内定辞退を手紙で伝える際の書き方が知りたい!マナーと例文も併せてご紹介

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【このページのまとめ】

  • ・内定辞退の連絡は電話が基本で、手紙は必須ではない
  • ・内定承諾後や礼儀を重んじる企業の内定を辞退する際は、手紙を出す方が良い
  • ・内定辞退を手紙だけで連絡するのはNG
  • ・内定辞退の手紙は、クッション言葉を使用して柔らかい表現をする

内定辞退の連絡は手紙と電話のどちらが良いか迷う方も多いでしょう。基本的には、電話で連絡をしたら、手紙は出さなくても問題ありません。しかし、手紙で連絡したほうが良いケースもあります。このコラムでは、内定辞退を手紙で伝える際の基本を解説。手紙を郵送する際の注意点も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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内定辞退は手紙で連絡するべき?

内定辞退を企業に伝える場合は、電話で連絡するのが基本です。電話で伝えた後に改めて手紙を出す必要はありません。インターンシップやOB訪問などでお世話になったのであれば、手紙でお礼を述べても良いでしょう。電話と手紙で感謝とお詫びをすることで、相手により誠意を伝えられます。

手紙を出したほうが良いケースもある

内定辞退の連絡は電話が基本ですが、なかには手紙を出した方が良いケースもあります。

内定を承諾した後に辞退する場合

一度内定を承諾した後に事情が変わり内定辞退を決めたら、相手企業に手紙を書いた方が良いでしょう。企業側は承諾の連絡を受けた時点で、受け入れる準備を始めています。企業側が準備をした手間を無駄にすることになるため、内定をいただいたお礼と迷惑をかけたお詫びを手紙で伝えましょう。

知人からの紹介で受けた企業を辞退する場合

先輩や知人、親族などに紹介してもらった企業の内定を辞退する場合も、手紙を送るのがおすすめです。紹介してくれた方にも迷惑がかからないように、内定辞退を決めたらなるべく早く相手企業へ連絡します。また、紹介してくれた知人にもお礼とお詫びを伝えましょう。

礼儀を重んじる社風の会社を辞退する場合

企業の中には、昔からのしきたりや礼儀を重んじる会社もあります。内定辞退をすることで相手企業の気分を害さないよう、手紙で辞退する旨を伝えましょう。手紙の内容も礼儀やマナーを忘れず、誠意が伝わるように丁寧に書きます。

内定辞退の連絡が手紙だけはNG

手紙だけで内定辞退を知らせるのは、一方的な印象を抱かれるためNGです。内定辞退を決めたら、まずは電話で辞退する旨を伝えましょう。企業側は採用計画に沿って内定者を受け入れる準備を進めているため、辞退者が出たら新たに採用者を決める必要があります。そのため、到着までに時間を要する手紙よりも、まずは電話で迅速に内定辞退の意思を伝えることが大切です。電話で連絡をした後に手紙を書く場合は、なるべく早く郵送できるよう心掛けましょう。ただし、電話で連絡した際に相手から「手紙の送付は不要です」と伝えられたら、手紙を送るのは控えるのが無難です。ほかにも、内定辞退の電話のかけ方が分からない方は「内定辞退の電話マナー!怖いと感じるのはなぜ?例文やメールの送り方も」のコラムもぜひご覧ください。

内定辞退の手紙の基本

内定辞退の手紙を書く前に、準備するものや書き方について理解しておきましょう。封筒や便箋の選び方、パソコンで作成しても良いのかなど、内定辞退の手紙の基本を解説します。

封筒と便箋の用意

封筒や便箋は、派手な色や柄が入っているものは避けましょう。白の無地を選ぶのが基本です。封筒は、便箋を3つ折りにして入れるため、長形封筒を選びます。便箋は縦書き用を使用し、無地でも派手な色や柄の罫線が入っているものは避けましょう。便箋の用紙は、コピー用紙やOA用紙などは使用せず、ビジネス向きの上質な紙質を選びます。

書き方は縦書き

企業に向けた内定辞退の手紙は、縦書きで書きます。内定辞退だけでなく、お詫びや誠意を伝えるために手紙を書く際は、縦書きで書くのが一般的です。横書きは、友人や親しい人へ書くカジュアルな書き方で、ビジネスシーンには向きません。

手書きで書く

内定辞退の手紙は手書きで書きます。内定辞退の手紙を書く目的は、「お世話になったお礼」と「内定を辞退するお詫び」です。パソコンで作成すると、書類のようになってしまい、気持ちや誠意が伝わりにくいため、手書きで手間をかけて書きましょう。自分の文字に自信がない方でも、丁寧に書けば相手にしっかり気持ちが伝わります。また、手紙を書くときは、黒のボールペンを使用するのが基本ですが、使える方は万年筆で書いても良いでしょう。ほかにも、メールで内定辞退する場合のマナーと例文を知りたい方は、「内定の断り方やマナーとは?辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介!」のコラムもぜひご覧ください。

内定辞退の手紙の内容と例文

内定辞退の手紙の内容や構成は、大まかな流れが決まっています。大切なのは、簡潔に分かりやすくまとめることです。ここでは、手紙に書くべき内容と例文を順にご紹介します。

手紙に書く内容

内定辞退の手紙の構成は、以下の4つに分かれています。

1.前文

手紙の文頭は「拝啓」と書き、時候や季節のあいさつを述べてから、企業の繁栄を喜ぶ言葉を続けます。時候や季節のあいさつは、手紙を出す季節に合わせたものを選び、「◯◯の候」と書きましょう。

2.本文

本文は、前文の後に1段落あけて書き始めます。まずは、内定を頂いたお礼を述べましょう。続けて、内定辞退の意思と謝罪を書きます。電話で内定辞退の連絡を一度しているため、辞退の理由は詳細に書かなくても問題ありません。文章が長くならないように、必要事項をまとめた上で簡潔に内容を伝えましょう。

3.末文

末文には、企業の発展や繁栄を祈る言葉を書き、左隣の行の一番下に「敬具」と書いて手紙を締めます。末文にも内定辞退の謝罪や感謝の言葉を添える場合は、本文の内容と被らないように注意しましょう。

4.後付け

最後は、日付・氏名・宛名を書きます。日付は発送日を記入し、和暦で書くのが一般的です。氏名は日付を書いた左隣の行の一番下に書きます。そして、宛名は氏名の左隣の行に、会社名と採用担当者の名前を書きましょう。宛名はほかの文字より少し大きく書くのが基本です。

手紙を書く際は謝罪を伝える前に、「誠に申し訳ございませんが」「ご迷惑をおかけして大変申し訳ないのですが」とクッション言葉を使いましょう。クッション言葉を入れることで、柔らかい印象になります。しかし、多用すると、回りくどい表現になってしまうため注意しましょう。
また、内定辞退の手紙は、多くても2枚以内にまとめるのが基本です。枚数が多過ぎると、内容が分かりづらく読みにくい手紙になってしまうため、簡潔にまとめましょう。内定辞退の連絡を電話やメールでする場合は、例文のご紹介をしている「内定辞退はメールで?転職の際の必要なマナー」のコラムもぜひご覧ください。

内定辞退の手紙の例文

拝啓 春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
 大変光栄ではございますが、電話でもお伝えしましたとおり、この度の内定を辞退させていただきたくご連絡しました。
 最後まで悩みましたが、自身の適性や将来を検討した結果、他の会社への入社を決意いたしました。
 お忙しいなかで、貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにも関わらず、このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
 また、選考を通して担当していただいた◯◯様には大変お世話になりました。心より感謝いたします。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
 敬具
令和◯年◯月◯日
  ◯◯ ◯◯(氏名)
株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様(または採用ご担当者様)

内定辞退の手紙を送る際の注意点

内定辞退の手紙に限らず、企業へ手紙や郵便物を送る際は、下記のことに注意が必要です。手紙を送る前によく確認しましょう。

手紙の内容をもう一度確認

内定辞退の手紙が完成したら、はじめから読み直して間違いがないかを確認します。誤字脱字がないかや、文字は丁寧に書かれているかをよく見返しましょう。間違いを見つけても修正テープは使わずに、最初から書き直します。感謝やお詫びを伝える手紙に修正テープが使用されていると、相手に誠意が伝わらずマイナスな印象を抱かれる可能性も。気持ちを伝える手紙は、時間をかけて丁寧に作成しましょう。また、手紙は3つ折りにして封筒に入れます。封をする前に手紙が透けていないかも確認しましょう。

切手に過不足がないか

内定辞退の手紙を送る際は、切手の金額を正確に把握しましょう。切手が不足していた場合は、差出人に戻されるか受取人が不足分を支払うことになります。相手が切手の不足分を支払うと誠意は伝わらず、むしろ逆効果になることも。過不足なく送るためには、郵便局に持ち込んで計算してもらうのがおすすめです。また、郵便局から速達で送ると、相手により誠意を伝えられるでしょう。

封筒に記載する住所や氏名は正しいか

封筒には企業名や住所を省略せずに記載しましょう。株式会社を(株)と略したり、建物名を省略したりするのはNGです。企業名や自分の住所なども省略はせずに、正式名称を記入しましょう。手紙を確実に届けるために、宛名には担当者の個人名を記載します。担当者の名前が分からない場合は、企業名だけでなく、「採用ご担当者様」と記載しましょう。また、封筒の裏には、自分の住所と氏名、日付を左下に記入します。封筒は糊で封をして封字を書いたら完成です。

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