秘書になるには高卒だと難しい？就職方法や適性がある人の特徴を解説

「秘書として採用されるためには最終学歴が高卒だと難しい？」と不安に感じる方は多いでしょう。最終学歴が高卒の場合、秘書に必要なスキルや資格をアピールできれば就職は可能です。

このコラムでは、高卒で秘書になるにはどのような就職方法があるかや、適性がある人の特徴を解説します。また、就活でのアピール材料にできる資格や主な仕事内容も紹介。高卒で秘書を目指している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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秘書として採用されるためには大卒じゃないと難しい？

最終学歴が高卒の方も、必要なスキルや資格をアピールできれば秘書として採用される可能性はあります。特定の学校を卒業しなければならなかったり、採用のために必ず取得しなければならない資格があったりもしません。

ただし、秘書は業界に関する幅広い知識やスキルを求められる職種です。そのため、最終学歴が高卒ですぐに秘書として採用される可能性は低いと考えられます。高卒で秘書を目指す場合は、必要な知識や能力を身につけてからのほうが良いでしょう。

最終学歴が高卒の人が新卒で秘書になるには

ここでは、高卒で秘書として採用されるにはどのような方法があるかを解説します。「高卒が秘書になるにはどのような方法がある？」と不安に感じる方は、ぜひ参考にしてみてください。

秘書の求人に応募する

最終学歴が高卒で秘書になるには、秘書の求人に応募する方法があります。経験者のみを対象とする求人が多く目に入るかもしれませんが、なかには経験不問の秘書求人もあります。特に、サービスやITなどの業界や中小企業では未経験者を歓迎している求人が多いようです。

また、秘書には種類があり、業務内容の違いを理解したうえで応募することも大切です。

秘書の求人の種類

秘書はサポートする対象によって種類が違います。会社の幹部を支える「企業秘書」や弁護士のアシスタントを担う「法律秘書」、医療機関の医師を補佐する「医療秘書」などです。

種類により求められるスキルが違うため、応募する求人の仕事内容を把握しておきましょう。

他職種を経験してから秘書課への異動を目指す

他職種を経験してから秘書課への異動を目指すのも、高卒で秘書になる方法の一つです。「秘書になるには高卒だと難しい？」で先述したように、高卒の場合、必要な経験やスキルを習得してからのほうが秘書として採用される可能性は高いと考えられます。

実際に、社内でほかの職種での働きを評価されて秘書へ異動になる場合もあるようです。そのため、まずは秘書課のある会社へ就職し、事務職や営業職といったほかの職種の経験を積むのも良いでしょう。

最終学歴が高卒で秘書になるには資格取得を目指そう

最終学歴が高卒で秘書になるには、資格取得を目指すことも大切です。秘書に必須となる資格はないものの、取得していることでスキルをアピールしやすくなります。どのような資格が秘書の業務に役立つかを理解したうえで取得を目指し、就活に役立てましょう。

秘書検定

秘書検定は、業務で必要になる基礎的なマナーや能力が備わっていることを証明できる資格の一つです。受験資格はなく、高卒の場合も問題なく受けられます。出題される問題内容は、秘書に必要なビジネスマナーや一般常識、場面に応じた対応方法などです。

1級、準1級、2級、3級があり、準1級からは筆記試験だけでなく、面接試験により実際の立ち振る舞いも確認されます。

MOS

MOS（Microsoft Office Specialist）は、秘書に必要なパソコンスキルが備わっていることをアピールできる資格です。資料作成や情報整理といった秘書の業務で、WordやExcelなどの使用は必須といえます。パソコンを使用した業務をスムーズにこなすためにも、事前にMOSを取得して知識を身につけておくのがおすすめです。

パソコンスキルを身につけるコツは「基本的なPCスキルとはどこまで？履歴書の記載方法とスキルの身につけ方」のコラムで解説しているので、ぜひご一読ください。

ビジネス文書検定

秘書業務に必要な文書作成能力を証明できる、ビジネス文書検定もおすすめの資格といえます。秘書の業務では、社内はもちろん、社外へ提出する文書を作成する機会も多いでしょう。ビジネス文書検定は、メールや礼状などに関するビジネスマナーや文書作成スキルが身につけられる資格です。

難易度の種類は、1級、2級、3級の3種類。就活で効果的なアピールをするためにも、2級以上を取得すると良いでしょう。

ビジネス実務マナー検定

ビジネス実務マナー検定は、秘書はもちろん、社会人に必要な振る舞い方を学べる資格です。秘書は社内の他部署や社外とのコミュニケーションが必要な場面も多く、ビジネスマナーが大切な職種といえます。ビジネス実務マナー検定取得を通して得た知識は、秘書業務のなかで活かせるでしょう。

難易度は、1級、2級、3級の3段階です。1級の試験内容は、筆記に加えて面接試験でのロールプレイングもあります。

日商PC検定

日商PC検定も取得していると、秘書で必要になるパソコンスキルを証明できます。MOSと違う点は、パソコンスキルに加えてビジネスマナーやスキルに関しても問われることです。

難易度は、1級、2級、3級、Basicの4種類に分かれています。2級は部門全体や部門の責任者をサポートする場合に必要な内容であり、1級は社長といった会社の責任者の秘書に必要な内容です。社長秘書を目指す場合は、1級を取得してアピール材料にしましょう。

CBS（国際秘書資格）検定

CBS（国際秘書資格）検定は、日本語と英語を用いた秘書業務に必要なスキルを証明できます。海外事業に関わりのある会社や外資系企業などの秘書になるには、大切な資格の一つといえるでしょう。

難易度は、プライマリーとファイナルの2種類です。ファイナルはプライマリーに合格しなければ受験できません。試験では、英語を用いた電話対応や顧客対応のスキルを求められます。そのため、ビジネス英語が必要な会社を目指す場合は取得すると良いでしょう。

秘書の仕事はつらい？向いている人の特徴を知ろう

最終学歴が高卒で秘書になるには、適性がある人の特徴を知ることも大切です。適性を知ることで、秘書に必要な仕事に対する考え方や姿勢なども理解できます。「自分に秘書としての適性があるかわからない」という方は、ぜひご一読ください。

サポートする役割が苦ではない

サポートする役割が苦ではない人は、秘書の適性があるといえるでしょう。

秘書は、役職を支えるために幅広い業務を行います。自分が先頭に立つのではなく、役職がスムーズに仕事を進められるように立ち回るのが秘書の役割です。そのため、普段から他者をサポートすることにストレスを感じにくい人は、秘書として求められている仕事をしっかり遂行できます。

柔軟な視点で気遣いができる

柔軟な視点で気遣いができる人も、秘書の適性がある人の特徴の一つです。

秘書は、会社で役職が快適に仕事ができるよう、指示を出される前に相手が何を求めているかを察して行動する必要があります。そのため、役職目線で「どのようなサポートがあれば働きやすいか」と柔軟に考えられる人は、秘書に必要な気遣いができるといえるでしょう。

コミュニケーションをとるのが得意

コミュニケーションをとるのが得意な人は、その強みを秘書の仕事に役立てられます。

秘書は、役職や社内外の人など幅広い立場の人と関わる機会が多い職種です。そのため、相手の意図を正しく捉えて役職に伝えられるかどうかが大切といえます。

コミュニケーション能力を高める方法は「コミュニケーション能力を鍛えるには？具体的な方法をご紹介」のコラムで解説しているので、チェックしてみてください。

ビジネスマナーが備わっている

秘書になるには、ビジネスマナーを身につけておく必要があります。

秘書は、役職に代わってほかの部署や役職、社外の人などの対応を行う場面も多いでしょう。ビジネスマナーに欠けた行動をしてしまうと、役職への印象にも影響する恐れがあります。秘書として常識的な行動をとり役職をサポートするためにも、ビジネスマナーは必要です。

ビジネスマナーに関しては「社会人の立ち振る舞いのマナーとは？仕事や就活でのポイントを紹介」のコラムでポイントを紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

情報収集・管理が得意

情報収集や管理が得意であることも、秘書の適性がある人の特徴の一つです。企業の事業に関わる情報だけでなく、競合会社に関する情報収集を行う場合もあるでしょう。また、情報収集するだけでなく、役職に必要な情報を見極められるかも秘書業務で必要なスキルです。

守秘義務が守れる

守秘義務が守れる人も秘書の適性があるといえるでしょう。

秘書は責任の重い立場の人をサポートするため、会社の重要な情報に触れる場合もあります。情報を厳重に扱い、外部に漏らさないよう行動することが重要です。秘密を守る意識ができていると、秘書の業務でもその考え方を活かせるでしょう。

「秘書になるには？仕事内容や向いている人の特徴をご紹介！資格情報も解説」のコラムでも詳しく秘書に向いている人の特性や、秘書の仕事内容、求められるスキルなどを解説しています。あわせて読んで参考にしてみてください。

秘書の主な仕事内容

ここでは、秘書の主な仕事内容を紹介します。会社で秘書がどのような仕事をしているかを知り、入社後の働き方のイメージを明確にしましょう。

業務のスケジュール管理

秘書の業務には、業務のスケジュール管理があります。会社で役職が効率的に仕事をこなせるよう予定を調整するのも、秘書の大切な役割です。また、社内だけでなく取引先といった社外に関わるスケジュールも管理します。
ミスがあれば会社への信用に影響する恐れもあるため、慎重さや正確性が求められる仕事といえるでしょう。

電話やメール対応

電話やメール対応は、秘書の日常的な業務の一つです。秘書の対応が役職や会社へのイメージにも影響するため、ビジネスマナーや気遣いが重要といえます。
多くの電話やメール対応を行うなかで、正しく内容を役職へ伝えることはもちろん、緊急性や重要性を判断することも必要です。

情報の管理や資料作成

秘書は、役職の業務に必要な情報の管理や資料作成も行っています。社内外で行われる会議や商談に必要な資料を作成したり、必要な情報を分かりやすく分類したりすることも秘書の業務です。
ExcelやWord、PowerPointなどを扱うパソコンスキルが求められる業務といえます。

贈り物の選定

秘書の業務には、会社の取引先へのお歳暮やお中元といった贈り物の選定も含まれます。あらかじめ好みを確認したうえで選び、取引先との良好な関係に役立てられるよう立ち回るのも秘書の役割です。

出張手配

役職が出張する際に、必要な交通手段や宿泊施設を手配するのも秘書の仕事です。出張業務を滞りなく行えるよう、場所や移動時間を考慮しながら手配する必要があるでしょう。

「就活アドバイザーが教える！秘書・受付のお仕事」のコラムでは、就活アドバイザーが詳しく秘書の仕事や向いている人の特性などについて解説しています。ぜひ参考にご覧ください。

それでも、「自分は秘書に向いているだろうか」「高卒で秘書になるには、どのような求人を選べば良いか分からない」と悩む方は、就職・転職エージェントのハタラクティブに相談することをおすすめします。ハタラクティブは、20代の既卒や第二新卒、フリーターなど若年層に特化した就職・転職エージェントです。プロのキャリアアドバイザーが、あなたの求める条件に合う求人探しや選考対策を全面的にサポートします。
「秘書に向いているか不安」という方には、無料で受けられる適職診断もおすすめです。また、あなたの強みを活かすための面接対策や応募書類の添削も行っています。「高卒就職で秘書になるにはどうしたら良いのだろう」とお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

高卒から秘書になりたい方に向けたQ&A

高卒から秘書になるには？大卒でなくてもなれる？

高卒から秘書になることは可能です。ただし、ビジネスマナーや一般常識、資料作成のスキルが必要となるため、大手企業の秘書は学歴も重視される傾向にあります。中小企業やベンチャー企業の場合は、能力をアピールできたら採用されることもあるでしょう。「大学中退から秘書の正社員を目指すには？方法や注意点を解説」でもまとめているので、ご覧ください。

秘書になるにはどのような能力が必要？

秘書は役職者を支える立場の職業なので、自分が率先して指揮を取る人よりも、誰かをサポートするのが好きで、なおかつ気配りができる人に適性があります。スケジュールの管理や調整も行うので、正確さも必要といえるでしょう。秘書の仕事内容については「秘書の正社員を未経験から目指すには？仕事内容も解説」でも紹介しています。

秘書になるにはどう仕事を探せば良い？

秘書の求人は、求人Webサイトなどで探せます。「企業秘書」や「法律秘書」などさまざまな種類があるので、業務内容を確認して自分に向いているところを探しましょう。また、エージェントを利用するのもおすすめです。仕事探しにお悩みの方はハタラクティブにご相談ください。プロのキャリアアドバイザーがマンツーマンで求職活動をサポートします。