内定通知メールの返信マナーとは？ 承諾・保留・辞退の例文もご紹介

この記事のまとめ

• 内定通知メールのへ返信は当日中に行うのがマナー
• 内定通知メールへの返信は感謝の気持ちを伝えたうえで、誤字脱字がないか確認する
• 内定承諾書を郵送する際は、添え状を添えて丁寧に対応する

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内定通知メールを受け取ると、喜びと同時に「どう返信すればよいのか」と迷う方も多いのではないでしょうか。承諾・辞退のどちらの場合も、まずは選考結果への感謝を伝え、丁寧で読みやすい文章を心がけることが大切です。コラムでは内定通知への返信マナーと、すぐに使える例文をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

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内定通知メールを受け取ったら最初にすること

企業からメールを受け取ったら、必ず開封して本文と添付ファイルを確認しましょう。返信の必要があれば、時間を空けずに対応します。

差出人・件名・会社名に間違いがないか確認する

まずは、本当に応募した企業からの内定通知かどうかを確認しましょう。差出人のメールアドレスや署名欄に記載された会社名、件名をチェックします。まれに、選考途中で応募企業がグループ会社や関連会社に切り替わっている場合もあるため、過去のメールと照らし合わせて確認しておくと安心です。

また、件名には「選考結果のご連絡」「内定のご案内」などと記載されていることが多いため、見逃さないようにしましょう。返信を要する重要なメールである可能性が高いので、すぐにメールを開いて確認しましょう。

添付ファイル・本文に重要な情報がないか確認する

内定通知メールには、労働条件通知書や内定承諾書が添付されている場合があります。ファイルが添付されていない場合でも、本文中に「労働条件」「入社日」「勤務場所」「雇用形態」などの重要事項が記載されていることがあるため、内容を丁寧に確認しましょう。

返信の必要性と緊急度を判断する

返信が必要かどうか、また返答の期限がいつまでかを把握するためにも、メール本文の案内をしっかり確認しましょう。返信期限や承諾書の提出期限が明記されているケースもありますので、必ずチェックしてください。

このような表現があれば、原則当日中〜翌営業日までには返信するのがマナーです。

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内定通知メールに返信する時に気をつけたい基本マナー

企業からメールで内定通知をもらったら、入社意思の有無を企業側に伝えるためにも返信が必須です。内定連絡メールに返信する際は基本的なマナーを押さえることが大切なので、以下で確認しておきましょう。

内定通知への返事は連絡を受けた当日に伝える

就職活動で内定通知をもらったら、できる限り当日中に返事をしましょう。内定承諾・保留・辞退の連絡が遅れてしまうと、企業側は「内定通知が届いていないのでは？」「内定を辞退するのでは？」と不安を感じてしまう可能性があります。

内定承諾を保留したい場合

他の企業と迷っているなど内定承諾を保留したい場合、内定連絡を受けたことへのお礼と保留の明確な理由を伝えてください。就活時の内定保留に期限はありませんが、1週間程度が目安です。できるだけ早く企業へ返答しましょう。

転職エージェントを利用している場合

就職・転職エージェントを利用している場合、就活の内定承諾の連絡は利用しているエージェントを介して伝えられます。エージェントの担当者に内定通知の返答を伝えてもらいましょう。

内定承諾をする前に不明点がないか確認する

労働条件や雇用形態、勤務地などで気になる点がある場合は、すぐに承諾せずにまず質問しましょう。その際は、「入社を前向きに検討しておりますが、確認したいことがございます」など、丁寧な前置きを添えると印象も良くなります。

労働契約書や労働条件通知書があれば、入社後のイメージがしやすくなります。労働条件をよく確認することで、入社後のトラブル防止にも繋がるでしょう。

メールと電話のどちらにしても、就職活動で内定承諾の連絡をする際は基本的なビジネスマナーを守ることが大事です。「内定承諾の連絡をメールで行う方法は？基本のマナーや例文をご紹介」では、内定承諾の連絡に関する基本的なマナーを詳しくご紹介しています。ぜひチェックしてください。

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内定通知メールへ返信する際の8つのポイント

企業から内定の連絡を受け取ったら、なるべく早めに丁寧な返信を送ることが大切です。ここでは、内定通知への返信で意識しておく8つのポイントを紹介します。

1.件名は変更しない

企業からのメールに返信する際は、件名を新しく書き換えたりせず届いたままのタイトルを使いましょう。採用担当者は毎日多くのメールを見ているため、件名はそのままの方が確認しやすくなります。「Re: 内定のご連絡」といった形で、やり取りの履歴も残るので安心です。

2.現職や特徴的なメールアドレスの使用は控える

メールの送信には、プライベートで使っているシンプルな個人用アドレスを使いましょう。特徴的な名前や絵文字が入ったアドレスは避けた方が無難です。なお、今働いている会社のメールアドレスを使うのはマナー違反となるため避けてください。

3.選考結果に対するお礼を伝える

内定通知メールへの返信では、内定を出してもらったことへのお礼を伝えましょう。お礼を伝える際は、「この度は内定のご連絡をいただきありがとうございました」のように簡潔な文で問題ありません。

4.名前以外に面接日も添える

内定通知メールへの返信で名乗る際は、名前だけでなく面接日も記載しましょう。「♢月♢日に面接を受けました△△です」などと書くことで、採用担当者はどの応募者からの返信であるかを判断しやすくなります。

5.内定承諾をする場合は入社意思を明確にする

内定を受ける意思がある場合は、その気持ちをはっきり伝えることが大切です。「ありがとうございます」だけでは受けるのか辞退するのか判断できないため、「内定をありがたくお受けいたします」など、意思が伝わる内容にします。

また、「貴社で少しでも早く活躍するために、尽力してまいります」のように意欲的な一言を添えると好印象でしょう。

6.読みやすい文章・見栄えに配慮する

内定通知メールへの返信では、強調文字や装飾・絵文字などは不要です。内定承諾のメールはシンプルな形式で送るようにしてください。長文になりすぎないよう、3〜4文ごとに空白行を入れると読みやすくなります。

7.誤字脱字や敬語の使い方にも気を配る

内定通知メールに返信する際は、「誤字脱字がないか」「適切な敬語を使用できているか」をチェックすることも大切です。特に誤変換がないか、尊敬語や謙譲語を間違えていないか、二重敬語を使っていないかといったことを確認しましょう。

敬語の使い方については「印象が良いビジネスメールの言い回しとは？間違えやすい敬語をご紹介」も参考にしてください。

8.送信前にミスがないかよく確認する

内定通知メールに返信する際は、送信前に文章を読み直し、企業名や面接を受けた日などに間違いがないか確認しましょう。少し時間を空けてチェックしたり、声に出して読み上げたりすると、表現の違和感に気づきやすくなります。

就職活動中のメールでのやりとりはお互いの顔が見えないからこそ、正しい言葉遣いで読みやすいメール本文を作成することが大事です。「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」では、就活で企業にメールを返信する際の正しい言葉遣いを解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

内定通知メールへ返信をする際の例文

ここでは、就活で内定通知メールへ返信する際の例文をまとめました。内定を承諾・辞退・保留する場合のそれぞれの例文を紹介しているので、参考にしてみてください。

内定を承諾する場合

まずは、就職活動で内定を承諾する旨をメールで返信する際の例文は以下のとおりです。

確認事項がない場合

特に確認事項がない場合は、内定通知をもらったお礼と入社後の意欲を簡潔に伝えるようにしましょう。

確認事項がある場合

企業側へ確認したい事項がある場合は、内定承諾の正式な返答を送る前に確認しておくことをおすすめします。

内定を保留にする場合

ここでは、就活で内定を保留にする旨をメールで返信する際の例文をご紹介します。

内定を承諾するか悩んでいるのであれば、その旨を企業に伝えましょう。その際には、いつまでに回答できるのか日程を提示したうえで相談してください。

内定を辞退する場合

ここでは、就活で内定辞退する旨をメールで返信する際の例文をご紹介します。

内定辞退する旨をメールで返信する場合は、「辞退することをはっきり伝える」「辞退理由を簡潔に述べる」「文末にお詫びを記載する」の3点を押さえておきましょう。就職活動で内定を辞退する際には、企業側にマイナスなイメージを与えずに連絡するのがベターです。

「内定辞退をメールのみで伝える例文を紹介！守るべきマナーと注意点も解説」では、内定辞退を伝える際のマナーを詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

電話で内定への返事をする際のポイントやマナー

就職活動において、電話で内定の連絡を受けるケースもあります。ここでは、電話で内定の返事をする際のポイントやマナーを紹介していきます。ビジネスマナーを守って企業に返事を伝えられるよう、ぜひ参考にしてください。

最初にお礼と意思を伝える

電話で内定への返事を行う際は、内定を出していただいたことに対してのお礼を最初に伝えましょう。その後に入社や辞退の意志をはっきりと伝えることが大切です。

電話は静かな環境で対応する

就職活動時に企業に電話する場合、電話をかける環境に気をつけましょう。できる限り静かで電波状況の良い場所を選ぶのがおすすめです。

周囲が騒音などでうるさい場合や電波の状態が悪い場合は、重要なことを聞き逃したり、間違えて記憶・メモしたりする可能性が出てきてしまうでしょう。何度も同じことを聞き返すのを避けるため、電話をする場所には十分注意してください。

朝や昼休憩の時間帯は避ける

就職活動では、企業に電話する時間帯にも気をつけましょう。基本的に就業時間内であれば問題ありませんが、朝やお昼前後はマナーとして避けるべき。朝は、1日のスケジュール確認などでバタバタしている可能性があり、お昼前後は休憩中の可能性が高いからです。

おすすめの時間帯は、午前10時から午前11時30分ごろ、もしくは午後14時30分から午後17時ごろ。そのほかの時間帯は忙しいことが予想されるので、できる限り避けましょう。可能であれば、連絡して問題ない時間を事前に確認しておくと安心です。

メモを準備しておく

内定の電話では、労働条件や今後の流れなどの説明があることが多いです。聞いた内容を忘れないよう、メモの準備をしておきましょう。後でメールで届く場合もありますが、念のためメモを取っておくと安心です。

電話で内定の返事をする際の会話例

企業から内定通知をメールで受け取った後、電話で返答する場面も想定されます。ここでは、状況ごとの会話例を紹介しますので、会話の流れをイメージする際の参考にしてください。

内定を承諾をする場合

企業から内定通知のメールが届き、電話で内定の承諾を伝える会話例を紹介します。

メールの返信で企業に対する尊敬語は「貴社」を使いますが、電話で話す際は「御社（おんしゃ）」を使用することに気をつけましょう。

内定の返事を保留し後日返事をする場合

ここでは、企業からの内定連絡メールに対し、後日返事をしたいことを電話で伝える際の会話例を紹介します。

電話で企業とやりとりする際は、相手が電話を切ったのを確認してから通話を終えるようにしましょう。

内定を辞退する場合

ここでは、内定辞退を電話で伝える場合の企業との会話例を紹介します。

内定を辞退する場合、基本的には簡潔に辞退の理由を伝え、選考に時間を割いてもらったことへのお礼を述べましょう。

内定承諾書の送付マナーと添え状の書き方

内定承諾書とは、内定を受けた応募者が企業へ入社の意思を明示するための正式な書類です。内定通知書と一緒に郵送されるケースのほか、電話やメールでの承諾後に企業から送られてくる場合もあります。

内定承諾書を返送する際は、添え状を同封し、ビジネスマナーを意識した対応を心がけましょう。添え状とは、ビジネスや就職活動などで書類を送る際に、「誰が・なぜ・何を送ったのか」を簡潔に伝えるための文書です。送付状とも呼ばれ、同封する書類の内容や送付目的を明記することで、受け取った側に配慮の行き届いた印象を与えられます。

内定承諾書の添え状では、内定への感謝と入社の意欲を述べたうえで、承諾書を送付する旨を記載しましょう。また、添え状を作成する際は、以下の５つの項目を明記してください。

簡潔ながらも丁寧な文章で、誠意が伝わるよう心がけましょう。添え状の詳しい書き方を解説したこちらのコラム「添え状の書き方とは？手書きでもいい？例文や注意点を解説」もご参考ください。

「メールの返信に不安がある」「社会人としてのマナーをもっと知りたい」という方には就職・転職エージェントのサポートがおすすめです。

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内定承諾メール・電話に関するFAQ

ここでは、内定承諾のメール・電話に関するお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

内定承諾メールの送信後、返信がないときは？

内定承諾のメールを送ったのにもかかわらず、採用担当者からの返信がない場合は、送ったメールアドレスに誤りがないかを確認してみてください。メールアドレスに誤りがなく、翌日まで待っても返信がこないときには、企業へ電話しましょう。また、内定承諾のメールを送る際に「行き違いを防ぐためにも、お手数をおかけして恐縮ですが、メール受信の有無を返信いただけますと幸いです」とメール本文に記載しておくのも一つの手です。

内定承諾メールに採用担当者から返信があったら？

内定承諾のメールに採用担当者から返信があった場合、内容が返事の受け取り報告だけであれば、返信しなくて問題ありません。ただし、今後行う手続きの説明や確認事項がある内容のときは、手続きや確認が終わったことを伝えるメールを送りましょう。

電話で内定承諾を伝えたら、メールも送った方が良い？

電話で内定承諾が完了しているのであれば、メールを送る必要はありません。ただし、企業によっては内定承諾を受けたという根拠を残しておきたい場合があるようです。そのため、採用担当者からメールが欲しい旨を告げられた際は、内定承諾のメールを送るようにしましょう。

内定承諾のメールは何時に送っても大丈夫？

内定承諾のメールは、基本的に企業の就業時間内に送るのがマナーです。「できる限り早く返信したいから」と深夜に送るのは避けましょう。深夜にメールを送ることで、「ビジネスマナーを守れていない」といった印象に繋がることもあるからです。「転職のメールはどう返信する？基本的な書き方と注意点とは？例文もご紹介！」では、企業に送るメールのマナーを詳しくご紹介しています。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

• 国家資格キャリアコンサルタント
• 国家資格中小企業診断士

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