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例文つき！退職願・履歴書・面接での退職理由の伝え方

例文つき！退職願・履歴書・面接での退職理由の伝え方

更新日2024/03/13

この記事のまとめ

退職願、退職届に書く退職理由は、「一身上の都合により」
退職願は退職を願い出る書類、退職届けは退職を一方的に通告する書類
履歴書の退職理由は、「会社都合」「自己都合」「契約期間満了」のいずれか
ネガティブな退職理由は、視点を変えてポジティブに言い換えよう

退職願と退職届の違いや、退職理由の書き方を知っていますか？
転職活動では履歴書にも退職理由を書きますが、どのように記載すれば良いのでしょうか？

コラムを読んで、退職理由の書き方を学びましょう！

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◆退職願の退職理由はどう書く？
◆履歴書の退職理由はどう書く？
◆評価される退職理由の答え方

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◆退職願の退職理由はどう書く？

退職願や退職届に記載する退職理由は、背景にどのような事情があっても「一身上の都合により」として問題ありません。
退職願（退職届）は白紙の用紙に黒の万年筆もしくはボールペンで記入します。パソコン作成は適切でないと捉える企業もあるので、指定がない場合は手書きにしましょう。
では、退職願と退職届どちらを提出するか迷った時は、どうすれば良いのでしょうか？

【退職願と退職届の違い】

退職願と退職届は混同されがちですが、両者の意味合いは異なるものです。
退職願は「退職してもいいですか？」と会社に退職を願い出る書類で、提出後も会社が退職を承諾するまでは撤回できます。また、会社に却下される可能性があるのも、退職願の性質です。
一方、退職届は退職を通告する書類で、会社に伺いを立てることなく、一方的に「会社を辞めます」と宣言するものになります。

こう言うと、「退職届の方が確実に退職できる？」と思われる方がいるかもしれませんが、退職届は会社とのトラブルになりやすく、円満退職したい時にはおすすめできません。
通常は、まずは上司に口頭で退職の意志を報告し、承諾されたら改めて退職願を提出するのが流れ。退職願には、上司と相談して決めた退職日を書き込みます。

【退職願の例文】

縦書きで、1行目の中央に「退職願」、2行目の下部に「私事」もしくは「私儀」と書きます。その次の行から、以下のような文を記載しましょう。

「この度、一身上の都合により、
平成〇月〇日をもって退職いたしたく、
ここにお願い申し上げます」

次の行の下方には、退職願を提出する日付を和暦で書き、さらに次の行に退職時の所属（部・課）を記入します。それからまた行を変えて氏名を書き、その下に押印しましょう。
退職願の末尾に宛名として、会社名と社長の名前をそれぞれ行を変えて記入したら完成です。敬称は「代表取締役社長〇〇様」のように、「様」か「殿」を用いましょう。
書き終わった用紙は郵便番号欄のない白封筒に入れ、封筒表面の中央に「退職願」と書けばOKです。

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◆履歴書の退職理由はどう書く？

転職活動をする時は、履歴書に退職理由を記載する必要があります。
その際、自分の都合で退職した場合は「一身上の都合により退職」、倒産やリストラなど会社の事情で退職した場合は「会社都合により退職」、契約期間が終わって退職した場合は「契約期間満了につき退職」と書きましょう。

基本的に、職務経歴書には退職理由を書く必要はありませんが、転職回数が多い場合は書いた方が良いこともあります。例えば、キャリアアップなど一貫した理由で転職している場合、退職理由の説明があると転職回数がマイナス印象にならず、むしろ「軸のある転職」と評価されるかもしれないからです。
異業種に転職する場合も、明確な動機があるなら退職理由として記載しておくのがおすすめです。
どちらにしても、退職理由は「〇〇分野に挑戦したかったため退職」という風に、ひと目見てわかる簡潔な文章でまとめましょう。

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◆評価される退職理由の答え方

多くの面接では、退職理由が聞かれます。企業が退職理由を聞く主な目的は、「また同じ理由で辞めないか見極めたい」というもの。そのため、前職の愚痴や悪口と捉えられる退職理由を話すと「うちでも同様の不満を持って辞めてしまうかも」と思われてしまいます。
転職の背景には何らかの不満があることがほとんどですが、転職活動では企業側の視点を踏まえ、ネガティブな発言をするのは避けましょう。
かといって、嘘を言うと深く聞かれた時に困ってしまいますし、面接では正直に誠意をもって話す姿勢こそが好印象。ではどうすれば良いかというと、退職理由はポジティブな表現に言い換えるのが鉄則です。
例えば「社長が絶対の風土が嫌で退職した」場合は、「自分で考え行動できる環境で成長したかった」とすると、前向きな表現になるでしょう。人間関係が悪くて退職したなら、「チームプレーで結果を出す仕事がしたかった」と言い換えると、ネガティブな印象になりません。
このように、退職の本音そのままではなく、「次は〇〇したい」という視点をもって回答することで、仕事への積極的な姿勢と意欲を示せます。また、そのように考えると、退職理由と志望動機が自然とつながり、志望動機に説得力が出てくるでしょう。

履歴書や面接での退職理由に不安がある時は、お気軽にハタラクティブまでご相談ください。ハタラクティブは若年層に特化し、就職・転職をお手伝いするエージェント。
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