内定通知メールへの返信マナーとは？承諾・保留する際の例文をご紹介

就活で内定通知をメールでもらった場合、どのように返信すれば良いか悩む人は多いでしょう。
承諾・辞退のどちらにしても、選考結果に対するお礼を述べ、読みやすい文章で返信メールを作成することが大切です。このコラムでは、内定通知メールに返信する際のポイントをご紹介します。内定通知メールへ返信する際のマナーを身につけ、入社に向けての準備を進めましょう。

内定連絡メールに返信する際の3つの基本マナー

企業からメールで内定通知をもらったら、入社意思の有無を企業側に伝えるためにも返信が必須です。内定連絡メールに返信する際は基本的なマナーを押さえることが大切なので、以下で確認しておきましょう。

1.返事は相手の連絡手段に合わせる

一般的に就活の内定承諾の連絡は電話で行いますが、メールで内定通知をもらった場合はメールで返信して問題ありません。ただし、採用担当者と確実に連絡をとりたい場合は、内定を承諾する旨を電話で伝えても大丈夫です。

2.内定通知への返事は連絡を受けた当日に伝える

就職活動で内定通知をもらったら、できる限り当日中に返事をしましょう。内定承諾・保留・辞退の連絡が遅れてしまうと、企業側は「内定通知が届いていないのでは？」「内定を辞退するのでは？」と不安を感じてしまう可能性があります。

内定承諾を保留したい場合

就活で内定承諾を保留したい場合、内定連絡を受けたことへのお礼と保留の明確な理由を伝えてください。就活時の内定保留に期限はありませんが、1週間程度が妥当です。できるだけ早く企業へ返答しましょう。

転職エージェントを利用している場合

就職・転職エージェントを利用している場合、就活の内定承諾の連絡は利用しているエージェントを介して伝えられます。エージェントの担当者に内定通知の返答を伝えてもらいましょう。

3.内定承諾をする前に不明点がないか確認する

就職活動で内定承諾をする前に、契約条件や業務内容、賃金などの労働条件を確認しておきましょう。労働契約書や労働条件通知書があれば、入社後のイメージがしやすくなります。労働条件をよく確認することで、入社後のトラブル防止にも繋がるでしょう。

メールと電話のどちらにしても、就職活動で内定承諾の連絡をする際は基本的なビジネスマナーを守ることが大事です。「内定承諾の連絡は電話とメールどちらが良い？基本のマナーと例文をご紹介」では、内定承諾の連絡に関する基本的なマナーを詳しくご紹介しています。ぜひチェックしてください。

内定通知メールへ返信する際の8つのポイント

ここでは、就職活動で内定通知メールに返信するときのポイントを8つご紹介します。

1.件名は変更しない

内定通知のメールには、件名を変更せずに返信しましょう。採用担当者は日々多くのメールを受け取っています。内定通知メールへ返信するときは「Re：企業からの件名」とし、本文引用符付きの履歴を残しておくことで、採用担当者がメールを見つけやすくなるでしょう。

2.現職や特徴的なメールアドレスの使用は控える

就職活動時に企業にメールで連絡するときは、個人のメールアドレスから送信しましょう。プライベートや趣味が全面に押し出されているメールアドレスはビジネスシーンにふさわしくないため、避けるのがマナーです。また、転職する場合では、現職のメールアドレスは使用しないようにしましょう。

3.選考結果に対するお礼を伝える

内定通知メールへの返信では、内定を出してもらったことへのお礼を伝えましょう。お礼を伝える際は、「この度は内定のご連絡をいただきありがとうございました」のように簡潔な文で問題ありません。

4.内定承諾をする場合は入社意思を明確にし意欲を示す

内定通知メールへ返信する際は、内定承諾の意思を明確にすることが大事です。内定承諾する旨をメールするときは、「この度は内定のご連絡をいただきありがとうございました。貴社からの内定をお受けしたいと思います」と伝えましょう。
また、意欲をしっかりと示すことも大切です。「貴社で少しでも早く活躍するために、尽力してまいります」のように簡単な意気込みを伝えましょう。

5.読みやすい文章・見栄えに配慮する

内定通知メールへ返信する際は、読みやすい文章を心掛けましょう。
内定通知メールへの返信では、強調文字や装飾、絵文字などは不要です。内定承諾のメールはシンプルな形式で送るようにしてください。
また、文章作成の際に長文が続く場合には、3～4文を目安に空行を入れましょう。文章の流れが一段落するタイミングや強調したい文章の前後にスペースを設けることで、読みやすくなります。

6.誤字脱字や言葉遣いにも気を配る

内定通知メールに返信する際は、「誤字脱字がないか」「適切な敬語を使用できているか」をチェックすることも大切です。特に誤変換がないか、尊敬語や謙譲語を間違えていないか、二重敬語を使っていないかといったことを確認しましょう。

7.名前以外に面接日も添える

内定通知メールへの返信で名乗る際は、名前だけでなく面接日も記載しましょう。「〇月〇日に面接を受けました△△です」などと書くことで、採用担当者はどの応募者からの返信であるかを判断しやすくなります。

8.送信前にミスがないかよく確認する

内定通知メールに返信する際は、送信前に文章を読み直し、企業名や面接を受けた日などに間違いがないか確認しましょう。少し時間を置いてから見直すと、より適切な表現が浮かんだり作成直後に気づかなかったミスを見つけられたりする場合があります。

就職活動中のメールでのやりとりはお互いの顔が見えないからこそ、正しい言葉遣いで読みやすいメール本文を作成することが大事です。「企業メールへの返信マナーを解説！時間や日程調整を伝える際の例文も紹介」では、就活で企業にメールを返信する際の正しい言葉遣いを解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

内定通知メールへ返信をする際の例文

ここでは、就活で内定通知メールへ返信する際の例文をまとめました。内定を承諾・辞退・保留する場合のそれぞれの例文を紹介しているので、参考にしてみてください。

内定を承諾する場合

まずは、就職活動で内定を承諾する旨をメールで返信する際の例文は以下のとおりです。

確認事項がない場合

【件名】Re：選考結果のご連絡（株式会社△△）

【本文】
株式会社△△
総務人事課　△△様

お世話になっております。
〇月〇日に面接を受け、本日貴社より内定通知をいただきました氏名です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ぜひ、貴社にて働かせていただきたいと思います。

入社後は、1日でも早く活躍できるように尽力してまいります。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは取り急ぎお礼を申し上げます。

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名前：△△
住所：△△県△△市△△
自宅TEL：××－××××－××××
携帯TEL：××－××××－××××
メールアドレス：××××@××××
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特に確認事項がない場合は、内定通知をもらったお礼と入社後の意欲を簡潔に伝えるようにしましょう。

確認事項がある場合

【件名】Re：選考結果のご連絡（株式会社△△）

【本文】
株式会社△△
総務人事課　△△様

お世話になっております。
〇月〇日に面接を受け、本日貴社より内定通知をいただきました氏名です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
入社を前向きに考えております。

正式な返答の前に入社後の業務内容を確認したいため、労働条件を書面でいただきたく思います。
お忙しい中、大変恐縮ではありますが、ご返信いただきたく存じます。
どうぞよろしくお願いいたします。

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名前：△△
住所：△△県△△市△△
自宅TEL：××－××××－××××
携帯TEL：××－××××－××××
メールアドレス：××××@××××
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企業側へ確認したい事項がある場合は、内定承諾の正式な返答を送る前に確認しておくことをおすすめします。

内定を保留にする場合

ここでは、就活で内定を保留にする旨をメールで返信する際の例文をご紹介します。

【件名】Re：選考結果のご連絡（株式会社△△）

【本文】
株式会社△△
総務人事課　△△様

お世話になっております。
〇月〇日に面接を受け、本日貴社より内定通知をいただきました氏名です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
現在ほかにも選考中の企業が複数あり、すべての結果を聞いたうえで決めたいと考えているため、すぐにお返事をするのが難しい状況です。

×月×日までには、お返事ができるかと思いますが、それまでお待ちいただくことはできますでしょうか。

こちらの事情で誠に恐縮ではありますが、何卒ご検討いただきたく存じます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

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名前：△△
住所：△△県△△市△△
自宅TEL：××－××××－××××
携帯TEL：××－××××－××××
メールアドレス：××××@××××
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内定を承諾するか悩んでいるのであれば、その旨を企業に伝えましょう。その際には、いつまでに回答できるのか日程を提示したうえで相談してください。

内定を辞退する場合

ここでは、就活で内定辞退する旨をメールで返信する際の例文をご紹介します。

【件名】Re：選考結果のご連絡（株式会社△△）

【本文】
株式会社△△
総務人事課　△△様

お世話になっております。
〇月〇日に面接を受け、本日貴社より内定通知をいただきました氏名です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ご連絡をいただきましたところ、大変申し訳ありませんが、貴社の内定を辞退したく、ご連絡を差し上げました。

選考の過程で貴社の皆様にお会いした際には、丁寧に接していただき、社風にも魅力を感じておりましたが、自分のやりたい仕事や適性などを考えた結果、このような結論に至りました。

選考では貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、このような結果となりましたこと、誠に申し訳ございません。
また、メールでのお詫びとなりますことご了承いただきたくお願い申し上げます。

貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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名前：△△
住所：△△県△△市△△
自宅TEL：××－××××－××××
携帯TEL：××－××××－××××
メールアドレス：××××@××××
------------------------------------------------

内定辞退する旨をメールで返信する場合は、「辞退することをはっきり伝える」「辞退理由を簡潔に述べる」「文末にお詫びを記載する」の3点を押さえておきましょう。就職活動で内定を辞退する際には、企業側にマイナスなイメージを与えずに連絡するのがベターです。

「内定辞退はメールのみでOK？転職活動の守るべきマナーと例文」では、内定辞退を伝える際のマナーを詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

電話で内定への返事をする際のポイントやマナー

ここでは、就職活動中に電話で内定への返事をする際のポイントやマナーを紹介していきます。ビジネスマナーを守って企業に返事を伝えられるよう、ぜひ参考にしてください。

最初にお礼と意思を伝える

電話で内定への返事を行う際は、内定を出していただいたことに対してのお礼を最初に伝えてください。内定へのお礼を伝えたら、入社や辞退の意志をはっきりと伝えましょう。

電話は静かな環境でかける

就職活動時に企業に電話する場合、電話をかける環境に気をつけましょう。できる限り静かで電波状況の良い場所を選ぶのがおすすめです。周囲が騒音などでうるさい場合や電波の状態が悪い場合は、重要なことを聞き逃したり、間違えて記憶・メモしたりする可能性が出てきてしまうでしょう。何度も同じことを聞き返すのを避けるため、電話をする場所には十分注意してください。

朝や昼休憩の時間帯は避ける

就職活動では、企業に電話する時間帯にも気をつけましょう。基本的に就業時間内であれば問題ありませんが、朝やお昼前後はマナーとして避けるべき。朝は、1日のスケジュール確認などでバタバタしている可能性があり、お昼前後は休憩中の可能性が高いからです。

おすすめの時間帯は、午前10時から午前11時30分ごろ、もしくは午後14時30分から午後17時ごろ。そのほかの時間帯は忙しいことが予想されるので、できる限り避けましょう。可能であれば、連絡して問題ない時間を事前に確認しておいてください。

内容のメモをとる

就活で内定への返事の電話を行う際は、メモの準備を忘れないようにしてください。内定承諾をしたい場合、労働条件の詳細や今後の予定について話されるのが一般的。メールで別途送られてくる可能性もありますが、メモをとっておくことがおすすめです。

電話で内定の返事をする際の会話例

ここでは企業からメールで内定通知を受け、電話で返事をする際の会話例を紹介します。企業とのやりとりをイメージするために、ぜひ参考にしてください。

内定承諾をする場合

まずは、企業から内定通知のメールが届き、電話で内定承諾の旨を伝える場合の会話例を紹介します。

自分：もしもし、×月×日に内定の連絡をメールでいただきました△△と申します。先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました。採用担当者の△△さまはお手すきでしょうか。
企業の窓口：お世話になっております。少々お待ちください。
採用担当者：お電話替わりました。△△です。
自分：お世話になっております。×月×日に内定の連絡をメールでいただきました△△と申します。先日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました。内定のお返事にお時間をいただき、申し訳ありません。
採用担当者：いえいえ、大丈夫です。
自分：内定のご連絡をいただきまして、ぜひ御社に入社したいと思っております。
採用担当者：そうでしたか。ありがとうございます。
自分：入社した際は1日も早く貢献できるよう尽力したいと思っております。入社前に何か準備しておくべきことはあるでしょうか。
採用担当者：今後の予定は後日メールで送りますので、不明点がある際はメールで質問していただけますでしょうか。
自分：承知しました。改めまして、内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
採用担当者：よろしくお願いいたします。
自分：それでは失礼いたします。
採用担当者：失礼します。

メールの返信で企業に対する尊敬語は「貴社」を使いますが、電話で話す際は「御社（おんしゃ）」を使用することに気をつけましょう。

後日返事をする場合

ここでは、企業からの内定連絡メールに対し、後日返事をしたいことを電話で伝える際の会話例を紹介します。

自分：もしもし、本日内定の連絡をメールでいただきました△△と申します。採用担当者の△△さまはお手すきでしょうか。
採用担当者：はい、私です。
自分：お世話になっております。△△と申します。本日は内定の連絡をいただき、ありがとうございました。お時間よろしいでしょうか。
採用担当者：大丈夫です。お電話ありがとうございます。
自分：すぐにでも承諾のお返事をすべきなのですが、現在他社からの選考結果を待っている状況のため、大変恐れ入りますが×月×日までお返事を待っていただくことは可能でしょうか。
採用担当者：×月×日ですね。承知しました。
自分：こちらの事情で大変申し訳ありません。
採用担当者：大丈夫ですよ。ご連絡お待ちしています。
自分：ありがとうございます。本日はお電話の時間をいただきありがとうございました。それでは失礼いたします。
採用担当者：失礼します。

電話で企業とやりとりする際は、相手が電話を切ったのを確認してから通話を終えるようにしましょう。

内定を辞退する場合

ここでは、内定辞退を電話で伝える場合の企業との会話例を紹介します。

自分：もしもし、本日内定の連絡をメールでいただきました△△と申します。採用担当者の△△さまはお手すきでしょうか。
採用担当者：はい、私です。
自分：お世話になっております。△△と申します。本日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。今お時間はよろしいでしょうか。
採用担当者：大丈夫です。
自分：ありがとうございます。大変恐れ入りますが、検討しました結果、別の企業への入社を決めたため、御社の内定は辞退したいと思いご連絡しました。
採用担当者：そうでしたか。残念ですが、承知しました。
自分：選考にお時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ありません。
採用担当者：大丈夫ですよ。ご活躍をお祈りしています。
自分：ありがとうございます。採用担当の△△さまをはじめ、大変お世話になりました。ありがとうございました。
採用担当者：こちらこそありがとうございました。
自分：それでは失礼いたします。
採用担当者：失礼いたします。

内定を辞退する場合、基本的には簡潔に辞退の理由を伝え、選考に時間を割いてもらったことへのお礼を述べましょう。

内定承諾書の送付の仕方

内定承諾書とは、就職活動で内定を得た人が企業に対し入社を誓約するための書類です。内定承諾書は、内定通知書と同封して送付されるケースのほか、メール・電話で内定を承諾したあとに企業から送付される場合があります。
企業に内定承諾書を送付する際は、添え状を同封しましょう。添え状とは送付書類の内容や挨拶を記載する書類のことです。

内定承諾書の添え状の例文

内定承諾書の添え状の例文は、下記のとおりです。

20××年×月×日

株式会社△△
総務人事課　△△様

名前：△△
住所：△△県△△市△△
自宅TEL：××－××××－××××
携帯TEL：××－××××－××××
メールアドレス：××××@××××

内定承諾書送付の件

拝啓

時下、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございました。入社後は、貢献できるよう精進していく所存です。今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。

つきましては、内定承諾書をお送りいたしますのでご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

記

・内定承諾書　1通

以上

内定承諾書の添え状には、送付日や宛名、自分の連絡先のほか、内定をもらったことへのお礼や決意、送付書類の内容を記載しましょう。

内定承諾書を送付するときのポイント

就活で企業に内定承諾書を送付するときは、送付書類を入れる順番や添え状の書き方に気をつけましょう。それぞれのポイントについて解説します。

送付書類の入れる順番に気をつける

就活で企業に内定承諾書を送付する際は、上から添え状→内定承諾書→そのほかの書類という順番にしましょう。送付書類は透明のクリアファイルに入れて送ると、折れたり雨に濡れたりするのを防げます。

添え状には感謝の意と意気込みを簡潔に添える

内定承諾書の添え状には、内定をもらったことへの感謝の気持ちや入社後の意気込みを記載しましょう。感謝の気持ちと意気込みは、長文になり過ぎると採用担当者の負担を増やすため、2～3行程度にまとめるのが無難です。

このコラムでは、メールで内定通知をもらった際の返信方法についてご紹介しました。
内定をもらい、承諾したら新しい職場での仕事がスタートします。初めての就職・転職は不安を感じる人も多いでしょう。

就職・転職エージェントのハタラクティブなら、入社後のフォローが万全。定期的に仕事内容や不安がないかなど、丁寧にヒアリングを行っているので安心して働くことが可能です。
また、入社後のミスマッチを防ぐためにも、専任の就活アドバイザーが応募したい企業で働いた場合のメリット・デメリットをお伝えしています。サービスの利用は無料なので、まずはお気軽にご相談ください。

内定承諾メール・電話に関するFAQ

ここでは、内定承諾のメール・電話に関するお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

内定承諾メールの送信後、返信がないときは？

内定承諾のメールを送ったのにもかかわらず、採用担当者からの返信がない場合は、送ったメールアドレスに誤りがないかを確認してみてください。メールアドレスに誤りがなく、翌日まで待っても返信がこないときには、企業へ電話しましょう。また、内定承諾のメールを送る際に「行き違いを防ぐためにも、お手数をおかけして恐縮ですが、メール受信の有無を返信いただけますと幸いです」とメール本文に記載しておくのも一つの手です。

内定承諾メールに採用担当者から返信があったら？

内定承諾のメールに採用担当者から返信があった場合、内容が返事の受け取り報告だけであれば、返信しなくて問題ありません。ただし、今後行う手続きの説明や確認事項がある内容のときは、手続きや確認が終わったことを伝えるメールを送りましょう。

電話で内定承諾を伝えたら、メールも送った方が良い？

電話で内定承諾が完了しているのであれば、メールを送る必要はありません。ただし、企業によっては内定承諾を受けたという根拠を残しておきたい場合があるようです。そのため、採用担当者からメールが欲しい旨を告げられた際は、内定承諾のメールを送るようにしましょう。

内定承諾のメールは何時に送っても大丈夫？

内定承諾のメールは、基本的に企業の就業時間内に送るのがマナーです。「できる限り早く返信したいから」と深夜に送るのは避けましょう。深夜にメールを送ることで、「ビジネスマナーを守れていない」といった印象に繋がることもあるからです。「転職のメールはどう返信する？基本的な書き方と注意点とは？例文もご紹介！」では、企業に送るメールのマナーを詳しくご紹介しています。