総務とは？仕事内容を簡単に解説！やりがいと活かせるスキルや資格もご紹介

「総務とはどんな仕事？」と疑問をお持ちの方もいるでしょう。総務は、企業の運営に関わる事務を行う職種もしくは部署を指します。仕事内容は、基本的には備品の管理や電話・来客対応などですが、企業によっては経理や労務なども担当するようです。
このコラムでは、総務の企業における役割とやりがいについて解説します。未経験から目指す際のポイントも紹介するので、総務の仕事に興味がある方は、ぜひチェックしてみてください。

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総務とは？簡単に解説

総務とは、会社の運営に関わる事務全般を担う職種や部署のことを指します。仕事内容は多岐にわたり、具体的には電話・来客対応や、備品管理、福利厚生制度の整備などです。企業によっては、総務が経理や人事、経営企画などの業務を兼任することもあります。

総務の役割は、企業の運営をスムーズにしたり、従業員が働きやすい環境を整備したりすることです。職業情報提供サイトjob tagの「総務事務」によると、総務は社内のさまざまな部署との調整や交渉を行うため、コミュニケーションスキルが求められるようです。

総務の仕事について知りたい方は、「事務職とは？種類や仕事内容を解説！平均年収とおすすめの資格も紹介」のコラムもご一読ください。

参照元
職業情報提供サイト（日本版O-NET）job tag
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総務の仕事内容一覧を紹介

組織運営のサポートと、働きやすい職場環境づくりを担う総務の仕事内容は、多岐にわたります。総務の仕事は基本的に会社の売り上げに直接は関与しないものの、社員が効率的に仕事を進めるために欠かせません。具体的な仕事内容をいくつかご紹介するので、ぜひご一読ください。

1.備品の管理

ボールペンやクリップなどの文房具や、コピー用紙、社員の名刺といった消耗品の在庫管理や発注を行います。パソコンやFAXなど、オフィス内にある機器の定期メンテナンスを手配したり、不具合が発生した際に復旧作業を依頼したりするのも備品管理業務の一環です。

なお、企業によっては、備品の在庫管理は、部署ごとの庶務担当者が行うこともあります。
総務と庶務の違いについては「庶務とはどんな仕事？事務・総務との違いややりがいを解説！」を、ご覧ください。

2.社内文書の作成

株主総会や取締役会の議事録や、取引先との契約書、社員名簿など、さまざまな社内文書を作成・管理します。「いつ、どこで、誰が、何を行ったか」といった内容を分かりやすくまとめることが重要です。作成後は、必要なときにすぐに取り出せるよう、文書の種類や作成時期などで分類し、ファイルに整理して保管します。

3.社内規定の管理

会社を運営していくうえで、必要なルールを作成・改定します。社内規定の例には、経営に関する「基本経営規定」や、業務に関わる「業務関連規定」、経理処理に関する「経理規定」などが挙げられるでしょう。

4.電話・来客対応

企業によっては、会社の代表電話やメールへの最初の対応も総務が行います。問い合わせや依頼といった用件を担当部署につなぐのも、総務の重要な仕事です。また、会社を訪れた人の受付や応接室への案内、担当者への連絡といった対応も総務の仕事に該当します。

5.福利厚生制度の整備

人事部が存在しない会社では、総務が社会保険や、通勤手当、健康診断などの福利厚生の整備を行う場合もあります。福利厚生制度を整備することで、社員の職場への満足度を向上させたり、人材の確保や離職防止につなげたりするのが役割です。

6.会社の環境管理

社内の照明、空調設備などを管理するのも総務の仕事です。定期的なメンテナンスを手配するだけでなく、不具合が発生した際の修理依頼も行います。オフィスの防災設備のチェックや清掃によって、安全・衛生管理するのも総務の役割です。
また、休憩所への自販機設置を依頼したり、オフィスが移転する際は工事を手配したりして、従業員が働きやすい環境づくりに努めます。

総務の役割は中小企業と大手企業で異なる傾向がある

総務は、中小企業と大手企業で役割が異なる傾向があります。総務の仕事への就職を目指す場合は、企業規模による役割や働き方の違いを把握しておくと、求人選びの参考になるでしょう。

中小企業は、比較的少ない人数で幅広い業務を行う傾向があるため、総務が経理や人事といった業務も担う場合があります。総務の業務内容が企業の経営状況に合わせて変わることもあるでしょう。そのため、求人に応募する際は、仕事内容をしっかり確認することが大切です。

一方、大企業では、一般的に経理、人事などの部門と総務部門が別々に設置されています。そして、大手企業で総務が担う業務は大きく分けて3つ。具体的には、株主総会の準備・運営などの「商事法務」と、書類作成やデータ入力といった「庶務」、社内設備の点検・整備などの「設備管理」です。
大企業で総務として働く場合は、特定の業務を担当し専門性を高めていくのが一般的といえます。

総務の仕事のやりがいは？

総務の仕事は、社内外の人と直接関わりサポートする機会があるため、人の役に立っていることを実感しやすいでしょう。また、幅広い業務で経験を積めます。ここでは、これらのやりがいについて解説しますので、総務の仕事に興味がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

人の役に立っていることを実感できる

前述のとおり、総務の仕事は、自社の社員が働きやすい環境をつくることです。また、社外の取引先や顧客からの問い合わせに対応することもあります。社内外の人と直接やりとりをしてサポートするため、人の役に立っている実感を得やすいでしょう。

幅広い業務を経験できる

総務の仕事内容は、備品管理や電話対応などの事務的な業務から、企業によっては経理や人事に関連する業務まで、広範囲です。売り上げに直接はつながりにくいものの、企業の運営を後方から支える「バックオフィス」の幅広い知識やスキルを身につけられます。
身につけた知識や経験を活かして、昇進や転職などでキャリアアップを目指せるのも総務の仕事のやりがいといえるでしょう。

総務の仕事に活かせるスキルや資格

総務の仕事に就くために必須のスキルや資格はありません。ただし、以下のような事務やコミュニケーションなどに関するスキルや資格があれば、実務に活かせるでしょう。

• ・事務処理能力
• ・パソコン能力
• ・コミュニケーション能力
• ・スケジュール管理能力

上記のスキルは、総務に就職したあとに働きながら身につけることも可能です。ここでは、これらのスキルや資格について解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

事務処理能力

事務処理能力とは、資料作成やメール対応など、主にデスクで行う事務作業の能力のことです。事務作業は総務の仕事の基本といえます。そのため、事務処理能力を身につければ、業務全般の効率アップにつながるでしょう。

パソコン能力

総務の仕事は、書類作成やデータ管理など、基本的にパソコンを使用して行うため、ExcelやWordといったオフィスソフトのスキルが求められます。ExcelやWordなどのスキルを証明する資格である「MOS」を取得すれば、就職・転職の際のアピール材料になり、実務でも役立つ可能性があるでしょう。

就職に必要なパソコンスキルについては、「基本的なPCスキルとはどこまで？履歴書の記載方法とスキルの身につけ方」のコラムも参考にしてみてください。

コミュニケーション能力

総務の仕事では、幅広い部署の社員と関わったり、部署間の調整をしたりする機会もあります。また、来客やメール対応で、社外の人と接することもあるでしょう。そのため、相手の言葉を的確に理解し、自分の用件を分かりやすく伝えるコミュニケーション能力が必要です。

コミュニケーションスキルを身につけたい方は、「コミュニケーション能力を鍛えるには？具体的な方法をご紹介」をぜひチェックしてみてください。

スケジュール管理能力

総務は、会議や研修といったイベントのスケジュール管理も担当します。したがって、イベント全体のスケジュールを把握し、準備や運営がスムーズに進むよう適切に管理する能力が求められるでしょう。アクシデントやイベント内容の変更があっても臨機応変に対応し、スケジュールを調整する能力も必要とされます。

総務の仕事では、これらの能力のほか、マルチタスクをこなすスキルも活かせるでしょう。マルチタスクについては、「マルチタスクとは？意味や仕事での活かし方を紹介！」で詳しく解説しています。
また、「大卒に人気の事務職とは？向いている人の特徴や就活におすすめの資格を紹介」のコラムでも、総務を含む事務職に役立つスキルや資格を紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

総務になるには？未経験から目指す際のポイント

未経験から総務へ就職・転職するには、志望理由を明確にしたり、実務に活かせるスキルや資格をアピールすることがポイントです。また、総務の求人を豊富に取り揃えているエージェントを利用すれば、仕事選びの選択肢が増える可能性があるでしょう。

総務の仕事に就きたい理由を明確にする

未経験から総務を目指したいと思った理由を明確にして、志望動機の作成に活かしましょう。
自己分析をして自身の希望条件や適性を洗い出し、「総務の仕事に興味を持った理由」「自身の強みを総務の仕事にどのように活かせるか」を考えます。
さらに、応募先企業ごとに「なぜこの企業で働きたいと思ったのか」を考えてまとめると、志望動機に説得力を持たせやすいでしょう。

総務に活かせるスキルや資格をアピールする

これまでに学業や仕事などで身につけたスキルや資格のうち、総務に活かせそうなものを洗い出し、選考でアピールするのもポイントです。スキルをアピールする際は、具体的な数字やエピソードを交えると、プラスに評価してもらいやすくなるでしょう。
総務の仕事に役立つスキルについては、前述した「総務の仕事に活かせるスキルや資格」を参考にしてみてください。

総務や事務の求人が豊富なエージェントを利用する

総務への就職・転職を目指すなら、エージェントに相談することも視野に入れてみましょう。エージェントとは、求人の紹介や応募書類の作成に関するアドバイス、面接対策などで就職・転職をサポートする民間のサービスです。

エージェントによって扱う求人や対象の年齢層などが異なるため、利用する際は自分の希望や状況にあったエージェントを選ぶことが重要です。「就職エージェントとは？利用できるサービスやおすすめの活用方法を解説！」で利用方法を詳しくご説明しているので、ぜひご一読ください。

総務をはじめ、自分に合った仕事に就きたい方は、ぜひハタラクティブをご利用ください。ハタラクティブは、若年層の就職・転職に特化した就職・転職エージェントです。総務を含め、幅広い職種の求人を豊富に取り揃えています。未経験OKの求人も多いため、「職歴に自信がない」「異業種へ転職したいが不安」という方も安心です。
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総務の仕事に関するFAQ

ここでは、総務の仕事に関する疑問をQ＆A形式でまとめました。

総務とはどういう仕事？

総務とは、会社の運営に関わる事務全般を担う職種や部署のことを指します。仕事内容は多岐にわたり、具体的には電話・来客対応や、備品管理、福利厚生制度の整備などです。企業によっては、総務が経理や人事、経営企画などの業務も担う場合もあります。

総務の仕事については、このコラムの「総務とは？簡単に解説」「総務の仕事内容一覧を紹介」も参考にしてみてください。

総務ならではのあるあるエピソードは？

「来客への対応するため仕事を中断しなければいけない」「仕事内容が頻繁に変わる」といった声があります。また、「複数の部署から仕事を頼まれ忙しい」も総務によくあることのようです。いずれも、多岐にわたる業務を担う総務ならではのエピソードといえるでしょう。

総務に向いている人の特徴は？

総務はデスクワークを効率的にこなすことが重要であるため、事務処理能力やパソコン能力がある人が向いています。幅広い部署の社員と関わるので、コミュニケーションスキルも求められるでしょう。

「未経験から総務に就職できるか不安」「自分に向いている仕事が分からない」という方は、ぜひハタラクティブへご相談ください。経験豊富なキャリアアドバイザーが丁寧なヒアリングや自己分析で強みを引き出し、適性や希望に合う仕事探しをサポートします。