面接日程確定メールに返信は必要？注意すべきマナーや例文を解説

⾯接⽇程確定を知らせるメールへの返信は必要か悩む方もいるでしょう。返信不要の記載や自動送信の場合を除き、メールを返信するのがマナーです。このコラムでは、メール返信をする際の注意点やマナーについて解説します。⾯接⽇程が確定した場合や、希望した⽇程を再調整してもらうときなど、状況別のメール例⽂も紹介。ビジネスメールの基本となる内容なので、ぜひチェックしてみてください。

面接日程確定メールへの返信はどこまで必要？

面接日程確定メールは、基本的には返信する必要があります。面接日程確定メールに限らず、就活やアルバイトの面接で企業と連絡を取る際は、自分の返信で終わらせるのがマナーです。「面接日程確定メールには返信しないとマズい？」「自分の希望する日程を伝えて、企業から返信があったのであれば、再び返信する必要はない？」と悩んでいる方は、自分の返信で締めることを覚えておきましょう。

就活のメールで印象アップを狙いたい方は「就活メールの返信はどこまでする？書き方やマナーを例文を交えて解説」のコラムもぜひご覧ください。

自動送信のメールが届いたら返信不要

届いたメールに返信することはビジネスマナーの一つですが、自動送信である送信専用アドレスからのメールが届いた場合は返信する必要はありません。送信専用アドレスに返信をしてもメールは届かないためです。

また、「返信不要」という趣旨の記載がある場合、返信はしないようにしましょう。「返信不要」と記載する理由として、応募人数が多いためやり取りの時間を減らしたいことが考えられます。返信をしてしまうと企業に手間をかけてしまい、かえって印象が悪くなる恐れも。

自動送信と返信不要の記載がある場合は、返信しない方がマナーのある対応といえるでしょう。

面接日程確定のメール返信で注意すべき6つのマナー

面接日程確定メールは、マナーに注意して返信しましょう。ここでは、以下6つについて解説していきます。

1.メールの返信は24時間以内にする

応募した企業から面接日程確定に関するメールが届いたら、24時間以内に返信するのが基本です。返信が遅いと、「志望度が低い」「マナーがなっていない」など、マイナスな印象を与える恐れがあります。また、「メールが届いていないのでは？」と心配をかけてしまう場合もあるので、なるべく早く返信しましょう。

深夜や早朝の連絡は避ける

メールはいつでも送受信が可能ですが、営業時間外や深夜、早朝の時間帯は避けましょう。面接日程確定メールに返信する時間帯は、多くの企業の営業時間と考えられる「午前9時〜午後6時の間」が理想的といえます。採用担当者の休憩時間中や、多忙な時間帯もメール送信を控えるなど、できる限り配慮が必要です。

2.件名の「Re：」は残したままにする

面接日程確定メールへの返信をする際は、採用担当者がメールを管理しやすくなるように、件名と「Re：」は変えないのが基本です。件名に付く「Re：」は前回のメールに対する返信であることを表すので残しておきましょう。件名や「Re：」を消してしまった場合、新規メールと勘違いしたりどのやり取りか混乱したりして、相手に負担をかけてしまう恐れがあります。

メールのやり取りを重ねて「Re：」が増え過ぎている場合は、件名が読みやすいよう1つだけ「Re：」を残すと丁寧です。たとえば、受け取ったメールの件名に「面接日程確定のご連絡」と記載されていた場合は、「Re：面接日程確定のご連絡（自分の名前）」のように、件名のあとに自分の名前をフルネームで書き加えて返信しましょう。

3.受け取った本文も残しておく

面接日程確定メールへの返信をするときは、企業から届いた本文も残しておきましょう。企業から受け取った内容と自分が作成した内容の経緯が残っていると、担当者がやり取りを把握しやすくなります。企業から受信した本文がメール作成時に引用されるか否かは、メールソフトの設定により異なるため、消えてしまう場合は一度設定を確認しましょう。

4.スケジュール未定のときは日程確定の期日を伝える

スケジュールが未定のときはいつまでに日程確定できるのか、期日を伝えましょう。仕事をしながら転職活動を進めていたり、ほかに選考を受ける企業のスケジュール調整をしていたりして、すぐに面接日程を確定できないことも考えられます。

面接日程を確定できない場合は「△月△日△時までにご連絡いたします」と、期日を添えてメールの返信をしましょう。スケジュールが未定であってもメールの返信を怠らないように心掛け、「いつまでに面接日程を確定できるか」を採用担当者へ知らせることが大切です。

5.正しい言葉遣いをする

面接日程確定メールへの返信の際は、ビジネスに適した正しい言葉遣いをしましょう。

たとえば、「了解しました」は同僚や目下の人に使う言葉なので、「承知いたしました」「承知しました」を使用します。「致します」は面接日程確定メールに返信する場合、「〜いたします」とひらがなで書くのが適切といえるでしょう。また、丁寧な文章を心掛けるあまり「お〜」「ご〜」を多用し過ぎてしまうと、しつこい印象を与える恐れも。

このように、日常的に使っている敬語であっても不適切な場合があります。メールを書き終えたら、1度声に出して全体を読み返し、違和感がないか確認しましょう。正しい言葉遣いについては「印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介」のコラムで詳しく解説しています。参考にしてみてください。

誤字・脱字・表記の統一などに気をつける

面接日程確定メールに返信する際は、誤字脱字がないかや表記が統一されているかなどに気をつけましょう。読み手にとって分かりやすく、簡潔な文章を心掛けることが大切です。以下に統一すべき表記の例を挙げますので確認しましょう。

• ・「いただく」と「頂く」
  ・「二人」と「2人」
  ・「15：30」と「15時半」

このように、ひらがなと漢字、数字と漢字など全体で表記が不揃いにならないよう、どちらかに統一します。

6.絵文字や記号は使用しない

企業へ面接日程確定メールの返信を送るときに、絵文字や記号は使用しないようにしましょう。「絵文字や記号で装飾したほうが読みやすくなり、自己アピールにもなるのでは」と思う人もいるかもしれませんが、絵文字や顔文字の使用はビジネスメールとして相応しくありません。絵文字を使用した場合、デバイスによっては正しく表示されないこともあり、メールが崩れて読みにくくなることがあります。

記号の「！」や「？」の使用も、「ビジネスマナーを知らない人」といった印象を与えてしまう可能性があるので使用は避けましょう。強調したいときに使用されることが多い【】も本当に必要な場合のみの使用にとどめ、署名欄を囲む際に使用する記号もシンプルなものを選ぶのが無難です。

また、たとえ担当者が親しみやすい雰囲気であっても、企業へのメールでは使用は控えたほうが良いといえます。

メールに関する基本のマナーについて知りたい方は、「面接の返信メールの基本マナーとは？日程調整する際の例文や注意点を紹介」でもポイントを解説しているので、あわせてご参考ください。

面接日程確定メールに返信するときに必要な8つの項目

面接日程確定について企業へ返信メールを書く際は、以下の項目が必要となります。記入漏れや誤りがないよう、1つずつ確認しましょう。

1.宛先

宛先である「To」には、返信先のアドレスを1つ入れるのが一般的です。「cc」は、Toのアドレスに送ったメールを、ほかの人にも見てほしい場合に入力します。企業からの面接日程確定メールで「cc」にアドレスの記載があれば、返信の際も同じアドレスを「cc」に入れましょう。

2.件名

先述のとおり、企業から届いた面接日程確定メールの件名と「Re：」は残したままにします。件名の変更や削除は、企業担当者の混乱を招く可能性があるため、必要ありません。件名と「Re：」の後にフルネームを添えておくと分かりやすくなり、相手への配慮になるでしょう。

3.宛名

面接日程確定メール返信の際、宛名を書く順番は、会社名・部署名・役職名・担当者名で、3行以内に収めます。（株）や（有）は略称となるので、正式名称で「株式会社」や「有限会社」と記載するのが適切です。また、部署名や役職名、担当者名などが明確でない場合は「採用ご担当者様」と記載しましょう。

4.はじめの挨拶

一般的に、面接日程確定の返信メールでは、宛名の下に1行空白を入れてからはじめの挨拶を述べます。何度かやり取りがある場合は「お世話になっております」と記入し、はじめて連絡する場合は「お世話になります」と記入するのが適切です。

5.名乗り

面接日程確定メールへの返信では、はじめの挨拶に続けて「貴社求人に応募しております、氏名です」と、自分の名前を書きます。一次面接後のメールの返信であれば「一次面接をしていただきました氏名です」というように、状況によって名乗り方を変えると良いでしょう。

6.本文

メールの本文には、確定した面接日程を承諾する返信や、日程変更の希望依頼などを簡潔に記載します。面接日程に関するメールでは、自己アピールや熱意などを記載するのはかえって印象が悪くなる恐れがあるので避けましょう。返信メールでは面接に関わる内容だけを簡潔に伝えることが重要です。具体的な本文の書き方は、後述する「面接日程を確定するときのメールの返信例文」をご参照ください。

7.締めの挨拶

面接日程確定メールへの返信では、本文の最後に「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」のように、締めの挨拶文が必要です。時間を割いて自分のメールに目を通してもらえたことに対し、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

8.署名

メールの最後に署名を入れるのを忘れないようにしましょう。

面接日程確定メールへの返信では、署名として名前やメールアドレスなどを記載します。転職の場合、会社のメールアドレスを使用するのはマナー違反なので、転職活動用のメールアドレスを作っておくのがおすすめです。

先述のように、メールを読みやすくするために、署名を記号で囲んだり本文の終わりに線を引いたりする場合は、「ー」や「＝」などのシンプルなものにしましょう。

面接日程を確定するときのメールの返信例文

面接日程を確定するためのメールでは、採用担当者から複数の面接日程が提示されたり、希望の日時を聞かれたりする場合があります。ここでは、2つの返信例文を紹介します。

提示された面接日程の承諾を伝える返信例文

「面接日程を△日△時に確定した」というメールが採用担当者から届いたら、以下の例文を参考にして、なるべく早く返信しましょう。企業からのメールにより日時は確定していますが、確認を兼ねて面接日時を提示すると安心です。

【例文】
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社△△
人事部人事課　担当△△様

お世話になっております、氏名です。
この度は面接日時確定のメールを頂き、誠にありがとうございました。決定いただいた下記の日時に、貴社に伺わせて頂きます。

日時：△月△日（△）11：00
場所：株式会社△△　本社ビル　9F第2会議室

お忙しい中、面接のお時間をご調整頂いたことに感謝いたします。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒XXX-XXX
△△県△△市△△町1-2-3（建物番号まで記載）
E-mail
電話番号
ーーーーーーーーーーーーーー

面接日程確定に対する返信例文

企業からいくつかの面接日程を提示された場合は、第1希望と第2希望を選び、希望の日時を記載して返信しましょう。間違いを防ぐため、希望する日付には曜日も添えて書くと安心です。

【例文】
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社△△
人事部部人事課　担当△△様

お世話になっております。
貴社求人に応募いたしました、氏名と申します。この度は面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた中から以下の日程を希望いたしますので、ご調整のほどよろしくお願いいたします。

第1希望：△月△日（火）14時
第2希望：△月✕日（金）17時

お忙しい中、貴重なお時間を頂けることに感謝いたします。何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒XXX-XXX
△△県△△市△△町1-2-3（建物番号まで記載）
E-mail
電話番号
ーーーーーーーーーーーーーー

面接に関する質問がある場合の例文

面接に関することで質問がある場合は、件名欄に「面接に関する質問（自分の名前を記入）」と記載するのが適切です。ここでは、持ち物を確認したいときの例文を紹介します。

【例文】
件名：面接に関する質問（自分のフルネームを記入）

株式会社△△
人事部人事課　採用担当△△様

お世話になっております。
△月△日（△）11時にて、面接のお時間をいただいております氏名と申します。
面接当日に持参するものを確認したく、ご連絡いたしました。

・職務経歴書
・履歴書
・筆記用具

このほかに、持参するものがありましたらご教示いただけますと幸いです。
ご多忙の中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒XXX-XXX
△△県△△市△△町1-2-3（建物番号まで記載）
E-mail
電話番号
ーーーーーーーーーーーーーー

面接の所要時間について質問したい場合は、「面接の所要時間を教えて頂けますと幸いに存じます」と、本文に記入すると良いでしょう。

ほかにも文例を探したい人は、「面接のメールの2回目に返信する内容は？例文も合わせてご紹介！」もあわせて参考にしてみてください。面接の服装について問い合わせをする場合や、面接を辞退する場合の書き方についても具体例を紹介しています。

面接日程確定後に日程変更したいときのメール方法

面接日程確定後に自分の都合が悪くなり、やむを得ず変更が必要になることもあるでしょう。ここでは、日程変更をお願いするときのポイントと例文を紹介します。

なるべく早く謝罪を添えてメールする

確定している日程で面接を受けられないと分かったら、その時点でメールをするようにしましょう。​​​​​​企業は面接に向けて、時間の調整や面接場所の確保などのさまざまな準備を進めているため、日程変更をお願いする際は謝罪を添え丁寧に対応することが大切です。連絡が遅くなったり当日にキャンセルしたりしてしまうと、企業に迷惑を掛けるほか、自分の印象も悪くなります。

やむを得ない事情があれば企業側も理解してくれるはずなので、日程変更を希望する理由を正直に誠意を持って伝えましょう。

新たな候補日をこちらから提示する

面接の日程変更をお願いする際は、こちらから新たな候補日を提示するのがマナーです。採用担当者の都合に合わせられるよう、面接希望の日時を複数提示するのがおすすめ。候補日を複数提示することで、面接への意欲が相手に伝わりやすくなります。こちらの都合で日程の再調整をお願いしているため、「第1希望」などは書かないよう注意が必要です。希望の候補日が1日だけしかない場合は、一言謝罪を添えると良いでしょう。

日程変更が必要な場合の例文

面接日程確定後の当日や前日にやむを得ず変更が必要になってしまった場合は、メールだけでなく電話でも連絡をしましょう。面接までの間にメールが確認されないことも考えられるため、念のため電話でも日程変更と謝罪を伝えると安心です。

【例文】
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社△△
人事部人事課　担当△△様

お世話になっております。
△月△日（△）11時より面接のお時間をいただいております氏名と申します。
こちらの勝手な都合で大変申し訳ありませんが、家族の事情により、上記日時に伺えなくなってしまいました。
大変恐縮ではございますが、可能であれば以下の日程で、再調整をご検討いただけませんでしょうか。

△月△日（△）△時～△時
△月△日（△）△時～△時
△月△日（△）△時～△時
△月△日（△）△時～△時

ご多忙の中、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
大変お手数をおかけしてしまいますが、ご検討いただけますよう何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒XXX-XXX
△△県△△市△△町1-2-3（建物番号まで記載）
E-mail
電話番号
ーーーーーーーーーーーーーー

日程変更へのお礼の返信例文

希望した日程で確定のメールが再び届いたら、誠意を示すためになるべく早く返信をしましょう。

日程変更をしてもらったことへの感謝と、対応で時間を奪ってしまったことへの謝罪を丁寧に伝えることが大切です。

【例文】
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社△△
人事部人事課　担当△△様

お世話になっております。氏名と申します。
この度は、お忙しい中面接の日程を調整いただき、誠にありがとうございました。
調整いただいた下記の日程で、貴社に伺います。

日時：△月△日（△）△時
場所：株式会社△△　本社ビル　8F多目的室

こちらの都合でご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんでした。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒XXX-XXX
△△県△△市△△町1-2-3（建物番号まで記載）
E-mail
電話番号
ーーーーーーーーーーーーーー

面接日程確定メールが来ない場合の対応方法

面接日程確定メールが来ない場合は適切な対応が必要です。準備中の可能性も考えられ、すぐに問い合わせをすると迷惑になってしまう恐れも。ここでは、面接日程確定メールが来ない場合の対応方法についてみていきましょう。

メールをよく確認する

面接日程確定メールが来ない場合は、もう一度メールをよく確認してみましょう。「見落としている」「迷惑メールフォルダに入っている」「メールを受け取らない設定になっている」などの原因が考えられます。

いずれかの理由でメールに気づいていなかった場合、すでに企業からのメールへの返信が遅れている状況です。メールに気づいたら返信が遅れたことへの謝罪を添えて、速やかに返信しましょう。

なお、このようなメールの見落としは、事前に対策して防ぐことが可能です。迷惑フォルダやメール設定を確認したり、日頃からメールを頻繁にチェックしたりすると良いでしょう。

返信を待ってみる

メールを確認しても面接日確定メールが見当たらない場合は、焦らずに返信を待ってみましょう。担当者が多忙であったり、体調不良で休んでいたりして返信できていない可能性もあります。不必要にメール返信の催促をすると、あまり良い印象を受けない人もいるので、面接の候補日までに余裕があれば待ったほうが賢明です。

こちらから再度連絡するタイミングは、以下を目安にしましょう。

• ・面接予定日の2日前
  ・最後の連絡から1週間以上空いたとき
  ・相手が返信するといった日から1～2日経ったとき

再度連絡をする際は、次で解説するポイントやメール例文を参考にしてください。

面接日程をメールで確認してみる

面接日確定メールの返信が1週間以上来なかったり、面接予定日や候補日が迫っていたりする場合は、企業側に面接日程を確認しましょう。メールで確認する際は、返信メールが来ないことを責めるのは避けるのがポイント。緊急ではない限り、電話ではなくメールで連絡を取るのがおすすめです。

面接日程確定メールが来ないときのメール例文

面接日程を確認する問い合わせメールを送るときは、以下の例文を参考にしてみてください。

【例文】
件名：Re：（元の件名をそのまま残す）

株式会社△△
人事部人事課　担当△△様

お世話になっております。
貴社求人に応募しております、氏名と申します。先日、面接日時の希望についてご連絡させていただきました。
現在ご対応中でしたら恐縮ですが、面接日時を確認させていただけますでしょうか。
行き違いのご連絡でしたら、申し訳ございません。
お忙しいところお手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒XXX-XXX
△△県△△市△△町1-2-3（建物番号まで記載）
E-mail
電話番号
ーーーーーーーーーーーーーー

企業との連絡が不安ならエージェントを活用してみる

企業とのメールのやり取りに不安がある転職活動中の方や、ビジネスマナーに自信がない方は、転職エージェントを活用するのも一つの手です。このコラムでご紹介したように、企業から届いたメールに返信するときは、社会人として覚えておくべきマナーが複数あります。自分では正しい敬語を使っているつもりが実は間違えていたり、メールが届かないことで焦ってしまったりすることも考えられるでしょう。

転職エージェントの多くは、企業紹介だけでなく企業とのやり取りや面接対策なども行っています。企業とのやり取りに対する不安や就活に関する悩みがある方は、転職エージェントを活用することで就活をスムーズに進めることが可能です。

若年層向け就職・転職エージェントのハタラクティブでは、プロのキャリアアドバイザーがマンツーマンで求職活動をサポート。専任のキャリアアドバイザーが求職者一人ひとりに合った就職支援を一貫して行うのが特徴で、企業とのやり取りや就活に関する相談にも応じています。約1分間で受けられる無料の適職診断を受ければ、自分に合う職種を見つけることも可能です。

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面接日程確定メールへの返信にまつわるFAQ

ここでは、就職活動・転職活動におけるメールの返信マナーにお悩みの方に向けて、Q＆A形式で疑問に答えていきます。

二重敬語って何ですか？

二重敬語とは、1つの語に2つの敬語を使っている状態を指します。

コラムで紹介した事例のほか、役職に「様」をつけてしまうこともメールにおいてよくあるミスなので注意しましょう。「課長様」や「部長様」といった表記にしないよう気をつけてください。詳しくは、「メールで敬語を正しく使うには？気をつけるポイントを解説」でも解説しています。

面接日程確定メールの返信が来ない！電話で連絡したほうが良い？

担当者からメールの返信がない場合でも、電話での連絡は避けたほうが無難。メールでの問い合わせをおすすめします。

「書類選考の連絡が来ないのは不採用？いつ問い合わせるべき？手段もご紹介！」では、メールで問い合わせる際の例文を掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

日程調整のやり取りが面倒です…

複数の企業を並行して受ける予定の方は、転職エージェントのハタラクティブの利用をご検討ください。応募者に代わって専任のアドバイザーが企業との日程調整を行うので、効率的に就活を進められます。もちろん、日程調整だけではなく書類や面接対策などもサポート。1人で就活するのが不安な方は、ぜひ一度ご相談ください。