会社を休むときの基本マナーとは？休む基準や電話連絡の仕方を解説します

「会社を休むときに気をつけるべきマナーは？」「どのように連絡したら良い？」と思う人もいるでしょう。会社を休む際は上司に直接連絡し、欠席理由を明確に伝えることが大切。連絡手段は勤務先のルールに従い、誠意をもって伝えましょう。

このコラムでは、会社を休む際の基本的なマナーや休む基準、電話連絡の仕方を解説します。連絡をしたくないときの考え方や電話連絡の例文などもまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。

会社を休むときの基本マナー

会社を休むときの基本的なマナーには、「できる限り自分で連絡する」「勤務先のメジャーな連絡手段を使う」などがあります。以下で詳しく確認してみましょう。

できる限り自分で連絡する

会社を休まなくてはならない場合、できる限り自分で連絡をしましょう。自分で連絡すれば、電話を受けた会社側でも様子が分かったり、当日の仕事や引き継ぎについて確認できたりするためです。

緊急入院など、どうしても連絡するのが難しい場合以外は、自分で欠勤の連絡を入れましょう。

嘘をつかない

欠勤理由を伝える際には嘘をつかず、正直な理由を伝えることが大切です。嘘の理由を伝えて一時的にごまかせたとしても、あとからつじつまが合わずに不審がられる可能性もあります。もし、嘘が発覚すれば周囲からの信用を損なう恐れがあるため、その場をしのぐために嘘をつくのは避けましょう。

勤務先のメジャーな連絡手段を使う

会社に休む連絡を入れる際は、勤務先のメジャーな連絡手段を使いましょう。連絡方法は電話やメール、チャットなど、会社によって異なります。会社の就業規則を確認し、それに従いましょう。特に決まりがないのであれば、電話で連絡を入れるのが一般的です。

休み明けは周囲に感謝の気持ちを伝える

会社を欠勤した場合、休み明けには周囲に感謝の気持ちを伝えましょう。休みの間に周囲の人が、スケジュールの変更や代替で仕事を引き受けてくれていることもあります。そのため、お礼を伝えたり、積極的にほかの人のサポートを行ったりするなど、言葉や行動で感謝の気持ちを示しましょう。

仕事を休むときの基本的なマナーについては「連絡方法、伝える相手、仕事を休む時の連絡マナーとは？」のコラムでも詳しく解説しているので、こちらもぜひご覧ください。

長期的な休みが必要な場合

入院や家族の介護などで長期的な休みが必要な場合も、事情をしっかりと説明したうえで長期休暇を取得したい旨を伝えます。連絡手段には電話やメール、ビデオ電話などがありますが、基本的には勤務先のメジャーな連絡手段を使いましょう。

復帰の見込みが立たず休職を検討する場合は、「休職の申請方法を解説！傷病手当はもらえる？仕事に疲れたときの対処法」のコラムで休職の申請方法を確認してみてください。

会社を休むときの電話連絡のマナー

ここでは、会社を休むときの電話連絡のマナーについて解説します。トラブルなく休むためには、いくつか気をつけておきたいポイントがあります。以下に挙げた注意点を意識してみましょう。

連絡は始業前にする

会社に休みの連絡を入れる時間帯は、特に規定がないのであれば始業前がベターです。

ただし、始業直前に連絡をすると、朝礼の時間に重なる、メールチェックで忙しいなど迷惑がかかってしまうことも考えられます。また、始業後の連絡だと無断欠勤になってしまう可能性もあるため、10～15分前までには連絡を済ませましょう。

相手が聞き取りやすい声量で話す

電話で連絡するときは、相手が聞き取りやすい声量で話すことが大切です。風邪で声が出ない、話すのがつらいなどの場合には、以下のようにメールで連絡を入れても良いでしょう。

「本来ならば電話で連絡するところを、風邪で声が出ないためメールにて失礼いたします。
現在、病院受診中でこれから検査を行うことになりましたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。電話をできる状況になり次第、ご連絡いたします」

電話での連絡が難しい理由を文面に記入しておくと、会社側でも状況が判断しやすくなるでしょう。

誠実な伝え方を意識する

欠勤の連絡をする際は、誠実な伝え方を意識することもポイントです。先述したように、急な休みにより、職場の人たちがスケジュールの変更や代替で仕事をすることになる場合もあります。そのため、体調不良なのに笑いながら連絡をしたり、元気に満ちた声のトーンで欠勤を伝えたりするのは不適切です。

職場の人たちに迷惑をかけているという自覚をもって、誠意をもって伝えましょう。

必要事項を簡潔に伝える

必要事項を簡潔に伝えることも、会社を休むときの電話連絡のマナーです。連絡をする際は、「休む理由」「休む期間」「業務の引き継ぎ」「連絡先」を伝えましょう。

その後、補足事項や上司から仕事についての確認があれば、それも伝えます。事前に必要事項をメモしておけば、電話でもスムーズに伝えられるでしょう。

上司に直接伝える

会社を休む電話をするときは、直属の上司に直接伝えるのがマナーです。上司は、部下が欠勤した場合でも業務が円滑に進むように、部下の体調の把握や業務の進捗確認、人員配置などの対応を行う必要があります。また、取引先との商談がある場合などは、先方にもスケジュール調整の連絡をしなければなりません。

そのため、休みの連絡は直接上司に連絡し、引き継ぎや確認事項などがあれば共有することが大切です。

上司が不在の場合

上司が不在だった場合は、伝言を頼みタイミングを見計らって再度掛け直しましょう。伝言をお願いしただけで終わると、詳細まで伝わらず、思わぬトラブルにつながってしまう可能性もあります。気持ちよくお休みをいただくためにも、必ず直属の上司に伝えましょう。

以下で、上司が不在の場合の対応例をご紹介します。

【例文】
自分：お疲れさまです。△△事業部の山田です。勤怠の件でお電話しました。お忙しいところ恐れ入りますが、△△課長をお願いできますでしょうか

電話を受けた人：△△課長はただいま席を外しております

自分：承知しました。再度こちらから連絡しますので、私から連絡があったことだけお伝えいただいてもよろしいでしょうか

電話を受けた人：かしこまりました

自分：お手数おかけして申し訳ございません。よろしくお願いいたします

何度か掛け直しても上司が不在の場合は、会社を休む旨と、後ほど詳細を連絡することを伝えると良いでしょう。この場合、始業後の連絡になってしまっても問題はありません。

欠勤理由は明確に伝える

欠勤理由は明確に伝えることが大切です。風邪で熱が下がらないため、身内の不幸事があるため、など、出勤が難しい理由をはっきりと伝えましょう。

仕事を休むときの理由の伝え方は「仕事を休むときに使える33個の理由をご紹介！伝え方の注意点やマナーも」のコラムで解説しているので、参考にしてみてください。

復帰の目安を伝えられるとベター

欠勤理由とともに、復帰の目安を伝えられるとベターです。自分の現状と復帰の目安を伝えれば、上司が状況を把握しやすくなります。いつごろ復帰できるかはっきりしない場合も必ず連絡を入れ、分かり次第追って連絡する旨を伝えましょう。

報告ではなく相談をする

会社を休みたい旨を連絡する際は、休みの報告だけで終わらせるのではなく、相談をするのがマナーです。

たとえば、「風邪で熱が下がらないためお休みさせていただきます」ではなく、「風邪で熱が下がらないため、本日お休みさせていただいてもよろしいでしょうか」と伝えるのが適切。言い切るのではなく、あくまでも上司へお伺いを立てるというスタンスを守りましょう。

「ご迷惑おかけします」と謝罪の気持ちを忘れずに伝える

欠勤を承諾してもらったら、謝罪の言葉を忘れずに伝えましょう。長々というのではなく、「ありがとうございます。ご迷惑おかけして申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします」といった簡単な言葉で大丈夫です。

必要であれば引き継ぎをする

電話連絡の際、欠勤のことで頭がいっぱいになり、自分が休んだら困る人がいるかもしれないというところにまで考えが及ばないこともあるかもしれません。連絡を入れる前に一度冷静になり、引き継ぎの必要がないかどうかを考えましょう。必要であれば、上司に連絡する際に引き継ぎ事項を伝えてください。

会社を休むときの基準

この項では、会社を休むときの基準について解説します。体調不良などで会社を休みたいと思っても、「そのくらいで休むの？」「体調管理ができていないのは社会人失格」などと思われるのが心配な人もいるでしょう。

体調不良

体調不良で会社を休むときの基準として分かりやすいのは、熱や咳が続いていないかを確認することです。高熱や咳が長く続いている場合は、病気の可能性があったり、周囲に感染させてしまったりすることも考えられます。上司に相談したうえで休みを取り、医療機関を受診するのがおすすめです。

風邪の症状がつらいときに会社を休めるか気になる方は「熱はないけど仕事は休める？風邪で仕事を休むときの判断基準」のコラムで詳しく解説しているので、こちらもぜひご一読ください。

高熱や嘔吐

高熱や嘔吐があり普段よりも激しく体調不良を感じる場合は、上司に連絡し、休むことを選択しましょう。もし、無理して出社をしたとしても、冷静な判断ができずに仕事がままならないことも。

仕事への支障を考えるのであれば、しっかりと治して出勤したときにいつもどおりの力を出すという意識をもつと良いでしょう。

伝染性の病気

感染の恐れのある疾患へ罹患した場合は、出勤せずに休みましょう。自己判断で大丈夫と考えて出勤してしまうと、職場の人に感染し、迷惑を掛けてしまいかねません。

症状が出始めで感染しているかはっきりしていない場合は、伝染性の病気の疑いがあることを報告し、早急に医療機関を受診しましょう。

重篤な疾患や骨折

重篤な疾患や骨折の場合、病院受診後に医師からの診断結果を上司に伝えたうえで、休む場合は期間についても相談しましょう。その際、診断書があればメールで送るのがおすすめです。今後も業務を続けても問題ないかの判断は、医師の指示に従いましょう。

公共の交通機関の運休

大雪や台風などの影響で交通機関がストップし復旧の見込みが立たない場合は、上司に連絡して判断を仰ぎましょう。無理して徒歩やタクシーなどで行って、事故に遭ってしまっては本末転倒です。

勤務自体が難しい、出勤することで周りの人に迷惑が掛かるといった場合は、無理をせずに休みましょう。

会社を休む連絡をしたくないときはこのように考えよう

この項では、会社に休む連絡をしたくないときの考え方を紹介します。会社に欠勤の連絡をするのが不安だったり苦手だったりする人は、ぜひ参考にしてみてください。

誰にも体調不良や急な休みはある

誰にも、体調不良ややむを得ない事情で急に休むことはあります。そのため、自分が休むときにも「お互いさま」と考えるようにしてみましょう。

また、休むことに躊躇しているのはほかの人も同じかもしれません。自分が休みをもらったあとは、ほかの人のフォローを忘れないようにしましょう。

有給休暇は労働者の権利である

有給休暇は労働者の権利であり、必要なタイミングで取得することに問題はありません。有給休暇は、労働者の心身の疲労回復やゆとりある生活の保障を目的として付与されるもの。また、年次有給休暇が10日以上であれば、5日間は休むことが義務化されています。
そのため、休む連絡をしづらいときには、「労働者の権利として有給休暇を取得しよう」と考えてみましょう。

有給休暇の日数や消化期限については、「労働者が取得できる有給休暇とは？日数や消化期限について解説」のコラムで詳しくご紹介しています。ぜひチェックしてみてください。

無断欠勤は混乱を招いてしまう

休みの連絡がしづらいからといって無断欠勤をすると、職場では状況が把握できず、混乱を招いてしまいます。業務の進捗状況やスケジュールの確認ができなかったり、人員配置の変更などに急遽対応しなければならなかったりして、迷惑が掛かってしまうことも。結果として、職場での信用を損ねてしまったり、後日注意を受けたりすることになりかねません。
「会社に休む連絡をする不安よりも、無断欠勤するほうが後々のリスクが高い」と考え、連絡は必ず入れましょう。

急な欠勤についての考え方は「仕事を当日欠勤しても良い？休む理由や注意点を解説」のコラムでも詳しく解説しているので、こちらもあわせてご一読ください。

過剰に責任を感じなくても良い

会社に休みたい旨を連絡する際に、過剰に責任を感じる必要はありません。会社は一人だけで仕事をしているのではなく、チームで協力して業務を進める組織です。「誰か一人が休んだとしても、会社は問題なく回るもの」と考えましょう。

もし、業務への影響が心配であれば、上司や同僚に引き継ぎ事項を伝えて対応してもらうことが有効です。

会社を休むときの電話連絡の例文

この項では、会社を休むときの電話連絡の例文を紹介します。連絡をする際は、以下のポイントを意識しましょう。

・報告ではなく相談のかたちにする
・分かる範囲で休む期間を伝える
・引き継ぎ事項があれば伝える
・休みの間、連絡が可能か否かを伝える

これらの点を踏まえたうえで、これから紹介する電話連絡の例文を参考にしてみてください。

体調不良の場合

体調不良の場合は、「症状」「医療機関を受診するか」「翌日は出勤可能か」を伝えると良いでしょう。

【例文】
自分：おはようございます。△△（名前）です。実は、昨晩より体調を崩しており、先ほど体温を測ったところ38度あったため、申し訳ありませんが本日は休暇をいただけますでしょうか

上司：そうですか。病院は受診しましたか

自分：本日受診する予定です

上司：分かりました。では今日はゆっくりと休んで、病院での診察後に明日の出勤について、また連絡をください

自分：ありがとうございます。診察後に再度ご連絡いたします。急用がありましたら、できる限り対応いたしますので、ご連絡ください

上司：はい、よろしくお願いします。何か本日中に対応が必要な業務はありますか

自分：はい。△△の業務で△△さんに代理をお願いしたいものがあります。もし出社されていれば、電話を代わっていただけますか

上司：分かりました。△△さんに代わりますね

会社を休む電話をするときのマナーについては「会社を休む電話をするときの連絡のマナーとは？シチュエーション別の例文も紹介」のコラムでも解説しているので、こちらもあわせてチェックしてみてください。

身内に不幸があった場合

身内に不幸があった場合、「誰に不幸があったのか」「休む期間の目安」を分かる範囲で伝えましょう。

【例文】
自分：おはようございます。△△（名前）です。実は、昨晩祖母が他界しまして。急なことで恐縮ですが、△月△日から△日間の間、忌引休暇をいただきたいのですが、よろしいでしょうか

上司：それは残念ですね。分かりました、忌引休暇を取得してもらって大丈夫ですよ

自分：ありがとうございます。通夜と告別式の日程については、後ほどメールで連絡します

上司：分かりました

自分：忌引休暇の書類は、後日提出いたします。休んでいる間、何かありましたら、こちらの電話番号かメールでご連絡ください。よろしくお願いします

忌引休暇は続柄によって取得できる日数が変わるため、会社の就業規則を確認しましょう。もし分からない場合は、電話で連絡する際に、取得できる日数を上司に確認してもらうのが確実です。

慶弔休暇の取得については「慶弔休暇とは？取得条件や日数について解説」のコラムで詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

家族の事情の場合

家族の体調不良や入院など家庭の事情で休む場合は、事情の説明と必要であれば引き継ぎ事項を伝えましょう。

【例文】
自分：おはようございます。△△（名前）です。昨晩から子どもが熱を出していて、今朝も高熱が続いているため病院を受診しようと思います。そこで、急な連絡で申し訳ないのですが、本日お休みをいただけますでしょうか。

上司：それは心配ですね。もちろん休んでいただいて構いませんよ

自分：ありがとうございます。明日の出勤については、診察後にあらためてご連絡します。本日予定していた△△の件については、△△さんに代理をお願いする予定です

上司：はい、よろしくお願いします

自分：はい。もし急用がありましたら、こちらの電話かメールでご連絡いただければ、できる限り対応いたします。よろしくお願いします

上司：分かりました。お子さん、お大事にね

自分：ありがとうございます。では、失礼いたします

家族の事情で休む場合、理由は伝えられる範囲で構いません。休む期間についても、明確に分からない場合はその旨を伝え、分かり次第連絡をしましょう。

突発的な事情の場合

事故や緊急入院など突発的な事情の場合、連絡をするのが難しい場合もあるでしょう。ここでは、突発的な事情の場合の例文を紹介します。

【例文】
自分：おはようございます。△△（名前）です。実は、本日出勤中に、ほかの車との接触事故を起こしてしまい、今から病院で検査を受ける予定です。もしかしたら本日は出勤が難しいかもしれません。急な連絡で申し訳ありませんが、本日お休みをいただくことは可能でしょうか。

上司：それは大変ですね、大丈夫ですか？休みは取ってもらって構いませんよ

自分：ありがとうございます。幸い相手方に怪我はなく、怪我をしたのは私だけでしたので、検査結果が分かりましたら、明日以降の出勤についてご連絡します

上司：無理はしないでくださいね。連絡を待っています、お大事に

突発的な事情の場合、電話で連絡できなければメールを入れたり、どうしても自分で連絡するのが難しければ、家族に連絡を頼んだりして対応しましょう。

会社に連絡しても休ませてくれないなら転職を検討してみよう

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体調不良ややむを得ない事情のときにも休めないことが続くと、心身に支障が出てしまう可能性もあるでしょう。そのような状況が続く場合は、いっそのこと転職を視野に入れてみるのも一つの方法です。「どうしても会社を休めない」「休む連絡をすると怒られたり、出社を強制されたりする」とお悩みの方は、ハタラクティブにご相談ください。

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