内定を辞退するときは電話?手紙?内定辞退のマナー

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【このページのまとめ】

  • ・内定辞退の連絡は電話が基本。辞退を決意したらできるだけ早く伝える

    ・内定承諾後の辞退や謝意の気持ちが強いときは、電話後に手紙を送ると良い

    ・手紙は縦書きの便箋を用意し、手書きで丁寧に書く

    ・手紙を出すときは切手料金の不足がないように注意する。心配なときは郵便窓口で発送するのがおすすめ

「内定辞退」の連絡は、電話、メール、手紙のうち、どの方法がベストなのでしょうか?
このコラムでは、内定を辞退するときの連絡方法について詳しくご紹介。
電話マナーの基本や手紙の書き方、送付する際の注意点を知り、失礼のないように感謝とお詫びの気持ちを伝えましょう。

◆内定辞退は電話が基本!

内定を辞退するときは電話連絡が基本です。

内定者が減ると、企業は新たな人員を確保する必要がでてくるため、多大な迷惑が掛かることが予想されます。


「電話だと緊張してしまう」「簡単に連絡を済ませたい」などの理由により、電話以外の方法で連絡したいという人もいるようですが、手紙やメールだけだと「一方的な印象」になりがちです。

また、手紙やメールは、採用担当者が内容に目を通したかをうかがい知ることができません。

「内定辞退の連絡はなかった」などのトラブルにならないよう、電話で確実に伝えるようにしましょう。

 

【内定辞退の電話の仕方】

・自分の氏名を伝え(新卒の場合は学校名も)、担当者に取り次いでもらう

・話が長くなる場合もあるので「お時間よろしいでしょうか」と伺う

・「内定を辞退したい」ということを簡潔に伝える

・辞退理由を聞かれたら、答えられる範囲で伝える(言いにくい場合は「一身上の都合で…」などでも可)

・内定をもらったことへの感謝とそれを辞退するお詫びの気持ちを伝える

 

無断で辞退するのはマナー違反。上記のポイントを踏まえ、辞退を決意したらできるだけ早く電話連絡をすることが大切です。

 

◆手紙を出した方が良いときもある!

電話連絡に加え、手紙を出した方が良いケースもあります。

電話では、長くなりすぎると採用担当者の仕事の迷惑になることも考えられるため、簡潔に伝えるのがマナーです。

選考でお世話になったことや、感謝の気持ちを詳しく伝えたい場合は、手紙を送ると良いでしょう。

 

【手紙を出した方が良いケース】

 ・電話では伝えきれなかった謝意を伝えたい場合

・誠意を伝えたい場合

・内定承諾後に辞退する場合

・紹介で内定をもらった場合

 

手紙だけ送ってしまうと「一方的な印象」になりがちです。手紙を出す場合は、前もって電話をするようにしましょう。

しかしながら、電話の際に担当者から「詫び状は不要」という話をされた場合は、手紙を送る必要はありません。

 

 

◆内定辞退の手紙の書き方

内定辞退の手紙では、「お詫びと感謝を伝える」ことが大切です。

ビジネスの場では、書類をパソコンで作成することが多いですが、誠意を伝えるためにも「手書き」で書くのがおすすめです。

また、お詫びの手紙は横書きではなく縦書きが一般的。横書きだとややカジュアルな印象になるので気をつけましょう。

 

【手紙の構成】

 前文…拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

   (〇〇には厳寒、晩冬、春寒、梅花など季節に合わせたものを入れる)

 

本文…先日は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

   大変光栄ではございますが、お電話でもお伝えしました通り、この度の内定を辞退させて頂きたいと存じます。

   ~(中略)~このような結果になりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

   (内定の感謝、辞退の謝罪は必ず入れる)

 

末文…貴社、ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具(一行空けて、一番下に記入)

 

後付け…日付(発送日)、署名(学校名、名前)、宛名(〇〇株式会社人事ご担当者様)を記入

 

本文には、内定に対する感謝と辞退することへのお詫びのほか、お世話になった担当者や面接官に対して特別に伝えたい気持ちやエピソード、辞退に至った理由など具体的に書きます。

長く書く必要はありませんが、うわべだけの言葉にならないよう丁寧に書きましょう。 

 

◆手紙のマナーをチェックしよう

 手紙を書くときは、マナーが守れていないと失礼な印象になります。

本来伝えるべき内容より、マナー違反が目立ってしまうと逆効果になるので、以下の点に注意して作成、送付しましょう。

 

【手紙のマナー】

 ・白無地の便箋を用意

・修正液は使用しない

・誤字脱字、文字の大きさに注意

・丁寧な字を心掛ける

 

【送付するときの注意点】

・便箋と同様に白無地の封筒で、定形郵便で発送できる長形封筒が良い

・手紙は3つ折り、または4つ折り

・会社名や建物・マンション名は略さず正式名称で記入

・のり付け後は「〆」を記入

・切手の料金は過不足のないように

・できれば速達で発送(電話をしてから時間を空けないため)

 

切手料金の不足があると、相手企業の負担になることもあるので注意が必要です。

切手料金の過不足が心配な人は、郵便局の窓口で発送するのがおすすめ。速達にするときは、郵便窓口なら配達の目安を聞くことができます。

 



 

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