退職届のマナーとは？封筒の選び方や添え状の書き方について解説

退職届を入れる封筒にもマナーがあるのをご存知でしょうか。退職届や退職願の書き方・マナーに関する情報はチェックするものの、封筒については見落としがちです。そこで当コラムでは、退職届を出す際の封筒について詳しくご紹介。郵送する場合の注意点も解説しているので、退職を控えている方はぜひ参考にして、円満退社を目指しましょう。

退職届を入れる封筒のマナーとは

退職を決めた際に提出が必要となる退職届や退職願。提出の際は、手渡しでも郵送でも封筒に入れるのがマナーです。また、封筒であればなんでもいいというわけではなく、以下のような色やサイズといった細かいマナー・注意点があります。

封筒の色は？

退職届を入れる封筒は、無地で白色のものにしましょう。中身が透けない二重封筒が望ましいです。郵便番号の枠がついているものや、茶封筒は避けるようにしましょう。茶封筒は請求書や領収書などを入れる事務的な場面で使われるため、退職願や退職届を入れるのはマナー違反とされています。退職願や退職届は、基本的に郵送ではなく手渡しするもの。郵便番号の赤枠が書かれていない白封筒を選びましょう。

封筒の大きさは？

退職届の用紙によって適切なサイズは異なります。

パソコン出力の場合

・B5用紙…長型4号（90×205mm）
・A4用紙…長型3号（120×235mm）

B5の用紙は長形4号（90×205mm）、A4の用紙には長形3号（120×235mm）の封筒が一般的といわれています。退職願や退職届は、スリムな封筒に三つ折りにして入れましょう。そもそも退職願や退職届は、ネガティブな印象を持つもの。そのため、受け取った側の気持ちも考え、ポケットにしまえるサイズが理想的。B5サイズの用紙で長型4号の封筒を選んだほうが無難といえます。

便箋に手書きする場合

・色紙判（177×230mm）…長型4号（90×205mm）
・セミB5便箋（177×250mm）…長型4号（90×205mm）
・B5便箋（182×257mm）…長型4号（90×205mm）
・A4便箋（210×297mm）…長型3号（120×235mm）

すでに退職願・退職届を書いてしまっている場合は、上記のようにサイズがピッタリ合う封筒を選ぶようにしましょう。「もう少し詳しく知りたい」という方は、より詳細に解説されている「退職願は封筒に入れる？適切なサイズや書き方・入れ方を確認しよう」も、併せてチェックしてみてください。

封筒に書くときの注意点

封筒に書くときの注意点をそれぞれご紹介します。

必要事項のみを記載する

退職願・退職届を入れる封筒を準備したら表に退職届（退職願）、裏に自分の所属と名前をフルネームで書きます。手渡しの場合、宛名は必要ありません。必要事項以外は書かないようにしましょう。

書き間違えたときは必ず書き直す

重要な書類となるので、修正液や修正テープなどは使わないようにしましょう。

黒いボールペンや万年筆で書く

筆ペンやサインペンは目立ちすぎたり文字が滲んだりするため、黒ボールペンや万年筆にしたほうが無難です。

退職届を封筒に入れるときのマナー

次に、退職届を封筒に入れるときに気をつけておきたいマナーをご紹介します。

書面を内側にして三つ折りにする

退職届・退職願は、三つ折りにして封筒に入れることが好ましいです。理由としては「読み手のことを考え折り目を少なくする」「世間的に三つ折りが主流」などが挙げられます。折り目はしっかりつけるようにしましょう。折り方のマナーに関しては「退職届の正しい折り方とマナーをご紹介！」にて、解説しています。

入れるときの向きに注意する

封筒に入れる際は、紙の向きに気をつけましょう。「退職届（退職願）」と書いている裏面の右上が、封筒裏面の右上と合致するように入れます。

封筒にのりやシールが付いていないときは封をしない

受け取った相手が中身をすぐ確認できるようにするため、基本的に封筒にのり付けは不要です。ただし、封筒にもとからのりやシールが付いている場合は、見栄えを考えて封をしたほうがいいでしょう。封をする際は、綴じ目部分に「〆」マークを書きます。

退職届を郵送する場合

退職届や退職願は原則手渡しですが、休職中だったり企業側から郵送で送るよう頼まれたりすることもあるでしょう。やむを得ない理由で郵送する場合は、事前に上司や人事に連絡しておくのが社会人としてのマナー。ただし、円満退社を望まない場合は、事前連絡は必要ありません。

退職届を入れた封筒よりも大きい封筒を別に用意する

退職届・退職願を郵送する際は、退職届を入れる封筒が入るひと回り大きい封筒を用意するのが基本です。そちらに宛先を記載するようにします。大きい封筒は、白地で郵便番号欄のあるものにしましょう。退職届の封筒が長形4号であればひと回り大きい長形3号、退職届の封筒が長形3号の場合は角形5号にするのが一般的です。

郵送する場合は赤ペンで「親展」と書く

郵送用の封筒には、宛名の左下に赤ペンで「親展」と書くようにします。「退職届在中」と書いてしまうと、受け取ってもらえなかったり機密情報が漏れたりする可能性があるので注意が必要です。

添え状も忘れずに書こう

退職届・退職願を郵送で出す場合には、きちんと「添え状」を同封するようにしましょう。添え状の例は以下を参考にしてみてください。

添え状の書き方の例

平成◯◯年　◯月◯日

株式会社◯◯◯◯
△△部△△課
◯◯　◯◯（上司の名前）様

◯◯部◯◯課
◯◯　◯◯（自分の名前）

拝啓
貴社ますますのご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
このたび、一身上の都合により退職させて頂くこととなりました。
同封の通り、退職届けを提出させて頂きますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
短い間でしたが、大変お世話になりました。
末筆ながら貴社のご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

退職届を郵送する際に意識する点は、書類に相応しい封筒に入れ、表書き・裏書き・封入作法を守ること。また、汚れや書き損じ、曲がりなどがないよう細心の注意を払いましょう。こちらのコラム「退職届の郵送はしても良いの？マナーを解説します【添え状の例文付き】」にも、退職届を郵送する際のマナーや注意点について解説されているので、参考にしてみてください。

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