エントリーシートは既卒でも必要?書き方のポイントから郵送の仕方まで解説

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この記事のまとめ

  • エントリーシートは既卒でも求められることがある
  • エントリーシートをダウンロードするときはパソコンがあると便利
  • エントリーシートは語尾を統一し、丁寧な字で書く
  • 自己PRや志望動機は、入社後に活かせる強みにつなげて書く
  • エントリーシートを送る封筒でも、マナーが見られている

エントリーシートは既卒でも必要なのでしょうか?書き方に悩んでいる人に向けて、効果的なアピール方法からダウンロードの仕方、郵送のマナーまでご紹介します。自己PRや志望動機は、自分の強みをアピールするための重要な項目です。例文を読み、読み手に伝わりやすい文章を書けるようにしましょう。また、証明写真を撮るときの身だしなみに関しても触れているので、細かい部分に気をつけたい方もぜひ読んでみてください。

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エントリーシートとは

エントリーシートとは、主に新卒が企業に応募する際に求められる書類です。“Entry(エントリー)”と“Sheet(シート)”の頭文字を取り、「ES」という略称でも呼ばれています。
項目は、住所や氏名、学歴などの基本情報に加え、志望動機や自己PR欄がある場合がほとんどです。履歴書と項目が重複することも少なくありません。

エントリーシートと履歴書の違いは?

エントリーシートは、自己PRや仕事への熱意など、人間性をアピールするための書類であるのに対し、履歴書は社員情報を管理するために保管される公的な書類です。企業は、履歴書だけで書類選考を行うのが難しいため、合わせてエントリーシートの提出を要求します。ただし、企業によってはエントリーシートがなく、履歴書のみで選考が行われるケースもあります。
エントリーシートと履歴書には、志望動機や自己PR、特技・趣味など、重複する項目がいくつかあります。とはいえ、志望動機や自己PRの内容が一字一句同じだと、手を抜いていると思われてしまう可能性も。書き分けに迷ったときは、アピールする強みを統一して異なるエピソードを書いたり、エントリーシートで取り上げた内容の要約を履歴書に書いたりすると良いでしょう。

企業がエントリーシートで重視するポイント

エントリーシートは、自分をアピールするための重要な書類です。これから紹介する2つのポイントを念頭に置き、エントリーシートを作成しましょう。

伝わりやすい文章を書けているか

仕事をするうえで、文章を作成する能力は非常に重要なスキルの一つです。そのため、エントリーシートでは自己PRや志望動機だけでなく、文章力も重視されていると考えましょう。
エントリーシートを作成する際は、「質問に対して的確な答え方ができているか」「論理的で伝わりやすい文章が書けているか」といったことを意識するのが大切です。

仕事に対するモチベーションや意欲

企業は、エントリーシートに書かれている過去の経験や自己PRを通じて、仕事に対するモチベーションや意欲などを読み取っています。その中でも、企業理念に沿っている人や求める人材像に該当する人が、書類選考を通過しやすくなるでしょう。入社意欲を効果的に伝えるためには、十分な自己分析をすることが大切です。自己分析については、「自己分析とは?就活や転職活動での必要性を解説!方法やメリットもご紹介」で詳しく説明しているので、参考にしてみてください。

既卒でもエントリーシートは必要?

エントリーシートは、基本的に新卒の就職活動で提出する書類です。しかし、既卒や第二新卒を新卒枠として募集する企業では、エントリーシートの提出が必要な場合もあります。そのため、既卒や第二新卒で転職活動をする方も、応募先によってはエントリーシートの対策が必要です。

エントリーシートはどこで手に入る?

大前提として、エントリーシートは売られていないということを知っておきましょう。エントリーシートは、就職活動のときに限定して手に入るものです。では、エントリーシートはどこで手に入るのでしょうか。下記では、エントリーシートの入手方法を説明しています。

エントリーシートは企業が作成しているもの

エントリーシートは、企業が応募者との相性を図るために作成する応募書類です。エントリーシートには決まったフォーマットがなく、提出の有無は企業によって異なります。企業ごとに配布方法が違い、内容や提出方法などの詳細が異なることも覚えておきましょう。

企業のWebサイトからダウンロードする

エントリーシートは、ナビサイト経由、あるいは企業のWebサイトから直接ダウンロードする方法が一般的です。ダウンロード版の場合は、ダウンロードしたのちに印刷をし、内容を書き込んでから提出します。提出する際は、用紙のサイズやカラーを間違えないように注意しましょう。指定された形式に従わなければ、規定違反となり受け取ってもらえない可能性があります。
エントリーシートは、印刷せずデータ形式で提出することもあります。データ形式の場合は企業のWebサイトから提出する場合が多いため、提出方法を事前に確認しておきましょう。

エントリー後に郵送されることもある

エントリーシートは、エントリーしたあとに郵送される場合もあります。地域によって異なりますが、エントリー完了後3〜4日、遅くても1週間程度で届くようです。届くのが遅い場合は、入力した住所に誤りがあるもしくは企業側の手違いとも考えられるため、問い合わせる必要があります。

その他の入手方法

上記のほかに、「企業に資料請求する」「企業にメールや電話で問い合わせる」といった方法で受け取ることもあります。

エントリーシートのダウンロード方法

エントリーシートは、自身でダウンロードすることもあります。転職活動をスムーズに進めるために、ダウンロード方法をあらかじめ知っておきましょう。

パソコンでダウンロードする

エントリーシートをダウンロードするためには、パソコンが必要です。エントリーシートはスマートフォンからでもダウンロードできますが、データの形式によっては開けない場合があります。一方、パソコンはすべての形式に対応が可能なため、できれば用意しましょう。

ダウンロード形式と印刷のサイズを確認する

エントリーシートをダウンロードする前に、データの形式を確認しましょう。誤った方法で開こうとすると、データが壊れて正しく表示できないことがあります。また、エントリーシートは印刷して提出することもあるため、印刷のサイズを間違えないように注意してください。

エントリーシートを書くときの4つのマナー

エントリーシートは、内容だけでなく読みやすさやマナーもチェックされます。初歩的な部分で減点されないために、基本マナーの徹底を意識しましょう。

1.文字は読み手のことを考え丁寧に書く

エントリーシートの文字の太さに指定はありませんが、0.5〜0.7mmの黒ボールペンを使うのがおすすめです。1.0mmのボールペンを使うと、細いボールペンと比べて記入欄が詰まり、読みづらくなる可能性があります。自分の字に自信がないという方もいますが、重要なのは文字の上手さではなく、丁寧に書かれているかどうか。エントリーシートは、読み手のことを意識して気持ちを込めて書くことが大切です。

2.黒色のボールペンか万年筆で書く

エントリーシートを書くときのボールペンは、黒色を選びましょう。万年筆で書くとボールペンの字とは見た目が変わり、ほかのエントリーシートよりも印象に残りやすくなる可能性があります。ただ、万年筆は使い慣れていないと書くのが難しいため、無理して使う必要はありません。

3.語尾を統一する

エントリーシートの文章の語尾は、「ですます調」と「である調」のどちらでも問題はありません。ただし、エントリーシート全体では語尾を統一しましょう。

「ですます調」の印象

「ですます調」の文章は、丁寧で礼儀正しい印象を与えます。しかし、「ですます調」は語尾を変化させづらいので、抑揚のない文章になりがちです。メリハリをつけるために、なるべく語尾が被らないようにすることを心がけましょう。

「である調」の印象

「である調」は断定形であることから、力強く自信に満ちた印象を与えられます。「ですます調」に比べて文字数が少なくなるため、より多くの事柄を伝えたい人におすすめです。一方、「である調」は断定的で堅苦しい印象を与えてしまうことも。柔らかい印象を与えたい場合には、あまり適切ではないといえます。

4.見やすいレイアウトを意識する

アピールしたいことがたくさんあったとしても、小さい字で記入欄いっぱいに書き込むと読みにくくなってしまいます。文字は見やすい大きさで、余白のバランスを考えながら記入しましょう。

エントリーシートの書き方のポイント5つ

エントリーシートの基本情報から志望動機まで、ポイントを5つに絞ってご紹介します。

1.エントリーシートの基本情報の書き方

エントリーシートの基本情報の書き方をおさえましょう。

氏名

「ふりがな」とあればひらがなで、「フリガナ」とあればカタカナで記入しましょう。

住所

都道府県名から記載します。マンションやアパート名も略さずに書きましょう。

日付

エントリーシートを提出もしくは投函する日付を書きます。

年齢・生年月日

エントリーシートを提出する時点での年齢を書きます。生年月日は西暦・和暦のどちらでもかまいませんが、表記は書類全体で統一しましょう。

連絡先

日中に連絡がとりやすい電話番号を記載します。固定電話がない人は、携帯電話の番号で問題ありません。メールアドレスは、数字とアルファベットの読み間違いを防ぐために分かりやすく書きましょう。

2.エントリーシートの学歴・職歴の書き方

エントリーシートの学歴・職歴の書き方を紹介します。

学歴の書き方

学歴は、中学校の卒業から書くのが一般的です。学校名は略さず、正式名称で記入しましょう。大学は、学部・学科どちらも記載します。

職歴の書き方

基本的に、アルバイトは職歴に含めません。そのため、正社員経験がない場合は「なし」と記入します。

アルバイトを職歴に書いたほうが良い場合

アルバイトが応募企業に関連する業種である場合は、職歴の欄に記入して経験をアピールしましょう。

3.エントリーシートの自己PRの書き方

エントリーシートでは、企業研究をしたうえで入社後に活かせる強みをアピールしましょう。

エピソードで根拠を示す

エントリーシートの自己PRでは、冒頭で強みを述べたあとにエピソードを交えてその根拠を示します。エピソードを並べるだけでなく、行動したきっかけや自分の考え、価値観を交えて書くのがポイントです。さらに、いつの話なのか、どこで起きたことなのか、などの情報も入れて読み手に伝わりやすい文章を作成しましょう。

入社後に活かせる強みを述べる

エントリーシートの自己PRに説得力を持たせるためには、入社後に活かせる強みを説明するのがポイントです。応募企業で求められる資質やスキルを把握したうえで、入社後の活躍を思わせる一文を加えましょう。

自己PRの例文【積極性を伝える自己PR】

私の強みは、積極性があり、何事にも挑戦するところです。
私は現在、喫茶店でアルバイトをしており、店舗運営に携わることで売上を3倍にした経験があります。私がその喫茶店でアルバイトを始めた頃は、売上が低く、経営が困難な状態でした。そこで、自発的に店舗を観察し、売上が低い原因を追求したところ、お客さまのリピート率が低いことが課題だと気がつきました。リピート率を高めるために必要なことを考えた結果、「ポイントカードを作ること」「新メニューの開発」の2点が効果的だと感じ、店長に提案しました。これらの取り組みを1年間継続した結果、再び来店してくださるお客さまが増え、売上は3倍になりました。
貴社に入社後は、この強みを活かしてどのような仕事にも挑戦し、貢献したいと考えています。

4.エントリーシートの志望動機の書き方

志望動機は、エントリーシートの中で企業が重視している項目です。志望動機の書き方のポイントをおさえて、入社意欲をアピールしましょう。

競合他社でも通じる内容は避ける

採用担当者は、「数ある会社の中から自社を選んだ理由」を知りたいと思っています。そのため、興味を持った点やその企業に惹かれた理由を明確に記載することが大切です。その企業だからこそ入社したい理由を述べることで、意欲の高さが示せるでしょう。

企業研究をする

競合他社で通用しない志望動機を考えるには、企業研究が欠かせません。企業のWebサイトや求人票、企業研究誌などを読み込み、情報収集を行いましょう。また、競合他社について調べることで、応募先企業の独自性がより明らかになります。企業研究の仕方については、「企業研究によって転職を成功させるやり方を解説!情報の集め方も詳しく紹介」で詳しく解説しています。

企業で活かせる強みをアピールする

志望動機を書くときは、その企業で活かせる強みをアピールすると効果的です。ただ入社したいと述べるのではなく、「このような強みを仕事に活かしたい」と説明することで、入社後の姿をイメージしてもらいやすくなります。さらに、入社後の目標を具体的に伝えることで、入社意欲の高さをアピールできるでしょう。志望動機の書き方に関しては、「第二新卒向け志望動機の書き方!効果的なアピール方法を例文つきで解説」もあわせて読んでみてください。

志望動機の例文【営業職への志望動機】

私は2年前から、事務の仕事をしています。事務職では、データ入力や書類作成に加え、お客さまからの電話応対も行っています。電話応対の際には、一人ひとりのお客さまに合わせたコミュニケーションを心がけています。
今後はお客さま対応の経験を活かし、営業職に挑戦したいと考えています。私は、お客さまの意見にしっかりと耳を傾け、幅広いプランを提供している貴社に感銘を受けました。さらに、毎月行われる勉強会や社員全員で成功事例を共有する社風など、サポート体制が充実している点にも魅力を感じています。
未経験の職種ですが、お客さま対応で身につけたコミュニケーションスキルを活かして、積極的に営業の知識を吸収し、貴社に貢献したいと考えています。

結論ファーストで書くと読みやすい文章になる

志望動機や自己PRは、結論を最初に書くと読み手に伝わりやすい文章になります。最初に結論を述べることで、そのあとの文章が頭に入りやすくなるのです。

5.エントリーシートの趣味・特技の書き方

エントリーシートの「趣味・特技」の欄には、基本的にどのようなことを書いても問題はありません。とはいえ、空欄のまま提出したり、嘘の内容を記入したりすることは避けましょう。たとえ仕事に関連する趣味や特技がなくても、企業にネガティブな印象を与えることはありません。

エントリーシートの写真

エントリーシートに貼る証明写真は、主に「本人確認のため」「応募者の人物像をイメージするため」という2つの目的で使われます。
証明写真を撮影するときに、どのような格好が正解なのか悩んでしまう人もいるでしょう。以下に、男女別の身だしなみのポイントや写真の注意点をまとめました。

男性の身だしなみ

・黒か紺色のスーツで、白色の襟付きシャツを着る
・ネクタイは無地かシンプルな柄のもので、派手な色はカジュアルになりやすいので避ける
・髪の毛は地毛もしくは地毛に近い色にする
・髪の長さは、襟足が肩にかからない程度に整える
・ひげの剃り忘れに気をつける

女性の身だしなみ

・黒か紺色のスーツで、ブラウスは白色が無難
・髪の毛は地毛もしくは地毛に近い色にする
・前髪は目にかからないようにする
・長い髪は、後ろでくくる
・メイクは血色感を出しつつナチュラルにする

エントリーシートの写真の注意点

エントリーシートに貼る写真は、なるべく3ヶ月以内に撮影したものを使い、応募する企業の数より多めに用意しましょう。

なるべく3ヶ月以内に撮影した写真を使う

エントリーシートの写真には、本人確認の意味も含まれています。撮影してからあまりにも日数が経っている写真は、本人確認の書類としてふさわしくありません。最低でも6ヶ月以内、できれば3ヶ月以内に撮影した写真を用意しましょう。

エントリーシートの写真は10~20枚用意する

エントリーシートの写真は、10〜20枚は用意しておくのが良いでしょう。エントリーシートと履歴書の両方を求められた場合は、1社につき2枚の写真が必要になります。就職活動や転職活動では証明写真を使う機会が多いため、応募する企業の数よりも多めに用意しておくのがおすすめです。証明写真については「イメージアップする証明写真の撮り方とは?」も参考にしてみてください。

エントリーシートを郵送する封筒

エントリーシートを郵送する際の封筒の書き方をご紹介します。エントリーシートの内容だけでなく封筒の書き方でもマナーが見られるので、気を抜かずに郵送の準備をしましょう。

表面の書き方

エントリーシートを郵送する封筒には、表面と裏面に記載する項目があります。まずは、表面に記載することから見ていきましょう。

住所を書く

住所は都道府県名から略さずに記入します。

宛名を書く

宛名の会社名も正式名称で書きましょう。宛名が個人名の場合は「様」、会社名や部署名の場合は「御中」を使います。

「応募書類在中」と書く

封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と書き、四角形で囲みましょう。これは、封筒の中身が応募書類だと知らせ、担当者の手元に確実に届くようにするためです。

裏面の書き方

エントリーシートを郵送するときは、裏面に記載する項目も忘れないようにしましょう。

住所を書く

宛先より少し小さめの字で自分の住所を記入します。自分の住所も、都道府県名やマンション名は略さずに書きましょう。

自分の名前を書く

住所の左側に、自分の名前を書きます。

日付を書く

封筒の左上に縦書きで日付を書きましょう。万が一、会社内で担当者に書類が届くのが遅れても、締め切りに間に合っていることを示せます。

封字を書く

封をしたあとは、綴じ目に「〆」と書き入れましょう。封字は、第三者が封筒を開封していないことを示す役割があります。

郵送するときの3つの注意点

最後に、エントリーシートを郵送するときの注意点を3つご紹介します。

1.クリアファイルに入れる

郵送中の水濡れや折れを防ぐため、応募書類はクリアファイルに入れたうえで封筒に入れましょう。

2.切手の種類に注意する

キャラクターの切手や派手な記念切手など、ビジネスの場にふさわしくないデザインのものは避けましょう。

3.切手の料金に注意する

切手の料金が不足していると、基本的には自宅に返却されます。料金は郵便局のWebサイトで確認し、封筒の重さを測って正確な金額を用意しましょう。不安な人は、郵便局の窓口から郵送するのが確実です。封筒については「知っておこう!応募書類の封筒の書き方や郵送マナー」でも紹介しています。

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