることで、自己アピールに繋がるでしょう。

レイアウトは決まっていないことが多い

職務履歴書の場合、通常の履歴書と違いレイアウトが決まっていないことが多いです。ただし、基本のフォーマットは存在するので、Webサイトのテンプレートなどを参考にすると良いでしょう。作成方法は、基本的に手書き・パソコンどちらでもかまいません。手書きとパソコン双方のメリット・デメリットについては後述しているので、そちらをご確認ください。

職務履歴書の形式

職務履歴書にはいくつかの形式があります。それぞれに特徴があるので、アピールしたい内容や時期によって選ぶ形式を変えましょう。以下、主な職務履歴書の形式をまとめました。ご参考にしてください。

編年体形式

編年体形式は、時系列で職歴を記載する一般的な形式です。自分の経歴を分かりやすく伝えられるので、転職回数が少ない方や特に初期の経歴をアピールしたい人に向いています。

逆編年体形式

逆編年体形式は、現在から始まり過去に遡って経歴を伝えるタイプの形式です。転職回数が多い人や、特に直近の経歴をアピールしたい方におすすめ。

キャリア式

キャリア式の職務履歴書では、時系列でなく仕事内容やプロジェクト、経験職種や業務歴を中心に記載します。転職回数が多い人や、さまざまな職種の仕事に携わった方に適した形式といえるでしょう。

職務履歴書の基本項目

ここでは、一般的に職務履歴書に記載するべき基本項目をご紹介します。

職務概要

自身の担った職務経歴を要約し、3～5行程度で記します。

職務経歴

勤務先の正式名称や、その会社への在籍年月を記載します。そのほかに「従業員数」「資本金」「売上高」など、勤務先の基本情報も載せておくと良いでしょう。

職務内容

組織内での役割や所属期間、携わった仕事やプロジェクトの内容を具体的に記載する欄です。自身のキャリアの大きなアピールポイントになります。成果や数字をふまえ、今後の活躍を期待してもらえるような職務内容を書きましょう。実績については、「売上が◯％アップ」「◯％コストカット」など、分かりやすく伝えることを意識して記載します。

「手書き」「パソコン」…双方のメリットとデメリット

先述のとおり、企業から特に指定がない場合は職務経歴書に決まった形式はなく、基本的には手書き・パソコンどちらでも作成可能です。
以下、それぞれのメリット・デメリットを把握し、自分に合った方法を選びましょう。

手書きのメリット

職務経歴書を手書きで作成する最大のメリットは、丁寧さや熱意が伝わりやすいことです。
職務経歴書はパソコンで作成する人が多いため、それを逆手に取り、丁寧に直筆すれば真剣さのアピールに繋がるでしょう。

手書きのデメリット

手書きのデメリットは、パソコンスキルが不足していると思われる恐れがあることです。IT系企業や外資系では、パソコンを使えないことがマイナス評価につながる可能性もあるので、志望企業によってはパソコン作成が好ましい場合も。
また、書き間違えてしまった場合初めから書き直さないといけないので、その分手間もかかります。直筆の文字に自信がない方や効率を重視したい場合は、パソコン作成をおすすめします。

パソコンのメリット

誤字脱字をすぐ直せる

職務経歴書をパソコンで作成する際のメリットは、効率の良さが挙げられます。パソコンならば、万が一書き間違えてしまってもその部分だけ修正することが可能です。職務履歴書は、履歴書と比べ文章量が多くなる傾向にあり、完成間近でミスをすれば、かけた工数が無駄になってしまいます。そのため、ミスをすぐに修正できるというのはパソコン作成の大きなメリットでしょう。

レイアウト調整が楽

パソコンであれば、ワードやエクセルの機能で文字のサイズや字間、行間の調整が自由自在。より見やすい職務経歴書を作成できます。

データを残せる

パソコンで作成した場合、データを残せるので、応募企業ごとに一部の内容を変えるだけで済ませられます。すべて一から作成しなくてはいけない手書きと比べて効率的といえるでしょう。

すぐに作成できる

パソコンで作成した場合、わざわざ職務履歴書を買いにいかなくても、自宅のパソコンで作成・印刷が可能です。ただし、プリンターの操作方法を把握する必要があるので、出力したい用紙のサイズや印刷方法を事前に調べておきましょう。

パソコンのデメリット

パソコン作成のデメリットは、使い回しがバレてしまう恐れがあることです。パソコンでの職務履歴書は、データを保存しておける分、複数の企業に同じ内容を送信すると、採用担当者に使い回しがバレてしまう可能性が。データが保存できるといえど、企業ごとにアピールポイントを変更し、内容を工夫する必要があります。

職務履歴書を手書きする場合の用紙は？

ここでは、職務履歴書を手書きする場合に最適な用紙や入手方法について詳しく解説します。ぜひご参考に、職務履歴書の準備をスタートさせてください。

職務履歴書はA4サイズが基本

職務履歴書は、A4サイズ（A3二つ折り）が基本です。履歴書の場合、B5サイズ（A4二つ折り）でも可能ですが、職務履歴書はA4サイズが好ましいとされています。企業にアピールするための経歴や業務内容を用紙に収めようとした場合、B5サイズではスペースが足りないからです。また、多くの応募者がA4サイズで提出するので、B5サイズで提出した場合、採用担当者がまとめてファイリングした際に自分のものだけ浮いてしまいます。余程の理由がない限り、職務履歴書はA4サイズを使用しましょう。

白色の厚めの上質紙がベスト

職務履歴書に限らず、企業に提出する重要書類は白色、厚めの上質紙（2mm程のコピー用紙）が望ましいでしょう。薄い用紙を使用すると、ややチープな印象を与えてしまいますし、汚れや折れも目立ちやすいです。また、パソコンで作成する場合も、上質紙の方が綺麗に印字されます。普通の用紙よりも少し値段が張りますが、採用に関わる重要な提出書類なので、選考突破のためと思い奮発しましょう。

企業から指定がある場合はそれに従う

企業によって専用の職務履歴書・エントリーシートを指定している場合もあります。その場合、求人情報の欄にテンプレートをダウンロードするアドレスが記載されているので、そこから入手しましょう。指定外のフォーマットを使用すると、企業側で管理上の不都合が生じてしまったり、決まりを守れない人だと評価が下がってしまったりするので、必ず指定のもので作成してください。

基本的に枚数が2枚になっても問題ない

なかには自宅のプリンターで二つ折りの設定ができず、職務履歴書が2枚になってしまう人もいるでしょう。結論からいうと、やむを得ず用紙が2枚になってしまっても、選考で不利になる可能性は少ないです。ただし、2枚で提出する際は、採用担当者が扱いやすいよう、クリップで留め、無地のクリアファイルに入れて提出しましょう。

職務履歴書の用紙はどこで手に入れる？

職務経歴書を手書きで書く場合、専用の用紙はどこで入手できるのでしょうか。以下、入手可能な場所をまとめました。

・コンビニ
・文具店
・スーパー
・100均
・ネット通販

職履歴書の用紙は、ネット通販でも入手可能です。家電量販店のオンライストアでも購入できるので、値段や形式を比較し、自分に合うものを選びましょう。ものによってはデザインや書式が異なることもあるので、写真でよく確認してから購入することをおすすめします。

ネットで職務履歴書をダウンロードできる

職務履歴書は、ネットでテンプレートをダウンロードし作成することもできます。 テンプレートをダウンロードして印刷する場合は、A4用紙を使用するのが一般的です。 白で無地のコピー用紙に直接記入するという手もありますが、文字が曲がってしまうリスクもあるため、テンプレートか専用の用紙を使用するのが無難でしょう。

また、職務履歴書のダウンロードや印刷はスマホでも可能です。印刷する際はコンビニの複合機（プリンター）を利用します。自宅にプリンターがない場合、スマホを使ってコンビニで印刷しましょう。

職務履歴書のプリントアウトは慎重に！

自宅のプリンターで職務履歴書を印刷する場合、曲がって印刷されたり、インクがかすれて読みづらくならないよう、慎重に行いましょう。用紙サイズ・種類の細かい設定を忘れないように気をつけます。
また、時間があれば最初に試し刷りを行い、インク汚れが付いていないか、インクの残量は十分に残っているかなども確認しておきましょう。

職務履歴書のコピーは基本しない

職務履歴書を提出する際、直接印刷したものを提出します。すでに印刷されたものをコピーすると、用紙の影や汚れなどが映ってしまう恐れがあるので控えてください。もちろん、自身が面接時、手元に持つためにコピーを印刷することは問題ありません。ただし、コピーを企業に提出することはないようにしましょう。

職務履歴書を作成する際の注意点

職務経歴書を作成する際は、以下の点に注意しましょう。

枚数は多くなりすぎない

前章で、職務経歴書が2枚になってもかまわないとお伝えしました。ただし、それ以上の枚数は注意が必要です。一般的には3枚程度が適切とされています。あまり枚数が多すぎてしまうと冗長な印象になってしまうため、できるだけコンパクトにまとめましょう。

内容に具体性を持たせる

職務履歴書に記載する経歴や仕事内容が抽象的なものでは、今までの仕事ぶりや熱意が伝わりにくくなってしまいます。そのため、記述する内容に具体性を持たせ、説得力のある職務履歴書を目指しましょう。

企業が求める人材を意識する

職務経歴書を書く際は、応募企業が求めている人物像とマッチする内容を意識しましょう。嘘を書く必要はなく、自分の経歴の中から応募企業に合ったものをピックアップします。採用ニーズを把握するためには、その企業の情報を入念に調べる必要があります。企業の風土や展望を熟知したうえで、ニーズに合った人物像であるアピールをしましょう。

読みやすさを重視する

パソコン・手書きに関わらず、職務履歴書で大切なのは、第三者から見て「読みやすい」かどうかです。手書きの場合、字を丁寧に書いて曲がらないように意識しましょう。パソコンで作成する際は、フォントや文字サイズ、行間などを細かく調整し、見やすさを追求します。

熱意が伝わる職務履歴書で採用を勝ち取ろう！

以上、職務履歴書の書き方や入手方法、手書き・パソコン双方の特徴を見ていきました。
手書き・パソコンともに大切なのは、熱意が伝わる丁寧さと充実した内容です。それぞれの長所を活かしつつ、自己分析や企業分析をしっかり行い、企業にアピールできる職務履歴書を作成しましょう。

職務経歴書の書き方に悩んでいる方は、第三者の意見を取り入れるのも有効です。
転職エージェントのハタラクティブでは、履歴書や職務経歴書など、重要な応募書類の添削をマンツーマンで実施しています。面接対策や自己分析の方法などもしっかり指導。小さな疑問にも丁寧にお答えします。そのほか、適性に合った求人紹介や、面接の日程調整や企業への交渉など、在職中の方への手厚い転職支援も行っています。就職活動でお悩みの方は、ぜひハタラクティブにご相談ください。