内定の断り方を知りたい！辞退するときのマナーや理由別の伝え方の例文とは

この記事のまとめ

• 内定の断り方は、誠意が伝わりやすい電話での連絡がおすすめ
• メールで内定を断ることも可能だが、相手に確認してもらえたかが分かりにくい
• 就職・転職エージェントを利用して内定を得た場合は、担当者経由で辞退を伝えられる
• 応募先への影響を最小限に抑えるためにも、辞退の意思が固まり次第速やかに伝えよう
• エージェントを利用すれば、辞退後も自分に合う企業を探すためのサポートをしてもらえる

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自分に合うほかの企業を探したり、複数の内定先から1社を選んだりする際に、失礼のない断り方が分からずお悩みの方もいるでしょう。内定を辞退する際は、直接お詫びを伝えられる電話での連絡のほうが、メールよりも丁寧な印象を与えられます。

このコラムでは、電話・メールでの内定の断り方や辞退理由別の例文も解説。エージェント経由での内定の断り方や辞退後に受けられるサービスも紹介するので、自分に合う仕事への就職・転職を目指す方はご一読ください。

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内定を断るときはどうやって伝える？

応募先企業からの内定を断る際は電話で連絡することが基本です。ただし、どうしても電話がつながらないときにはメールで伝える場合もあります。

ここでは、電話・メールで内定辞退を伝える際のマナーを紹介します。「どのようにして内定辞退を応募先へ伝えるのか」「失礼のない伝え方とは」のように内定の断り方にお悩みの方は、ご一読ください。

電話で断る場合

応募先に電話で内定辞退を伝える際は、相手に誠意が伝わるように連絡をするタイミングや話す内容に気を配る必要があります。以下に、電話で内定を断る際のマナーをまとめました。

電話を掛ける時間帯に注意する

応募先に電話で内定辞退を伝える際は、相手の状況を考慮して連絡をする時間帯を選びましょう。以下のような時間帯は、担当者が不在であったり、対応が難しかったりする場合があるため避けるのがマナーです。

• ・始業時間から30分間
• ・昼休憩の時間帯（12時〜13時前後）
• ・終業時間前の30分間

応募先の営業時間を確認したうえで、上記の時間帯を避けて連絡するよう心掛けてみてください。

最初にお礼を伝えたうえで内定辞退の意思を示す

最初に、内定に対する感謝の気持ちを伝えたうえで、辞退の意思をお詫びとともに示しましょう。

企業によっては、自身が内定を辞退することにより、採用活動を再び行わなければならない場合もあります。再び応募先と関わる機会が生じる可能性もあるため、マイナスな印象を与えるのを避けるためにも、誠意をもち丁寧な対応を心掛けることが大切です。

相手よりもあとに電話を切る

応募先へ内定辞退の意思を伝えたあとは、相手よりもあとに電話を切りましょう。自分から電話を掛けた場合、相手が切るのを待ってから切るのがマナーです。

相手側が切った音を確認してから、またはしばらく間をおいてから切りましょう。

電話がつながらない場合は時間を空けてから再度掛け直す

電話がつながらない場合は、時間を空けてから再度掛け直す必要があります。応募先の営業時間内に再度電話してみましょう。

また、電話がつながっても担当者が不在の場合もあるかもしれません。その場合は、担当者の帰社時間を確認し、改めてこちらから連絡する旨を伝えてもらうよう依頼しましょう。

電話での内定の断り方は、「選考辞退を電話で伝えるには？かける際のマナーや例文をご紹介！」のコラムでも解説しているので、チェックしてみてください。

メールで断る場合

応募先に電話をしてもつながらない場合は、メールで内定辞退を伝えるのも手です。メールで内定辞退を伝える場合も、送信する時間や内容に気を配る必要があります。

内定辞退のメールであることを件名で分かるようにする

メールで応募先に伝える場合は、「内定辞退」に関する内容であることを件名で分かるようにしましょう。採用担当者は、多くのメールをチェックしています。ほかのメールに紛れたり、チェックするまでに時間を要したりすることもあり得るでしょう。

件名で重要な内容であることが分かれば、優先してチェックしてもらえる可能性があります。たとえば、「内定辞退のご連絡」といったように、メールの内容がすぐに伝わる件名にしましょう。

営業時間内にメールを送るようにする

メールで内定辞退を伝える場合も、営業時間内に送るようにするのが基本です。メールであっても送信した際は相手に通知が届くため、営業時間外は避けるほうが望ましいでしょう。

「電話を掛ける時間帯に注意する」で前述したように、始業や終業時間付近や一般的な昼休憩のタイミングを避けた時間に送るのが無難です。

ほかにも、メールでの内定の断り方は、「内定辞退はメールのみでOK？転職活動の守るべきマナーと例文」のコラムで紹介しているので、参考にしてみてください。

返信がないときは電話連絡で確認する

内定辞退のメールを送っても返信がないときは、電話連絡で確認しましょう。メール自体が届いていない恐れもあるからです。確認しないまま内定に対する返答の期日が過ぎてしまえば、相手にマイナスな印象を与えてしまう恐れがあります。

メールを送信してから1日以上経過しても返信がない場合は、電話連絡をしてみてください。

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内定を辞退するときの注意点

内定を辞退するときは、速やかに採用担当者へ明確に伝えることが大切です。また、辞退の理由を問われた際は、分かりやすい伝え方をするのはもちろん、ネガティブな印象につなげないよう注意する必要があります。

ここでは、内定を辞退するときの注意点を紹介するので、「どのようなことに気をつけたら失礼にならないか」といった不安がある場合は、ご一読ください。

内定辞退が決まったタイミングですぐに連絡する

内定辞退が決まったタイミングですぐに連絡しましょう。伝えるタイミングが早いほど、企業側は欠員によって生じる対応を速やかに進められます。

返答の期日を守るのは基本ですが、遅くとも内定通知から1週間以内に伝えるようにしましょう。

内定辞退を伝えるタイミングは、「内定辞退はいつまでに連絡する？メールでも良い？伝え方を例文付きで解説」のコラムでも解説しているので、チェックしてみてください。

採用担当者に連絡する

内定を断るときは、電話とメールのいずれの場合も採用担当者に連絡をします。内定を自身に伝えた担当者に向けて連絡するのが一般的です。

採用担当者につながらないときは掛け直すか、もしくは人事部へ取り次いでもらうよう依頼しましょう。

内定を辞退する理由は簡潔に分かりやすく伝える

内定を辞退する理由を問われた際は、簡潔に分かりやすく伝えることが大切です。企業にマイナスな印象を与えないかと恐れて事細かに理由を説明してしまうと、かえって相手に伝わりにくくなります。

採用担当者にスムーズに理解してもらうためにも、簡潔に内容をまとめて内定辞退の意思を伝えましょう。

ネガティブな内容をそのまま伝えないようにする

内定を断る際は、ネガティブな内容をそのまま伝えないことがポイントです。たとえば、「ほかの企業のほうが魅力的であることに気づいた」といった内容は、マイナスな印象につながる恐れがあります。

誠意を伝えるためにも、「応募先の仕事に対する自身の適性を考え直した結果、辞退を決心した」といったように前向きな言い換えをしましょう。

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内定辞退の理由別の断り方の例文【電話・メール】

内定を断る際は、「辞退を避けられないこと」を納得してもらえるように伝える必要があります。

以下に、内定辞退の理由別の電話・メールでの断り方の例文をまとめました。「具体的にどこまで説明するべきなのか」と内定の断り方にお悩みの方はご活用ください。

1.ほかにやりたい仕事が見つかった場合

ほかにやりたい仕事が見つかったことが理由で内定を辞退する場合は、「希望の職種が新たに見つかったきっかけ」や「応募先では実現できない理由」を明確に伝えましょう。応募当初にはなかった選択肢であることが分かるような伝え方をするのが大切です。

電話で伝える例文

メールで伝える例文

2.労働条件が希望と合わなかった場合

勤務地や配属先のような労働条件が希望と合わなかったことを理由に辞退する場合は、不満に聞こえるような伝え方にならないように注意しましょう。以下は、配属先の勤務地が希望と合わなかったことが辞退理由である場合の例文です。

電話で伝える例文

メールで伝える例文

3.ほかの内定先の企業を選ぶ場合

複数の企業に応募をしていてほかの内定先を選ぶ場合は、正直に事情を伝えましょう。嘘をつく必要はありませんが、「応募先では実現できない理由」を伝える際に、ネガティブな内容にならないように意識してみてください。

電話で伝える例文

メールで伝える例文

4.現職に残ることになった場合

現職に残るために内定を辞退する場合は、「なぜ応募時は転職を希望していたのに気持ちが変わってしまったのか」を明確に伝える必要があります。現職に対する熱意を伝えられると、辞退を避けられないことを納得してもらいやすくなるでしょう。

電話で伝える例文

メールで伝える例文

就職・転職エージェント経由の場合の内定辞退の仕方とは

就職・転職エージェント経由で応募をして内定を獲得した場合は、担当のキャリアアドバイザーへ辞退の意思を伝える必要があるでしょう。

ここでは、就職・転職エージェント経由の場合の内定辞退の仕方を解説します。エージェントを利用するメリットや内定を辞退したあとにサービスを活用して就職を成功させた方の体験談も紹介するので、入社まで1人で準備を進めることに不安がある方は、ぜひチェックしてみてください。

就職・転職エージェント経由でも内定辞退はできる

就職・転職エージェント経由でも内定辞退をすることは可能です。辞退の意思がある場合は、担当のキャリアアドバイザーへ伝えましょう。自身が直接企業へ辞退の意思を伝える必要がないため、断り方が分からず不安な方も安心して任せられます。

就職・転職エージェントへ内定辞退の意思を伝える場合は、メールと電話のどちらの方法でも問題ありません。直接企業へ連絡する場合と同様、内定辞退の意思が固まったら速やかに担当者へ伝えましょう。

就職・転職エージェント経由での内定の断り方は、「転職エージェント経由だと内定辞退できない？伝える方やしつこいときの対処」のコラムで解説しているので、ご参照ください。

内定辞退後も就職・転職をサポートしてもらえる

エージェントのサービスを利用している場合、内定辞退後も就職・転職をサポートしてもらえるメリットがあります。担当のキャリアアドバイザーが内定を辞退した理由をもとに、求職者によりマッチする職場環境や仕事内容を見極めたうえで、求人を紹介してくれるでしょう。

また、複数の会社から内定をもらっている場合にも、辞退後に本命の企業へ入社するまでの準備をサポートしてもらえます。

次に何を取り組むべきかもアドバイスしてもらえるので、自分1人で行うよりも効率的に就職・転職活動を進められるでしょう。

内定を辞退して就職を成功させた方の体験談

以下は、内定辞退後、27歳でエージェントのサービスを利用して就職を成功させたIさんの体験談です。

Iさんの体験談は、「警備アルバイトからエンジニアに就職。留年、内定辞退から就職を成功させた方法とは？」のコラムで紹介しているので、チェックしてみてください。

「理想の職場環境のある企業で働きたい」「またミスマッチの応募先を選んで内定を辞退する状況は避けたい」のように仕事探しでお悩みの方は、就職・転職エージェントのハタラクティブの利用がおすすめです。

ハタラクティブは、20代の既卒やフリーター、第二新卒の方に特化した就職・転職支援サービスを実施しています。プロのキャリアアドバイザーがあなたの経歴や仕事に求める条件を丁寧にヒアリングしたうえで、マッチする求人を厳選してご紹介。自分の強みや適性を明らかにするための自己分析もサポートするので、自身に合った職場環境であるかどうかも見極めやすくなります。

適性に合った仕事で働きたい場合は、約1分で結果が分かる適職診断も利用可能です。

また、自分の希望に合う企業の内定を獲得するための応募書類の作成や選考対策に関する相談もできます。内定を辞退したあと次の応募先を探す場合だけでなく、入社後にミスマッチに気づいて転職を検討する際にもエージェントのサポートが役立つでしょう。

就職・転職活動に関するサービスはすべて無料で利用できるので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

内定辞退の断り方に関するよくある疑問のFAQ

ここでは、内定辞退の断り方に関する疑問への返答を紹介します。

内定辞退はいつまでに連絡すれば良い？

内定辞退は、設定されている期日までに返答することが基本ですが、遅くとも1週間以内に連絡するほうが望ましいでしょう。企業によっては、内定を辞退することにより、再び採用活動を行わなければいけない場合もあります。応募先に与える影響を最小限に抑えるためにも、辞退の意思が固まったら速やかに採用担当者へ連絡しましょう。
内定を断るときのタイミングは、このコラムの「内定辞退が決まったタイミングですぐに連絡する」で解説しているので、ご一読ください。

内定辞退をするとき、メールだけの連絡は応募先に失礼？

内定辞退の連絡がメールのみだからといって必ずしもマイナスな印象を与えるとは限りませんが、電話で連絡するほうが誠意が伝わりやすく、丁寧な印象を与えられるでしょう。また、メールの場合だと採用担当者からの返信がなければ、確認してもらえたかどうかを判断できません。
確実に採用担当者に伝わったかどうかを把握するためにも、電話で内定を断ることをおすすめします。
連絡手段による内定を断る際のマナーの違いは、このコラムの「内定を断るときはどうやって伝える？」で解説しているので、参考にしてみてください。

内定を受けるか決められず、期限を延ばしたい場合はどうする？

内定承諾の意思が固まらない場合は、理由や具体的にいつまでに回答できるのかを応募先へ伝えることで、回答の期限を延ばしてもらえる可能性があります。数日から1週間以内であれば、回答の保留を受け入れてもらえる場合もあるようです。
複数の企業へ応募しており、選考の結果が揃ってから返答をしたいといった場合は、一度相談してみましょう。
内定に対する回答の期限を延ばしたい場合の相談の仕方は、「内定承諾を待ってもらうには？メールや電話での対応や保留期間を紹介！」のコラムでも解説しているので、あわせてご覧ください。

内定辞退を電話するのが怖い…どのように伝える？

電話で内定辞退を連絡することに不安がある場合は、伝える内容をメモにまとめてみましょう。内容を整理しておくことで、落ち着いて伝えやすくなります。「内定に対する感謝を伝えてから辞退の意思を示してお詫びする」といった伝える流れに沿って内容を簡単にまとめておきましょう。
「内定辞退をしたあと、再びミスマッチの企業を選んでしまわないか」とお悩みの方は、就職・転職エージェントのハタラクティブへご相談ください。キャリアアドバイザーが丁寧にヒアリングをしたうえで、あなたにマッチする求人を厳選してご紹介します。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

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