選考辞退をメールで伝えるのはマナー違反？例文や注意点もご紹介！

この記事のまとめ

• 選考辞退の連絡は基本的にメールで問題ない
• 選考の前日や当日など、確実に相手に伝えたい場合は電話で連絡しよう
• 選考辞退を決意したら、電話でもメールでもできるだけ早く連絡するのがマナー
• 無断で選考辞退すると企業に迷惑が掛かるため必ず電話やメールで連絡する
• 選考辞退メールの件名には何のメールであるか一目で分かる文言を入れる

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就職活動中に、「選考辞退の連絡をメールでしても良い？」と疑問に思う方も多いでしょう。基本的には選考の辞退連絡はメールで問題ないとされていますが、状況やタイミングによってはメールよりも電話で連絡したほうが良い場合もあるため、注意してください。このコラムでは、選考辞退メールの例文や注意事項を紹介しています。就職活動中の選考辞退連絡に役立ててください。

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選考辞退の連絡はメールで良い？

選考の日時まで時間がある場合は、辞退の連絡をメールで行っても問題ありません。メールは文章が残るため、「言った・言わない」のトラブル回避にもなります。

選考の前日や当日に辞退の連絡をする場合は、電話で連絡しましょう。メールはすぐに確認してもらえない可能性があり、企業に「無断欠席」と思われる可能性も。時間調節やほかの参加者の調整なども必要になるため、確実に伝わる電話を利用することが望ましいといえます。

なお、無断での辞退は企業に迷惑が掛かります。辞退を決めた段階で必ず連絡を入れましょう。

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企業は選考辞退をどう捉える？

企業も、選考に進んだり内定を出したりした人のなかから辞退者が出ることは想定しています。さらに、転職活動や就職活動をしていれば複数の企業を並行して受けていることも理解しているため、辞退すること自体を咎めることはないでしょう。

ただし、辞退そのものは問題なくても、採用活動に影響が出るので早く連絡が欲しいと考える企業がほとんどです。

企業の採用活動は、計画に基づいて行われています。そのため、辞退者が出ると新たに選考に進む人を増やしたり、補欠としていた人に連絡をしたりと採用計画の練り直しが必要です。

連絡が遅くなれば採用計画に影響が出るだけでなく、採用担当社員のリソースや作業時間を無駄にしてしまう可能性もあるでしょう。早い段階で連絡をもらえれば、計画の再考や担当社員の作業時間の損失を最小限に留められます。

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選考辞退メールを送るときのマナー

メールで選考辞退の連絡をする場合は、文章の丁寧さやメールを送る時間など、細かいところに気をつけることが大切です。

辞退を決めたらすぐに連絡する

選考辞退を決めたら、すぐに連絡を入れることが大切です。メールの場合は、見落とされたり、担当者がすぐに確認できなかったりする可能性があります。辞退を決意したら、すぐに連絡を入れると良いでしょう。

「面接を辞退するときの連絡手段は？電話やメールの基本マナーを例文で紹介」のコラムも参考にしてください。

会社が営業している時間内に送る

選考辞退のメールをする場合は、営業時間内での送付を心がけましょう。営業時間内に送れば、相手は業務時間であるため、早めにメールに気づいてもらえます。選考辞退はできるかぎり早く、かつ確実に伝える必要があるので、見落とされる可能性がある営業時間外や休日は避けましょう。

必要に応じて電話連絡もする

選考辞退のメール連絡は、送信すれば終わりではありません。採用担当者が確認し、了承を得て初めて選考辞退の連絡が完了します。

そのため、会社側から返信がこない場合は、電話で改めて確認しましょう。メールが見落とされていた場合、選考辞退の旨も電話で伝えることになります。誠意を持って伝えられるよう、準備しておきましょう。電話で選考辞退を伝える例文は、「選考辞退を電話で伝えるには？かける際のマナーや例文をご紹介！」で紹介しているので参考にしてください。

メールに選考辞退の理由は書くべき？

メールで選考辞退の旨を連絡する際、具体的な理由を書く必要はありません。メールでは、選考辞退の意思を簡潔に伝えることが大切です。一身上の都合や諸般の事情など、一般的な表現で十分でしょう。

面接辞退理由を準備しておこう

上記のようなあいまいな理由でも、選考辞退を承諾してくれる会社は多いでしょう。一方で、今後のために選考辞退の理由を知りたいと考える会社も少なくありません。メールや電話で具体的な理由を問われる可能性もあるため、事前に考えておくと安心です。

面接辞退の理由を聞かれたら

家庭の事情や家族の病気で、やむなく選考を辞退する場合もあります。その際は「家庭の事情で就業することが困難になり、選考を辞退することとなりました。」と正直に伝えれば問題ありません。

他社から先に内定を貰ったことで、選考を辞退するケースもあります。辞退の理由を言いにくいと考えがちですが、会社側はこの理由で選考辞退されることも想定内です。

選考辞退の理由を聞かれたら、「他社から内定を頂き、そちらに就職をすることに決めました。」と簡潔に伝えましょう。なぜ他社を選んだのか追求された場合は、「自分の適性を考えた結果」のように、企業に非があると捉えられないよう丁寧に理由を伝えると角が立ちません。「面接辞退の伝え方を解説！理由は？連絡方法は？当日でもOK？」でも、状況別の面接辞退理由の伝え方を紹介しているので、参考にしてください。

選考辞退メールの例文

実際に選考辞退を転職で伝えるメールの例文を下記に挙げていますので、連絡をする際には参考にしてください。

【件名】

選考辞退のご連絡（氏名）

【本文】
株式会社☓☓☓　△△部
○○○様
お世話になっております。
氏名です。
先日は、○次選考通過のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
誠に身勝手ではございますが、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。
貴重なお時間を割いて選考して頂いたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。

どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名
〒○○○-○○○○
東京都○○○○○○
TEL: 090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
E-mail: xxxx@xxx.co.jp

選考辞退メールのポイント

選考辞退メールを送る際は、下記5つのポイントを守り、相手に不快感を与えないよう努めましょう。

宛名は正式名称

社名は省略せず正式名称で書きましょう。略式の（株）も相応しくありません。正式名称は公式ホームページや求人内容から確認できます。また、採用担当者の名前が分かるのであれば、あわせて記載しましょう。

メールの件名は簡潔に

メールの件名は「選考辞退のご連絡」など、一目で内容が分かるよう簡潔にするのがマナー。採用担当者は、多くの求職者とメールでやりとりをしているので、件名だけで用件と差出人が分かるようにするのも、ビジネスメールでの心遣いとして大切なポイントです。

本文は簡潔に記載

本文は無駄な文章を省き、必要な内容だけにまとめましょう。「辞退を希望すること」が、このメールで最も伝えたい内容です。辞退する理由や背景を長々と述べるのは避けましょう。

お礼やお詫びの文言を記載

選考辞退のメールを送るなら、相手の気持ちを気遣った慮った文章を記載しましょう。採用担当者は忙しい時間を割き、選考を実施します。その背景をかんがみて「せっかく時間を作ってくれたにもかかわらず申し訳ない」という気持ちを文章に盛り込みましょう。また、選考辞退を了承する返信が得られた場合は感謝の気持ちを伝えるのもおすすめです。

署名を記載

メールの文末には必ず署名を記載します。署名の内容は「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」が基本。署名はビジネスメールの基本のため、選考をきっかけにマスターしましょう。詳しくは「就活メールの署名は学生も付ける？テンプレート例を紹介」のコラムをご覧ください。

企業から選考辞退メールの返信がきたら？

企業に選考辞退のメールを送ると、ほとんどの場合、返信が来るでしょう。これに対してさらに返信すべきか悩む方もいるようですが、基本的には「返信の返信」は不要です。

ビジネスメールでは、内容に対してお互いが理解し納得できた状態になっていればやり取りを終わらせて問題ありません。つまり、「辞退について了承しました」といった内容であれば、そのメールに対して返信は不要。ただし、「辞退について了承はしましたが、理由を教えていただけると幸いです」のように、続きがある場合は返信しましょう。

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選考辞退メールを送る際のマナーに関するFAQ

こちらでは、選考を辞退するときの対応方法にお悩みの方に向けて、選考辞退メールを送る際のマナーについてQ&A方式で回答します。選考辞退の連絡は、手間取ったり送りにくいと感じたりする人も多くいますが、先延ばしにせず素早い対応が大切です。

選考辞退は必ず電話連絡でないとだめですか？

選考辞退の連絡は電話である必要はありません。
しかし、電話のほうが確実に相手に伝わるため、メールよりも推奨されています。特に面接辞退を決めたのが面接の前日や同日の場合はすぐに連絡する必要があるため、電話で連絡しましょう。面接まで日がある場合や朝早くや夜遅い時間帯のときは、メールで連絡を入れることをおすすめします。

選考辞退メールの件名には何を書けばよいですか？

件名は、選考辞退の連絡であると一目で分かる記載をしましょう。
「選考辞退のご連絡」といった文言を先頭に分かりやすく入れると担当者も見逃しにくくなります。ビジネスメールの基本を「仕事のメールの書き出しは？件名や結びの言葉とあわせて基本マナーを紹介」のコラムでまとめているので、参考にしてください。

選考辞退メールはテンプレートで送付して大丈夫？

ネット上のテンプレートを使用しても問題はありません。
型ができているため素早くメール作成ができるでしょう。しかし、機械的な文章にならないよう、お詫びの内容を自分の言葉で追加することをおすすめします。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

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• 国家資格中小企業診断士

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