どう伝えるのが正解？電話で内定辞退連絡をする際の例文

内定辞退の電話は「気まずい…」とためらってしまいがちですが、内定辞退することは基本的にマナー違反ではありません。ただし、内定辞退の連絡をするときは誠意をもって正しく伝えることが大切です。このコラムでは、企業に電話をする時間帯や辞退の伝え方など、例文もあわせて解説します。内定辞退の連絡方法について詳しく知りたい方は参考にしてください。

内定辞退は電話が基本！メールはNG?　

内定をもらったあとに、適性や家庭事情などを考えて内定を辞退したい…と考える方もいるでしょう。
内定辞退の連絡は、つい「気まずいからメールで済ませたい」と思ってしまいますが、電話で行うのが基本です。
電話は早く情報を伝えられるだけでなく、相手に確実に情報を伝えられ、直接誠意をもって謝罪ができます。メールや手紙では相手が確実に情報を得たか確認できず、行き違いが生じてしまう可能性があるので、なるべく控えましょう。

もし電話をしても繋がらなかった場合など、事情があるときはメールで内定辞退を伝えてもOKです。メールで内定辞退を伝える際は、文面に事前に電話で連絡していた旨を記載しておきましょう。

内定辞退の電話が怖い理由と対処法

内定辞退の電話を躊躇わずにかけられる人は少ないでしょう。

　・内定辞退を伝えたら怒られるかもしれない…
　・内定辞退を認めてもらえないかもしれない…
　・会社に呼び出されるかもしれない…
　・損害賠償を請求されるかもしれない…

このような事態を想像してしまうことによって、「内定辞退の電話が怖い」と感じてしまうのです。内定辞退は「悪いことをしている」と思いがちですが、内定辞退は違法ではないので損害賠償請求をされることや法律で罰せられることはありません。
会社側は内定辞退に慣れていることが多く、電話をしても意外とすんなりと受け入れてくれることがほとんどです。誠意ある態度で内定辞退の旨を伝えましょう。

会社から呼び出された場合は応じるべき？

内定辞退により会社から呼び出しをされることが極稀にあるようですが、正式な雇用関係を結んでいるわけではないので、呼び出しに応じる必要はありません。

もう同じ大学からの採用はやめると言われたら？

なかには内定辞退を伝えたら「もう同じ大学の人は今後採用しない」と採用担当者に言われたことがある人も。
つい「内定辞退を取りやめたほうが良いのでは…」と思ってしまいますが、その必要はありません。内定辞退者と同じ大学だからといって良い人材を不採用にすることは会社側にとってデメリットです。また、複数の内定辞退者の大学を一人ひとり覚えておくこと自体難しいですし、覚えていたとしても全員不採用にしていたらキリがありません。
そのため、「もうあなたの大学の人は採用しない」と言われてもさほど気にしなくて良いでしょう。

内定辞退の電話はいつまでにかければ良い？

人によっては、他の会社の結果を待ってから内定辞退の電話をかける場合もあるでしょう。「結果を待っていたら内定辞退ができなくなるかもしれない…」と不安に感じる人のために、内定辞退の期限について詳しく解説します。

内定辞退を決断したらできるだけ早く連絡する

辞退者が出たことによって、会社側は採用活動を再開したり予備内定者に連絡したりする必要があるので、できる限り早く内定辞退の連絡をするのがマナーです。
内定通知の受け取りから1週間以内を目安に、なるべく早く辞退を伝えます。
他の会社の結果を待っている場合は「内定保留」にするのが良いでしょう。

内定承諾後や内定式出席後の辞退はできる？

内定承諾の書類を交わした後や内定式に出席した後でも、入社の2週間前であれば基本的に内定辞退が可能です。
ただ、法的に認められているとはいえ、会社側に多大な迷惑をかけてしまうことに変わりはないので、慎重に考えてから辞退してください。
内定承諾後に内定辞退をする場合は、電話で連絡をし、謝罪の気持ちや内定辞退の明確な理由を伝えましょう。

内定辞退の電話をかける時の3つのマナー　

内定辞退の電話は、マナーを守ってかけることが大切です。正しい敬語を使用し誠意ある態度で電話をすることはもちろんですが、そのほかにも注意しておくべきポイントがあります。内定辞退の電話マナーについて詳しく見ていきましょう。

1.迷惑な時間帯の電話は避ける

内定辞退の連絡はできるだけ早く行うべきですが、「早く連絡をしなければ」と思うがあまり会社の始業時間にあわせて電話をかけてしまうと迷惑になる可能性があります。また、休憩中や終業時間直前での電話も同様です。

始業後すぐや終業間近の時間は、朝礼や終礼などで社内がバタバタしやすくなります。内定辞退の電話をかける際は、始業・終業・休憩以外のタイミングでかけましょう。

2.内定辞退の理由は明確にしておく

内定辞退の電話では理由を聞かれる場合と聞かれない場合がありますが、理由を聞かれることを前提として準備をしておきましょう。「怒られたくない」「伝えづらい」などの理由であいまいな返事をしてしまうと、会社側に内定承諾が得られたと認識されてしまう可能性があります。

「内定辞退をする」と会社側が理解できるようしっかりと理由を伝えることが重要です。

内定辞退の理由を伝えるときの注意点

内定辞退の理由は、「自身のやりたいことや適性を考えたときに他社の方が合っていると感じた」など、会社側に悪印象を与える可能性の少ない内容にしましょう。

「他社の方が待遇が良かった」「他社の方が規模が大きい」など、内定辞退をする会社のマイナスポイントを指摘するような内容とならないよう注意が必要です。

3.電話のあとにお詫びのメールを送る

内定辞退の電話をしたあとは、メールで再度お詫びの連絡を入れると丁寧です。その際は、電話で伝えきれなかった感謝やお詫びの旨を、具体的に述べると良いでしょう。常に相手の立場を考えた行動を取ることでトラブルを防ぎ、円満に内定辞退ができます。

内定辞退の電話のかけ方

「具体的にどうやって辞退を伝えたら良いか分からない」「いざ電話をしたら緊張して話せなくなりそう」という人のために、ここでは内定辞退を電話で伝える際の例文を紹介します。
会社側の反応として予想される言葉も記載しているので、「どんな会話をするの？」と気になる人も参考にしてください。

内定辞退を電話で伝える際の例文

内定者：「お世話になっております、先日内定通知をいただきました〇〇（氏名）と申します。
お忙しいところ恐縮ですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
会社の方：「少々お待ちください」
～担当者にかわる～
担当者：「お電話代わりました、〇〇（採用担当者）です。」
内定者：「お世話になっております、◯◯（氏名）です。
内定についてお話をさせていただきたいのですが、少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか？」
担当者：「大丈夫ですよ。」
内定者：「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。」
担当者：「そうですか。承知いたしました。」
内定者：「御社にご迷惑をおかけすることとなり誠に申し訳ございません。これまでたくさんのお時間を割いていただきありがとうございました。失礼いたします。」

内定辞退の理由は聞かれない限り、自ら伝える必要はありません。内定辞退したい旨を伝え、担当者が了承した場合は、そのままお礼と挨拶をして電話を終了します。

理由を聞かれた場合の例文

内定辞退の電話では、辞退の理由を聞かれることも多々あります。理由を聞かれた場合の答え方について、下記の例文を紹介します。

担当者：「辞退理由を聞かせていただけますか？」
内定者：「御社と並行して選考が進んでいた企業より、かねて希望していた◯◯職にて内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自分の将来や適性に鑑みた結果、そちらの企業とご縁を感じ、このような決断をいたしました。
本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。
御社にはご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。」

長い前置きは避けて要件を簡潔に伝え、電話での連絡となったことへのお詫びを忘れないようにしましょう。

担当者が不在の場合

内定者：「お世話になっております、先日内定通知をいただきました〇〇（氏名）と申します。

お忙しいところ恐縮ですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
会社の方：「申し訳ございません。ただいま〇〇（採用担当者）は席を外しております。」
内定者：「かしこまりました。〇〇様はいつ頃ご在席でしょうか？」
会社の方：「××時頃に戻る予定となっております。」
内定者：「ありがとうございます。それでは××時頃に改めてお電話差し上げますので、その旨のみ○○様（担当者名）にご伝言お願いできますでしょうか。何卒よろしくお願いいたします。」

担当者が不在の場合は折り返しを待つ方法と、再度電話をかける方法がありますが、基本的にかけ直しをする方が良いでしょう。
すでに電話をかけている場合や急ぎの場合は折り返しをお願いするとスムーズです。その際は電話口の方のお名前も聞いておくと、伝言ミスや行き違いが生じにくくなります。

内定辞退のメールの送り方

はじめから内定辞退をメールで伝えることは避けるべきですが、場合によっては内定辞退の旨をメールで送ることもあります。
内定辞退の電話とメールでは、伝えるべき内容やマナーが異なるので注意が必要です。以下、相手に失礼のない内定辞退のメールの送り方について解説します。

電話で辞退を伝えられなかった場合

電話がつながらない場合や、担当者となかなかタイミングが合わないときは、内定辞退のメールを送りましょう。メールで内定辞退を連絡する場合の例文は以下のとおりです。

【件名】
内定辞退のご連絡

【本文】
〇〇株式会社　人事部　
◯◯様

お世話になっております。
内定の通知をいただきました◯◯（氏名）です。
お電話を差し上げましたが、お忙しいようでしたのでメールにて失礼いたします。

先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
嬉しいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

貴重なお時間を頂いたにも関わらず、このような決断となり大変申し訳ございません。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

------------------------------------------
署名


あくまでも電話で連絡することが基本なので、メールで辞退連絡をする場合は「事前に電話をしたけれど連絡がつかなかった」という旨を添えます。
会社側は基本的に内定辞退を想定して採用を行っていることが多いですが、辞退を連絡する際はしっかりとマナーを守りましょう。

電話に加えてメールも送る場合

内定辞退は電話でのみ伝えれば充分ですが、先述のように、内定承諾後の辞退など、より丁寧に連絡をしたい場合は電話をかけた後にメールを送る方法があります。内定辞退の電話連絡後にメールを送る場合の例文は以下のとおりです。

【件名】
内定辞退のお詫び

【本文】
〇〇株式会社　人事部　
◯◯様

お世話になっております。
先程お電話をいたしました◯◯（氏名）です。

この度は内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございました。
貴重なお時間を頂いたにも関わらず、御社の期待に沿うことができず大変申し訳ございません。

最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

------------------------------------------
署名


内定辞退の旨をすでに電話で伝えている場合は、再度辞退することをメールに記載する必要はありません。再度辞退についての内容に触れると悪印象を与えかねないので、採用担当者へのお礼と謝罪のみを送るようにしましょう。

「なかなか希望の会社から内定がもらえない」「希望に合う就職先が見つからない」などとお悩みの方は、ハタラクティブまでご相談ください。
ハタラクティブでは、就職支援サービスとして多くの方をサポートしてきた実績を活かし、あなたにぴったりの業界や求人をご紹介いたします。
さらに、カウンセリングを通して適性判断や強みの確認をするだけでなく面接練習なども実施し、採用担当者の目線からアドバイスいたします。ぜひこれを機に、お気軽にお問い合わせください。