総務とはどんな仕事？具体的な仕事内容や身につくスキルをご紹介

総務とは、企業を運営していく上で必要不可欠な業務のすべてを担う職種のことです。会社全体が円滑に動くよう、物品管理や社内文書作成など、日々さまざまな業務をこなす「縁の下の力持ち」的なポジションの総務。当コラムでは、そんな総務の役割や具体的な仕事内容、身につくスキルについて解説します。総務の仕事に興味のある方は、参考にしてみてください。

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総務とは

総務とは、企業組織全体に関わり、担当部署のない業務のすべてを担う職種のことを指します。電話・来客対応をはじめ、備品管理や社内イベントの企画・運営、防災防犯対策など、幅広い業務領域が特徴です。企業によっては、人事、経理、経営企画などを担う部署を設置していますが、総務が業務を兼任することも。また、社内の全部署とやり取りをするため、調整役としての役割を求められる傾向にあります。

総務の仕事内容

社員のサポートと、誰もが働きやすい職場環境づくりを担う総務。前述のとおり、総務は担当領域が広く、業務は多岐にわたります。なかには、一見雑務と思われる仕事もありますが、社員がスムーズに仕事を進めるために欠かせないことばかりです。具体的な仕事内容をいくつかご紹介しましょう。

物品管理

ボールペンやクリップ、コピー用紙、トナー、社員の名刺、会社封筒といった消耗品は、社員が仕事をするうえで欠かせないものです。これら事務用品の手配や在庫管理は、総務の代表的な業務。企業によっては「庶務」とも呼ばれる部署ごとの担当者が在庫管理を行うこともあります。また、パソコンやFAX、コピー機など、オフィス内にある機器や設備に不具合が発生した際に復旧作業を依頼し、定期的なメンテナンスの対応を行うのも物品管理業務の一つです。庶務の役割・総務との違いについては「庶務とはどんな仕事？事務・総務との違いややりがいを解説！」を、ご覧ください。

社内文書作成

株主総会や取締役会をはじめとする各会議での議事録、社外との契約書、社員名簿、株主名簿など、さまざまな社内文書を作成・管理します。いつ、どこで、何を行ったかがすぐにわかるように、効率化しておくことが重要です。特に、書類は誰が見てもわかりやすいように整理してバインダーにまとめ、ファイリングして分類・保管することが求められます。

社内規定管理

会社を運営していくうえで、必要なルールを作成・改定します。経営に関する「基本経営規定」、業務を行ううえでのルールとなる「業務関連規定」、経理処理に関する「経理規定」、人事・労務に関する「人事規定」など、社内のことに関する幅広い規定を作成し、変更の必要が出た場合にはその都度、改定を行ないます。

福利厚生制度整備

人事部が存在しない会社では、福利厚生の整備をはじめ、人事業務の一端も担う総務。社員の生活や働く環境の質を向上させるため、社会保険や雇用保険、年金対応、給与計算、交通費、住宅手当、家族手当、健康診断補助など、さまざまな手続きを行います。なお、人事部の詳細については「人事の仕事とは？業務内容や求められるスキルを解説」にて、わかりやすく解説されているので、併せてチェックしてみてはいかがでしょう。

社会の環境管理

社内の衛生・安全管理や照明、空調設備などの管理、整備も総務の仕事です。定期的なメンテナンスだけでなく、不具合が発生した際の修理依頼、オフィスの清掃を手配しなければなりません。たとえば、休憩所への自販機設置を依頼したり、オフィスが移転する際は工事や運搬業者の手配、移転までの業務スケジュールを作成したりと、社員が快適に社内生活を送れるよう環境管理に努めています。

総務で身につくスキル

特定分野の知識や技術を習得する専門職とは異なり、業務範囲が多岐にわたる総務職は幅広い知識の習得が可能です。総務で身につくスキルとして、以下が挙げられます。

事務処理能力

総務は仕事内容が多彩なため、仕事の優先順位を見極めながら並行して行うことが日常的。そのため、総務として働きながら自然とスピードと正確さのバランスがとれた事務処理能力を培うことができるでしょう。このスキルは、他職種でも役立つ汎用的なスキルといっても過言ではありません。

パソコン能力

総務は、書類を作成したり数字やデータを管理したりすることが多いため、ExcelやWordなどの基本的なパソコン能力が向上するでしょう。ほかにも、共有プリンタ機器やファイルサーバーなどの、社内ネットワークの保守管理を行うこともあるので、ネットワークに関する知識も身につけられます。

コミュニケーション能力

社内すべての部署とやり取りをする総務は、部署間の調整役になることも。それぞれの立場や意見を考慮しながらまとめ役になることで、調整能力や問題解決能力が身につくでしょう。また、ビジネスにおいて重要な交渉力や高いコミュニケーション能力も習得することができます。

総務に向いている人

総務の仕事に向いている人として挙げられるのは、簿記や会計の知識、IT関連の技術など、さまざまなことに興味を持ち、臨機応変に対応できる柔軟さを持つ人。また、社内外の多くの人とコミュニケーションを取る機会が多いので、人と接することが好きな人にもマッチするでしょう。「総務の仕事に就きたいけれど、コミュニケーションに苦手意識がある」という方は「コミュニケーション能力とは？スキルを鍛える具体的な方法をご紹介！」を、参考にしてみてください。

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