内定辞退はいつまでに連絡する？メールでも良い？伝え方を例文付きで解説

この記事のまとめ

• 内定辞退は、内定をもらってから一週間以内に採用担当者に伝えるのがマナー
• 内定辞退は電話が望ましいが、担当者がいない場合はメールもOK
• 内定辞退をする際には、これまでの選考への感謝とお詫びの気持ちを丁寧に伝える
• 内定辞退の理由を聞かれた場合は、失礼がないよう配慮する

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内定辞退をするにあたって「いつまでに連絡すればよいのか」「承諾後も可能なのか」と悩む方もいるでしょう。内定辞退は企業の採用スケジュールに大きな影響を与える可能性があるので、辞退を決めたら速やかに連絡するのがマナーです。このコラムでは、内定を辞退する際のタイミングや伝え方、承諾後の断り方などについて解説。内定辞退の際のマナーを押さえて、トラブルなく悔いの残らない就職・転職活動を目指しましょう。

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内定辞退はいつまでに伝える？

内定辞退は出来る限り早く伝えましょう。内定辞退をすると、企業側は採用計画を大幅に変更しなくてはならない可能性があるからです。

なお、「民法627条」では、内定辞退を伝える時期は、「入社予定日の2週間前まで」と定められています。
しかし、一般的には少なくとも内定をもらってから1週間以内に伝えるのがマナー。内定辞退を決めたら、速やかに採用担当者に連絡しましょう。最終面接を終えた時点でミスマッチを感じたら、内定通知がくる前に辞退連絡をしても問題ありません。

内定を保留する場合は、いつまでに返事をするのか具体的な日にちを一緒に伝えます。回答期日を「△日まで」と明確に伝え、それまでに採用担当者へ必ず連絡しましょう。

参照元
e-Gov法令検索
民法

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内定辞退は誰に伝えるべき？

内定辞退を伝える相手は採用担当者です。担当してくれている個人名が分かれば個人宛に、分からなければ「採用担当者」宛か、「人事部」など部署宛に連絡します。「伝えづらい」という理由から、企業の受付などに内定辞退を連絡するのはマナー違反なので注意しましょう。

転職エージェントなどを経由して選考に参加している場合は、直接企業の担当者に伝えるのではなく、エージェントの担当者に連絡を入れます。そうすることで、エージェントから企業に連絡してくれるでしょう。

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内定辞退でよくある理由

内定辞退をする理由として、以下のようなものが挙げられます。

前述したように、内定を辞退することは問題ありません。ただし、企業に大きな迷惑をかけることになるのも事実です。できるだけ内定辞退をしないよう、応募前に労働条件や社風などは事前に確認しておきましょう。

また、企業研究や自己分析をしっかり行い、入社後のミスマッチが起こらないよう準備を進めることも大切です。入社前の確認事項については、「転職で確認すべきことは？入社前に聞いておくことをご紹介」のコラムもチェックしてみてください。

内定辞退を伝える際の3つのポイント

内定辞退を伝える際のポイントは、「お詫びの言葉を添える」「理由は伝えない」「入社する企業名は伝えない」の3つです。内定を辞退することにより、内定者の再調整を行ったり、それに伴う業務が再発生したりと企業側の負担も増えることを覚えておきましょう。以下では、3つのポイントについて詳しく解説します。

1.お詫びの言葉を添える

内定辞退を企業に伝える際は、入社を希望し採用面接を実施してもらったにもかかわらず断ることに対して、お詫びの言葉を添えるのを忘れないようにします。内定辞退はめずらしいことではなく、応募者がいくつかの企業を受けているのは採用担当者も承知のうえでしょう。

しかし、企業も採用予定人数を考慮して内定を出しているので、辞退されると人材が確保できず迷惑をかける可能性があります。内定辞退する場合は誠意のある態度で、「迷惑をかけて申し訳ない」という気持ちを丁寧に伝えることが重要です。

2.内定辞退の理由には触れなくても良い

内定を辞退する理由を必ずしも企業に伝える必要はありません。家庭事情などにより内定辞退せざるを得なかったのであれば理由を書いても良いですが、「ほかの企業のほうが条件が良かったから」「第一志望から内定をもらったから」といった理由は失礼にあたります。
そのため、内定辞退の理由はあえて書かないほうが無難です。内定辞退する旨を告げる際には、「熟考した結果」「一身上の都合により」などの表現を使うと良いでしょう。

3.入社予定の企業名は伝えないほうが無難

内定辞退の際に、入社予定の企業名を聞かれることがあるようです。しかし、辞退した企業と入社予定の企業が競合していた場合に、のちのちトラブルのもとになる可能性も考えられるため、伝えないほうが無難といえます。
もし、入社予定の企業がまったく違う業界で、競合する可能性が低い場合には伝えても問題ないでしょう。

内定辞退を伝える方法

内定辞退は、電話で申し出るのがマナーです。もし、採用担当者が不在など、どうしても電話での連絡が難しい場合はメールを使用しましょう。内定辞退を伝える主な流れは、以下のとおりです。

企業に電話をかけて採用担当者に直接伝える

電話で内定通知をもらった場合には、辞退も電話で採用担当者に直接伝えましょう。なお、メールでもらった際にはそれに返信しても構いませんが、電話のほうがより丁寧です。

電話であれば相手に直接伝えられるので、齟齬が生まれにくいメリットもあります。企業にも採用スケジュールがあるため、辞退すると決めたら早めに連絡することが重要です。

採用担当者がいない場合はメールを送る

電話をかけた際に採用担当者がいなかった場合には、メールを送ります。電話をかけた際に不在だった旨を記載したうえで、内定を辞退する旨をお詫びの言葉とともに簡潔に伝えましょう。

メールの具体的な書き方や例文については、このコラム内の「内定辞退をメールで伝える際の書き方と例文」で解説しています。

企業に直接行って謝罪する必要はない

内定辞退をする企業に直接行って謝罪する必要はありません。以前は慣習として存在したようですが、今はそのような形を要求する企業はほとんどないようです。

また、採用担当者は多忙なことが多く、内定辞退者に一人ずつ会うのはかえって仕事に差し障ると感じる可能性も考えられます。内定辞退は、電話やメールで誠意を込めて連絡すれば十分といえるでしょう。

内定辞退をする際の電話のかけ方

内定辞退の連絡に限らず、企業に電話をするときは最初に「このまま話を続けて問題ないか」を確認するのがマナーです。また、内定辞退を伝える際はこれまでの感謝も述べましょう。

電話をかける際のマナー

電話で内定辞退を伝える際には、いきなり内容に入らず、まずは採用担当者に「このまま話を続けて良いか」「時間があるかどうか」を確認しましょう。相手の状況を確認せず自分の話を続けるのは配慮の足りない印象を与えてしまいます。

また、選考を受けたにもかかわらず辞退することへのお詫びの言葉を忘れずに伝えます。企業に電話をかけるときは、周囲の騒音や電波状況、時間などに注意して、相手に内容が確実に伝わるよう配慮するのがマナーです。

内定辞退をする際の電話の会話例

内定辞退をする際の電話のかけ方を想定した会話例を以下で紹介するので、参考にしてみてください。

電話では内定辞退の理由を聞かれる可能性が高いといえます。回答する際は、「同じ業界であれば企業名を出すのを控える」「条件が良かったなどの理由は失礼にあたるので避ける」といったことに注意しましょう。

内定辞退をメールで伝える際の書き方と例文

メールで内定辞退を伝える際の書き方は、ビジネスメールの形式で送るのがマナーです。例文もご紹介しますので、参考にしてみてください。

メールでの書き方

メールで内定辞退を伝える際には、以下のような構成で書くのが一般的です。

• ・頭語、時候の挨拶
• ・内定を出してくれたことへの感謝
• ・内定を辞退する理由と意思表明
• ・改めてお詫びと感謝の気持ち
• ・終わりの挨拶、結語

「内定辞退のメールだから」というより、ビジネスメールの基本をしっかり守ることが大切です。「内定辞退をメールのみで伝える例文を紹介！守るべきマナーと注意点も解説」の記事を参考に、失礼のないメールを作成しましょう。

メールの例文

上記のように、内定辞退の旨をメールで連絡する場合には、お詫びと感謝の気持ちをしっかり伝えることが大切です。なお、前述のとおり、退職理由を伝えにくい場合は「熟考した結果」「一身上の都合により」などの表現を使うと良いでしょう。

「内定辞退はいつまでできるのか？」のまとめ

内定辞退は、内定連絡から1週間程度なら問題なく行えるケースがほとんどのようです。しかし、内定辞退は企業に迷惑のかかる行為。連絡の手間もかかるため、そもそも内定を辞退しなくていいよう、選考前にしっかりと自己分析や企業研究を行うことが大切です。

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内定辞退に関するFAQ

ここでは、内定辞退に関してよくある質問と回答についてQ＆A形式でまとめました。

内定辞退は電話とメールどちらが良い？

内定辞退は、できれば電話で早く伝えたほうが良いでしょう。なぜなら、内定者に辞退されるとほかに人材を確保する必要が生じ、企業の採用スケジュールに影響が出るからです。できるだけ企業に迷惑をかけないよう、内定辞退を決めたら速やかに連絡をしましょう。

内定承諾書にサインしたあとの辞退は可能？

内定承諾書は内定契約への同意を示す書類ですが、サインしたあとでも入社予定日の2週間前までなら辞退できます。しかし、内定承諾書を提出したあとの撤回は企業に大きな迷惑をかける可能性があるのも事実。どうしても内定辞退をする場合には、丁寧なお詫びの言葉を添えましょう。「内定辞退が心苦しいときは？気持ちよく解決する方法をご紹介！」のコラムでは、失礼にならない内定辞退の方法について解説しているので参考にしてください。

電話で内定辞退を伝える際の注意点は？

電話で内定辞退を伝える際の注意点は、「いきなり内容に入らず、採用担当者の都合を尋ねる」「丁寧なお詫びの言葉を添える」の2点です。「内定辞退を早く伝えなくては」と焦っても、突然内容を話し出すのはマナー違反といえます。落ち着いて採用担当者に選考への感謝とお詫びの気持ちを伝えるためにも、まずは相手が電話に出られる状況か確認しましょう。企業へ電話をかける際のマナーは「企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ？知っておきたいマナーと注意点」のコラムをご参照ください。

内定辞退の理由は正直に伝えても良い？

内定辞退の理由によっては角が立ってしまう可能性が考えられるため、正直に伝えないほうが無難でしょう。また、入社予定の企業が競合他社だった場合、理由の内容によってはのちのちトラブルに発展してしまう恐れも。内定辞退の理由を聞かれた場合には、「一身上の都合で」などの無難な表現を使うと良いでしょう。内定辞退の理由の伝え方については、「内定辞退の理由を伝える方法！失礼にならないためのマナーや注意点を解説」のコラムも参考にしてみてください。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

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京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

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