離職証明書とはいつ・どこでもらえる？書き方や離職票との違いも解説します

離職証明書がどのような役割の書類なのか分からない方もいるでしょう。離職証明書は、雇用手当の申請をはじめとする退職後の手続きに欠かせない書類です。

このコラムでは、離職証明書に焦点を当て、その役割やどこで必要になる書類なのか詳しく解説します。さらに、離職票や退職証明書といった書類との違いにも言及。「違いが分からない」「混同してしまう」とお悩みの方はぜひご一読ください。

離職証明書とは

離職証明書とは「雇用保険被保険者離職証明書」のことで、企業がハローワークに提出する書類のひとつです。事業主控え、ハローワーク提出用、退職者に渡す「離職票-2」の3枚綴りで複写式の用紙となっています。

離職証明書は、退職者が「離職票」の発行を希望した場合に企業が準備します。従業員の退職が決まったあと、企業は「雇用保険被保険者資格喪失届」とともに離職証明書をハローワークに提出。離職証明書は、離職票を発行するための申請書の役割を担っています。

また、離職証明書は従業員が退職した翌々日から10日以内に届け出るのが原則です。ただし、退職者から離職票の発行を依頼されていない限り、企業に離職証明書の提出義務はありません。退職後、離職票が必要な場合は、忘れずに依頼しておきましょう。

退職する際に必要な書類に関して詳しく知りたい方は「退職後の必要書類にはなにがある？アルバイトでも離職票はもらえる？」のコラムをご一読ください。

離職証明書が必要になる場面

退職者が離職証明書を必要とするのは、失業給付金を受けるために、離職証明書の3枚目「離職票-2」をハローワークに提出するときです。

ただし、離職証明書はあくまで企業がハローワークに提出する書類であり、退職者が直接必要とすることは少ないでしょう。

離職証明書の提出から離職票発行までの流れ

企業が離職証明書を提出してから離職票を発行するまでには一定の期間を要します。退職後、スムーズに対応できるように手続きの流れを確認しておきましょう。

1.勤務先に発行を依頼する

まずは、勤務先に離職票の発行を依頼しましょう。依頼がなくても勤務先が離職票を発行してくれる場合もありますが、不安があれば依頼しておくのがおすすめです。

依頼の方法は企業によって異なり、メールで依頼する場合もあれば、担当者に口頭で依頼する場合もあります。

2.勤務先が離職証明書を準備する

離職票発行の依頼後は、勤務先が離職証明書や雇用保険者資格喪失届を準備します。離職証明書には勤務先企業が退職日や離職理由などを記入しますが、退職者本人が内容を確認する箇所もあるので、きちんとチェックしておきましょう。

3.勤務先がハローワークに離職証明書を提出する

勤務先が記入した離職証明書や雇用保険者資格喪失届は、ハローワークに提出されます。勤務先がハローワークへ提出する期限は、退職日の翌日から10日以内です。

4.ハローワークが離職票を発行する

勤務先が離職証明書と雇用保険者資格喪失届を提出後に、ハローワークが離職票を発行します。発行した離職票は、ハローワークから会社宛に交付されます。

5.勤務先が退職者に離職票を送る

ハローワークから勤務先に交付された離職票は、退職者に郵送されます。退職日から離職票の入手までの期間は、2〜3週間が目安です。3週間以上経っても届かない場合は、繁忙期で対応が遅れていたり、手続き自体を忘れられていたりといった可能性が考えられます。

企業とハローワークの両方に問い合わせ、状況を確認しましょう。

離職証明書と離職票の違い

「離職証明書＝離職票」と混同してしまう方も多いですが、2つは扱いが異なります。

ハローワークでの手続きが済むと、離職証明書の3枚目は「離職票-2」として会社に交付され、退職者の手に渡ります。前項で説明したとおり、離職証明書は「離職票を発行するための書類」、離職票は「雇用手当を受給するための書類」です。

また、離職証明書は「企業」が、離職票は「退職者」がハローワークに提出する点も異なります。

離職証明書と退職証明書の違い

離職証明書は公的な書類ですが、退職証明書は退職の事実を証明する書類であり、企業が独自に発行する書類です。すべての退職者に発行する必要はないものの、希望があった場合には発行が義務付けられます。

退職証明書は離職証明書のようにハローワークなどに向けたものではなく、あくまでも退職者に対する書類です。そのため、書式も企業によって異なり、決まった形式がないのが特徴です。

また、転職する際、転職先の企業から退職証明書の提出を求められることもあります。これは、採用した人の退職理由や履歴書、職務経歴書の内容に整合性があるかを確認するためです。必要になった際には、速やかに依頼しましょう。

「退職証明とは？いつもらえる？パートやアルバイトでも発行される？」のコラムでは、退職証明書とほかの書類との違いや発行の流れ、注意点などを解説しています。併せてご覧ください。

離職証明書はいつもらえる？

離職証明書は、退職者が「離職票」の発行を希望した場合に企業が準備する書類のため、退職者に直接送付される書類ではありません。

企業は、退職者に離職票を依頼された際には、従業員が退職した翌々日から10日以内に離職証明書をハローワークに届け出るのが原則です。退職者のもとに離職票が届くまでに最長2〜3週間かかるのが一般的といわれています。

離職証明書がもらえない？必ず発行されるものではないので注意する

企業が離職票を発行する手続きは、義務ではないため注意が必要です。退職後、失業給付金の手続きなどで離職票が必要な場合は忘れずに依頼しておきましょう。

離職証明書はハローワークで発行してもらうこともできる

個人で離職証明書を入手するには、ハローワークで入手する方法が一般的です。入手した専用用紙にその場で記入、申請もできます。

ただし、離職証明書は専用用紙なのでハローワークのWebサイトでダウンロードしたり自作したりはできません。場合によっては専用用紙を郵送してくれることもあるので、管轄のハローワークに問い合わせてみましょう。

また、用紙を入手するのではなく、総務省の電子申請総合窓口「e-Gov」で電子手続きをすることもできます。

離職証明書の書き方

離職証明書は、退職者が記入と確認を行う箇所があります。会社から離職票が届いたら、下記を参考に確認・記入しましょう。

離職理由の離職者記入欄に丸をつける

離職理由の欄には「事業所の倒産等によるもの」「定年によるもの」「契約期間満了によるもの」など、さまざまな理由が記載されています。記載されている内容のなかから自分に該当する項目を探し、離職者記入欄に丸をつけましょう。

隣にある事業主記入欄と照らし合わせると、記入がスムーズになります。

具体的事情記載欄（事業主用）を確認する

「具体的事情記載欄（事業主用）」には自己都合か会社都合かが記載されているため、きちんと確認し、合っていれば離職者用の欄に「同上」と書きましょう。

もし、会社都合なのに自己都合と書かれている場合は、離職者用の記入欄に「会社都合」と記載してください。

離職者本人の判断欄に記入する

離職者本人の判断欄には、事業主が記載した離職理由に意義があるかどうかを記入します。意義が「有り」「無し」のどちらかに○をつける形式となっているので、該当するほうを選びましょう。

署名と捺印をする

記入・確認した内容に相違がないことを確認できたら、署名と捺印をしましょう。

雇用形態に関わらず、雇用保険に加入していれば離職票を発行してもらえます。「離職票の離職理由はどう書かれる？契約期間満了は？異議申立ての方法も解説」でも詳しく解説しているので、ぜひご一読ください。

離職証明書を依頼して離職票を受け取ったら「退職理由」を確認しよう

基本的に離職証明書の記入は企業が行いますが、「離職理由」の項目に関しては退職者も確認・記入する必要があります。離職理由は失業給付金の受給期間に影響のある項目なので、企業と認識が一致しているかを念入りにチェックしてください。

自己都合退職とは

自己都合退職は、家庭の事情や病気療養、キャリアアップのための転職など、本人の個人的な理由で退職した場合が該当します。

会社都合退職とは

会社都合退職は、倒産や業績悪化に伴うリストラなど、会社側の都合で退職を余儀なくされた場合です。また、ハラスメントが理由で退職した場合や、会社側の都合で解雇された場合、会社から退職を推奨されて応じた場合なども会社都合退職となります。

ただし、自身が問題を起こして解雇になった場合は会社都合退職ではなく自己都合退職になります。

スムーズな転職活動ならエージェントの活用がおすすめ

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離職に関する書類についての疑問や悩みを解決

ここでは、離職証明書や離職票に関してよくある疑問にQ＆A形式でお答えします。

離職証明書とは何ですか？

離職証明書とは、退職者が「離職票」を受け取るために必要な書類です。退職者が希望した際に企業が用意し、ハローワークに提出します。「離職票」や「退職証明書」など、混同されがちな書類があるので注意が必要です。

詳しくは、「離職証明書とは」をご覧ください。

退職時に転職先が決まっている場合も離職票は必要？

退職時に「すでに内定が決まっている」「すぐに起業する」などの理由で失業給付金（雇用手当）の受給を申請しない場合は、離職票の発行を依頼しなくてOKです。また、求職活動の予定がない場合も失業給付金（雇用手当）の支給対象から外れるので、離職票は必要ありません。

離職票を紛失した場合、再発行はできますか？

離職票の再発行は可能です。勤めていた会社を管轄するハローワークで相談すれば、最短で即日発行できます。

直接の来訪が難しい場合は、郵送による申請も可能です。離職票の入手依頼をする用紙は、ハローワークのWebサイトからダウンロードできます。
なお、会社に再発行を依頼することも可能です。詳しくは、「離職票のもらい方とは？退職証明書と離職証明書との違いについても解説！」で解説しています。

離職票の発行依頼に会社が対応してくれません

会社が意図的に離職証明書の発行依頼に応じないのは、法律違反です。このような場合は、会社を管轄するハローワークに相談し、交付を催促してもらいましょう。

また、退職後12日を経過しても離職票が届かないときは、「仮手続き」で雇用手当の支給申請を進めることもできます。併せて相談しておくと良いでしょう。退職に関する不安を解消しながら転職活動を進めたい方は、ハタラクティブの利用もご検討ください。