エントリーシートは既卒も必要?ダウンロード方法や書き方のポイントを紹介

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この記事のまとめ

  • エントリーシートは既卒も求められることがある
  • エントリーシートをダウンロードする際はパソコンがあると便利
  • エントリーシートは読み手のことを考えて丁寧に書く
  • 自己PRや志望動機は、入社後に活かせる強みにつなげて書く
  • エントリーシートを郵送する際もマナーが見られているので注意しよう

このコラムでは、エントリーシートの書き方に悩んでいる人に向けて、ダウンロードの仕方や効果的なアピール方法を紹介します。エントリーシートは既卒の応募者も必要な場合があり、自己PRや志望動機は、自分の強みをアピールするための重要な項目です。例文を読み、読み手に伝わりやすい文章を書けるようにしましょう。また、証明写真を撮る際の身だしなみにも触れているため、細かい部分に気をつけたい方もぜひご覧ください。

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エントリーシートとは

エントリーシートとは、主に新卒が企業に応募する際に求められる書類です。“Entry(エントリー)”と“Sheet(シート)”の頭文字を取り、「ES」とも呼ばれています。

住所や氏名、学歴などの基本情報に加え、志望動機や自己PR欄がある場合がほとんど。企業ごとに内容や項目に違いはあるものの、履歴書と項目が重複していることも珍しくありません。

エントリーシートと履歴書の違いは?

エントリーシートは企業が採用選考の際に参考にする書類であり、自己PRや志望動機などで人間性をアピールするために提出します。対して、履歴書は社員情報を管理するために保管される公的な書類です。エントリーシートを提出するかどうかは企業によって異なり、履歴書だけで選考が行われるケースもあります。

エントリーシートと履歴書には重複する項目が多いものの、内容が一字一句同じだと手を抜いていると思われる可能性も。書き分けに迷ったときは、アピールする強みは統一して異なるエピソードを書きましょう。また、エントリーシートで取り上げた内容の要約を履歴書に書くのもおすすめです。

履歴書との違いや書き分けに関しては「エントリーシートと履歴書の違いとは?両方提出する場合の内容はどうする?」をご覧ください。

既卒もエントリーシートは必要?

エントリーシートは、基本的に新卒の就職活動で提出する書類です。しかし、既卒や第二新卒を新卒枠として募集する企業では、エントリーシートの提出が必要な場合もあります。既卒や第二新卒で転職活動をする方も、応募先によってはエントリーシートの対策を行いましょう。

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エントリーシートはどこで手に入る?

エントリーシートは企業が独自で作成する応募書類であり、決まったフォーマットはありません。そのため、履歴書のように市販はされておらず、企業ごとにフォーマットを用意して必要な人に配布する方法が一般的です

配布方法として、エントリー後に郵送されることもありますが、ほとんどの企業ではナビサイトもしくは自社のコーポレートサイトにダウンロードできるものが準備されています。ダウンロード版であればメール添付にも郵送にも対応でき、必要な枚数を自分で印刷できるので安心でしょう。

ただし、印刷の場合は指定された形式以外は規定違反となり、受けつけてもらえなくなる可能性も。そのため、印刷では用紙のサイズやカラーを間違えないようにしてください。

エントリーシートのダウンロード方法

エントリーシートはスマートフォンからダウンロードできるものもありますが、データの形式によっては開けない場合があります。パソコンはすべての形式に対応できるため、パソコンの使用がおすすめ。また、エントリーシートをダウンロードする前に、データの形式を確認しましょう。誤った方法で開こうとすると、データが壊れて正しく表示できないことがあります。

企業がエントリーシートで重視する3つのポイント

エントリーシートは、就活で自分をアピールするための重要な書類です。ここで紹介する3つのポイントを念頭に置き、作成しましょう。

1.伝わりやすい文章を書けているか

仕事をするうえで、伝わりやすい文章を作成する能力は重要なスキルの一つです。エントリーシートでは自己PRや志望動機だけでなく、文章力も重視されています

作成の際は「質問に対して的確な答え方ができているか」「論理的で伝わりやすい文章が書けているか」といった点を意識しましょう。

2.性格や能力

企業はエントリーシートを通して、応募者の性格や能力を知りたいと思っています。特に、「企業とのマッチ度はどうか」「自社で活躍できそうか」などがエントリーシートでよくチェックされるポイントです。

まずは企業研究を行い、企業が求める人物像に合わせてアピールをすると良いでしょう。また、基本情報以外の項目については、内容が企業理念や社風に沿っているかどうかも確認するようにしてください。企業研究の方法は「企業研究は転職でも必ず行おう!情報の集め方と活用のポイント」のコラムをご覧ください。

3.仕事に対するモチベーションや入社意欲

仕事に対するモチベーションや入社意欲も、エントリーシートでチェックされています。自己PRや志望動機などは、応募者のモチベーション・価値観・考え方が表れやすい項目です。

そのため、企業がエントリーシートから「なぜ自社で働きたいのか」「仕事で多少大変なことがあっても頑張れそうか」といった点を見ている可能性があります。入社意欲を効果的に伝えるためにも、自己分析を入念にしておきましょう。
自己分析については「自己分析とは?実施のメリットと就活・転職活動での必要性を解説」で解説しています。

エントリーシートを書くときのマナー

エントリーシートは、読みやすさやマナーもチェックされます。初歩的な部分で減点されないために、基本マナーの徹底を意識しましょう。

1.文字は読み手のことを考え丁寧に書く

エントリーシートでは、0.5〜0.7mmの黒ボールペンを使うのがおすすめです。1.0mmのボールペンは記入欄が詰まり、読みづらくなる可能性があります。

また、小さい字で記入欄いっぱいに書き込んでしまうと読みにくくなるので、文字は見やすい大きさで、余白のバランスを考えながら記入しましょう。

2.黒色のボールペンか万年筆で書く

エントリーシートを書く際は、黒のボールペンか万年筆を選びましょう。万年筆はボールペンの字と見た目が変わり、ほかのエントリーシートより印象に残りやすくなる可能性があります。ただ、使い慣れていないと書きにくいため、ボールペンが無難です。

3.語尾を統一する

エントリーシートの文章の語尾は「ですます調」と「である調」のどちらにしても問題はありません。ただし、エントリーシート全体では語尾を統一しましょう。

「ですます調」の印象

「ですます調」の文章は、丁寧で礼儀正しい印象を与えます。控えめではあるもののマイナスな印象を与えるリスクは少なく、迷った際は「ですます調」を選ぶと良いでしょう。

ただし、同じ語尾が連続すると抑揚のない文章になりがちです。体言止めや倒置法などを使い、できるだけ語尾が被らないよう意識してください。

「である調」の印象

「である調」は断定形であることから、力強く自信に満ちた印象を与えられます。「ですます調」に比べて文字数が少なくなるため、より多くの事柄を伝えたい人にもおすすめです。

一方、「である調」は断定的で堅苦しい印象を与えてしまうこともあります。そのため、インパクトのある文章にしたい場合に使うなど、企業によって使い分けるのも手です。

エントリーシートの基本の書き方

エントリーシートの基本情報から志望動機まで、基本的な書き方をまとめました。項目は企業によって異なるものの、ほとんどのエントリーシートにある内容をピックアップします。

エントリーシートの基本情報の書き方

エントリーシートの基本情報の書き方をおさえましょう。
氏名は正しい漢字を使用し、振り仮名については「ふりがな」とあればひらがなで、「フリガナ」とあればカタカナを使用してください。また、住所は略すことなく、都道府県名からマンションやアパート名までを正しく記載しましょう。

日付はエントリーシートを提出もしくは投函する日、年齢はエントリーシートを提出する時点での年齢を書きます。生年月日は西暦・和暦のどちらにしてもかまいませんが、表記は書類全体で統一しましょう。

連絡先欄がある場合は、日中に連絡がとりやすい電話番号を記載します。固定電話がない人は、スマートフォンの番号で問題ありません。メールアドレスは、数字とアルファベットの読み間違いを防ぐために、分かりやすく書きましょう。

学歴・職歴については履歴書と同じ。学歴は、中学校卒業から書き始め、学校名は略さず正式名称で記載してください。大学は学部・学科どちらも記載します。また、基本的にアルバイトは職歴に含めないため、正社員経験がない場合は「なし」と書きます。ただし、アルバイトが応募企業に関連する業種である場合は、職歴の欄に記入して経験をアピールしましょう

エントリーシートの自己PRの書き方

エントリーシートの自己PRでは、企業研究をしたうえで入社後に活かせる強みをアピールしましょう。1つの項目にいろいろなエピソードを盛り込んでしまうと、伝えたいことが分かりにくくなり逆効果となります。そのため企業に合ったアピールポイント一つに絞るのがおすすめ。

また、エントリーシートの自己PRでは、冒頭で強みを述べたあとにエピソードを交えてその根拠を示します。ただエピソードを並べるのではなく、行動したきっかけや自分の考え、価値観を交えて書くようにしてください。いつの話なのか、どこで起きたことなのかなどの情報も入れて具体的にしましょう。

エントリーシートの自己PRに説得力を持たせるためには、入社後に活かせる強みを説明することも重要です。応募企業で求められる資質やスキルを把握したうえで、入社後の活躍を思わせる一文を加えましょう。

自己PRの例文(積極性を伝える)

私の強みは、積極性があり、何事にも挑戦するところです。
私は現在、喫茶店でアルバイトをしており、店舗運営に携わることで売上を3倍にした経験があります。私がその喫茶店でアルバイトを始めたころは、売上が低く、経営が困難な状態でした。

そこで、自発的に店舗を観察し、売上が低い原因を追求したところ、顧客のリピート率が低いことが課題だと気がつきました。売上を上げるために必要なことを考え、リピート率を高めるために店長に提案したのが「ポイントカードを作る」「新メニューの開発」の2点です。

これらの取り組みを1年間継続した結果、再び来店してくださる方が増え、売上は3倍になりました。貴社に入社後は、この強みを活かしてどのような仕事にも挑戦し、貢献したいと考えています。

エントリーシートの志望動機の書き方

志望動機は、エントリーシートで企業が重視している項目です。採用担当者は「数ある会社の中から自社を選んだ理由」を知りたいと思っています。そのため、興味を持った点やその企業に惹かれた理由を明確に記載することが大切。その企業だからこそ入社したい理由を述べることで、意欲の高さが示せるでしょう。

「その企業だから入社したい」「他社に比べて魅力に感じた」など、競合他社で通用しない志望動機を考えるには、企業研究が欠かせません。企業のWebサイトや求人票、企業研究誌などを読み込み、情報収集を行いましょう。また、競合他社について調べることで、応募先企業の独自性がより明らかになります。

また、志望動機を書くときは、その企業で活かせる強みのアピールが大切。「このような強みを仕事に活かしたい」と説明することで、入社後の姿をイメージしてもらいやすくなります。さらに、入社後の目標を具体的に伝えると、入社意欲の高さをアピールできるでしょう。

志望動機の例文(営業職)

私は2年前から、事務の仕事をしています。主な仕事内容は、データ入力や書類作成、電話応対です。電話応対の際には、一人ひとりに合わせたコミュニケーションを心掛けています。

今後は顧客対応の経験を活かし、営業職に挑戦したいと考えています。私は、多くの方の意見にしっかりと耳を傾け、幅広いプランを提供している貴社に感銘を受けました。さらに、毎月行われる勉強会や社員全員で成功事例を共有する社風など、サポート体制が充実している点にも魅力を感じています。

未経験の職種ですが、顧客対応で身につけたコミュニケーションスキルを活かして、積極的に営業の知識を吸収し、貴社に貢献したいと考えています。 

結論ファーストで書こう

文章を書く際は、結論を最初に書く結論ファーストを意識しましょう。最初に結論を述べることでそのあとの文章が頭に入りやすくなり、読み手にとって分かりやすい文章になります。

エントリーシートの趣味・特技の書き方

エントリーシートの趣味・特技の欄には、基本的にどのようなことを書いても問題はありません。しかし、空欄のまま提出したり、嘘の内容を記入したりすることは避けましょう。

仕事に関連する趣味や特技がなくても企業にネガティブな印象を与えることはありませんが、「読書」と一言で済ませるのではなく、「読書(月に4冊を目標にしています。好きなジャンルは歴史小説です)」のように簡単な説明を入れると、人柄を伝えやすくなるのでおすすめです。

趣味・特技の例文は「エントリーシートの趣味・特技欄の書き方は?読書や旅行もアピールできる!」を参考にしてください。

エントリーシートの長所・短所の書き方 

エントリーシートの長所・短所は、応募者の特徴を知り、「入社後にどのような場面で能力を発揮できるか」を見る項目です。記入の際は、自己PRと同様に具体的なエピソードを盛り込みましょう。

また、エントリーシートに書く短所は、ポジティブに言い換えられるものを選ぶのがおすすめ。たとえば、「飽きやすい」という短所は「好奇心旺盛」という長所に言い換えができます。「時間にルーズ」など、マイナスなイメージだけの短所を選ぶのは避けましょう。

長所・短所の見つけ方や例文は「就活の長所・短所の書き方!ない場合の答え方や具体例を一覧でご紹介」で紹介しています。ぜひご覧ください。

エントリーシートのガクチカの書き方

ガクチカは「学生時代に力を入れたこと」であり、新卒のエントリシートで問われることがあります。企業がガクチカの質問で知りたがっているのは「学生時代どのように考えて行動し、経験で得たものは何か」です。

そのため、プロセスに人柄が表れているのであれば、派手な経験を書く必要はありません。勉強やサークル、アルバイトなどの経験から選んで書いていきましょう。「履歴書の「学生時代に力を注いだこと」の例文をご紹介!書き方のコツも解説」では、ガクチカの書き方や例文を紹介しています。

エントリーシートの写真はどうする?

エントリーシートに貼る証明写真は、主に「本人確認のため」「応募者の人物像をイメージするため」の2つの目的で使われます。基本的には履歴書に貼る証明写真と同じで問題ありませんが、企業によっては証明写真とは異なるものを求めることも。

以下に、証明写真の身だしなみのポイントや写真の注意点をまとめました。

証明写真の身だしなみの基本

証明写真は新卒・既卒・中途採用など年齢を問わずスーツで撮影するのが基本です。柄や派手な色のスーツは避け、黒や紺、濃いグレーのスーツに白いシャツ・ブラウスを合わせましょう。

髪の毛も極端に派手な色は避け、社会人らしい色やヘアスタイルを意識します。社内規定でヘアカラーがOKとなっている場合も、証明写真では暗い色やベーシックなヘアスタイルにまとめましょう。また、明るい印象を与えるために前髪が目にかからないようセットし、顔回りにも髪が落ちてこないよう、ヘアゴムやヘアピンでまとめます。

メイクをする場合もビジネスシーンを意識し、ナチュラルにするのがおすすめ。自分を魅力的に見せるのではなく、「清潔感がある」「一緒に働きたいと思える」身だしなみを心がけましょう。

エントリーシートの写真の注意点

エントリーシートの写真には、本人確認の意味も含まれています。少なくとも6ヶ月以内、できれば3ヶ月以内に撮影した写真を用意しましょう。なお、エントリーの写真欄に「3ヶ月以内に撮影したもの」など時期の指定があれば従います。

就活を行っていると履歴書やエントリーシートなど証明写真が必要になる機会は多いもの。スピード写真機の証明写真も使用できますが、その都度撮影に行くのは時間とコストがかかります。おすすめは写真館での撮影。スピード写真に比べると初期コストはかかるものの、プロによる撮影やデータの受け取りなどが可能なので、仕上がりや必要になるたびに印刷できることを考えると、スピード写真より満足できるでしょう。

エントリーシートを郵送する封筒の書き方

エントリーシートを郵送で送付する場合の、封筒の書き方を紹介します。就活ではマナーも見られているため、ここでチェックしておきましょう。

表面

住所や宛名は縦書きで、略さず都道府県から記入します。番地は漢数字で記入しましょう。住所が長く一行で収まらない場合は、ビル名などで改行しても問題ありません。

会社名も「(株)」とはせず、正式名称で記入します。個人名の場合は「様」、会社名や部署名の場合は「御中」を使うのがマナーです。敬称については「「行」と「御中」の正しい使い方を解説!消し方や書き換え方を覚えよう」のコラムでご確認いただけます。

また、封筒の左下には、赤字で「応募書類在中」と書いて四角形で囲みましょう。これには、封筒の中身が応募書類だと知らせる役割があります。

裏面

裏面には差出人である自分の情報を記載します。住所は、表面と同様に略さず記入。住所の左側には、自分の名前を書きます。
また、会社内で担当者に書類が届くのが遅れた場合、締め切りに間に合っていることを示すために封筒の左上に縦書きで日付を書きましょう。

封をしたあとは、綴じ目に「〆」と書きましょう。封字には、第三者が封筒を開封していないことを示す役割があります。

郵送するときの注意点

郵送中の水濡れや折れを防ぐため、応募書類はクリアファイルに入れたうえで封筒に入れましょう。また、使用する切手にも配慮が必要。キャラクターや派手な記念切手など、ビジネスの場にふさわしくないデザインは避けます。料金が不足していると受取人が過不足を支払う必要があったり、返送されたりする可能性があるため、郵便局に持ち込んで料金を確認するのがおすすめ。持ち込めばシンプルなデザインの切手を使用してもらえます。

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