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内定辞退の手紙の例文が知りたい!封筒や便箋の書き方は?縦書きって本当?

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【このページのまとめ】

  • ・内定辞退を電話で伝えていれば、手紙は必須ではない
    ・内定承諾後や礼儀を重んじる企業の内定を辞退する場合は、手紙を出すのが望ましい
    ・手紙だけで内定辞退をするのはマナー違反
    ・内定辞退の手紙は「縦書き」「手書き」で作成する

内定辞退の手紙の例文が知りたい!封筒や便箋の書き方は?縦書きって本当?の画像

内定辞退の連絡をしたあとに、改めて手紙を出すか悩む方は多いようです。結論からいうと、電話で内定辞退の連絡をしていれば、改めて手紙を出す必要はありません。しかし、内定に至った経緯や内定をもらった企業によっては、手紙を出したほうが良いことも。どんなときに手紙を出せばいいのか、手紙の書き方や注意点は、コラム内で解説しています。ご参考にしてください。

監修者:多田健二

キャリアコンサルタント

今まで数々の20代の転職、面接アドバイス、キャリア相談にのってきました。受かる面接のコツをアドバイス致します!

内定辞退の連絡で手紙は必要?

結論から述べると、内定辞退の連絡をしたあとに手紙を出す必要はありません。

手紙は必須ではない

内定辞退は電話で連絡するのが基本。電話をしたときに、採用担当者と内定辞退について合意していますので、改めて手紙で事態を伝える必要はありません。
ただし、内定までにお世話になったなど、感謝を伝えたい場合は手紙でお礼を述べると良いでしょう。

手紙を出したほうがいい事例

手紙は必須ではありませんが、以下の例では出すことを検討しましょう。

・内定を承諾したあとに辞退する場合
・礼儀を重んじる社風の会社を辞退する場合
・老舗企業など格式が高いとされる会社を辞退する場合
・知人や親族に紹介してもらった企業の内定を辞退する場合

また、電話は相手の時間を考えて手短に終える必要があるため、お詫びの気持ちや感謝を電話で伝えきれないときは手紙を出しましょう。
電話をしたときに相手から「詫び状は不要」と言われたら、手紙は控えてください。

手紙だけで内定を辞退するのは?

手紙だけで内定辞退の連絡をするのはマナー違反です。
内定辞退の連絡は、「早く」「確実に」行うことが大切。企業は採用計画に沿って内定を出しているため、辞退者が出たら新たな採用者を早く決める必要があります。
また、確実に相手に伝わるよう連絡することも重要。手紙では相手が読んだか判断できませんし、企業に届くまで数日かかります。
「電話だと緊張してしまう」「簡単に連絡を済ませたい」などの理由により、電話をためらう人もいるでしょう。しかし、手紙だけだと「一方的な印象」になるだけでなく、連絡の行き違いや確認漏れからトラブルになる可能性も。内定辞退を伝えるときは、必ず電話を使用してください。

内定辞退の手紙の基本

ここでは、内定辞退を伝える手紙の基本について解説します。

封筒

ビジネスシーンで使用する封筒は、柄のない無地の白が基本。洋封筒ではなく、長形の封筒を選んでください。

便箋

封筒と同様に、白無地の便箋を用意しましょう。掛け線は入っていても問題ありません。
「手紙」なので、コピー用紙(OA用紙)は使用しないこと。ビジネスシーンにふさわしい紙質を選ぶことも大切です。

本文の書き方

企業に向けた手紙は「縦書き」が基本です。横書きは親しい人に対する書き方で、カジュアルな印象を与えるので避けてください。
また、後述しますが、縦書きの場合は横書きと日付や宛名の位置が異なるので注意しましょう。

便箋の折り方

便箋の文字が記載されている面を上にし、下から1/3を内側に折り返します。その上から上部1/3をかぶせるように折り、文字が内側になるよう三つ折りにしてください。

添え状は必要?

そもそも添え状とは、企業になにかしらの書類を送付するときに同封する送り状・挨拶文のこと。主に履歴書や職務経歴書を送るときに使用します。
履歴書や職務経歴書には挨拶文を記載する欄がないため、応募書類の概要と挨拶文を兼ねた添え状を同封しますが、内定辞退の手紙は書類ではありませんし、内容と添え状の内容が同じになる可能性も高めです。
以上のことから、内定辞退の手紙に添え状は必要ないといえるでしょう。

パソコン作成でもいいのか

前項で説明したように、内定辞退で手紙を出すのは相手に「感謝」や「誠意」を伝えるため。
気持ちを伝えることが重要なので、パソコンではなく手書きが望ましいです。また、使用する筆記具は履歴書に使用するような一般的なボールペンで問題ありません。

手紙の内容

内定辞退で出す手紙は、簡潔に分かりやすくまとめることが大切。
事前に電話で伝えていることが前提となるため、辞退の理由を詳細に書くのは避けましょう。

構成

横書きの文章は以下の構成で作成します。

前文…拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
   (〇〇には厳寒、晩冬、春寒、梅花など季節に合わせたものを入れる)

本文…先日は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
   大変光栄ではございますが、お電話でもお伝えしましたとおり、この度の内定を辞退させて頂きたいと存じます。
   ~(中略)~このような結果になりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
   (内定の感謝、辞退の謝罪は必ず入れる)

末文…貴社、ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具(一行空けて、一番下に記入)

後付け…日付(発送日)、署名(学校名、名前)、宛名(〇〇株式会社人事ご担当者様)を記入

最後の日付は手紙を発送する日。また、宛先はほかの文字より気持ち大きめで書きましょう。

例文

拝啓 初夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
   大変光栄ではございますが、お電話でもお伝えしましたとおり、この度の内定を辞退させて頂きたいと存じます。
   非常に悩みましたが、自身の適性や将来について検討した結果、他社への入社を決意いたしました。
   お忙しいなかで、貴重なお時間を割いて選考をしていただいたにもかかわらず、このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
   また、選考を通して担当していただいた◯◯様には大変お世話になりました。心より感謝いたします。
末筆ではございますが、貴社、ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 
                                           敬具

令和◯年◯月◯日
                                       ◯◯(氏名)
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様(または採用ご担当者様)

就活における手紙の基本マナー

最後に、企業に手紙や郵送物を出すときの基本マナーを確認しましょう。

切手は過不足のないようにする

切手が不足していた場合の対応は、「差出人に戻される」か、「受取人が不足分を支払う」です。
返送されてしまうと、手紙が届くまでの期間が長くなってしまいます。それ以上に避けたいのが、企業側に不足分を負担してもらうこと。せっかく誠意を伝えるために手紙を出したのに、逆効果になってしまうでしょう。
また、「料金不足が怖いから切手を多めに貼る」のはマナー違反。切手の額が分からなければ、郵便局に持ち込むのが安心です。

切手の種類に決まりはある?
ビジネスシーンで使用する切手は、記念切手や特殊切手ではなく「普通切手」が一般的。キャラクターの切手やカジュアル要素の強い絵柄は避けましょう。

修正テープは使わない

企業に提出するものは、種類に関わらず修正テープを使用してはいけません。
特に、謝罪や誠意を記した内定辞退の手紙で修正テープを使ってしまうと、誠意は伝わらずマイナスイメージにつながることも。書き損じたら最初から書き直してください。

誤字脱字に気をつける

文章内に誤字脱字があると、文章の信頼性が薄れてしまします。内定辞退の手紙であれば誠意や謝意が伝わりませんし、選考に係る書類であれば仕事の質を問われることも。
書き終えたら必ず見直しをし、不安なら声に出して読んだり、第三者に確認してもらったりしましょう。

丁寧な字を心がける

前述したように、文章を手書きするのは「気持ち」を伝えるため。字が下手、自信がないという方もいるでしょうが、大切なのは「時間をかけて丁寧に作成すること」です。
時間がないから、どうせ辞退するから、と適当に書いたり雑な字で仕上げたりするのは逆効果。パソコン作成では伝えられない気持ちを伝える、と意識しながら作成しましょう。

企業名や建物名は省略しない

企業名や住所が長い場合、株式会社を(株)と略したり、建物名を省略したりする方もいるようですが、ビジネスシーンでは不適切。
企業名はもちろん、自分の住所を含めた建物名は正式名称を記入しましょう。

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